ТЕМА 10. Документы: виды и назначение

ТЕМА 10. Документы: виды и назначение

Документ (лат. documentum – доказательство, свидетельство) – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Классификация документов на основе n унификации (признаки содержания); n стандартизации (формы составления) Цель: организация повышения эффективности работы с документами и их хранения.

Схемы построения текста документа n Линейная запись n Текст-аналог n Трафарет n Анкета n Таблица

Реквизиты – это обязательные информационные элементы документа, строго закрепленные за определенным местом на бланке, листе: n наименование n дата формуляр n регистрационный номер n сведения о составителе и т. д.

Приемы унификации и стандартизации языка служебных документов n Унификация — установление единообразия состава и формы документа. n Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Категории стандартов: Ø государственные (ГОСТ), Ø отраслевые (ОСТ), Ø республиканские (РСТ).

Языковая модель: - логическая и синтаксическая конструкция, охватывающая максимальное количество управленческих функций: 1. мотивация действия 2. речевые действия

Классификация документов По видам деятельности: 1) документы по общим и административным вопросам (могут составляться работниками всех подразделений); 2) документы по функциям управления (составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта и др. )

n по наименованиям: приказы, протоколы, акты, служебные записки, договоры и т. д. ; n по месту составления: внутренние и внешние; n по содержанию: простые и сложные; n по форме: индивидуальные, трафаретные и типовые; n по срокам исполнения: срочные и несрочные; n по происхождению: служебные и личные; n по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; n по средствам фиксации: письменные, графические, фото- и кинодокументы и др. n по форме отправления: традиционные почтовые пересылки, электронная почта, факсовые отправления.

Особенности языкового оформления личных документов n Нейтральный тон изложения; n Лаконичность и краткость; n Точность и ясность n Использование клише

Личные документы – разновидность деловых бумаг личного характера n Заявление n Автобиография n Резюме n Доверенность n Расписка n Докладная записка n Служебная записка n Объяснительная записка n Договор n Трудовой договор

Официальные документы Распорядительные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления: n администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций — приказы, инструкции, указания; n кооперативные организации — решения; n общественные организации — постановления, распоряжения. Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Структура документа n Констатирующая часть: кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения (языковые формулы: В соответствии. . . В целях. . . Во исполнение. . . и др. ); перечисляются факты, события, дается их оценка; дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. n Распорядительная часть: содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения (языковые формулы: «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает, решил» — в решении, «приказываю» — в приказе, «предлагаю» — в распоряжении). n Постановляющая часть: конкретные и четкие формулировки, не противоречащие по смыслу ранее изданным распорядительным документам и не допускающие различных толкований (языковые формулы: создать комиссию в составе. . . , назначить. . . на должность. . . , освободить от занимаемой должности. . . , контроль за исполнением. . . возложить на. . . , представить к награждению. . . и др. )

Информационно-справочные и справочно-аналитические документы n справки, акты, докладные записки, письма и т. д. ; Ø по отношению к организационно- распорядительным документам носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению; Ø информация может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Деловые письма n — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в т. ч. электронной, передача по факсу); n применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация n По содержанию и назначению: гарантийное письмо; письмо-просьба; письмо-запрос; оферта (письмо- предложение); письмо-приглашение рекламация (письмо- претензия) и др. ; n По тематическому признаку: деловая и коммерческая корреспонденция; n По структурным признакам: письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные); n По признаку адресата: обычные и циркулярные.

Деловая и коммерческая корреспонденция n Деловая корреспонденция - переписка, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций. n Коммерческая корреспонденция - переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта.

Набор реквизитов 1. угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовые, телефонные, телефаксные координаты и дату; 2. адресат — наименование организации, ее адреса, служебного лица; 3. необязательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии наименования жанра документа; 4. текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; 5. подпись должностного лица.

Культура делового общения n Текстовые нормы – требования к построению определённых типов и частей текста. n Языковые нормы – ограничение употребления языковых единиц в контексте документов.

Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения n Отправителю не рекомендуется: - побуждать к спешке; - навязывать ожидаемый исход решения вопроса; - намекать на мнимую невнимательность; - начинать с констатации отказа. n Получателю не рекомендуется - искусственно задерживать ответное послание; - размещать текст ответа на письме-запросе, письме- предложении.

Речевой этикет – это формулы обращения, выражения просьб, поручений, отказов, претензий и проч. n Формулы приветствия-обращения n Формулы прощания n Способ изложения n Употребление восклицательного знака n Употребление вводных слов и словосочетаний n Соблюдение и строгое следование нейтральному доброжелательному тону