Тема 1 Информационные связи предприятия. Нормативно-методическая база делопроизводства. Системы документации 1
Информационные связи предприятия Любая организация является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные элементы. ВНЕШНИЕ СВЯЗИ ПРЕДПРИЯТИЯ ВНУТРЕННИЕ СВЯЗИ ПРЕДПРИЯТИЯ 2
Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешней средой. К ним относятся: - вышестоящие органы - это министерства и ведомства (агентства, службы и т. п. ); - от них на предприятие поступает руководящая информация (приказы, распоряжения, нормативы, инструкции и т. п. ); -от предприятия в вышестоящие органы поступа ют документы, в которых отражается его деятель ность (планы, отчеты, сводки и т. п. ); - контролирующие органы – это налоговая служба, пожарная инспекция, органы социальной защиты, и др. ; - от них поступают документы (нормы, инструкции и т. п. ), исполнение которых они контролируют. 3
Внутренние связи обеспечивают производственный процесс на предприятии и взаимодействие руководства с работниками. Администрация (от лат. administratio - управление, руководство) – это круг лиц, уполномоченных осуществлять оперативное управление, выступать в качестве юридического лица, официально представлять организацию. В состав администрации предприятия (независимо от профиля и формы собственности) входят: его руководитель, заместители, главный бухгалтер, юрисконсульт и др. должностные лица. 4
Как правило, на предприятии существуют несколько служб, занимающихся работой с документами. К ним относятся: ИНСТРУКЦИЯ - канцелярия – отдел, ведающий служеб- Чотровло Оолдлтлол шшш ной перепиской, оформлением текущей документации по обеспечению деятельности предприятия, обработкой (регистрация, переадресация, сортировка) документов; - отдел кадров – отдел, решающий вопросы связанные с работой с кадрами (прием на работу, увольнение, продвижение по службе и т. п. ); - регистрирует данные о работниках в виде учетных карточек, личных дел, трудовых книжек; 5
- бухгалтерия - занимается финансовыми вопросами предприятия и сотрудников; - осуществляет оплату налогов, отчисления в пенсионный и другие фонды, производит социальные выплаты трудящимся (пособия, оплата по больничным листам и т. п. ); - архивные работники – обеспечивают сохранность документов в течение определенного законом периода, их учет, а также уничтожение по истечении срока хранения; 6
- службы обеспечения – заботятся о непрерывности производственного цикла, снабжая всем необходимым: оборудованием, материалами, документацией и т. п. ; - производственные подразделения (структурные) – выполняют основные функции предприятия. Все перечисленные выше структуры взаимодействуют между собой путем обмена различной информацией. 7
Примечание: Сегодня в жизнь вошло множество терминов, имеющих сходное значение: организация, учреждение, фирма, холдинг, концерн, компания и т. п. В дальнейшем будут использоваться термины «предприятие» или «организация» . Управленческая деятельность (управление) любого предприятия основана на следующих процессах: v получение информации и ее обработка; v анализ, подготовка и принятие решений; v выполнение решений; v учет и контроль принятых решений. 8
Тенденция значительного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. 9
Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (факсов, модемов) и сетевых технологий. Сегодня компьютер «взял» на себя следующие основные задачи делопроизводства: первая задача – создание документа; вторая задача – передача документа на расстояние; третья задача – регистрация и контроль исполнения; четвертая задача – сохранение и быстрый поиск информации. 10
Основные понятия и определения Делопроизводство – это отрасль деятельности, связанная с документированием и организацией работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ). Из определения видно, что делопроизводство включает в себя два самостоятельных, тесно связанных направления: • • документирование; организация работы с документами. Документирование – это процесс создания и оформления до- кумента (ГОСТ Р 51141 -98). 11
Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. (Федеральный закон от 2 февраля 1995 г. № 24 -ФЗ (ред. от 10. 01. 2003) «Об информации, информатизации и защите информации» ). 12
Информация может быть представлена в устной или документированной форме. Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой, изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др. ). Термин "документ" появился в России в XVIII в. и произошел от латинского слова, означающего - способ доказательства. 13
Документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Федеральный Закон от 20 февраля 1995 г. № 24 -ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» ). Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина - электронный документ. Электронный документ – это документ, выполненный с использованием средств вычислительной техники и хранящийся на магнитном носителе. В электронном документе информация представлена в электронно-цифровой форме. 14
Электронный документ, по сравнению с бумажным документом ( «твёрдой копией» ), обладает рядом преимуществ: ü простота внесения изменений и использование заранее подгов ленных шаблонов документов; ь оперативность при передаче документов любому количеству адресатов по электронной почте; ь защита документов от несанкционированного доступа; ь электронная архивация документов и т. п. Нельзя не отметить возможные недостатки при работе с электронными документами: § нарушения (сбои) в работе компьютеров; § повреждение носителей информации; § действия вредоносных программ и т. д. 15
Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности независимо от того, каким образом создан документ (бумажный или электронный). 16
Делопроизводство как направление повседневной деятельности по управлению предприятием 17
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности предприятия. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: v правила оформления документов и работы с документами; v обеспечение сохранности документов; v порядок передачи документов на архивное хранение; v внедрение документами; информационных технологий в работу 18 с
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рисунке: Нормативно-методическая база делопроизводства Законодательные и правовые акты РФ ГОСТ Нормативные документы Классификаторы ГСДОУ где: ГОСТ – Государственный Стандарт; ГСДОУ – Государственная система документационного обеспече- ния управления. 19
Законодательные и правовые акты РФ К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти. Перечислим некоторые из них: Ø Федеральный закон РФ от 20. 02. 1995 № 24 -ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" содержит базовые понятия информации, информационных ресурсов и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней; 20
Перечислим некоторые из них: Ø Федеральный закон РФ от 20. 02. 1995 № 24 -ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изм. от 10. 01. 2003) содержит базовые понятия информации, информационных ресурсов и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней; Ø Федеральный закон РФ от 10. 01. 2002 № 1 -ФЗ "Об электронной цифровой подписи" – устанавливает основы придания юридического значения электронным документам; Ø Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13. 06. 96 № 63 -ФЗ (в действ. ред. )) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. 21
Ø Федеральный закон РФ от 22. 10. 2004 № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет порядок формирования, организации хранения, учета и использования архивов и архивных фондов в интересах граждан, общества и государства; Ø Положение от 28 декабря 1998 г. № 1562 «О Федеральной архивной службе России (Росархиве)» определяет статус, задачи и функции Росархива; Ø и другие. 22
Государственные стандарты на документацию Требования к содержательной части служебных документов и к их оформлению регламентированы государственными стандартами (ГОСТ). СТАНДАРТ (от англ. Standard — норма, образец, мерило) — это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утвержденный компетентным органом (ГОСТ Р 1. 12 -2004). Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик. (Закон РФ от 10. 06. 1993 № 5154 -1 (ред. от 10. 01. 2003) "О стандартизации”). 23
К основным стандартам, регулирующим процесс создания документов и ведения делопроизводства, относятся: Ш ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65 -ст). Стандарт ввел: состав реквизитов, изменения в расположении реквизитов на поле документа, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы. 24
Ш ГОСТ Р 51141 -98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Стандарт устанавливает современ- ное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу; Ш ГОСТ 6. 100. 5 -87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» . Стандарт устанавливает расположение реквизитов на листе бумаги, требования к бланкам документов; Ш и т. д. 25
Нормативные документы Нормативная документация – это совокупность официальных документов, регламентирующих на государственном и региональном уровне, обязательность применения нормативов, стандартов, правил и условий, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов и доступные широкому кругу потребителей (пользователей). Нормативные правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, управлениями, службами и т. д. ), являются ведомственными нормативными актами и в зависимости от сферы действия могут быть общими, отраслевыми и межотраслевыми. 26
Классификаторы Для поиска и обработки разнообразных документов в автоматизированных информационных системах, документам присвоены специальные коды. С этой целью Постановлением Госстандарта РФ от 25. 12. 2000 № 409 -ст «О принятии и введение в действие правил по стандартизации» в России принята система ЕСКК (Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации). 27
Классификаторы (от лат. classis - разряд, класс; facio – делаю, раскладываю) – это нормативные документы, содержащие систематический перечень наименований объектов и их кодов однозначно определяющих объект. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы: 1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). 2. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО). 3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). 28
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, является «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)» , принятая Государственной архивной службой в 1988 г. ГСДОУ– это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами: C совершенствование работы аппарата управления; C построение информационно-поисковых систем; C применение современных технологий работки информации и т. п. сбора, хранения и об 29
Государственная архивная служба Общее методическое руководство постановкой дело- производства в Российской Федерации, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы. 30
С 1958 г. архивная служба была наделена правомочиями по контролю постановки документальной части делопроизводства. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана и утверждена приказом Федерального архивного агенства России (РОСАРХИВ) от 27. 11. 2000 № 68. В свою очередь, каждая организация на основании этой Типовой инструкции, разрабатывает свою конкретную Инструкцию по делопроизводству, за исполнение которой руководитель предприятия несет персональную ответственность. 31
Межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти. К другим задачам Росархива относятся: Контроль за выполнением организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства в области организации документов в делопроизводстве. Согласование отраслевых стандартов, разработка и утверждение инструкций и документов по вопросам организации документов в делопроизводстве. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда. и многое другое 32
Немного истории День архивов — неофициальный профессиональный праздник работников архивов. Отмечается в России ежегодно, 10 марта. Учреждён решением коллегии Федеральной архивной службы России от 5 марта 2003 г. 28 февраля 1720 г. (по старому стилю) Петром Великим был подписан первый в России государственный акт — «Генеральный регламент или Устав» . 33
Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность актуариуса, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…» . Этот указ Петра I положил начало государственной российской архивной службе. Актуариус (писарь, подьячий) – в России XVIII в. канцелярский служа щий в государственных учреждениях, регистрирующий акты или их состав ляющий. 34
Системы документации. Унифицированная система документации Вся управленческая документация любого предприятия подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Поэтому, вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные системы управленческой документации: 35
Cистемы управленческой документации предприятия: организационно-распорядительная документация (ОРД) финансовая, учетная и отчетная документация отчетно-статистическая документация по труду
По функциональному назначению система ОРД подразделяется на группы: При работе с документами важно знать, к какой группе (системе) относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документа, к его оформлению. 37
Организационно-правовые документы - это комплекс документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. К организационно-правовым документам организации относятся: устав (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, регламенты работы, правила внутреннего распорядка, положения, инструкции и т. п. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия. 38
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения. Эти документы носят административный характер и призваны регулировать деятельность организации. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации. 39
Общее назначение информационно-справочной документации – обмен информацией между адресатами или фиксирование каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительной документации информационносправочные документы не являются обязательными для исполнения, а содержат информацию либо побуждающую принимать определенные решения, либо принимаемую к сведению. Информационно-справочные документы могут поступать из различных источников: из подразделений, от отдельных работников, из внешних организаций и т. д. Отсюда - большое видовое разнообразие этих документов. 40
Информационно-справочная документация акты письма протоколы телеграммы докладные записки факсограммы служебные записки заявления объяснительные записки справки сводки и т. п. 41
Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документы по личному составляются кадровой службой организации и являются архивными документами. В них отражается правовая, трудовая и служебная деятельность работников организации. Архивный документ – это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника. 42
К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п. ), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры), личные дела и лицевые счета по заработной плате сотрудников. Большое разнообразие управленческих документов привело к необходимости их унификации. 43
Унификация документов (от латин. unio - единство и facere делать) – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. 44
Одним из направлений унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации. Трафаретные тексты требуют значительно меньше времени на составление документов. 45
Результатом унификации является создание унифицированных систем документации (УСД). Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для оптимального управления в определенной сфере деятельности. Основная цель унификации и стандартизации — это создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, повысит общую культуру управления. Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. 46
С целью организации эффективной работы с документами, их классифицируют на следующие группы: по способу изготовления (рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы) по наименованиям (служебные письма, приказы, акты, докладные записки и т. д. ) по срокам хранения (временного хранения, долговременного, постоянного) по месту составления (входящие, исходящие и внутренние) по происхождению (личные и официальные) и т. д. 47
Личные – это документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности (мемуары, личная переписка, …). Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке, отвечающие определенным требованиям. Среди них особую категорию составляют управленческие (служебные) документы, которые определяются как официальные документы, обладающие юридической силой. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. (ГОСТ Р 51141 -98) 48
Юридическая сила официального документа предполагает обязательность его выполнения для тех, кому он адресован. В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности (юридической значимости) на подлинники, дубликаты и копии. Подлинник документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом и обладающий юридической силой. Дубликат – это экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юриди 49 ческую силу.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия может быть факсимильной или свободной. Все виды копий не имеют юридической силы. Заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком, проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. 50
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ Вопрос 1: Делопроизводство – это … Ответ: Делопроизводство – это отрасль деятельности, связанная с документированием и организацией работы с официальными документами. Вопрос 2: Нормативно-методическая база делопроизводства – это … Ответ: Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности предприятия.
Вопрос 3: Что такое документирование? Ответ: Документирование – это процесс создания и оформления документа. Вопрос 4: Что включает в себя процесс организации работы с документами? Ответ: Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Процесс организации работы с документами, включает их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и 52 хранение.
Вопрос 5: Что такое информация? Ответ: Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Вопрос 6: Что такое носитель информации? Ответ: Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой, изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др. ). 53
Вопрос 7: Документ - это … Ответ: Документ (документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Вопрос 8: Официальный документ – это … Ответ: Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, отвечающий определенным требованиям. 54
Вопрос 9: Юридическая сила документа – это … Ответ: Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. Вопрос 10: Электронный документ – это … Ответ: Электронный документ – это документ, выполненный с использованием средств вычислительной техники и хранящийся на магнитном носителе. 55
Вопрос 11: В каких нормативных документах установлены требования к содержательной части служебных документов и к их оформлению? Ответ: Требования к содержательной части служебных документов и к их оформлению регламентированы государственными стандартами (ГОСТ). Вопрос 12: Какой государственный стандарт является основным нормативным актом, устанавливающим правила оформления организационно-распорядительной документации? Ответ: ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной до 56 кументации. Требования к оформлению документов» .
Вопрос 13: Что понимается под системой документации? Ответ: Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Вопрос 14: Унифицированная система документации – это … Ответ: Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 57
Вопрос 15: Что такое ОРД? Ответ: ОРД – это организационно-распорядительная документация. Вопрос 16: На какие группы подразделяется система ОРД по функциональному назначению: Ответ: 1. Организационно-правовая документация. 2. Распорядительная документация. 3. Информационно-справочная документация. 4. Документы по личному составу. 58
Вопрос 17: Организационно-правовые документы - это … Ответ: Организационно-правовые документы - это комплекс документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Вопрос 18: Какие документы относятся к организационно-правовым документам организации ? Ответ: К организационно-правовым документам организации относятся: устав (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, регламенты работы, 59 правила внутреннего распорядка, положения, инструкции и т. п.
Вопрос 19: Распорядительные документы – это … Ответ: Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Вопрос 20: Какие документы относятся к распорядительным документам? Ответ: К распорядительным документам относятся: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. 60
Вопрос 21: Какое основное назначение информационно-справочной документации? Ответ: Общее назначение информационно-справочной документации – обмен информацией между адресатами или фиксирование каких-то информационных сведений. Вопрос 22: Какие документы относятся к информационно-справочной документации? Ответ: К информационно-справочной документации относятся: письма, записки, акты, протоколы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы и т. д. 61
Вопрос 23: Документация по личному составу – это … Ответ: Документация по личному составу – это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Вопрос 24: Какие документы относятся к документам по личному составу? Ответ: К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п. ), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры), личные дела и лицевые счета по заработной плате сотрудников. 62
63
Скачать презентацию Тема 1 Информационные связи предприятия Нормативно-методическая база делопроизводства
Лекция 1-Б (нормат-мет база).ppt