Тема 11 Организация труда руководителя План лекции

Тема 11. Организация труда руководителя

План лекции 1. Содержание труда руководителя 2. Организация рабочего места и условия труда менеджера 3. Самоменеджмент 4. Работа с информацией 5. Организационная культура предприятия

Управленческий труд • Операции и работы, выполняемые административно-управленческими работниками • они сами непосредственно не воздействуют на предмет труда, т. е. не производят материальных ценностей • они создают необходимые организационно-технические и социально-экономические предпосылки для эффективного труда работников

• Чрезвычайно разнообразен • предмет труда - информация. Ее использование и преобразование в соответствующие решения для изменения состояния объекта управления в направлении достижения поставленных целей • конечный продукт УТ - решения, причем именно реализованные. Результат труда должен оцениваться не по количеству изданных распоряжений или документов.

• • Умственный характер труда творческий характер труда высокая интенсивность труда контакты с исполнителями в виде совещаний, встреч, посещения подразделений, рабочих мест, личных приемов • административный труд - непосредственное управление действиями и поведением людей в процессе их трудовой деятельности. Состоит из служебно-коммуникационных, распорядительных, координационных и контрольно-оценочных операций

Содержание труда менеджера • постановка задач • поиск и анализ информации • распределение работы между подчиненными • проведение бесед и совещаний • работа с документами • разговоры по телефону • встречи с подчиненными • посещение подразделений, рабочих мест

Распределение заданий 2 Верхний предел возможностей 3 Нижний предел возможностей 1

Распределение заданий • Задание находится ниже возможностей подчиненного (работник дисквалифицируется) • задание превышает возможности подчиненного - деморализует работника • оптимальный вариант: задание находится в приближенном к верхнему пределу возможностей подчиненного • предел определяется путем постепенного усложнения заданий

Основные недостатки • Неумение разграничить функции (вызывает дублирование, конфликты) - рекомендуется пользоваться должностной инструкцией • стремление сделать все самому - недоверие сотрудникам - рекомендуется делегирование полномочий • попытка сделать все сразу • выполнение работы наполовину (рекомендуется установление очередности работ, приоритетов) • попытка свалить вину на других. Рекомендуется искать причины невыполнения

Вопрос 2. Рабочее место менеджера • Зона рабочего помещения, рассчитанная на одного работника. • Различают рабочее место специалиста и менеджера • рабочее место специалиста - 6 -8 кв. м служебного помещения. Стол, оснащенный оргтехникой (компьютер, телефон) • рабочее место руководителя: – кабинет, оснащенный оргтехникой – руководитель находится вместе с сотрудниками

Зоны • • Рабочая (стол) зона приема посетителей (приставной стол) зона отдыха Общие правила: – стол и стул должны быть приспособлены под человека – расположение света слева под углом 45 – площадь окна должна соотноситься с площадью пола 1/5 – не рекомендуется покрывать стол стеклом и сукном - лучше кожей – телефон слева на тумбочке

Условия труда • Определяются эргономикой, психологией, санитарией, гигиеной и т. д. : – ограничение шума (40 -50 Дцб) • Снижение за счет коврового покрытия, двойных дверей, стеклопакетов; стены и потолки из звуконепроницаемых материалов – оптимальная температура: летом 20 -22, зимой 18 -20 – освещение – окраска помещения в светлые тона

Режим труда и отдыха • С утра следует начинать с более легких заданий, перед обедом переходить к более сложным, к вечеру - к более простым. Это помогает сосредоточиться на работе • помогает негромкая музыка • через 1 час. - 1, 5 рекомендуется 5 минутный перерыв

Вопрос 3. Самоменеджмент • Организация личной работы руководителя - целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике • цель - оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств

Круг самоменеджмента 1 1. Постановка целей 2. Планирование деятельности 5 2 6 3. Определение приоритетов по предстоящим делам 4. Организация трудового процесса 4 3 5. Самоконтроль и корректировка целей 6. Работа с информацией

1. Постановка целей • Взгляд в будущее, ориентация и концентрация сил • определение личных ресурсов для достижения целей (личный потенциал, сильные и слабые стороны) • проведение анализа «цель-средство» , в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравниваются с реальной ситуацией • формулирование конкретных целей, определение сроков их достижения и желаемых результатов

2. Планирование личного времени менеджера • Охватывать планом 60% рабочего времени, оставляя 20% на решение непредвиденных проблем и 20% - на творческую деятельность • планировать только такой объем, с которым можно реально справиться • отличать важное от срочного, избегать тирании срочного • долгосрочные, среднесрочные и текущие периоды. План жизни • все планы должны составляться письменно

3. Определение приоритетов • Позволяет : сосредоточить внимание на выполнении в данный момент только одной задачи • более целеустремленно приступить к делу и соблюдать установленные сроки • исключать дела, которые могут быть выполнены другими • сначала - немногие «жизненно важные» , потом - многочисленные «второстепенные» • для второй категории задач используется делегирование полномочий. Рекомендуется использовать как можно чаще и больше, насколько позволяет рабочая ситуация и потенциал сотрудников

ЧТО ЗАВИСИТ ОТ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ? • Достигнете ли Вы своих целей в бизнесе и, возможно, в жизни • Будете ли Вы укладываться в поставленные сроки • Будет ли Ваша работа эффективной и приносящей удовлетворение или напряженной и разочаровывающей • Ваш успех и, возможно, умственное и физическое здоровье

• «срочные и важные дела» - принцип Эйзенхауэра: – А - наиболее важные, значимые и срочные выполняются без промедления – Б - значимые важные и срочные выполняются в предварительно установленные сроки – В - менее значимые, менее важные и несрочные - делегируются подчиненным – остальные - переправляются в корзину для бумаг

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА Срочно Важно Кризисные ситуации Неотложные проблемы Проекты на грани срыва Подготовка срочных встреч, презентаций Важные отчеты Не важно Помехи, чужие дела Звонки Корреспонденция Разные сообщения Ненужная отчетность Некоторые встречи Чужие проблемы Не срочно Работа на перспективу Действия по поддержанию баланса Развитие бизнеса Поиск возможностей Построение отношений Обучение Мелочи, отнимающие время Ожидание Некоторые посетители Некоторые звонки Праздное времяпровождение

4. Организация трудового процесса • Правила начала дня (начинайте с позитивного настроения, начинайте работу с важнейших дел до начала рабочего дня коллег, согласовывайте, уточняйте план дня) • правила основной части дня (не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем, старайтесь доводить начатое дело до конца, делайте паузы, резервируйте время) • правила завершения дня (контролируйте результаты работы, составляйте план на следующий день, отправляйтесь домой с хорошим настроением) • график работоспособности

5. Самоконтроль • Регулярно проверять свои планы и организацию труда • проводить анализ деятельности и времени, затраченного фактически, с запланированным • проверять, достигнуты ли поставленные цели Вывод: рационализация личной работы менеджера позволяет повысить эффективность его деятельности, создает предпосылки для успешного руководства коллективом

6. Работа с информацией • Около 80% времени менеджера идет на работу с информацией (чтение, переписка, телефонные разговоры, совещания и т. д. ) • чтение занимает 30% - рациональное чтение • совещание следует проводить, когда возникает необходимость в обмене информации, анализе ситуации, принятии решений • нужно определить его цели, повестку, круг участников, дату, время и место проведения, подготовить материалы

Правила ведения совещаний • Определение целесообразности проведения • определение цели совещания, составление проекта решения • количество участников, выбор места проведения • приглашение; повестка дня • ведение протокола • определение последующих шагов • в конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем и к какому времени должно быть выполнено

Зависимость состояния участников от его продолжительности Продолжительность совещания, мин

Управление потоками посетителей • Установите приемные часы • поручите секретарю заблаговременно согласовывать и соблюдать сроки и даты посещений • фильтрация посетителей и звонков секретарем • введите «спокойный час» , когда никто не должен вас беспокоить • устанавливайте продолжительность беседы • делегируйте вопросы посетителей своим специалистам

Способы прекращения разговора 1. Сообщите посетителю до начала разговора, что вас ждут другие посетители и ваше время ограничено 2. Выскажите обобщающий вывод и закончите беседу 3. Посмотрите на наручные часы 4. Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним, проводив его до двери 5. Договоритесь с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле 6. Извинясь, корректно сообщите, что вас ждут неотложные дела 7. Просто скажите, что хотели бы сейчас закончить разговор

Телефонные звонки • Уделять им ограниченное время • звонить точно в назначенное время • пропускать все входящие звонки через секретаря • можно использовать автоответчик • обратные звонки (я перезвоню Вам позже) • использовать телефонные блоки в непроизводительное время (8. 00 -9. 30; 13. 3014. 00; после 16. 30)

Работа с корреспонденцией • Поручить секретарю предварительно сортировать входящую корреспонденцию • распорядиться, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы • при чтении письма сразу помечать важные места, чтобы облегчить последующую обработку • обрабатывать письмо сразу, во время просмотра почты

Требования к наложению резолюций на документы • Адресность • содержательность (определяет отношение менеджера к проблеме) • исчерпывающий характер (цель предотвратить обращение сотрудников за дополнительными разъяснениями)

Вопрос 5. Организационная культура • Набор наиболее важных предположений, принимаемых членами организации и получающих выражение в заявленных организацией ценностях, задающих людям ориентиры их поведения и действий. • Проявляется в философии и идеологии управления, ценностных ориентациях, нормах поведения. • Включает в себя имидж фирмы, корпоративный кодекс поведения, соблюдение ритуалов, обрядов и традиций

Имидж фирмы • специально проектируемый в интересах фирмы, основанный на особенностях деятельности, свойствах, достоинствах и характеристиках образ, который целенаправленно внедряется в сознание целевой аудитории, соответствует ее ожиданиям и служит отличию фирмы от аналогичных • это совокупное общественное восприятие компании или фирмы многими людьми (от англ. image – образ, картинка, представление).

Компоненты имиджа • • Название фирмы девиз оформление офиса визитные карточки сотрудников адрес фирмы, логотип и фирменный стиль внешний облик работников кодекс поведения работников фирмы ассортимент и качество продукции или услуг

Кодекс поведения включает • основные принципы • отношения с деловыми партнерами, клиентами, внешней средой • политику компании в отношении работников • взаимоотношения между сотрудниками • требования к внешнему облику • ответственность за нарушение Кодекса

Персонал - основной ресурс формирования имиджа. • Каждый сотрудник - носитель имиджа организации • Внешний облик - это первый шаг к успеху • Одежда является неким социальным «кодом» , «визитной карточкой» человека

Правила • В рамках фирмы ваша манера одеваться будет зависеть от должности и работы, которую вы выполняете. • Одевайтесь в стиле работы (должности), на которую вы претендуете • для одежды главное - не цена, а соответствие времени и месту. Одежда должна соответствовать тому, что вы собираетесь делать, надев ее

Внешний облик • Деловой стиль (состав гардероба делового человека) • цветовая гамма • парфюм и косметика • аксессуары (в т. ч. часы, ювелирные изделия) • ошибки в одежде

Придумывая название фирмы или товара, помните, что оно должно быть эстетичным и благозвучным. Не ассоциироваться с ругательными или грубыми словами. Часто проблемы возникают с названиями, которые написаны на других языках, но читаются по правилам русского языка. Думаю, что лучше следующие примеры смотреть без озвучивания.

Благозвучие? !

Благозвучие? !

Название не должно становиться нелепым при переносе ударения.