Тема 14. Специальное событие в арт-индустрии Литература: 1. Тульчинский Г. Л. , Герасимов С. В. , Лохина Т. Е. Менеджмент специальных событий в сфере культуры: Учебное пособие. – СПб. : «Издательство ПЛАНЕТА МУЗЫКИ» ; Издательство «Лань» , 2010 2. Шумович А. Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации мероприятий. – м. : Альпина Паблишерз, 2011 3. Гойхман О. Я. Организация и проведение мероприятий: Учеб. пособие. – М. : ИНФРА – М, 2010 4. Периодическое издание журнал «Арт-менеджер» .
Тема 14. Специальное событие в арт-индустрии Вопросы: 1. Понятия «мероприятие» и «специальное событие» . 2. Значение специального события в арт-индустрии. 3. Виды специальных событий и их классификации. 4. Требования к подготовке и организации специальных событий в атр-индустрии. 5. Технология организации и проведения специального события. 6. Бюджет специального события и подготовка сметы расходов. 7. Возможности финансирования специального события. 8. Техническое обеспечение специального события.
Понятия «мероприятие» и «специальное событие» Мероприятие – это заранее спланированные и определенные по теме, месту и времени действия, проводимые в интересах того, кто его организует. Специальное событие – это мероприятие, проводимое с целью привлечения внимания определенной аудитории к проекту, организации, деятельности этой организации, руководству этой организации, способствующее развитию социальных коммуникаций и партнерства. В мировой практике специальное событие закрепилось термином special events, (в буквальном переводе - специальное событие), а его организация термином event -menegment (в русском эквиваленте - событийный менеджмент или ивент-менеджмент).
Значение специального события в артиндустрии 1. Служит для сообщения информации (привлекает внимание к проекту). 2. Воздействует на отдельных людей и целые организации, мотивирует их на сотрудничество, в том числе на вложение материальных и финансовых средств в проекты. 3. Формирует определенное отношение к событию, его организатору и переносит это впечатление на созданный им продукт. 4. Закладывает основу связей с общественностью. 5. Закладывает основу партнерских отношений с различными организациями. 6. Выстраивает отношения с органами государственной власти, местного самоуправления. Специальное событие – это ключевой элемент современных технологий продвижения творческих проектов.
Виды специальных событий и их классификации К наиболее распространенным видам специальных событий относят: q Презентации; q Конференции, семинары, круглые столы; q Праздники, конкурсы, фестивали, церемонии; q Выставки, ярмарки; q Концерты, спектакли; q Перфомансы; q Благотворительные и спонсируемые акции и мероприятия; q Выездные мероприятия; q Дни открытых дверей и т. п.
Виды специальных событий и их классификации Классификация по конечным целям: Ø непосредственно ориентированные на получение прибыли и проводимые в коммерческих целях (прибыль образуется в результате действий в процессе проведения события); Ø косвенно ориентированные на получение прибыли, направленные на создание позитивного впечатления. Классификация по периодичности организации: Ø единовременные; Ø циклические (например, привязанные к какой-либо дате); Ø многократные (например, тур по городам). Классификация по целевой аудитории: Ø закрытое, ориентированное на узкую аудиторию (партнеры, СМИ, клиенты, доноры); Ø открытое, ориентированное на массовую аудиторию (приглашаются все желающие, СМИ, партнеры, клиенты, потенциальные доноры и т. д. ).
Требования к специальному событию ТРЕБОВАНИЕ ПЕРВОЕ: СПЕЦИАЛЬНОЕ СОБЫТИЕ ДОЛЖНО СТАТЬ НОВОСТЬЮ Требование выполнимо если: Ø мероприятие является социально значимым событием; Ø на мероприятии присутствуют ньюсмейкеры (знаменитости и популярные люди); Ø с мероприятием связан скандал или чрезвычайное происшествие. Для того, чтобы обеспечить присутствие СМИ, необходимо провести рассылку пресс-релизов и персональных приглашений журналистам на мероприятие.
Требования к специальному событию ТРЕБОВАНИЕ ВТОРОЕ: МЕНЕДЖМЕНТ НОВОСТЕЙ Схема управления информацией для СМИ: Задача 1. Формирование информационного потока (анализ освещения в СМИ аналогичных мероприятий, определение тематик мероприятий, интересующих СМИ, обеспечение фоновой информации (например, регулярная рассылка пресс-релизов) и организация обратной связи, распределение полномочий среди сотрудников, касающихся контактов со СМИ). Задача 2. Сегментация информационного потока (замалчивание невыгодной для вас информации, выдвижение на первый план позитивных моментов, привлечение авторитетных посредников, распространение результатов выгодных вам рейтингов и цитат из авторитетных источников). Задача 3. Формирование информационного партнерства (рассылка расписания мероприятий и собственных изданий в СМИ, участие в других важных событиях, на которых будут журналисты, отклик на разумные просьбы журналистов, предоставление некоторым СМИ эксклюзивной информации, создание клуба журналистов).
Требования к специальному событию ТРЕБОВАНИЕ ТРЕТЬЕ: ПРЕДСТАВИТЕЛЬНОСТЬ И ГОСТЕПРИИМСТВО 1. Список приглашенных гостей. Ø не следует приглашать конкурентов; Ø все приглашенные должны находиться в равном положении; Ø составление списка приглашенных следует поручить опытному сотруднику; Ø список обязательно должен быть согласован и утвержден непосредственно организатором устраивающим прием; Ø приглашение должно подчеркивать статус мероприятия, быть качественно изготовлено и адресовано лично гостю; Ø приглашение рассылается курьером.
Требования к специальному событию ТРЕБОВАНИЕ ТРЕТЬЕ: ПРЕДСТАВИТЕЛЬНОСТЬ И ГОСТЕПРИИМСТВО 2. Встреча гостей. Ø у входа должен находиться встречающий, Ø гости должны быть представлены другу, Ø необходимо организовать развлечение гостей, Ø необходимо предусмотреть время и место фото-сессии или видеосъемки гостей (только с их согласия), Ø предложить гостю сделать запись в специальной книге записей для важных персон. 3. Подарки и сувениры. Подарки должны быть простыми и недорогими, в фирменном стиле (блокноты, авторучки, пакеты, медали и т. п. ). Но и слишком дешевым сувенир выглядеть не должен. В исключительных случаях может быть сделан ценный подарок
Требования к специальному событию ТРЕБОВАНИЕ ТРЕТЬЕ: ПРЕДСТАВИТЕЛЬНОСТЬ И ГОСТЕПРИИМСТВО 4. Преодоление возможного языкового барьера. Необходимо позаботиться об услугах переводчика, не следует стесняться уточнять перевод, лучше иметь своих сотрудников, свободно владеющих иностранными языками. 5. Окончание приема, проводы гостей. Следует позаботиться о том как гости доберутся домой, при необходимости обеспечить транспортом. 6. Внешний облик сотрудников.
Технология организации и проведения специального события Основные этапы создания специального события: 1. рождение и оформление идеи; 2. принятие решения о проведении; 3. планирование события; 4. определение сметы расходов; 5. публичное заявление о проведении мероприятия; 6. подготовка и организация мероприятия; 7. рассылка приглашений; 8. наступление события, обустройство места проведения; 9. старт (официальное открытие); 10. прохождение специального события; 11. окончание события (официальное закрытие); 12. завершение события (организация отъезда с места проведения, демонтаж оборудования); 13. прекращение действий и окончание расчетов; 14. завершение проекта (обработка данных, финансовый отчет, анализ проделанной работы).
Технология организации и проведения специального события Направления деятельности: 1. Творческая группа - разработка идеи и сценария события, их реализация (сценарий должен соответствовать цели события и учитывать желания участников), создание костюмов и декораций, подбор актеров, постановка света и звука, репетиции и т. д. 2. Группа по продвижению специального события - маркетинг, реклама, промоушен, коммуникации и т. п. 3. Финансовая группа - смета расходов, определение каналов привлечения средств, продажа рекламных мест и организация другой предпринимательской деятельности, ведение финансовой документации и т. д. Необходимо разделять штат сотрудников на творческий и менеджерский. Управление специальным событием осуществляется управленческим штабом, в который входят руководитель проекта и ответственные за организацию деятельности по каждому из направлений. В управленческий штаб стекается вся информация (даже незначительная) о ходе подготовки и организации события, сбором и обработкой которой занимается координатор.
Бюджет специального события и подготовка сметы расходов Основой любого специального события является его бюджет, который состоит из доходной и расходной частей. Планируя бюджет необходимо организовать работу финансовой группы сразу в двух направлениях: Ø по учету всех планируемых расходов; Ø по привлечению финансовых средств. Необходимо тщательно разработать подробную смету всех планируемых расходов, именно на ее результатах будет строится кампания по привлечению средств.
Бюджет специального события и подготовка сметы расходов Смета расходов включает следующие основные позиции: 1. Расходы на производство и проведение - режиссура, администрирование, зарплаты и гонорары участников, прокат технического оборудования, производство декораций (костюмов, реквизита), призы и подарки гостям, электроэнергия, аренда помещения, вспомогательные службы (транспорт, охрана, представители «скорой помощи» , служебное питание обслуживающего персонала) и т. д. В случае open-air следует предусмотреть тенты от дождя, обогреватели или кондиционеры, туалеты, места отдыха и т. д. 2. Затраты на подготовку - поездки, менеджмент переговоров и согласований, разработка и неоднократная переработка проекта мероприятия, эскизы, модели, репетиции, производство и монтаж фонограмм, бухгалтерские расходы, канцелярские и хозяйственные расходы и т. д. 3. Расходы на рекламу, промоушен, работу со СМИ. В том числе и после завершения мероприятия.
Бюджет специального события и подготовка сметы расходов Практические советы: 1. Во время календарных праздников цены у подрядчиков повышаются, заключайте договоры заранее (за полгода или больше). 2. В зимний период может быть объявлен карантин по гриппу, государственные концертные площадки могут отказать в проведении события, несмотря на подписанные договоры. 3. Существует система скидок на прокат техники, аниматоров, звезд, концертных залов, можно получить скидки до 50 -70% от стоимости. 5. Если в вас заподозрят дилетанта, то попытаются продать все гораздо дороже рыночной стоимости, необходимо уметь торговаться, пытайтесь сбивать цены, это приветствуется (естественно для этого необходимо ориентироваться в ценовых категориях). 6. Если вы организуете крупное специально событие узнайте, не проводится ли в этот день аналогичных мероприятий, так как вам могут дать не самое лучшее из техники и обслуживающего персонала. 7. Жестко контролируйте доставку необходимого вам оборудования и вещей, постарайтесь договориться о расчетах по факту. 8. Никогда не уступайте ни копейки из заранее оговоренной суммы. 9. Помните, специальное событие должно состоятся любой ценой.
Бюджет специального события и подготовка сметы расходов Как сэкономить, если бюджет сильно ограничен: Ø Обратитесь к за помощью к людям из «горячего списка» , объясните причины нехватки средств, однако злоупотреблять этим не следует, вы можете потерять друзей и разрушить свой успешный имидж. Ø Используйте недорогие костюмы, инвентарь и оборудование. Ø Привлекайте начинающих ведущих и актеров, например студентов-аниматоров. Ø Не позволяйте никаких изысков, все должно быть просто. Помните лучшее – враг хорошего.
Возможности финансирования специального события Основными источниками финансовых средств являются: 1. Заказчики события, осуществляющие основное покрытие расходов на него: Ø государство, в лице федеральных и муниципальных его представителей; Ø коммерческие организации; Ø благотворительные организации и фонды; Ø частные лица. 2. Партнеры (бартерное и информационное спонсорство). 3. Доходы от предпринимательской деятельности (продажа билетов, организация розничной торговли, предоставление платных услуг и т. п. ). 4. Продвижение посторонних для специального события торговых марок, брендов (например, проведение промо-акции продукта, не имеющего отношения к событию). 5. Привлечение средств из других источников, не являющихся заказчиками (фандрейзинг, в т. ч. спонсорство).
Материально-техническое обеспечение специального события 1. Подготовка зала (или территории, если речь идет об организации мероприятия на открытом воздухе): Ø количество мест должно обязательно превышать количество участников (но не на много). Ø зал должен быть оформлен, в соответствии с тематикой события; Ø необходимо позаботиться об указателях для размещения участников (особенно специально приглашенных гостей); Ø должна быть выделена отдельная зона для специально приглашенных гостей (vip-персон, представителей СМИ и т. п. ), количество мест в этой зоне также должно превышать количество гостей; Ø выделена зона, для сотрудников, осуществляющих техническое обеспечение мероприятия. 2. Подготовка места для выступления участников: Ø необходимо продумать дизайн; Ø позаботиться об удобстве для выступающих.
Материально-техническое обеспечение специального события 3. Обеспечение техническими средствами: Øзвуковое обеспечение - звук должен быть обращен как на зрителей (фронтальный звук), так и на сцену (бэк-лайн). Øсветовое обеспечение; Øаппаратура для демонстрации слайдов, фото и видео материалов; Øаппаратура для обеспечения фото-, видео- и аудио-записи; Øаппаратура позволяющая создавать различные визуальные, световые эффекты; Вся аппаратура должна быть отлажена и проверена до начала события. Для обеспечения технической составляющей желательно пригласить команду профессионалов , если бюджет не позволяет это сделать, то необходимо возложить ответственность на обеспечение технической части на человека, обладающего хотя бы минимальным набором знаний по этим вопросам.
Материально-техническое обеспечение специального события 4. Райдер исполнителей – в котором прописываются все требования приглашенных исполнителей (от звукового и светового оборудования до бытовых условий, касающихся питания, проживания и т. п. ) 5. Энергоисточники - необходимо позаботиться о резервном источнике питания. 6. Транспорт – необходимо позаботиться о трансфере , в том числе и отдельных персон, если в этом есть необходимость. 7. Другие необходимые материально-технические средства: Øналичие необходимого количества туалетов; Øпитание; Øналичие мобильной связи (или рации) у всех служб обеспечивающих мероприятие; Øналичие врача, огнетушителей, охраны.
Скачать презентацию Тема 14 Специальное событие в арт-индустрии Литература 1
Тема 14. спец события.pptx