ТЕМА 1. Документационное обеспечение управления. Лекция 3. Основные этапы документооборота в организации. Управление документами.
Организация работы с документами n n Делопроизводство – это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления необходимой документированной информацией для выполнения функций управления или бизнеспроцессов. Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.
Информационные потоки
Формы организации работы с документами Централизованная – выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении n Децентрализованная – все операции выполняются в территориально разобщенных структурных подразделениях. n Смешанная – часть операций (прием, контроль исполнения, отправка) выполняется централизованно, остальные – в структурных подразделениях. n
Основные параметры документопотоков n n Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах. Структура потока описывается признаками классификации и индексации документов. Направление документопотока зависит от наличия конкретной операции в технологическом процессе обработки документа и результатов ее выполнения. Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной плотности. Режим движения документов характеризуют: n n n объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, нормативная загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.
Измеряемые параметры документооборота 1. объем документооборота; 2. скорость движения документов; 3. стоимость выполнения типовых операций над документами.
Показатели объема документооборота n n n n n Поток входящих документов; Поток исходящих документов; Объем внутреннего документооборота; Равномерность документопотока в течении года; Объемы документооборота в разрезе структурных подразделений; Объемы документооборота в разрезе видов документов; Доля контрольных документов. Средний объем документов. Среднее число копий
Показатели скорости движения документов n n n n Время регистрации одного документа. Время передачи документа на исполнение. Время пересылки документа между структурными подразделениями. Время поиска документов по известным атрибутам Время поиска документа по неизвестным атрибутам Время подготовки и согласования типовых документов. Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчетов.
Показатели стоимости выполнения операций над документами Стоимость рабочего времени сотрудников (затраты на фонд заработной платы, аренду производственных помещений, налоговые выплаты) n Стоимость ресурсов (стоимость бумаги, расходных материалов, принтеров, ксероксов, затраты, связанные с содержанием архивных помещений, амортизационные отчисления). n
Цели исследования документопотоков Повышение эффективности управленческой деятельности n Ускорение движения документов в организации n Уменьшение трудоемкости обработки документов n
Поток периодической Поток (постоянной) несистематизированной документации (переменной) документации n. Устойчивое содержание n. Неопределенность структуры, и внутренняя структура; nпостоянный объем в течение заданного периода; nстрого определенные направления движения содержания, объема и времени поступления в организацию; nтребует вмешательства руководства при определении исполнителей и режимов обработки; Плановая, финансовая, Документация, не относящаяся статистическая к УСД документация
Методы совершенствования документопотоков создание государственных и локальных систем унифицированных документов; n построение эффективных информационнопоисковых систем; n регламентирование прохождения документов; n введение компьютерных технологий обработки информации. n
Основные этапы документооборота 1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию. 2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ. 3. Исполнение документов. 4. Обработка исполненных и отправляемых документов.
Общая схема документооборота в организации I этап III этап IV этап
Общая схема документооборота в органах федеральной исполнительной власти
Экспедиционная обработка документов проверка правильности доставки корреспонденции; n проверка целостности упаковки; n вскрытие упаковки; n проверка правильности и целостности вложения; n регистрация документов. n
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ n n Цель – оперативное получение документов исполнителями, формирование полноценного справочного аппарата, распределение документов на потоки. Критерии оценивания документов: n n n важность содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство (общественное положение лица – автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества); срочность исполнения документа; вид документа (закон, распоряжение, письмо, отчет и др. ). Информационная поддержка заключается в наличии: n n n примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности обработки и распределения различных поступающих документов.
Общие правила исполнения документов Руководитель обязан: n определить исполнителя с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки сотрудников подразделения. Служба ДОУ обязана: n передать документ исполнителю в день регистрации; n передать проект исполненного документа на утверждение руководителю организации; n при получении подписанного документа зарегистрировать его в установленном порядке. Исполнитель обязан: n в день получения документа ознакомиться с его содержанием, наметить этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщить их службе ДОУ. n в указанные сроки подготовить проект ответного документа, учитывая содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов; n оформить проекта документа в соответствии с действующими стандартами; n согласовать проект документа с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями. n передать службе ДОУ согласованный проект документа.
Обработка исходящих документов Проверка правильности оформления документа (комплектность, количество экземпляров); n регистрация документа; n сортировка документов; n упаковка; n оформление почтового отправления; n сдача в отделение связи. n
Скачать презентацию ТЕМА 1 Документационное обеспечение управления Лекция 3 Основные
76a9ea78e89d90c14143d13e1ed4c8ec.ppt