Тема 12 АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЛАН 1 Законодательная

Тема 12 АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

ПЛАН 1. Законодательная база 2. Цели и трудности автоматизации документооборота 3. Компоненты системы электронного документооборота 4. Сопротивление персонала в процессе внедрения электронного документооборота. 5. Разработка программы обучения 6. Современный офис

1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА 1. Закон Украины «Об электронном документообороте и электронных документах» 2. Закон Украины «Электронно-цифровая подпись»

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Адресат - физическое или юридическое лицо, которому адресуется электронный документ Данные - информация, которая представлена в форме, пригодной для ее обработки электронными средствами передачи информации Субъекты электронного документооборота - лицо, которое подписывает документ, адресат и посредники Электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронной форме, который включает необходимые реквизиты, в том числе электронную цифровую подпись

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Электронная информационная система совокупность программных, программноаппаратных и аппаратных средств, методов и процедур, которые применяются для составления, обработки, передачи, приема, сохранения, проверки целостности электронных документов

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Посредник в электронном документообороте - физическое или юридическое лицо, которое по доверенности других субъектов электронного документооборота отправляет, получает или сохраняет электронные документы

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Электронная подпись - данные в электронной форме, которые прибавляются к других электронных данных или логически с ними связанные и предназначенные для идентификации лица, которое подписало документ Средство электронной цифровой подписи программное средство, программно-аппаратное или аппаратное устройство, предназначенное для генерации ключей, наложения и/или проверки электронной цифровой подписи

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Электронная цифровая подпись - вид электронной подписи, полученная в результате криптографического преобразования набора электронных данных, которая присоединяется к этому набору или логически с ним объединяется и предоставляет возможность подтвердить целостность документа и идентифицировать лицо, которое подписало документ.

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Личный ключ - параметр криптографического алгоритма формирования электронной цифровой подписи, доступный только лицу, которое подписывает документ) Открытый ключ - параметр криптографического алгоритма проверки электронной цифровой подписи, доступный субъектам отношений в сфере использования электронной цифровой подписи Засвидетельствование действия открытого ключа – процедура формирования сертификата открытого ключа

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Сертификат открытого ключа – документ, выданный центром сертификации ключей, который удостоверяет действие и принадлежность открытого ключа лицу, которое подписывает. Сертификаты ключей могут распространяться в электронной форме или в форме документа на бумаге и использоваться для идентификации лица, которое подписывает документ

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Компрометация личного ключа - любое событие и/или действие, которое привело или может привести к несанкционированному использованию личного ключа Блокирование сертификата ключа - временная остановка действиям сертификата ключа Лицо, подписывающее документ - лицо, которое на законных основаниях владеет личным ключом и от своего имени или по доверенности лица, которое она представляет, накладывает электронную цифровую подпись во время создания электронного документа

ПОНЯТИЯ ИЗ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ БАЗЫ Усиленный сертификат открытого ключа сертификат ключа, который отвечает требованиям этого Закона, выданный аккредитованным центром сертификации ключей, удостоверяющим центром, центральным удостоверяющим органом Аккредитация – процедура документального засвидетельствования компетентности центра сертификации ключей для осуществления деятельности, связанной с обслуживанием усиленных сертификатов ключей

2. ЦЕЛИ И ТРУДНОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ. ДОКУМЕНТООБОРОТА ПЕРЕХОД К ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТАМ ПОЗВОЛЯЕТ 1. Обслуживать клиента лучше 2. Управлять информацией более эффективно 3. Защищать документы лучше 4. Увеличить производительность труда 5. Уменьшать затраты

2. ЦЕЛИ И ТРУДНОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА Понятия Защита от потери или повреждения – потеря всей или какой-либо части информации для предприятия может грозить значительными последствиями, вплоть до банкротства и полного прекращения деятельности Защита от несанкционированного доступа – электронные носители позволяют сохранить больше информации в меньшем объеме

2. ЦЕЛИ И ТРУДНОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА Уменьшение затрат 1. на обработке бумаги 2. на оборудование 3. на поддержку процесса обработки 4. на хранение

2. ЦЕЛИ И ТРУДНОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА Трудности при переходе на безбумажную технологию работы с документами 1. Техническая неготовность 2. Технологическая недопустимость 3. Законодательная база

3. КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 1. Сервера, клиентские рабочие станции, локальные вычислительные сети, модемы, принтеры, сканеры, источники бесперебойного питания. 2. Сетевая операционная система (например, Windows, Linux), транспортные сетевые протоколы. 3. Прикладные программные модули и приложения

3. КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Категории участников процесса документооборота предприятия 1. Руководители – сотрудники, осуществляющие руководство предприятием и его структурными подразделениями 2. Секретари (делопроизводители) – сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях 3. Исполнители – сотрудники организации, непосредственно работающие с документами

4. СОПРОТИВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛА В ПРОЦЕССЕ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Выделяют два основных вида сопротивлений изменениям: индивидуальное и системное. Оба вида существуют параллельно на протяжении всего процесса изменений, приводя к однозначным результатам, однако первопричины их различны: одна происходит из активной оппозиции изменению, а другая – из некомпетентности персонала предприятия.

4. СОПРОТИВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛА В ПРОЦЕССЕ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В качестве сопротивления изменениям можно рассматривать любые поступки сотрудников, направленные на дискредитацию, задержку или противодействие осуществлению преобразований в процессе труда. Результатом сопротивления являются непредвиденные отсрочки, дополнительные расходы и нестабильность процесса внедрения информационной системы, а также характерное отставание в получении результатов

РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ Разработка программы обучения персонала предусматривает составление текущего профиля знаний и навыков сотрудников. С этой целью применяются методы опроса, экспертные оценки, результаты аттестации, тестирования

5. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ОБУЧЕНИЯ На основе анализа полученной информации разрабатывается программа и план обучения, освещающий следующие вопросы 1. Кого обучать? – группа сотрудников, которых затрагивает процесс изменений 2. Чему обучать? – подбор необходимых учебных курсов для различных категорий пользователей 3. Как обучать? – подбор для каждого курса адекватной формы обучения: лекции, практические занятия, консультации, семинары, деловые игры, тренинги и т. д. 4. Когда обучать? – координация обучения с общим процессом изменений 5. Где обучать? – определение специальных помещений для проведения обучения

6. ОФИС КАК СЛОЖНАЯ СИСТЕМА Компоненты современного офиса 1. технические средства 2. программное обеспечение 3. производственные площади (здания) на которых располагается персонал управленцев

6. ОФИС КАК СЛОЖНАЯ СИСТЕМА Офис – это организация типа канцелярии, функция которой – получать и выпускать документы, а также – отслеживать их движение Офис может быть представлен как информационная, коммуникационная и социотехническая модели

Спасибо за внимание

ДЕЙСТВИЯ ЗЛОУМЫШЛЕННИКА, ОТ КОТОРЫХ ЗАЩИЩАЕТ ЭЛЕКТРОННАЯ ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ Отказ от выполненных действий Субъект утверждает, что он не посылал некоторый документ, хотя на самом деле он его послал Модификация документа Получатель модифицирует полученный документ и утверждает, что именно такую версию документа он и получил Подделка Субъект фабрикует сообщение и утверждает, что оно ему прислано