Тема 1. 2 Реквизиты. ГОСТ Р 6. 30 -2003.
Цель: познакомиться с реквизитами документов.
1. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6. 30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» – важнейший нормативный документ по оформлению деловой документации. Данный стандарт носит рекомендательный характер, но добровольность не истолковывается как необязательность.
Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов. • Реквизит - обязательный элемент любого официального документа. • Формуляр документа - совокупность реквизитов, из которых состоит документ. • Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. ГОСТ Р 6. 30 -2003 устанавливает реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении документов.
Структура служебного документа 1. Заголовочная часть (бланковая) 2. Содержательная часть (наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения) 3. Оформительская часть: • Юридически значимые отметки – оттиск печати, подпись и т. д. • Делопроизводственные отметки- о контроле, об исполнителе и т. д.
Состав реквизитов служебных документов 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — ИНН/ КПП налогоплательщика; 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — печать; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию. 30 — Идентификатор электронной копии документа
01. Государственный герб Российской Федерации помещают в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации: герб округа, области, города, района, муниципальной организации.
03. Эмблема организации или товарный знак помещают в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема – это графическое или буквенное изображение. Эмблема должна передавать основное направление деятельности организации. Эмблема может располагаться над наименованием организации или левее наименования организации. Эмблема не может быть размещена на бланке, на котором есть реквизиты 01, 02.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08. Наименование организации. На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).
09. Справочные данные об организации: - почтовый адрес, - номера телефонов, - номера факсов, телексов, счетов в банке, - адрес электронной почты и др. ЗАО «Информационные технологии» пр. Мира, д. 181, Москва, 112281 Тел. 183 -15 -01, факс 183 -18 -36. E-mail: cooper@sityline. ru
Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество; б) название улицы, номер дома, номер квартиры; в) название населенного пункта (города, поселка и т. п. ); г) название района; д) название республики, края, области, автономного округа (области); е) название страны (для международных почтовых отправлений); ж) почтовый индекс.
Следует использовать только общепринятые сокращения слов, которые включаются в адрес: • • • • обл. – область (например: Вологодская обл. ); р-он – район (например: Чеховский р-он); г. – город (например: г. Саратов); пос. – поселок (например: пос. Матвеевский); ул. – улица (например: ул. Рябиновая); пр-т – проспект (например: пр-т Маршала Жукова); пр-д – проезд (например: Коломенский пр-д); пер. – переулок (например: Кривоколенный пер. ); наб. – набережная (например: наб. Тараса Шевченко); пл. – площадь (например: пл. Гагарина); б-р – бульвар (например: б-р Дмитрия Донского); ш. – шоссе (например: Варшавское ш. ); д. – дом (например: д. 143); корп. – корпус (например: корп. 2); стр. – строение (например: стр. 1); кв. – квартира (например: кв. 154).
Следует помнить: В названиях улиц, проспектов, переулков все слова, кроме сокращенных родовых понятий, пишутся с прописной буквы. Включенные в названия улиц звания, профессии и т. п. также пишутся с прописной буквы: ул. Маршала Жукова. Номер дома может быть простым, двойным или литерным. Двойные номера домов пишут через косую черту: ул. Никольская, д. 27/2 Буквенные литеры пишутся слитно с номером дома: ул. Россошанская, д. 17 а
Почтовый адрес может включать данные, которые уточняют номер дома: строение или корпус. Они записываются после номера дома и отделяются от него запятой. ул. Дорожная, д. 25, стр. 1 ул. Днепропетровская, д. 34, корп. 2 • Обозначение города ( «г. » ) может не проставляться перед названиями городов федерального значения: Москва и Санкт-Петербург. • Если корреспонденция направляется в столицы республик, краевые и областные центры, в адресе указывают только название городов без каких-либо иных уточняющих данных. На почтовых отправлениях, которые направляются в города областного или краевого подчинения, или в города, которые являются районными центрами, после названия города указывают название области или края.
10. Наименование вида документа пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем. ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т. д.
е ется 11. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. 05. 06. 2003 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты 05 июня 2003 г последовательности: год, месяц, день месяца 2003. 06. 05
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
16. Гриф утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
17. Резолюция документа - надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
18. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.
20. Текст официального документа • • Виды оформления текста: анкеты таблицы связный текст соединение этих форм. Части связного текста (как правило): 1. Констатирующая: причины, основания, цели составления документа. 2. Регламентирующая: решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
22. «Подпись»
3. Бланки документов • Документы изготавливают на бланках. Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией. Два стандартных формата бланков документов - А 4 (210 x 297 мм) и А 5 (148 x 210 мм). Поля не менее: • 30 мм - левое; • 10 мм - правое; • 20 мм - верхнее; • 20 мм - нижнее.
Два варианта бланков - угловой и продольный. Угловое расположение реквизитов - основные сведения об организации и документе размещаются в левом верхнем углу документа.
Продольный бланк —сведения приводятся по центру бланка.
Способы размещения реквизитов: 1. центрированный: начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов;
2. флаговый: каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
Виды бланков документов: • общий бланк; • бланк письма; • бланк конкретного вида документа.
Общий бланк
Бланк письма Угловой бланк письма организации (центрированный способ расположения реквизитов) может быть подготовлен по следующему образцу:
Продольный бланк письма организации с учетом положений ГОСТа принимает следующий вид:
Бланк конкретного вида документа
• Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. • При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. • Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Рефлексия «Незаконченные предложения» я познакомился с . . . было непросто . . . хотелось бы . . . мне запомнилось . . .