Тема 2. 3 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности Учебные вопросы: 1. Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс 2. Документоориентированные информационные системы 3. Особенности документооборота на различных предприятиях 4. Организация электронного документооборота
1. Информационно-документационное обеспечение управления как технологический процесс Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по: n сбору и обработке информации, содержащейся в документах; n подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; n исполнению решения и контролю исполнения; n сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; n хранению и поиску информации. Каждая из перечисленных операций реализуется в предметной, документной форме, создаваемой как традиционно (вручную), так и с помощью компьютера. На практике недокументированные управленческие решения являются, в сущности, вспомогательными, оперативно-организационными и носят характер предварительных.
В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. Каждый отдельный документ представляет собой единичный акт документирования как самостоятельного технологического процесса. При этом деятельность отдельных организаций, промышленных предприятий активно отображается совокупностью взаимосвязанных, взаимозависимых и органично взаимодействующих документов, которые объединяются базовым понятием системы документации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ – это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.
Наиболее обобщенной и целостной системой является общегосударственная система документации, которая включает в себя фактически все виды документов, создаваемых и реализуемых в масштабах государства. Данная система, в свою очередь, образована множеством подсистем, которые классифицируются по предметным, географическим, функциональным, иерархическим и другим существенным признакам. Так, функциональные системы включают в себя плановую, отчетно -статистическую, снабженческо-сбытовую и финансовую документацию, присущую всем без исключения органам управления народным хозяйством России. Отраслевые системы документации отражают организационные аспекты органов отраслевого (ведомственного) управления, к которым относится деятельность министерств, ведомств, управлений и отделов федерального, регионального и местного уровней управления. С внедрением в процесс обработки документной информации электронно-вычислительной техники и автоматизированных рабочих мест (АРМ) правомерным стало понятие информационнодокументационного обеспечения управления, которое включает в себя организованную совокупность работ по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю (абоненту) информации и документов как ее материальных носителей.
С внедрением компьютерной техники в документационные процессы технологическая цепочка изменяется, так как специалист и руководитель получают возможность работы как с полным текстом документа, так и с фрагментами, содержащими нужную информацию. Внедрение современных информационных технологий и средств оргтехники в документационные процессы достаточно эффективно, но требует соблюдения, по меньшей мере, двух основных условий: единообразия форматов и рационального построения технологии обработки документной информации, при которой однотипные операции концентрировались бы в одном месте. Эффективность информационных систем управления обеспечивается значительными объемами типовых организационно-технологических процедур при 1) обработке информации, 2) принятии решений и 3) использовании совокупности автоматизированных рабочих мест.
Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др. ), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др. ), профессионализма руководителей и специалистов производства, общей грамотности и информационной культуры, системы документационного обеспечения и собственно информации. Система документооборота в процессах информационнодокументационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой» , выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение. Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность). Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня: уровень информационной избыточности и, информационного дефицита, требуемый уровень информации.
Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100 %), достоверного (более 80 %), негативного (менее 80 %). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность. Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг). Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения.
Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10%), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз). Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация – успешно реализуемый товар. Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.
2. Документоориентированные информационные системы Рассмотрим основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления: Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. n Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. n Делопроизводство – комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. n Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов. n
Систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. n n Документооборот – движение документов в рамках ДОУ. Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации. n Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ. n Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Электронный архив В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства. На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в БД. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив» . В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Часто приходится слышать, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота» . Этого не может быть, т. к. документы перемещаются (суть документооборота) в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.
Системы автоматизации делопроизводства в России Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных): n системы workflow (автоматизации деловых процедур); n системы groupware (коллективной работы); системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов); n системы электронной почты (служат для обмена документами). n Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что некоторые системы объединяют все эти и еще некоторые другие технологии.
Наиболее рациональным способом автоматизации деловых процедур является создание для них общей информационной среды, в рамках которой сотрудники смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями. Поэтому важнейшим элементом автоматизации ДОУ являются системы электронной почты Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочноинформационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ). Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). n Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). n n Систематизация архива документов. Следует отметить, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений, поэтому его нужно постоянно совершенствовать.
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так. n Руководство теряет целостную картину происходящего. n Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. n Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. n Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников. n Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. n В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли. n В итоге расширение предприятия происходит экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных. Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями: n средства и правила создания документов, n ведения их электронного архива, n поддержки документооборота.
Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ). n Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов. n
3. Особенности документооборота на различных предприятиях В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот. Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т. е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях» . Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).
Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки. Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества: n простота внесения изменений в документ; n возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные; n возможность использовать заранее заготовленные формы; n более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов; n экономия бумаги; n более высокая компактность архивов; n более простой контроль информационных потоков; n большая скорость поиска и извлечения информации; n возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п. ). В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Однако еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации? В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т. п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т. е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.
Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т. е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки. В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге (электронная цифровая подпись), однако это сопряжено с рядом трудностей. Документооборот для малых предприятий На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.
Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников. Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.
Документооборот для средних предприятий В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел» , в ней папка «финансовое планирование» , еще глубже – «минимизация налогообложения» . Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей – каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Документооборот для крупных предприятий В отличие от средних предприятий на крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект – это автоматизация ФСБ, а другой - автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Первый аспект − специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т. д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ. и быстрее находить необходимые документы.
Второй аспект − маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления. Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т. е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида. Классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб. Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.
Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word. Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить ее на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению. Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационнораспорядительных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).
4. Организация электронного документооборота Электронный документооборот и его оптимизация связаны с несколькими факторами: n Юридический аспект подразумевает установление статуса документов, их систематизацию на основе иерархии. Коммерческие предприятия, общественные организации и другие структуры должны придерживаться установленных законом правил оформления и хранения документов. n Технический фактор предусматривает оснащенность предприятия оборудованием, необходимым для эффективной организации документооборота. Электронный документооборот значительно упрощает работу компании, сокращая время на проведение основных производственных процессов. n Контролирующий аспект эффективной организации документооборота включает разработку управленческого аппарата по работе с документами, создание системы документооборота и специализации структур.
Практика показывает, что если документы организованы грамотно, предприятию не приходится тратить время и ресурсы на урегулирование различных ситуаций. Структурное подразделение, отвечающее за документы, при необходимости предоставляет договора, свидетельства и т. д. Таким образом, повышается оперативность и результативность работы компании в целом. Следовательно, мы сталкиваемся с вопросом – как организовать делопроизводство, чтобы систематизировать все необходимые документы. В зависимости от специализации и профиля, компании используют три формы работы с документами, каждая из которых характеризуется определенными особенностями документооборота. Централизованная организация документооборота При централизованной форме документы сосредоточены в ведении одного структурного подразделения. Это может быть секретариат, канцелярия, а в случае необъемного электронного документооборота – один сотрудник. Полный цикл операций с документами, организация документооборота выполняется этим подразделением. Документы принимаются, обрабатываются и регистрируются в замкнутой системе, это является залогом конфиденциальности работы. Среди других преимуществ централизованной систем документооборота – эффективность делопроизводства, упрощение методического руководства. Электронный документооборот при использовании данной формы может быть систематизирован при помощи специальных информационных сервисов.
Децентрализованная система управления документами Децентрализованная система подразумевает, что документы находятся в ведомстве нескольких подразделений. Каждый отдел в компании создает собственную службу организации документооборота. Подобная система работы с документами характерна для предприятий, которые территориально разъединены. В этом случае автоматизация документооборота имеет большое значение, поскольку необходимо выработать систему общей защиты информации. Также важен методический контроль: как правило, самостоятельные подразделения, в чьем ведомстве находятся документы, с установленной регулярностью предоставляют отчеты о документообороте предприятия. Смешанные системы документооборота Смешанная форма документооборота предприятия предполагает, что документы рассредоточены по подразделениям. Одна часть операций, например, прием и обработка документов, выполняется одним отделом, а другая, допустим, тиражирование, хранение, систематизация, – вторым. Такая система документооборота удобна, если предприятие имеет разветвленную структуру. Бухгалтерский отдел может регистрировать документы по налогообложения, отдел кадров – документы по общему составу и т. д. Смешанная организация документооборота в настоящее время является одной из самых эффективных систем управления.
Организация документооборота: особенности Организация документооборота базируется на нескольких принципах, обеспечивающих эффективную работу компании в целом. Документооборот предприятия – это часть информационного обеспечения, которое является залогом активного развития. Принципы организации документооборота включают: n Упрощение процедуры регистрации документов. Следует отметить, что данная операция не должна отразиться на качестве всех канцелярских процессов. n Организация документооборота на основе маршрутизации. Разработка схем прохождения всех документов позволяет оптимизировать рабочий процесс. n Документы должны подвергаться однократной регистрации. В этом случае оптимальным выходом считается электронный документооборот, позволяющий сократить время приема и рассмотрения документов. n Организация документооборота должна исключать необоснованные согласования, параллельное согласование, передачу документов третьим лицам. Таким образом, организация документооборота нацелена на сокращение времени работы с документами, оптимизацию канцелярской деятельности и улучшение эффективности информационного сопровождения предприятия.
Электронный документооборот: принципы и характеристики Электронный документооборот подразумевает однократную регистрацию документов, это значит, что идентификацию можно провести на любом этапе делопроизводства. Также важна единая иерархически систематизированная база документационной информации, которая исключает дублирование и параллельное рассмотрение. Имея развитую систему отчетности, электронный документооборот позволяет контролировать движение документов и основные информационные процессы. Также стоит отметить эффективно организованную систему поиска документов, которую предполагает электронный документооборот. Электронный документооборот имеет системную классификацию: 1. Системы автоматизации делопроизводства. 2. Архивы документов. 3. Системы ввода документов и системы обработки образов документов. 4. Системы управления стоимостью хранения документов. 5. Системы маршрутизации документов. 6. Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Системы автоматизации задач делопроизводства вошли в широкий обиход на Западе значительно раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области документооборота. Наиболее распространены в западной практике следующие термины: EDM (Electronic Document Management) – сводное название систем электронного документооборота. DMS (Document Management Systems) – наиболее близкий по смыслу перевод – электронные архивы документов; Enterprise-centric EDM – корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (Word, Excel, электронный архив, почта, планирование встреч, согласование документов и т. д. в одном флаконе) Information Management – Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Imaging – Системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Doc. Flow Management – системы маршрутизации движения документов; Work. Flow Management – системы маршрутизации потоков работ, заданий. Также существует большое количество смежных терминов, например: Document Warehousе (Хранилища документов) Knowledge Management (Управление знаниями)
Системы автоматизации делопроизводства В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативнораспорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.
Архивы документов В архивах хранятся сами документы, и поэтому система должна обеспечивать разграничение прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей. Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания – это функция блокировок документов или Check. In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа. Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа. К сервисным функциям архива документов относятся возможность создания резервных копий документов без прекращения работы системы, интеграция с системами обеспечения оптимальной стоимости хранения данных и прочее.
Системы ввода документов и системы обработки образов документов Одной из самостоятельных функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Более сложной функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.
Системы маршрутизации документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбором информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами. Системы маршрутизации, как правило, содержат средства описания типовых маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных маршрутных схем могут порождаться экземпляры бизнеспроцессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации. Альтернативой является так называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется «стихийно» . Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа. При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив. В этом случае система маршрутизации сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных. Вторая схема не подразумевает физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.
Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов Развитием систем маршрутизации документов являются Work. Flow системы, или системы комплексной автоматизации бизнес-процессов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнеспроцессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. Work. Flow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма Work. Flow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система Work. Flow.
Выбор ПО для автоматизации Идеального ПО не существует, поэтому необходимо четко сформулировать свои требования и анализировать ПО по набору критериев. Возможный перечень критериев: Средства навигации – удобство доступа пользователей к различным приложениям, навигации по данных, представления данных. Картотека/учет – функции учета документов, атрибутирования, создания карточек документов и т. д. Архив/Обработка изображений – хранение документов, управление версиями, захват документа на редактирование, сканирование изображений, распознавание текста. Маршрутизация/контроль – функции доставки документов на рабочие места пользователей, сбор информации о действиях пользователей, контроль текущего состояния документов. Автоматизация бизнес-процессов – средства моделирования процессов, среда для реализации и мониторинга процессов, средства по накоплению статистики по исполнению процессов. Групповая работа – средства для организация телеконференций, групповых обсуждений и разработки документов. Поиск/Knowledge Management – средства поиска информации (полнотекстовой, атрибутивный и т. д. ), классификация и каталогизация документов, создание баз знаний по предметным областям. Открытость – возможности по расширению функциональности. Выбирая ПО для автоматизации необходимо как можно четче очертить тот круг задач, который планируется решать. Это позволит уменьшить затраты на приобретение, а также минимизировать время и стоимость внедрения.
Скачать презентацию Тема 2 3 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой
ИТЭ (б) - тема 6.ppt