ТЕМА 2. ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ТЕМА 2. ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1

ЭТАПЫ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Этапы развития делопроизводства (XV-XX) 2. Сравнение отечественных и зарубежных технологий делопроизводства 3. Зарубежный опыт в сфере делопроизводства 4. Делопроизводство в Италии 2

Актовое ДП организация работы с документами обработки и хранения документов обеспечение их сохранности Актовые книги (XII век, Чехия, Польша) – особая форма ведения делопроизводства деятельности гродских и земских судов (Украина – 2 -я половина XIV в. ) 3

Виды актовых книг Декретовые записные текущие 4

Виды актовых книг Декретные ключи (протоколы криминальных и гражданских дел) Записные книги личностно-правовые документы (дарственные, купчие, долговые, продажные, контракты, условия и т. п. ) Текущие книги (жалобы, свидетельства, "реляции" возных, заявления, "протестации" ) 5

Приказное ДП (XV –XVI ) создается система делопроизводственных центральных и местных учреждений формируются кадры делопроизводственных служащих создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления отсутствует систематический порядок в организации самих учреждений и их делопроизводства. 6

Содержание документов § дата оформления § отметка «Выписать» (т. е. «навести справку» ) § подготовка дела к дискуссии § вынесение заключения § распоряжение о подготовке письма-ответа 7

Процесс создания документов Старший поддьячный - «чернил» (редактировал) Младший – «белил» (переписывал заново) Старший - «справлял» (сверял с черновиком и визировал) Дьяк – подпись ( с целью предупреждения подделок) Документы бывают законодательные (издавались органами гос. власти) распорядительные (органами управления) 8

Коллежское делопроизводство (XVIII) усиление законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом формирование бюрократического начала раскрытие функций каждого подразделения коллегии определение права, обязанности, компетенции и режимов работы государственных служащих (архивариусов, писарей, копировальников и регистраторов) писание документов по «генеральному формуляру» (обязательная форма) 9

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ДП (XIX – НАЧ. XX) Введение единообразия в постановку делопроизводственных министерств от создания документов до их архивного хранения Появление бюрократов – чиновников Прохождение документов по инстанциям регламентировалось законом Регистрация входящих и выходящих документов в журналы, которые состояли из 3 -ех частей для документов высшей власти для текущих обычных бумаг для тайных бумаг Дела делились на срочные обычные неоткладные

Этап развития делопроизводства (1917 -1990 гг. ) 1925 г. – создание института техники управления ИТУ, занимавшегося исследованием методов оптимизации документооборота, методами рациональной организации основных делопроизводственных процессов 1931 г. – подготовка «Общих правил документации и документооборота» 1973 г. – подготовка ЕГСД (Единая гос. система делопроизводства). 1988 г. – подготовка основных положений ГСДОУ 1970 – 80 гг. – подготовка гос. стандартов на документацию, общесоюзных классификаторов, стандартов на унифицированные системы

Современное состояние делопроизводства в Украине (1991 – наше время) Что есть, Проблемы, Что сделано? недостатки Перспективы На будущее

Что есть, что сделано • формирование собственной нормативной базы по делопроизводству • регламентация работы архивных учреждений • унификация управленческих документов • упорядочение понятийного аппарата делопроизводства и архивного дела (издание терминологического стандарта) • решение задач концептуального плана по разработке концепции Закона Украины «О делопроизводстве» • задачи научно-методического обеспечения делопроизводства • издание журнала «Архивы Украины» • создание УНИИАСД (в России – ВНИИДАД)

Проблемы • отсутствие организационно-правовых основ организации делопроизводства по электронным документам • трудности применения национальных стандартов на документацию в связи с приданием им статуса рекомендательных документов • приостановление работ над развитием гос. классификатора управленческой документации (ГКУД) • недостаточное количество научных исследований в области делопроизводств

Перспективы разработка Закона Украины «О делопроизводстве…» гармонизация национальных стандартов с международными изучение зарубежного опыта по управлению документацией разработка проблем унификации и стандартизации документов – сборники ОРД, доработка ГКУД, унификация текстов исследование новых видов служебных документов исследование роли делопроизводственных в организации информационного обеспечения управления

Отечественная технология четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель исполнитель руководитель) внутри организации отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, их перемещениях, резолюции начальства, контроля сроков исполнения, отчетов и т. д. ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий

Западная технология характер движения документов горизонтальный, предусматривающий попадания документа сразу к исполнителю минуя руководство отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля регистрация документов производится исполнителями ориентирование программных систем этого направления на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей отсутствие промежуточных звеньев изменение существующих делопроизводственных процессов в организации разработка новых технологий работы с документами стремление к отказу от бумажных носителей моделирование конкретных реальных процессов документооборота

Русифицирование версии западных систем • Docs. Open (PC DOCS) • Link. Works (DEC) • Staffware (Staffware PLS) • Lotus Notes (Lotus-IBM)

Программные решения, компаний на основе западных систем • система Office Media компании Inter. Trust, г. Москва, (Lotus Notes) • система Ирида компании IBS г. Москва, (Lotus Notes) • комплекс программ Делопроизводство фирмы Ин. Тор. Кон, г. Челябинск (Lotus Notes) • система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes) • решения компании АО "Весть" г. Москва, (Docs. Open) • решения компании "Метатехнология" г. Москва, (Staffware и Excalibur) • система Optima-Work. Flow компании АОЗТ "Оптима" (MS Exchange, MS SQL)

. Собственные разработки российских компаний • система Lan. Docs компании "Ланит" • система Effect Office компании "Гарант International" • система Документ2000 компании Telcom Service • система Крон компании "Анкей" • система Евфрат компании Cognitive Technologies Описание конкретных систем • Система DIS: class

МОДУЛИ СИСТЕМЫ DIS: CLASS 1. Служебная корреспонденция - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля переписки между организациями 2. Решения и распоряжения - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов Внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций. Внутренних - протоколов, приказов, распоряжений 3. Письма граждан - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля обращений, жалоб, заявлений граждан

СИСТЕМА ОБЕСПЕЧИВАЕТ регистрацию документов контроль исполнительской дисциплины выдачу напоминаний исполнителям поиск документа подготовку справок, сводок, отчетов формирование истории исполнения и движения документа организацию “папки” документов по определенному вопросу хранение электронных образов документов сквозной многоуровневый контроль разделение прав доступа

ЭЛЕКТРОННАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА DIS: class формирование обеспечения на каждый контролируемый документ регистрационно- контрольные карточки и отражение в ней хода исполнения документов

ВКЛАДКИ РЕГИСТРАЦИИ Карточка – регистрационная карточка документа Рассылка – копирование регистрационной карточки в базы данных иных подразделений Примечания – дополнительная информация о документе Поручения – регистрация всех соисполнителей документа Сопроводительные – регистрация сопроводительной документации Оригиналы – прикрепление к регистрационной карточке электронных копий документов (имеется модуль сканирования) Повторные – регистрация в подгруппу повторные по опреде- ленным признакам (один и тот же отправитель, тема и т. д. ) Пункт - определение части документа имеющей отдельный вопрос, самостоятельный контрольный срок и исполнителей. Ответ – регистрация ответов (входящих и исходящих)

ВНУТРЕННИЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР Структура индекс (классификатор видов документов) отметка о регистрации порядковый номер указатель года признаки повторности и ответа В процессе обработки одного вопроса образуется “папка”, куда “подшиваются” все документы по вопросу первичный документ сопроводительные к нему пункты повторные ответы из организации и в организацию запросы и т. д.

КОНТРОЛЬ И АНАЛИТИКА Реализация контроля исполнительской дисциплины и получение выборочной информации Контроль за своевременным исполнением документов ("срочный контроль") Контроль качества обработки документов, полноты и содержательности подготовленных ответов Сквозной многоуровневый контроль Рассылка поручений и напоминаний по e-mail

СРОЧНЫЙ КОНТРОЛЬ 1. Справки Представляютcя подборка документов, отвечающих определенному условию Содержится информация по конкретным документам Получение справки для контролеров и исполнителей отдельно 2. Сводки Представляются краткие сводные таблицы, содержащие общее количество документов, сформированные по различным критериям Позволяется получение оперативной статистической информации о количестве исполненных или неисполненных документов исполненных в срок или с нарушением срока Контроль качества обработки документов, полноты и содержательности подготовленных ответов

3. Журналы Содержатся краткие сведения о документах и использование в работе экспедицией, архивом, для сверки данных по обработке документов 4. Списки документов Обеспечивается возможность формирования разнообразных списков документов, подобранных по достаточно сложным условиям на основании имеющихся реквизитов документов

Сквозной многоуровневый контроль Организация сквозного контроля исполнения документов реализована с помощью возможности создания копий регистрационных карточек, копий с копий и т. д. и их автоматической отправки в подразделения-исполнители Рассылка поручений и напоминаний по e-mail Использование программ – почтовых клиентов для рассылки документов. Оригинал документа (его электронная копия могут быть приложены к письму отдельными файлами. )

ВОЗМОЖНОСТИ ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ 1. Поиск любого документа Позволяет найти зарегистрированный документ по любому набору известных атрибутов 2. Поиск по регистрационному номеру документа Позволяет найти документ по регистрационному номеру с вызовом конкретного документа 3. Поиск по номеру папки Позволяет формирование древовидной папки истории обработки и развития вопроса, составной частью которой является данный документ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ИТАЛИИ Италия – относительно молодое государство (объединившееся только в 1861 г. ) Начало истории делопроизводства на этих землях произошло не менее 2. 000 лет назад во времена Римской Республики Внесение огромного исторического вклада в развитие делопроизводства

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ДРЕВНЕМ РИМЕ Создание римлянами сложной структуры делопроизводства, в Риме, в Египте, Греции и других римских колониях Огромное значение систем делопроизводства в общественной жизни Рима Строение римских институтов власти и системы управления на правовом фундаменте систем делопроизводства Использование римлянами в качестве носителей информации дерево (прежде всего, в силу высокой стоимости папируса), а также керамические пластинки – «черепки»

ДОКУМЕНТЫ В ДРЕВНЕМ РИМЕ Построение в Риме в 79 году до н. э. Табуляриума (Tabularium) - центральное хранилище для документов со всей Республики Каждый документ, созданный в Республике, передавался в Табуляриум» Аэрариум (Aerarium) – отдельный архив под юрисдикцией государственного казначея для документов магистратов и других государственных чиновников Формирование в Риме времен Империи первой в истории Западной цивилизации «общегосударственной» системы делопроизводства

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СОВРЕМЕННОЙ ИТАЛИИ Существование с начала XIX века –во время нахождения Итальянского государства во власти Наполеоновской Франции Проведение Французским правительством в Италии классификации документов и системы регистрации Начало современного делопроизводства в Италии с издания Королевского указа 1900 года (основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства) Формирование структуры делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас произошло в 1963 году Выход Декрето дель Президенте делло Република (Decretodel. Presidentedello. Republica, Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ИТАЛЬЯНСКИХ ГОРОДАХ-ГОСУДАРСТВАХ Подразделение государственных архивов в этих государствах на различные бюро, каждое из которых отвечало за хранение документов и дел местного правительства Распределение документов по делам, предмету, формату или типу операций и расположение их в хронологическом порядке В качестве картотек использование в бюро больших шкафов для одежды или посуды, на каждый из которых наклеивалась этикетка с описанием содержимого Уход истории происхождения современных «журналов регистрации» в средние века Архивное хранение – метод изъятия из обращения документов, утративших силу – также использование в это время В XIV веке создание специальных комиссий для пересмотра документов и определения подлежащих уничтожению

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В РИМСКОЙ КАТОЛИЧЕСКОЙ ЦЕРКВИ Архивы Ватикана и Римской Католической Церкви состоят из церковных документов, относящихся к независимому государству внутри Италии После падения Рима в V веке н. э. , Церковь -единственное место в Италии и в Европе, где сохранялось делопроизводство Прописание требований к делопроизводству в церковных правилах Регулировние церковным каноническим правом, самой глобальной системы делопроизводства, равной которой в мире нет Ведение делопроизводства в церковных организациях практически во всех странах мира

ИТАЛЬЯНСКЯ СИСТЕМА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТА Изложение итальянской системы регистрации в Королевском указе 1900 года мало чем отличается от других европейских систем Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой (titolario) соответствует ряду документов в журнале регистрации (protocollo) Заведение отдельного журнала для каждой категории документов. Каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал Последовательная нумерация зарегистрированных документов; Ведение записей входящих и исходящих документов в журнале раздельно Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности Проставление в журнале даты получения, имени отправителя и предмета дела при регистрации входящих документов Указание даты создания, адресата и предмета дела при регистрации исходящих документов

ПРЕДМЕТНАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛ Введение Королевским указом в 1900 г. «систематической классификации по мандатам (поручениям)» Предусмотрение этой стандартной системой (titolario) как общих, так и специальных предметных категорий, составляющих основу ведения дел в государственных министерствах Перемещение вышедшие из активного пользования документов из итальянских государственных ведомств в «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения Раз в год направление документов из внутриведомственных архивов в депозитарные архивы, на 40 лет с момента поступления Предположение описанная системой по одному такому архиву на каждое головное министерство (directorate) государственного правительства, и по одному – на каждую префектуру или региональное правительство

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Актовые книги и их виды 2. Охарактеризуйте процесс создания документов в приказной период делопроизводства 3. Особенности движения документов в период коллежского делопроизводства 4. Дайте характеристику министерскому (исполнительскому) делопроизводству 5. Перечислите этапы развития управления и делопроизводства в 1917 -1990 гг 6. Охарактеризуйте современное состояние делопроизводства в Украине 7. Особенности отечественной технологии процессов делопроизводства 8. Основная проблема традиционной отечественной технологии процессов делопроизводства 9. Особенности западной технологии процессов делопроизводства 10. Какие характерные отличия можно выделить в развитии делопроизводства Италии

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ