Тема 10. Диагностика систем управления Лекция.

Тема 10. Диагностика систем управления Лекция. Диагностический метод исследования систем управления Цель, задачи и роль диагностики в системе управления Виды диагностики и их особенности Свойства диагностики Диагностический подход к анализу систем управления

Цель, задачи и роль диагностики в системе управления. Диагностика – это процесс установления и изучения признаков, характеризующих состояние экономической системы, для предсказания возможных отклонений и предотвращения нарушений нормального режима их работы. Основная цель диагностики — ориентация управленческого процесса на достижение всех целей, стоящих перед предприятием. Для этого диагностика обеспечивает выполнение следующих задач: Ø • координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия; Ø • информационная и консультационная поддержка принятия управленческих решений; Ø • создание и обеспечение функционирования общей информационной системы управления предприятием; Ø • обеспечение рациональности управленческого процесса.

Необходимость совершенствования диагностики в настоящее время объясняется следующими причинами: • повышение нестабильности внешней среды выдвигает дополнительные требования к системе управления организацией: => смещение акцента с контроля прошлого на анализ буду щего; => увеличение скорости реакции на изменения внешней среды, повышение гибкости системы управления; => необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах организации; => необходимость продуманной системы действий по обеспечению выживаемости организации и избеганию кризисных ситуаций; • усложнение систем управления организации требует механизма координации внутри системы управления; • информационный бум при недостатке релевантной (существенной, значимой) информации требует построения специальной системы информационного обеспечения управления; • общекультурное стремление к синтезу, интеграции различных областей знания и человеческой деятельности.

Основные концепции диагностики Ориентация Сущность и основные задачи диагностики в рамках концепции данной концепции На систему учета Переориентация системы учета из прошлого в будущее, создание на базе учетных данных информационной системы поддержки управленческих решений, связанных с планированием и контролем деятельности предприятия На управленческую Создание общей информационной системы управления. информационную Разработка концепции единой информационной системы, систему ее внедрение, координация функционирования информационной системы, оптимизация информационных потоков На систему управления: • с акцентом на Планирование и контроль деятельности структурных планирование и подразделений предприятия контроль • с акцентом на Координация деятельности системы управления координацию предприятием (управлением)

Рассмотрим роль диагностики на различных этапах процесса управления. На этапе планирования диагностика служит для: Ø координации различных планов и разработки консолидированного плана в целом по организации; Ø разработки методики планирования; Ø предоставления информации для составления планов; Ø проверки планов, составленных подразделениями организации. На этапе организации исполнения принятых решений: Ø учет и контроль затрат и результатов деятельности подразделений и организации в целом. На этапе контроля и регулирования: Ø сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели; Ø установление допустимых границ отклонений фактического состояния организации от плана; Ø анализ отклонений, интерпретация причин отклонений фактического состояния от планового и выработка предложений по уменьшению данных отклонений. На этапе анализа управленческих решений и информационных потоков: Ø участие в разработке архитектуры управленческой информационной системы (постановка задачи для программистов); Ø сбор наиболее значимых для принятия управленческих решений данных; Ø консультации по выбору корректирующих мероприятий и управленческих решений.

2. Виды диагностики и их особенности Современный менеджмент разделяет цели организации на две группы: оперативные (краткосрочные) и стратегические (долгосрочные, перспективные). Стратегическая диагностика несет ответственность за обоснованность стратегических планов и ориентирована на внешнюю и внутреннюю среду системы. Цели стратегической диагностики: Ø обеспечение выживаемости системы; Ø проведение антикризисной политики; Ø поддержание потенциала успеха. Главные задачи стратегической диагностики: Ø участие в установлении количественных и качественных целей системы; Ø ответственность за стратегическое планирование; Ø разработка альтернативных стратегий; Ø определение критических внешних и внутренних условий, лежащих в основе стратегических планов; Ø определение узких и поиск слабых мест; Ø определение основных подконтрольных показателей в соответствии с установленными стратегическими целями; Ø сравнение плановых (нормативных) и фактических значений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений; Ø анализ экономической эффективности (особенно инноваций и инвестиций).

Основные направления стратегической диагностики: Анализ внешней среды: Ø анализ рынка капитала; Ø анализ рынка сырья и материалов; Ø анализ возможностей конкурентов; Ø анализ экономико политической сферы; Ø анализ рынка технологий; Ø анализ рынка труда; Ø изучение экологических проблем; Ø изучение социально политической сферы. Анализ внутренней среды: Ø анализ маркетинга; Ø анализ людских ресурсов; Ø анализ технических и технологических ресурсов; Ø анализ проведения НИОКР; Ø анализ выпускаемой продукции; Ø анализ существующей организационной структуры; Ø анализ финансового состояния организации; Ø оценка территориального расположения.

Если выбранный вариант стратегического плана нас устраняет, то для разработки системы следящего контроля за достижением стратегических целей необходимо выбрать области контроля: Ø • стратегические цели (как качественные, так и количественные); Ø • критические внешние и внутренние условия, лежащие в основе стратегических планов; Ø • узкие и слабые места, выявленные в результате анализа стратегического плана. При определении системы подконтрольных показателей необходимо помнить о следующих требованиях: Ø • объем показателей должен быть ограничен; Ø • показатели должны содержать данные по всему предпри ятию в целом, а также по всем его подразделениям; Ø • выбранные показатели должны быть динамичными и пер спективными (необходимо обеспечить возможность сопоставления данных, как минимум, за пять лет); Ø • показатели должны иметь характер раннего предупрежде ния; Ø • при выборе показателей необходимо обращать внимание на то, чтобы они были сопоставимыми (с прошлыми достижениями, с другими предприятиями отрасли и т. п. ). Анализ выбранных подконтрольных показателей включает в себя следующее: Ø • сравнение нормативных и фактических значений с целью выявления отклонений; Ø • выявление причин и виновников отклонений; Ø • определение зависимости между полученными отклонениями и конечными результатами деятельности предпри ятия; Ø • анализ влияния полученных отклонений на конечные результаты. Аналитическую информацию передают с определенной периодичностью руководству предприятия для принятия управленческих решений.

Оперативная диагностика несет ответственность за достижение краткосрочных целей и ориентирована на экономическую эффективность и рентабельность деятельности системы. Цель оперативной диагностики – обеспечение прибыльности и ликвидности предприятия. Главные задачи оперативной диагностики: Ø руководство при планировании и разработке бюджета (текущее и оперативное планирование); Ø определение узких и поиск слабых мест для тактического управления; Ø определение всей совокупности подконтрольных показателей в соответствии с установленными текущими целями; Ø сравнение плановых (нормативных) и фактических показателей подконтрольных результатов и затрат с целью выявления причин, виновников и последствий отклонений; Ø анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов. Основные подконтрольные показатели оперативной диагностики: Ø рентабельность капитала; Ø производительность; Ø степень ликвидности.

В зависимости от объекта диагноза диагностику подразделяют на диагностику финансово хозяйственного состояния организации и организационную диагностику. Диагностика финансово-хозяйственного состояния организации вызвана насущной необходимостью: организация не может позволить себе вести дела, не имея представления о соотношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами. Основные цели диагностики финансово хозяйственного состояния организации: Ø * объективная оценка результатов коммерческой деятельности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективности производства в будущих плановых периодах, а также выявление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы; Ø * постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюджетов, контроль за процессами производства и реализации продукции, а также своевременное выявление и использование текущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана; Ø * прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выполнения плана.

Основные задачи, решаемые при проведении диаг ностики финансово хозяйственного состояния предприятия: Ø • проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки); Ø • объективное и всестороннее исследование выполнения установленных планов и бюджетов и соблюдения норма тивов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, выполненных работ и услуг (по данным учета и отчетности); Ø • комплексная оценка хозяйственной деятельности; Ø • анализ организационно технического уровня производст ва и качества продукции; Ø • анализ зависимости "затраты — объем производства — прибыль"; Ø • оценка эффективности функционирования производст венных подразделений; Ø • обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги; Ø • анализ труда и заработной платы; Ø • анализ эффективности использования материальных ресурсов; Ø • анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования; Ø • анализ себестоимости продукции; Ø • анализ прибыли и рентабельности; Ø • анализ финансового состояния; Ø • выявление и измерение внутренних резервов (на всех ста диях производственного процесса); Ø • испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).

Источники информации для диагностики финансово хозяйственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные. Ø Учетные источники информации: Ø • бухгалтерский учет и отчетность; Ø • статистический учет и отчетность: Ø • управленческий учет и отчетность. Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отражают и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные операции для контроля за выполнением установленных бизнес планов. Статистический учет и отчетность, отслеживающие определенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. Управленческий учет и отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной деятельности, так и в целом на предприятии.

Внеучетные источники информации: Ø • материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита; Ø • данные лабораторного и врачебно санитарного контроля; Ø • результаты проверок налоговой службы; Ø • материалы производственных совещаний, собраний трудового коллектива; Ø • средства массовой информации; Ø • внутренние документы и переписка со сторонними организациями; Ø • сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями. Организационная диагностика, предназначенная для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля, будет рассмотрена далее.

Свойства диагностики. 1)Стратегическая направленность диагностики. Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна иметь стратегический характер, т. е. отражать общие приоритеты системы и поддерживать их. 2) Ориентация на результаты. Конечная цель диагностики состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед системой. 3) Соответствие виду деятельности. Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать контролируемому виду деятельности. Она должна объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. 4) Своевременность диагностики. Для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна быть своевременной. Своевременность диагностики заключается не в исключительно высокой скорости или частоте ее проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует диагностируемому явлению.

5) Гибкость диагностики. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то диагностика становится ненужной. 6) Простота диагностики. Как правило, наиболее эффективная диагностика – это простейшая диагностика с точки зрения тех целей, для которых она предназначена. 7) Экономичность диагностики. Очень редко стремятся достичь при помощи диагностики полного совершенства в работе системы, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Таким образом, если суммарные затраты на систему диагностики превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему диагностики вообще или ввести менее тщательную диагностику.

Диагностический подход к анализу систем управления Обязательные условия высококачественного проведения диагностического анализа: Ø 1) должны использоваться знания системной модели и в целом системного анализа исследуемого объекта; Ø 2) необходимо знать взаимосвязь диагностических параметров с другими важными параметрами системы с тем, чтобы по состоянию диагностического параметра оценить состояние либо всей системы, либо существенной ее части; Ø 3) информация о значениях отобранных диагностических параметрах должна быть достоверной, так как при ограничении параметров возрастает риск потерь из за неточно определенного диагноза состояния системы.

Диагностические параметры По отношению к системе По числу дефектов По числу учитываемых системы параметров внешние внутренние локальные зависимые входные ресурсные комплексные независимые выходные функциональные интегральные

По отношению к системе, параметры подразделяются на внешние и внутренние. Внешние параметры включают: Ø входные параметры, характеризующие используемые ресурсы: численность персонала, расходы на заработную плату и др. Ø выходные параметры, характеризующие полученные результаты: продолжительность выполненных работ; уровень и качество продукции или услуг; затраты на выполнение работ; увольнения и перемещения сотрудников; объем выполненных работ и т. п. Ø интегральные параметры эффективности использования ресурсов, характеризующие отношение входных параметров к выходным, т. е. отношение используемых ресурсов к полученным результатам, например, производительность труда, себестоимость продукции. Если входные и выходные параметры — это абсолютные показатели, то интегральные — относительные.

Внутреннее состояние системы: Ø ресурсные структурные параметры характеризуют износ (физический и моральный), старение, остаточную мощность, запас ресурса (трудовых, материально технических, информационных, финансовых) и организационных средств (технологии, методов, организационной структуры). Ø функциональные структурные параметры характеризуют рациональность, эффективность функционирования системы по отношению к использованию ресурсов, организационного потенциала и управляющему воздействию. По числу дефектов системы диагностические параметры могут быть локальными (частными), указывающими на один дефект системы (характеристика внутреннего состояния системы, выражаемая структурным параметром, например, неисправность транспортного средства), и комплексными (общими, обобщенными), указывающими на ряд дефектов, недостатков (структурных параметров), на ряд элементов, блоков организации, например, простой цеха из за отсутствия ресурсов. По числу учитываемых параметров диагностические параметры могут быть также зависимыми, когда для выявления дефекта внутреннего состояния системы требуется несколько диагностических параметров, и независимыми, когда для выявления дефекта внутреннего состояния системы достаточно одного диагностического параметра.

Проведение диагностического анализа требует определенных навыков и информационной базы. Схема диагностического анализа и оценки организации следующая: Ø ведение каталога управляющих воздействий на организацию; Ø ведение каталога ситуаций и состояния внешней среды организации; Ø ведение каталога диагностических параметров, характеризующих внешние проявления организации; Ø ведение каталога структурных параметров, характеризующих внутреннее состояние организации; Ø установление взаимосвязи структурных и диагностических параметров системы организации; Ø наблюдение диагностических параметров и обработка статистических данных; Ø оценка структурных параметров; Ø оценка состояния частных параметров организации и определение интегральной оценки ее потенциала.

Методы диагностики Методы стратегической Методы оперативной диагностики Анализ финансового состояния SWOT анализ Анализ безубыточности Матрица БКГ Анализ материальных потоков Матрица Мак Кинси Анализ информационных потоков Конкурентный анализ по Портеру Анализ рисков Метод аналогий Анализ чувствительности Анализ сценариев Метод Монте Карло Экспертные методы

SWOT –анализ. При реализации данного метода строится матрица, позволяющая выявлять Ø потенциал силы (S); Ø потенциал слабости (W); Ø угроз для системы со стороны внешней среды (T); Ø возможностей системы (O), и устанавливать связи между ними. Матрица Бостонской консультационной группы (БКГ) позволяет определить стратегическую позицию организации по каждому направлению его деятельности, и на основе анализа этой позиции выбрать правильную стратегию действий организации на рынке и оптимальную стратегию перераспределения финансовых потоков между разными направлениями деятельности. Матрица Мак Кинси представляет собой развитие и обобщение матрицы БКГ. Вместо темпа роста рынка здесь используется комплексный показатель привлекательности рынка, а вместо относительной доли рынка – комплексный показатель конкурентоспособности предприятия. Конкурентный анализ по Портеру. Для анализа положения предприятия в конкуренции Портер предложил изобразить “поле сил”: влияние покупателей; влияние поставщиков; возможность появления новых конкурентов; существование товаров заменителей; действия конкурентов внутри отрасли. Проанализировав “поле сил”, предприятие может выбрать оптимальную стратегию (стратегию снижения издержек, стратегию дифференциации или стратегию фокусирования).

Анализ финансового состояния позволяет определить, насколько устойчиво предприятие, способно ли оно своевременно расплатиться со своими кредиторами, какую прибыль оно получило и почему. Цель финансового анализа – оценка прошлой деятельности предприятия, его положения на данный момент и его будущего потенциала. Анализ безубыточности позволяет оценить результаты деятельности предприятия (находится ли оно в зоне прибыли или в зоне убытков), а также помогает выработать рекомендации по увеличению прибыльности текущей деятельности предприятия. Анализ материальных потоков (АВС – анализ) позволяет концентрировать внимание и усилия на тех направлениях, где ожидается максимальная отдача, поэтому он широко применяется не только для исследования материальных потоков, но и в выработке товарной стратегии. Анализ информационных потоков позволяет изучить процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии. Цель анализа информационных потоков на предприятии – выявление мест дублирования избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и издержек. Вследствие нестабильности и непредсказуемости современной экономической ситуации одной из важнейших задач диагностики является оценка и управление рисками предприятия. Целью анализа и оценки рисков в диагностике является выработка оптимальных управленческих решений.

Метод аналогии заключается в использовании информации о других (ранее выполненных) проектах, о деятельности конкурентов и т. п. Для оценки степени устойчивости планов к различным рискам проводится анализ чувствительности. Анализ сценариев предполагает составление полного перечня всех возможных вариантов развития событий и оценку вероятности осуществления каждого из них. Достоинство метода – возможность учета корреляции между разными рисками и оценки одновременного влияния нескольких факторов риска на результаты проекта. Метод Монте – Карло – метод формализованного описания риска, наиболее полно отражающий всю гамму неопределенностей, с которыми может столкнуться предприятие. В основе метода – анализ большого количества случайных сценариев. Экспертные методы предполагают использование мнений специалистов экспертов для оценки вероятностей проявления рисков, а также значимость каждого риска для результатов проекта. Одним из этапов совершенствования систем управления является диагностический анализ. Диагностический анализ это выявление достоинств и недостатков действующей системы управления.

Схема диагностирования СУ 1. Формулировка целей беседы и опрос руководителей функционирования тестирование организации социограммы 2. Обзор данных о первичные и вторичные документы состоянии СУ и документопотоки и связи между ними взаимодействующих органиграммы и информационные модели с ней объектов 3. Выявление проблем управления : составление карточки проблем системный анализ состояние развития построение дерева проблем производства внутренний и внешний анализ проблем состояние развития СУ

схема взаимосвязи проблем (строится 4. Анализ выявленных проблем : аналогично информационной модели) взаимосвязи между проблемами матрица взаимосвязей факторов, причины их возникновения которая может быть факторы, препятствующие решению построена на базе матрицы проблем расстановки приоритетов морфологический анализ, с 5. Выявление набора средств и целью выявления для методов решения проблемы СУ каждой проблемы вариантов ее решения 6. Разработка мероприятий организационно технический для достижения целей план по развитию СУ 7. Формулировка целей задачи фирмы, стоящие перед производством функционирования организации задачи стоящие перед СУ схема взаимосвязи задач моделирование оргструктур выявление функционального состава служб специализация и централизация органиграммы процедур решения задач оценка риска

Диагностический анализ необходим для обоснования проекта и последовательного внедрения мероприятий по совершенствованию систем управления. По сути дела, диагностический анализ это стадия системного анализа (требуется системный подход, а именно разработка дерева целей проблем и применение различных систем и методов). Диагностический анализ включает: Ø изучение действующего документооборота организации Ø выявление целей функционирования организации Ø выявление способов достижения этих целей Ø анализ показателей функционирования системы управления Ø подготовка предложений