Тема 1 Планування закупівель ПЛАН 1 2 3

Тема 1. Планування закупівель ПЛАН 1. 2. 3. 4. 5. БАЗОВІ ПОНЯТТЯ ВХІДНІ ДАНІ ДЛЯ ПЛАНУВАННЯ ЗАКУПІВЕЛЬ МЕТОДИ ТА ЗАСОБИ ПЛАНУВАННЯ ЗАКУПІВЕЛЬ ПЛАН УПРАВЛІННЯ ЗАКУПІВЛЯМИ ОПИСАННЯ РОБОТИ (SOW)

1. Базові поняття ЗАКУПІВЛЯ – функція матеріального забезпечення ресурсами в проекті за допомогою ефективних контрактів. Саме вона забезпечує просування проекту вперед до встановленої мети. Поняття закупівлі в міжнародній практиці сформувалося як PROCUREMENT. КОНТРАКТ – це взаємно схвалена угода, яка зобов'язує продавця надати певний продукт або послуги покупцеві, який платить за це.

1. Базові поняття ПЛАНУВАННЯ ЗАКУПІВЕЛЬ – це процес визначення проектних потреб, які можуть задовольнятися найкращим чином за допомогою закупівлі товарів і послуг за межами виконавчої організації. Він включає обговорення того, чи варто закуповувати, як, що, скільки і коли це робити.

1. Базові поняття 1. Планування закупівель 2. Планування контрактів Управління закупівлями в проекті 3. Контракти 4. Вибір джерела 5. Адміністрування контракту 6. Закриття контракту

1. Базові поняття ПРОЦЕС ПЛАНУВАННЯ ЗАКУПІВЕЛЬ Вхідні дані • Описання змісту проекту • Описання продукту • Ресурси закупівлі • Умови ринку • Результати інших процесів планувань • Обмеження • Допущення Методи та засоби • Аналіз “зробити або купити” • Висновок експерта • Вибір типу контракту Результати • План управління закупівлями • Описання роботи

2. Вхідні дані для планування закупівель Описання змісту проекту включає описання поточних проектних меж, надає важливу інформацію про потреби та стратегії проекту, які мають бути розглянуті в процесі планування закупівель. 2. Описання продукту проекту містить важливу інформацію про будь-які технічні рішення або проблеми, які необхідно розглянути в процесі планування закупівель. 3. Ресурси закупівель. Якщо виконавча організація не має офіційної групи по роботі з контрактами, то члени команди проекту повинні набути знань і досвіду для підтримки проектних робіт по закупівлі. 1.

2. Вхідні дані для планування закупівель 4. Результати інших процесів планування. Плануючи закупки, необхідно розглядати, наскільки доступні для врахування результати інших процесів. Попередня оцінка вартості Календарний план План управління якістю Прогноз руху грошових коштів Ієрархічна структура робіт Ідентифіковані ризики Планування штатного розкладу

2. Вхідні дані для планування закупівель 5. Умови ринку. При плануванні закупівель мають бути враховані асортимент товарів і послуг на ринку, товаровиробника, а також строки й умови. 6. Обмеження – це чинники, що обмежують права покупця. Одним з найбільш поширених обмежень для багатьох проектів є наявність грошових коштів. 7. Допущення – це чинники, які для цілей планування розглядатимуться як істинні, дійсні або визначені.

3. Методи та засоби планування закупівель 1. АНАЛІЗ “ЗРОБИТИ АБО КУПИТИ” – метод управління, який використовується для визначення того, чи спроможна виконавча організація виробити окремий продукт ефективно з точки зору прямих і непрямих витрат. Аналіз повинен відображати як точку зору виконавчої організації, так і безпосередні потреби проекту.

3. Методи та засоби планування закупівель 2. ВИСНОВОК ЕКСПЕРТА необхідний для оцінки вхідних даних процесу закупівель. Експертиза може бути надана будь-якою групою чи окремою особою зі спеціальними знаннями або підготовкою і може бути доступна для багатьох джерел, включаючи: інші підрозділи виконавчої організації; консультантів; професійні та технічні асоціації; промислові групи.

3. Методи та засоби планування закупівель 3. ВИБІР ТИПУ КОНТРАКТУ залежно від типу закупівлі. Контракти з твердою ціною або з фіксованою вартістю • Ця категорія контракту включає загальну тверду ціну для конкретного продукту Контракти з відшкодуванням витрат • Ця категорія контракту звичайно включає оплату (відшкодування) продавцеві його фактичних витрат Контракти з ціною за одиницю • Продавцю сплачується заздалегідь встановлена ціна за одиницю послуги

4. План управління закупівлями ПЛАН УПРАВЛІННЯ ЗАКУПІВЛЯМИ має розкривати, як управлятимуть рештою процесів закупівель (починаючи від планування клопотань до закриття контракту). План управління закупівлями може бути формальний ці неформальний, дуже детальний і широко окреслений, але завжди заснований на потребах проекту. Він є додатковим елементом загального плану проекту.

4. План управління закупівлями Приклади запитань, на які може відповідати план управління закупівлями Які типи контрактів використовуватимуться? Якщо нормативні документи необхідні, то де їх брати? Чи потрібні як критерії незалежні оцінки, хто і коли їх готуватиме? Якщо у виконавчої організації є відділ закупівлі, то які дії може вживати команда управління проектом у ньому? Як управляти численними постачальниками? Як закупівля координуватиметьс я з іншими проектними аспектами, такими як планування і складання звітів про виконання?

4. План управління закупівлями Приклад плану управління закупівлями

5. Описання роботи (SOW) ОПИСАННЯ РОБОТИ (SOW) визначає процес закупівлі досить детально, щоб дати можливість продавцям вирішити, чи здатні вони забезпечити даний елемент. Описання робіт може бути переглянуте і поліпшене протягом процесу закупівель. Наприклад, передбачуваний продавець може запропонувати більш ефективний підхід або більш дешевий продукт порівняно з визначеним спочатку. Statement of Work (SOW) – послідовне описання продуктів або послуг, що мають постачатися за умовами контракту

5. Описання роботи (SOW) Типове SOW повинно включати наступні елементи: Чорновий опис, що окреслює ситуацію, яка робить необхідним процес закупівель Ясний опис задачі проекту або роботи, яку має бути виконано, або те, чому необхідний цей продукт Опис змісту роботи, включаючи її діапазон, міра і межі або описи продукту Спеціальні фази роботи, включаючи послідовність описів постачання, завершення проекту і його віхи Деталі, що стосуються відповідальності сторін контракту (компанії і постачальника) Вимоги (якщо такі є) для звітів по виконанню, способів оплати і контактів з ключовим персоналом

Література Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®): Третье издание. – Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 190733299 USA / США, 2004. (С. 269 -280)