Тема 16 Контроль в системе менеджмента Лекция 10

Тема 16. Контроль в системе менеджмента Лекция 10

Что такое контроль? Слово контроль часто вызывает отрицательные эмоции. Ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности?

Определение Майкл Мескон: «Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей» .

Почему необходим контроль? Без контроля начинается хаос. Питер Дракер: «Контроль и определение направления - это синонимы» .

Еще определения Контроль представляет собой процесс оценки и измерения фактического развития организации и его сопоставления с планами. Именно контроль позволяет достичь конкретных целей. Понятие "контроль" в качестве вида административной деятельности подразумевает не только проверку, но и управление. Управленческий контроль это непрерывный процесс, который включает в себя регулирование и наблюдение различных видов деятельности с целью эффективного выполнения конкретных задач.

Виды контроля Предварительный контроль выполняет на этапе планирования и формирования о структуры организации. Благодаря ему производится контроль точности выполнения конкретных правил, инструкций и процедур, направленных на разработку планов и формирование организационной структуры.

Виды контроля Текущий контроль - проверка фактических результатов работы. Основная его задача - своевременно выявить отклонения фактического состояния от планового, а также обеспечить обратную связь.

Виды контроля Заключительный контроль осуществляется после выполнения определенных работ. Информация, полученная в результате такого контроля, применяется в будущих периодах в качестве накопленного опыта и учитывается при организации мотиваций.

3 стадии контроля Все основные виды контроля в менеджменте включает в себя 3 стадии: установление стандартов, сопоставление и действия в зависимости от результатов сопоставления.

Основные принципы контроля 1. Соответствие контроля стратегии организации. Контроль должен быть направлен на стратегические приоритеты компании и ее основные области функционирования. Все это должно быть отражено в стандартах контроля.

Основные принципы контроля 2. Результативность контроля достигается благодаря правильному подбору стандартов контроля, которые адекватно отражают контролируемый предмет. Если это требование не соблюдено, то происходит непроизводительное расходование средств на осуществление контроля. Неверно подобранные стандарты контроля не обеспечивают решение ряда задач контроля. Контроль превращается в самоцель.

Основные принципы контроля 3. Системность контроля. Контрольные функции должны быть интегрированы во все функции организации и находиться во взаимосвязи. При изменении одних элементов необходимы соответствующие корректировки других.

Основные принципы контроля 4. Адаптивность контроля. Его способность в режиме реального времени перестраиваться под изменения, происходящие на предприятии с учетом изменившихся требований к параметрам подконтрольного объекта. Изменения могут касаться объектов, стандартов контроля, сроков реализации и частоты проведения контроля, выбор методов и средств осуществления контроля.

Основные принципы контроля 5. Оптимальность контроля. Его объем должен быть полным для решения конкретных задач. Излишний контроль влечет за собой неэффективное расходование средств, затрачиваемое на сбор и обработку ненужной информации, оплату труда контролирующего персонала. Чрезмерный контроль вызывает недоверие и раздражает работников. Недостаточный контроль, в свою очередь, ведет к упущенным выгодам, неиспользованным резервам и неэффективному расходованию ресурсов.

Основные принципы контроля 6. Экономичность контроля, поскольку задача, стоящая перед ним, - это приносить прибыль.

Контроль качества

Контроль качества заключается в контроле конкретных результатов проекта с целью сопоставления их с необходимыми стандартами качества и нахождения путей устранения причин неудовлетворительных результатов Включает контроль качества как продукта, так и управления проектом

Контроль качества Входные данные Результаты работ: ◦ Что завершено, а что нет и насколько ◦ Фактические расходы бюджета ◦ Насколько достигаются стандарты качества План управления качеством определяет стандарты и процедуры, используемые для обеспечения качества Операционные характеристики детально описывают, что и как должно измеряться (метрики) для обеспечения качества Контрольные списки – описывают шаги, которые необходимо выполнить в процессе

Контроль качества Инспекция (Inspection) – проверка, измерение, тестирование параметров на предмет соответствия требуемым значениям В разных предметных областях может иметь разное название: проверка, аудит, контроль Может быть очень сложной процедурой, например при инспектировании соблюдения регламентов или надлежащего исполнения законов Диаграммы ◦ Причинно-следственные диаграммы ◦ Блок-схемы процессов

Причинно-следственная диаграмма

Контроль качества Контрольные диаграммы (карты) (Control Charts) представляют в графическом виде результаты измерения параметра процесса по времени с целью выяснения, находится ли процесс под контролем Строятся путем регулярных измерений значений параметра для выявления диапазона и характера вариаций. Цель – определить причины неприемлемых вариаций

Контроль качества Пример контрольной диаграммы Верхний лимит спецификации Вне контроля Верхний лимит контроля

Контроль качества Причины отклонений – общие, вызванные естественными флуктуациями процесса, и специальные, вызванные ошибками построения системы. Специальные причины часто можно устранить настройкой системы, однако общие, не укладывающиеся в допустимые границы, обычно устраняются только путем перестройки системы.

Контроль качества Диаграмма Парето (Pareto Diagram) – гистограмма, упорядоченная по частоте появлений, показывающая количество результатов, вызванных выявленными типами или категориями причин • Концептуально основывается на законе Парето: основное количество проблем вызываются относительно небольшим количеством причин • Правило 80/20 : 80% проблем являются результатом 20% причин • В 1909 г. Vilfredo Pareto опубликовал исследование, согласно которому 20% населения Италии владеют 80% богатства •

Контроль качества Пример диаграммы Парето

Контроль качества Диаграмма Скаттера (Scatter Diagram) используется для выявления степени зависимости причин и следствий Графически в виде точек представляет зависимость зависимой переменной от независимой

Примеры диаграммы Скаттера Нет корреляции

Примеры диаграммы Скаттера Сильная отрицательная корреляция

Примеры диаграммы Скаттера Сильная положительная корреляция

Примеры диаграммы Скаттера Слабая положительная корреляция

Контроль качества Статистические выборки (Statistical Sampling) используются, когда обследование всей популяции невозможно или непрактично

Контроль качества Анализ трендов (Trend Analysis) использует математические методы экстраполяции исторических данных для прогноза будущих результатов Используется для анализа: ◦ Технических характеристик продукта ◦ Исполнения по срокам и стоимости

Контроль качества Приемка Улучшение качества Приемка (Acceptance Decisions) – элементы проекта (результаты, работы), прошедшие контроль качества, могут быть приняты или отвергнуты Отвергнутые элементы могут потребовать переделки или существенных изменений как в системе контроля качества, так и во всем проекте

Контроль качества Переделки (Rework) – деятельность по приведению неудовлетворительного элемента проекта в соответствие со спецификациями Переделки – одна из основных причин удлинения и удорожания проектов Переделки могут существенно повлиять на мораль команды: «мы так старались, а тут. . . » Для уменьшения переделок необходим периодический мониторинг качества и постоянное внимание к обеспечению качества

Контроль качества Регулировка процесса (Process Adjustments) – немедленные корректирующие или превентивные действия по результатам измерений показателей качества Если изменения существенны, то их надо реализовывать путем запроса на изменение с прохождением через Интегрированный Контроль Изменений