Тема 11. Организация секретарской работы 1. Основные функции секретаря 2. Работа секретаря с различными системами документов 3. Средства организационной техники
1. Основные функции секретаря Секретарь – должность, основной функцией которой является организация документационного обеспечения управления. Секретарь - личный организатор руководителя, помогающий ему экономить время, оперативно и обоснованно принимать решения. Значение работы секретаря. - Повышение авторитета руководителя и имиджа организации созданием благоприятного впечатления о себе и об офисе. - Ускорение решения задач с помощью электронного офиса и Internet - Выполнение функций отсутствующих в небольших организациях должностей: кадровая, договорная, кассовая работа.
ООО « ТЕХКОМ» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 24. 04. 2010 № 8 г. Истра Московской области Секретаря УТВЕРЖДАЮ Директор ООО « ТЕХКОМ» Сидоров О. А. Сидоров 26. 04. 2010 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2. ФУНКЦИИ 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 4. ПРАВА 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ 7. ОРГАНИЗАЦИЯ И ОЦЕНКА РАБОТЫ Начальник отдела Ломакин М. Н. Ломакин Начальник отдела кадров Попов Л. Н. Попов 25. 04. 2010 С инструкцией ознакомлена: Секретарь В дело № 01 -04 Зотова 28. 04. 2010 Боброва 28. 04. 2010 С. И. Боброва
Должностная инструкция секретаря 1. Общие положения 2. Функции работника 3. Должностные обязанности 4. Права секретаря 5. Ответственность 6. Взаимоотношения 7. Оценка работы. 1. Общие положения Область деятельности (секретарь ректора, ученого совета, кафедры), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, знание компьютера и др. ), подчиненность секретаря. Нормативно-правовые акты, которыми секретарь должен руководствоваться в своей деятельности.
2. Функции работника 1) организационные и 2) документационные 2. 1. Регистрация документов. 2. 2. Контроль исполнения документов. 2. 3. Учет объема документооборота организации. 2. 4. Анализ состояния документооборота и разработка мер по его совершенствованию. 2. 5. Оформление и отправление документов 2. 6. Формирование дел. 2. 7. Создание информационно-поисковой системы 2. 8. Работа с посетителями 2. 9. Организация заседаний. 2. 10. Подбор информационных материалов для руководителя. 2. 11. Ведение метаданных…
3. Должностные обязанности Участок работы, перечень видов работ, образующих определенные функции. 3. 1. При проведении плановых совещаний 3. 1. 1. Совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков. 3. 1. 2. Оповестить участников и обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования. 3. 1. 3. Провести регистрацию участников. 3. 1. 4. Обеспечить ведение протокола и его оформление. 3. 1. 5. Обеспечить контроль за ходом выполнения решений совещания.
3. 2. При организации приема посетителей 3. 2. 1. Дифференцированно подходить к трем категориям посетителей: сотрудникам своей организации, представителям другой организации, посетителям по личным вопросам. 3. 2. 2. Вести график приема, следить за очередностью приема и регламентом бесед. 3. 2. 3. Вести учет посетителей. 3. 2. 4. Контролировать принимаемые в ходе приема решения 3. 3. При планировании и организации рабочего времени руководителя 3. 3. 1. Составлять долгосрочные и текущие планы работы руководителя. 3. 3. 2. Составлять перечень мероприятий на день, согласовывать непредвиденные изменения плана и сверхурочное время работы руководителя. 3. 3. 3. Отслеживать исполнение планов.
3. 4. При подготовке командировок руководителя 3. 4. 1. Подбирать необходимую для командировки информацию. 3. 4. 2. Готовить совместно с руководителем программу командировки. 3. 4. 3. Оформлять командировочные документы. 3. 4. 4. По возвращении руководителя обрабатывать материалы по командировке. 3. 4. 5. Информировать руководителя по всем вопросам, возникшим в его отсутствие. 3. 5. В работе с информацией для руководителя 3. 5. 1. Искать, подбирать и размножать необходимую руководителю информацию. 3. 5. 2. Составлять информативно-обзорных рефераты. 3. 5. 3. Ежедневно собирать для руководителя оперативную информацию, записывать ее в учетных документах.
3. 6. При обеспечении и фильтрации телефонных контактов 3. 6. 1. Вести регистрацию телефонных звонков во время отсутствия руководителя. 3. 6. 2. Устанавливать телефонную связь руководителя и сотрудников между собой и внешними абонентами. 3. 6. 3. Решать проблемные и конфликтные ситуации, возникающие при телефонных контактах. 3. 6. 4. Отсеивать ненужные звонки. 3. 7. При организации связей с общественностью 3. 7. 1. Формировать внутренний положительный климат в организации. 3. 7. 2. Формировать внешний имидж организации. 3. 7. 3. Взаимодействовать с СМИ в рекламной деятельности.
4. Права секретаря 4. 1. Запрашивать от сотрудников необходимые материалы. 4. 2. Вести предварительные переговоры с посетителями. 4. 3. Требовать от руководства создания необходимых условий для своей работы. 4. 4. Требовать от сотрудников правильного оформления документов… 5. Ответственность Секретарь-референт несет ответственность за: 5. 1. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины. 5. 2. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей. 5. 3. Невыполнение указаний руководства организации. 5. 4. Некачественное выполнение работ по созданию, оформлению и тиражированию документов
6. Взаимоотношения Горизонтальные и вертикальные связи, в которые вступает секретарь, характер связей и сроки. 7. Оценка работы Критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей. Критерии: качество работы, своевременность выполнения работы, деловой этикет и т. п.
Деловые качества секретаря профессиональные навыки: квалификация в области стенографии, машинописи, работе с организационной техникой, в выполнении секретарских обязанностей; опыт организаторской работы: уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко исполнять конторские операции и обеспечивать их надежность, достижение высоких результатов работы; готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководством задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций; самостоятельность, инициативность: умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать решения; тактичность, дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации; общительность с работниками всех уровней и умение добиваться их содействия в своих устремлениях; пунктуальность в работе; лояльность, преданность работе.
Личные качества секретаря внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки; особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора, вежливость; умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях, умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, правильно рассчитать время для работы в период больших нагрузок; интересы: стремление к пополнению общих знаний, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя, организации; отсутствие социально-вредных привычек: курение, алкоголизм, наркомания и др. ,
2. Работа секретаря с различными системами документов Нормативные правовые акты для выполнения функций кадровой службы • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов • Классификационный справочник должностей служащих руководителей, специалистов и других служащих • Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих • Должностные инструкции • Положения о структурных подразделениях • Унифицированные формы по учету труда и заработной платы.
Работа секретаря с договорами и доверенностями Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий их. Работа секретаря с бухгалтерскими документами На предприятиях применяются наличные деньги. Кассовые операции включают их прием, хранение и расходование. 1. Установление лимита остатка кассы. 2. Определение целей расхода наличных денег: зарплата… Приходный кассовый ордер – первичный документ по учету поступления денежных средств в кассу предприятия. Расходный кассовый ордер - первичный документ по учету расходования денежных средств из кассы предприятия. Чек – документ на получение наличных денег Платежное поручение – поручение предприятиявладельца счета банку о перечислении суммы денежных средств со своего р/счета на счет получателя.
Работа секретаря с «обращениями граждан» Секретарь по обращению может подготавливать копии документов, выписки из документов, дубликаты документов в случае их потери или порчи, создавать подлинные документы (справки) по запросам. Подлинник документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы. Копия документа может быть заверена секретарем. Справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Дубликат документа - это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Выписка из документа - копия части текста документа, оформленная в установленном порядке.
3. Средства организационной техники - это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда. Классификация средств оргтехники по функциональному признаку Носители информации • носители информации на бумажной основе; • носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования и т. д. ); • микроносители визуальной информации; • звуконосители и видеоносители; • магнитные носители для записи кодированной информации; • перфоносители машинные для записи кодированной информации.
Средства составления и изготовления документов • ручные пишущие средства; • диктофонная техника; • печатающие устройства персональных компьютеров и графопостроители (плоттеры) • специализированные программные продукты для персональных компьютеров. Средства репрографии и оперативной полиграфии: • средства фотокопирования и диазокопирования; • средства электрофотографического копирования; • средства термографического копирования; • машины электронно-искрового копирования; • средства микрографии; • средства ризографического копирования (дупликаторы); • машины для гектографической (спиртовой) печати; • машины для трафаретной (ротаторной) печати; • оборудование для оперативной офсетной печати.
Средства обработки документов • фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); • машины и устройства листоподборочные и сортировальные; • скрепляющее и склеивающее оборудование; • конвертовскрывающие машины; • машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки); • адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; • машины для уничтожения документов (шредеры); • агрегатированные линии для обработки корреспонденции. Средства электросвязи • средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; • средства и системы телеграфной связи; • средства и системы факсимильной передачи информации; • электронная почта.
Средства хранения, поиска и транспортировки документов • первичные средства хранения документов (папки и т. п. ); • вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п. ) • картотеки и картотечное оборудование; • тележки для транспортировки документов; • лифтовое оборудование; • транспортеры и конвейеры; • пневматическая почта; • оборудование для хранения носителей информации. Кассовая оргтехника • машины для счета купюр; • детекторы валют; • машины для упаковки банкнот; • банкоматы.
Другие средства оргтехники • сканеры; • компьютерные аксессуары. Офисная мебель и оборудование • мебель служебных помещений специализированная; • оборудование служебных помещений специализированное; • оборудование и приборы для исследования условий труда.
Скачать презентацию Тема 11 Организация секретарской работы 1 Основные функции
Тема 11 секретарь.ppt