Тема 2 3 Описание процессов Методы описания и

Тема 2. 3. Описание процессов Методы описания и визуализации процессов: блок-схемы (упрощенные, межфункциональные, многоуровневые), карты процессов (диаграммы потоков), сетевой график, метод описания процесса как системы объектов и прерываний

Для того чтобы определить процесс, необходимо его с чем-то отождествить, опознать или создать модель объекта, отображающую закономерности, присущие реальному объекту – оригиналу. Применительно к процессам задача идентификации сводится к выбору простого и четко различимого средства идентификации в виде цифрового, графического или словесного обозначения, символа, цветовой пометки и т. п. на документах по процессу, дискетах и других носителях информации о процессах. Это позволяет быстро и однозначно опознать конкретный процесс в имеющейся совокупности процессов и определить порядок их выполнения

Схематическое изображение помогает определить процесс и в лаконичной форме представить его как в целом, так и по основным составляющим и параметрам. Особую роль схематическое изображение процесса играет при: • анализе процесса (этап «планирование» цикла PDCA); • обсуждении процесса группой специалистов, когда должен быть выработан единый взгляд на него; • стандартизации процесса или внесении изменений в существующий процесс (этап «воздействие» цикла PDCA).

Наиболее популярными в последнее время стали следующие методы: • блок-схема (Block-Diagram); • диаграмма последовательности (алгоритм, Flow Chart); • диаграмма потоков (например, DFD, IDEF 0); • карта процесса (Process Map); • сетевой график (Activity Network Diagram); • процессно-функциональная диаграмма (Process/function Diagram); • диаграмма процесса принятия решения (Process Decision Program Chart); • объектно-событийное описание.

Блок-схема Область применения. Описание любой системы процессов или отдельного процесса Преимущества 1. Наиболее универсальный метод 2. Легко строится 3. Дает быстрый эффект при обсуждении процесса группой Недостатки 1. Дает только общую картину процесса 2. Допускает разночтения и неточности

- знак начала и завершения - процесс - альтернативный процесс - типовой процесс - решение - данные - документы - узел, контрольная точка - переход на следующую страницу

Обслуживание читателей на абонементе УПРОЩЕНАЯ БЛОК-СХЕМА НАЧАЛО РЕГИСТРАЦИЯ/П ЕРЕРЕГИСТРАЦИ Я ЧИТАТЕЛЯ ОФОРМЛЕНИЕ ЧИТАТЕЛЬСКОГО БИЛЕТА ОТМЕТКА НА ФОРМУЛЯРЕ ДАТЫ ПЕРЕГЕГИСТРАЦИИ РАССТАНОВКА ФОРМУЛЯРОВ В КАРТОТЕКУ

ВЫДАЧА ИЗДАНИЙ ПРИЕМ ИЗДАНИЙ ПОИСК ЧИТАТЕЛЬСКОГ О ФОРМУЛЯРА В КАРТОТЕКЕ ЗАПИСЬ КНИГ В ЭЛЕКТРОННЫЙ ФОРМУЛЯР СПИСЫВАНИЕ КНИГ ИЗ ЭЛЕКТРОННОГО ФОРМУЛЯРА ЗАПИСЬ КНИГ В ТРАДИЦИОННЫ Й ФОРМУЛЯР СПИСЫВАНИЕ КНИГ ИЗ ТРАДИЦИОННО ГО ФОРМУЛЯРА ОТМЕТКА ПОСЕЩЕНИЯ И КНИГОВЫДАЧИ В УЧЕТНОЙ ФОРМЕ ОТМЕТКА ПОСЕЩЕНИЯ В УЧЕТНОЙ ФОРМЕ КОНЕЦ

Межфункциональная блок-схема Обычная блок-схема главным образом показывает, какие действия происходят в процессе. Межфункциональная блок-схема дает дополнительную возможность установить, кто выполняет то или иное действие, к какому функциональному отделу принадлежат исполнители.

ЧИТАТЕЛЬ ТРЕБОВАНИЕ ЧИТАТЕЛЯ УДОВЛЕТВОРЕН НЫЙ ЧИТАТЕЛЬ ОТДЕЛ ЗАПИСИ И КОНТРОЛЯ РЕГИСТРАЦИЯПЕР ЕРЕГИСТРАЦИЯ ЧИТАТЕЛЯ ОТДЕЛ АБОНЕМЕНТА ВЫДАЧА И ПРИЕМ ИЗДАНИЙ

Многоуровневая блок-схема Если рассматриваемый процесс длительный и сложный или много дополнительной информации размещается на листе, то такую блок-схему будет трудно читать. Ситуацию можно исправить, если разбить всю схему на несколько иерархических уровней. Суть дела в том, что на верхнем (нулевом) уровне следует показывать только основные действия. Основным действиям на схеме нулевого уровня обычно дают двузначные номера: 1. 0, 2. 0 и т. д. (В этом обозначении первая цифра — номер операции, а вторая — номер уровня. ). Блок-схема нулевого уровня дает представление о всем процессе целиком, при этом главные аспекты не усложняются второстепенными деталями.

НУЛЕВОЙ УРОВЕНЬ ТРЕБОВАНИЕ ЧИТАТЕЛЯ РЕГИСТРАЦИЯПЕРЕРЕГИСТРАЦИЯ ЧИТАТЕЛЯ (1. 0) ОФОРМЛЕНИЕ ТРЕБОВАНИЯ ОТ ЧИТАТЕЛЯ (2. 0) ПОИСК КНИГИ ПО КАТАЛОГАМ (3. 0) ВЫДАЧА ИЗДАНИЯ (4. 0) УДОВЛЕТВОРЕННЫЙ ЧИТАТЕЛЬ

ВЫДАЧА ИЗДАНИЯ (4. 0) ПОИСК ФОРМУЛЯРА (4. 1) ЗАПИСЬ ИЗДАНИЯ В ЭЛЕКТРОННЫЙ ФОРМУЛЯР(4. 2) ЗАПИСЬ ИЗДАНИЯ В ТРАДИЦИОННЫЙ ФОРМУЛЯР(4. 3) РОСПИСЬ ЧИТАТЕЛЯ В КНИЖНОМ ФОРМУЛЯРЕ (4. 4) ПОЛУЧЕНИЕ КНИГИ ЧИТАТЕЛЕМ (4. 5) БЛОК-СХЕМА 1 УРОВНАЯ ДЛЯ ОПЕРАЦИИ «ВЫДАЧА ИЗДАНИЯ (4. 0)»

Диаграмма последовательности Область применения. Описание повторяемого процесса с установленным алгоритмом действий или случаи, когда последовательность действий является решающим фактором достижения результата. Преимущества 1. Простота и доходчивость для исполнителя процесса 2. Точно определяет последовательность действий в процессе Недостатки 1. Не показывает потоки (информационные, материальные и др. ) процесса 2. Не показывает выходы (результаты) процесса

Диаграммы потоков Область применения. Схема движения материального, финансового или информационного потока в процессе. Часто применяемый вариант для информационных процессов – диаграмма потоков данных (Data Flow Diagram). Преимущества 1. Метод хорош для технологических документов, особенно часто диаграмму привязывают к технологическому оборудованию 2. Хорошо видны входы и результаты процесса Недостатки 1. Обычно рассматривается один вид потока (только материальный, только информационный или только финансовый) 2. Не показывает алгоритм процесса

IDEF 0 (Функциональное моделирование) Область применения. Разновидность диаграммы потоков, применяется в случае, если система менеджмента в определенной степени автоматизирована и/или в перспективе установлены цели по ее комплексной автоматизации, а также если имеются необходимые ресурсы для обучения персонала и приобретения необходимого программного обеспечения для построения диаграмм. Преимущества 1. Диаграммы позволяют проследить сразу несколько потоков процесса (информационных, финансовых, материальных). 2. Методика осуществления проекта по внедрению IDEF 0 в организации, в том числе построения диаграмм 3. Метод адаптирован к задачам автоматизации процесса

Недостатки 1. Перегружен формальными правилами, излишними с точки зрения менеджмента процесса требованиями 2. Не показывает алгоритм (последовательность действий) сложных процессов 3. Требует серьезной подготовки персонала, вовлеченного в работу с процессом и его диаграммой 4. Требует значительных затрат 5. В названии метода применен термин «функциональное» , хотя по сути метода функции (подразделения) не играют ключевой роли

Описание процесса в методологии IDEF

Карта процесса (Process Map) Область применения. Применяется в случае, когда процесс надо изобразить в координатах двух его параметров (например, исполнители и время, местоположение и участники, координатные оси). Чаще всего применяется для процессов, одним из важных показателей которых является время выполнения. Преимущества 1. Двухмерное изображение наиболее информативно при благоприятном восприятии человеком 2. Удобен в обсуждении процесса группой 3. Выбор параметров процесса (осей карты) может быть осуществлен в соответствии с целями анализа процесса Недостатки 1. Показывает лишь один «срез» из различных аспектов процесса

Сетевой график (Activity Network Diagram) Область применения. То же, что и диаграмма последовательности + решающее значение имеет время выполнения процесса в целом и отдельных его этапов при временной зависимости этапов процесса друг от друга. Типичный пример случая, когда поможет сетевой график, — поставки «точно в срок» (just in time). Преимущества 1. Незаменим для управления сложным процессом, которое должно проводится в реальном времени 2. Оптимален для планирования разветвленных, протяженных во времени процессов Недостатки 1, Имеет избыточные данные для линейных (неразветвляющихся) процессов и процессов, в которых время не является важной характеристикой

Процессно-функциональная диаграмма (Process/function Diagram) Область применения. Разновидность карты процесса, когда последовательность действий процесса раскладывается по функциям (подразделениям) организации. Преимущества 1. Позволяет провести анализ загруженности функций (подразделений) организации 2. Ясно показывает взаимодействие подразделений в рамках процесса Недостатки 1. Не показывает потоки процесса

Диаграмма процесса принятия решения (Process Decision Program Chart) Область применения. Применяется для процессов, в которых присутствует большое количество неопределенностей и возможно появление большого количества проблем. Необходим для прогнозирования и планирования контрмер по возможным проблемам протекания процесса. Преимущества Дает возможность наглядно описать процесс, последовательность и характер действий которого не определены Недостатки 1. Имеет ограниченное применение и ограниченное количество рассматриваемых нештатных ситуаций

Объектно-событийное описание Область применения. Применяется для процесса с непредсказуемой последовательностью действий, но с однозначно определенным набором этих действий. Преимущества 1. Эффективно устанавливает алгоритм действия для неопределенных процессов 2. Адаптирован для объектно-событийного программирования для компьютеров 3. Удобен при проведении анализа рисков в процессе (например FMEA-процесса) Недостатки 1. Мало нагляден для обсуждения группой