Тема 1 основы организации делопроизводства
Учебные вопросы: 1. Ведение документов до XV в. 2. Приказное и коллежское делопроизводство 3. Делопроизводство XIX-начала ХХ в. 4. Делопроизводство в 1917 - 1991 гг. 5. Государственное регулирование делопроизводства в РФ 2
Дидактические единицы по теме • недостатки древних учетных документов; • характеристика шумерских документов; • формы древних документов; • функции древних учетных документов; • делопроизводство в Древнем Египте; • делопроизводство в Древней Руси; • приказное делопроизводство; • коллежское делопроизводство; • министерское делопроизводство; • делопроизводство советского периода; • цели и задачи делопроизводства; • принципы организации современного делопроизводства; • нормативно-методическая база делопроизводства; • полномочия Федерального архивного агентства (Росархив) в области делопроизводства; • правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; делопроизводство; документирование; документооборот; электронный документ; документированная информация; архив; архивный документ; архивное дело; государственная тайна; дело; документы по личному составу; коммерческая тайна; копия документа; номенклатура дел; особо ценный документ; регистрация документа; реквизит документа; система электронного документооборота; • сканирование документа; • служба делопроизводства; 3 • • • • •
уникальный документ; экспертиза ценности документов; электронная подпись; электронная цифровая подпись; электронный документооборот; электронный образ документа; электронное сообщение; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); • Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД); • • доклады 1. Зарубежная практика делопроизводства 2. Сравнительная характеристика делопроизводства советского и современного периодов 4
Виды учетных документов-первоисточников Наименование документа дата Документы Древнего Египта Опись земель и расчет налогового сбора (Папирус) 1158 г. до н. э. Распоряжение о выдаче продуктов по ежедневным нормам содержания (Стела) V – IV вв. до н. э. Порядок изъятия документов из архива при судебном рассмотрении дела. Надпись на стене гробницы (фрагмент) XVI – XV вв. до н. э. Шумеро-вавилонские документы Счет расхода за месяц по направлениям затрат и ответственным II вв. до н. э. Отчет об отработанном времени за год 2082 г. до н. э. Документы Древней Греции Опись имущества (мраморная доска) 414 -413 гг. до н. э. Документы Древнего Египта Ведомость операций по банковским счетам 173 -170 гг. до н. э. Отчет о платежах зерном государству 113 г. до н. э. Официальный запрос откупщика банкиру о встречной проверке учетных записей 241 г. до н. э. 5
6
7
8
9
10
11
Основной недостаток предметнознаковой фиксации – это регистрация только цифровой информации. • Начиная с IV тыс. лет до н. э. в документах стала устойчиво фиксироваться цифровая и текстовая информация. • Документы имели даты по важным государственным и хозяйственным событиям. • Древние документы имели средства защиты в виде печатей. • Документы хранились в опечатанных емкостях. Функции учетных документов: Формы документов: • Инвентарные; • приходно-расходные; • расчетные таблицы • учет объектов и показателей; • информационное описание фактов и операций хозяйственной деятельности; • систематизация информации; • контроль и ответственность за использование хозяйственных средств; • реализация целей управления. 12
Делопроизводство в Древней Руси древние документы: Правда Русская (Русская правда), «княжьи уставы» и «уроки» , а также церковные уставы Документально закреплялись три типа отношений: государственные, производственные и гражданские В специальных школах велась подготовка писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати). Документы писали на дорогостоящем материале – пергаменте, изготавливаемом из телячьей кожи. С Х в – на бумаге. В XI—XV вв. развиваются законодательные основы государства. Зарождение русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимавшихся созданием и обработкой документов. Создаются первые формулярники. Работа с документами осуществляется дьяками, писарями и подьячеми. 13
Документирование управленческой деятельности государственных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось с использованием следующих видов документов: грамоты указы приговоры памяти (память направлялась из одного приказа в другой) отписки (из местных учреждений отправлялись в приказы) челобитные (форма обращения частного лица в государственное учреждение). Наряду с системой общего делопроизводства существовали специальные системы: военная дипломатическая статистическая учетная 14
Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: - поступление документа на рассмотрение и его регистрация (проставление даты); - подготовка дела к «докладу» ; - рассмотрение дела; - оформление решения по делу ( «отпуск» ); заверение документа дьяком, который ставил свою подпись. 15
Оригинал Соборного Уложения в серебряном позолоченном "ковчеге" Доношение XVIII в. 16
Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатсконтор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная, Главный магистрат. Система делопроизводства получила название «коллежской» , по названию учреждений нового типа. 17
Структура канцелярии и правила документооборота: -система регистрации входящих и исходящих документов; -контроль за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах; -управляющим канцелярией является секретарь; -в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи и вахмистр; -дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись ( «алфавит дел» ). Генеральный регламент предписывал: • Регистрацию входящих и исходящих документов с указанием кому и куда направляется документ • Ведение архивов трех категорий: текущего, ведомственного и государственного • В названии указывается вид документа, которое раскрывает его содержание, например «Рапорт о получении указа» • Документы обязательно подписывались должностным лицом или должностными лицами, подпись проставлялась сразу за последним словом текста, без пробела и отступа 18
Появились новые термины и названия документов: • указ, • регламент, • архивариус, • протокол, • рапорт, • корреспонденция, • журнал, • инструкция, • прошения (вместо - челобитная), • инспектор, • администратор и др. 19
В начале XIX в. были созданы первые министерства: • военно-морских сил, • иностранных дел, • внутренних дел, • коммерции, • финансов, • народного просвещения, • юстиции, • государственное казначейство. Главная канцелярия получила статус департамента министерства. 20
организация работы с документами характеризуется: • четкой системой движения документов, введена многоступенчатая система регистрации и учета документов, стал вестись журнал всех входящих документов; • архивным хранением документов, • контролем исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показателям: 1) порядок содержания дел; 2) порядок составления заглавия; 3) нет ли медленности в делопроизводстве; 4) не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности; • впервые в исходящих документах появилась подпись лица, готовившего документ; 21
Появилось понятие делопроизводства, - это решение вопросов, начиная от поступления или создания документа до его архивного хранения Основной задачей делопроизводства считалось рассмотрение вопросов, принятие управленческих решений и организация управления. Стадии работы с документами 1)регистрация при поступлении в министерство или отправке вновь созданных документов для работы; 2)подчиненные структуры были обязаны сообщать об исполнении бумаг; 3) контроль над исполнением дел; 4)составление отчетов и планов на следующий год. 22
Основные нововведения в правила делопроизводства: - установлена зависимость правил оформления документа от юридической силы документа, - появилась ссылка на номер инициативного документа, - составление отчетов о деятельности министерств - стремление к сокращению документооборота – сокращение переписки, - внедрение элементов механизированной обработки документов (пишущая машинка, штампы), - издание сборников образцов документов – «письмовники» , с 30 -х годов начинают применяться отдельные бланки документов, - начинается процесс формирования теории делопроизводства. 23
Положения о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве 24
25
26
Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на три этапа: - перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920— 1930 -х гг. , - период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940— 1950 -х гг. - развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960— 1990 -х гг. 27
Декрет СНК РСФСР от 30. 1917 «О порядке утверждения и опубликования законов» Декрет Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений» Декрет Совета рабочей и крестьянской обороны от 08. 12. 1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты» . научная организация труда (НОТ), научная организация управленческого труда (НОУТ), Народного комиссариата рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), Совет научной организации труда, производства и управления (Сов. НОТ), Отдел административной техники (АТО), Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой), Институт техники управления (ИТУ). «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР» - 1928 г. «Общие правил документации и документооборота» - 1931 г. 28
В 40 -е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. В 1943 г. был подготовлен проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР» В 1943 Главархив разработал «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР» . В июне 1960 г. в Москве было созвано Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 г. «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» , «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР» . Главное архивное управление при Совете Министров СССР в 1963 г. утвердило «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР» 29
Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. : ГОСТ 6. 38— 72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» . ГОСТ 6. 39— 72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 г. ). ГОСТ 16487— 70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Он был переработан в 1983 г. ГОСТ 6. 10. 4— 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» . ГОСТ 6. 38— 90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . 30
новая система делопроизводства основывалась на следующих общих принципах: • организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; • регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; • отказ, где возможно, от регистрации вообще; • число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; • справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени; • контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; • наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо. 31
В делопроизводстве появляются системы специальной документации 1 • статистическая 2 • бухгалтерская 3 • кадровая 4 • плановая 32
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. Документирование — процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. 33
Цели делопроизводства: • фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления); • организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства). Основные задачи делопроизводства : • создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др. ); • регистрация документов; • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; • систематизация документов; • организация документооборота в организации и др. Основные принципы организации современного делопроизводства: • оперативность в составлении и прохождении документа; • высокое качество документов; • оптимальность документооборота; • широкое применение безбумажных технологий обмена информацией. 34
Нормативно-методическая регулирует: база делопроизводства - правила оформления документов; - правила работы с документами; - обеспечение сохранности документов; - порядок передачи документов на архивное хранение; - работу службы делопроизводства; - внедрение новых информационных технологий в работе с документами; - работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. 35
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют: • законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации; • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне; • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др. ), как общеотраслевого, так и ведомственного характера; • правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; • государственные стандарты на документы; • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; • унифицированные системы документации; • нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; • нормативные документы по организации архивного хранения документов; • законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. 36
Конституция Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ, Ко. АП РФ, Уголовный кодекс РФ Федеральный закон от 27. 07. 2006 N 149 -ФЗ (ред. от 28. 07. 2012 ) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Закон РФ от 21. 07. 1993 N 5485 -1 (ред. от 08. 11. 2011) "О государственной тайне" Федеральный закон от 29. 07. 2004 N 98 -ФЗ (ред. от 11. 07. 2011) "О коммерческой тайне" Федеральный закон от 22. 10. 2004 N 125 -ФЗ (ред. от 27. 07. 2010) "Об архивном деле в РФ" Федеральный закон от 29. 12. 1994 N 77 -ФЗ (ред. от 11. 07. 2011) "Об обязательном экземпляре документов" Федеральный закон от 01. 06. 2005 N 53 -ФЗ "О государственном языке РФ" Федеральный закон от 02. 05. 2006 N 59 -ФЗ (с изм. от 18. 07. 2012) "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" Федеральный закон от 10. 01. 2002 № 1 -ФЗ (ред. 08. 11. 2007) «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 06. 04. 2011 N 63 -ФЗ (ред. от 10. 07. 2012 ) "Об электронной подписи" Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. № 697 (ред. от 28. 11. 2011) «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» Постановление Правительства РФ от 15. 06. 2009 № 477 (в ред. от 07. 09. 2011) «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» Приказ МЧС России от 01. 12. 2008 года № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России» . 37
На сайте www. gostedu. ru можно ознакомиться с действующими стандартами, устанавливающими правила оформления и работы с документами: «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)» ОК 011 -93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30. 12. 1993 N 299) (ред. от 23. 12. 2010) ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. . (Утв. Постановлением Госстандарта России от 27. 02. 98 № 28) ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2001 «Управление документами. Общие требования» Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12. 03. 2007 № 28 -ст ГОСТ 6. 30 -2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (Утв. Постановлением Государственным комитетом РФ по стандартизации и метрологии от 3. 03. 2003 № 65 -ст) ГОСТ Р 53898 -2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26. 10. 2010 г. № 327 -ст) 38
Стандарты ISO регламентируют, в частности: — терминологию в области документации (ISO 5127— 2001 «Документация и информация. Словарь терминов» ); — форматы бумаги для документов (ISO 216— 1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В» ); — написание дат и адресов (ISO 8601— 2000 «Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени» ); — основные требования к бланкам документов (ISO 8439 — 1990 «Бланки. Основная схема составления» ) и другие. 39
ГОСТ 7. 69— 95 «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения» и др. ); ГОСТ 7. 23— 96 «Издания информационные. Структура и оформление» ; ГОСТ 7. 5— 98 «Журналы, сборники, информационные издания. Издательское оформление публикуемых материалов» ; ГОСТ 7. 83— 2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения» и др. ); ГОСТ 7. 1— 2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание документов. Общие требования и правила составления» ); ГОСТ 18510— 87 Е «Бумага писчая, Технические условия» ; ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и др. ); 40
Скачать презентацию Тема 1 основы организации делопроизводства Учебные вопросы
т1 ОДиОДД 2013 .pptx