Тема 1 1 Основные понятия и определения АИС

Тема 1. 1 Основные понятия и определения АИС Преподаватель Мавлекеева Л. И. Дисциплина Устройство и функционирование информационной системы Специальность 230401

Основные понятия: информация, данные, способы сбора, хранения и обработки информации n Особенность информации заключается в том, что проявляется она только при взаимодействии объектов, причем обмен информацией может совершаться не вообще между любыми объектами, а только между теми из них, которые представляют собой организованную структуру (систему).

Основные понятия n Информация – сведения об объектах, явлениях, событиях, процессах окружающего мира, передаваемые устным, письменным или другим способом и уменьшающие неопределенность знаний о них n С середины ХХ в. информация становится общенаучным понятием, включающим обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом

Основные понятия n Информация – наиболее важный ресурс современного производства n Понятие «информация» обычно предполагает наличие двух объектов – n «источника» информации и n «приемника» (потребителя, адресата) информации.

Основные понятия n Информация – специфический атрибут реального мира, представляющий собой его объективное отражение в виде совокупности сигналов и проявляющийся при взаимодействии с «приемником» информации, позволяющим выделять, регистрировать эти сигналы из окружающего мира и по тому или иному критерию их идентифицировать.

Выводы n информация объективна, так как это свойство материи – отражение; n информация проявляется в виде сигналов и лишь при взаимодействии объектов; n одна и та же информация различными получателями может быть интерпретирована по-разному в зависимости от «настройки» «приемника» .

Основные функции информации n познавательная – получение новой информации (реализуется в основном через этапы обращения информации: ее синтез (производство), представление, хранение (передача во времени), восприятие (потребление); n коммуникативная – функция общения людей (передача (в пространстве) и распределение); n управленческая – формирование целесообразного поведения управляемой системы, получающей информацию (неразрывно связана с познавательной и коммуникативной и реализуется через все основные этапы обращения, включая обработку).

Основные понятия n Без информации не может существовать жизнь в любой форме и не могут функционировать любые информационные системы, созданные человеком. n Получение информации из окружающего мира, ее анализ и генерирование составляют одну из основных функций человека, отличающую его от остального живого мира.

Основные понятия n Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов n «Система – совокупность элементов, объединенная связями между ними и обладающая определенной целостностью» (ГОСТ 34. 003 -90)

Пример систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей Система Элементы системы Главная цель системы Фирма Люди, оборудование, материалы, здания и др. Производство товаров Компьютер Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др. Обработка данных Телекоммуникационная система Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и др. Передача информации Информационная система Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение Производство профессиональной информации

Основные понятия n Система – совокупность взаимодействующих (взаимосвязанных) элементов, объединенная единством цели и общими целенаправленными правилами взаимоотношений n Под совокупностью элементов понимается набор элементов, который позволяет системе иметь общие характеристики n Под взаимосвязанностью элементов подразумевается набор целенаправленных правил взаимоотношений между элементами

Основные понятия n Наличие взаимосвязей определяет организованную сложность системы n Она является свойством системы и определяет количество элементов в системе n При построении системы должна быть определена целевая функция и разработаны алгоритмы структуры и функции системы

Основные понятия n Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области n Они необходимы в процессе принятия решений, помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты

Основные понятия n Автоматизация – это замена физического и умственного труда человека работой технических средств, обеспечивающих выполнение работ с заданной производительностью и качеством без вмешательства человека, за которым остаются функции наблюдения и подготовки технических средств к эксплуатации

Цель автоматизации информационных процессов n повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей. n Автоматизация базируется на использовании средств вычислительной техники (СВТ) и необходимого ПО.

Основные понятия n Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели n «Автоматизированная система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций» (ГОСТ 34. 003 -90)

Основные понятия n Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера n Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем

Основные понятия n Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями: техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Основные понятия n Под организацией будем понимать сообщество людей, объединенных общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг

История развития ИС Период времени 1950 1960 гг. Среда использования информации Бумажный поток расчетных документов Вид информационных систем Цель использования Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах Повышение скорости обработки документов Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты

История развития ИС Среда Период време использовани я информации ни 1960 Основная 1970 гг. помощь в подготовке отчетов Вид информационных систем Управленческие информационные системы для производственной информации Цель использования Ускорение процесса подготовки отчетности

История развития ИС Период времени 1970 1980 гг. Среда использования информации Управленческий контроль реализации (продаж) Вид информационных систем Цель использования Системы поддержки принятия решений Системы для высшего звена управления Выборка наиболее рационального решения

История развития ИС Период времен и 1980 2000 гг. Среда использования информации Вид информационных систем Информация стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество Стратегические Информационные системы Автоматизированны е офисы Цель использования Выживание и процветание фирмы

Информационные системы этого периода n предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности n создавать новые товары и услуги n находить новые рынки сбыта n обеспечивать себе достойных партнеров n организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое

Основные информационные процессы n сбор (восприятие) информации; n подготовка (преобразование) информации; n передача информации; n обработка (преобразование) информации; n хранение информации; n отображение (воспроизведение) информации. Так как материальным носителем информации является сигнал, то реально это будут этапы обращения и преобразования сигналов

Основные информационные процессы

Основные информационные процессы n Этап восприятия информации - целенаправленное извлечение и анализ информации о каком-либо объекте (процессе) n в результате формируется образ объекта, проводятся его опознание и оценка. n Главная задача на этом этапе – отделить полезную информацию от мешающей (шумов), что в ряде случаев связано со значительными трудностями.

Основные информационные процессы n Этап подготовки информации - осуществляется ее первичное преобразование (нормализация, аналогоцифровое преобразование, шифрование). n В результате восприятия и подготовки получается сигнал в форме, удобной для передачи, хранения или обработки.

Основные информационные процессы n Этап передачи - информация пересылается от отправителя получателю – адресату по каналам различной физической природы (электрические, электромагнитные и оптические).

Основные информационные процессы n Этап обработки информации – преобразование, проводимое по законам логики, математики, а также неформальным правилам, основанным на «здравом смысле» , интуиции, обобщенном опыте, сложившихся взглядах и нормах поведения средствами информационной техники либо человеком. n Результатом является тоже информация, но либо представленная в иных формах (например, упорядоченная по каким-то признакам), либо содержащая ответы на поставленные вопросы (например, решение некоторой задачи).

Основные информационные процессы n Если процесс обработки формализуем, он может выполняться техническими средствами, в связи с чем появились понятия данных и обработки данных. n Данными называют факты, сведения, представленные в формализованном виде (закодированные), занесенные на те или иные носители и допускающие обработку с помощью специальных технических средств (в первую очередь ЭВМ). n Обработка данных предполагает производство различных операций над ними для получения новых данных, которые объективно необходимы (например, при подготовке ответственных решений).

Основные информационные процессы n Этап хранения - информацию записывают в запоминающее устройство для последующего использования. n Этап отображения информации должен предшествовать этапам, связанным с участием человека. Цель этого этапа – предоставить человеку нужную ему информацию с помощью устройств, способных воздействовать на его органы чувств.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы n ввод информации из внешних или внутренних источников; n обработка входной информации и представление ее в удобном виде; n вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; n обратная связь - это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы

Виды ИС: а - разомкнутая, б - замкнутая система

Информационная система определяется следующими свойствами: n любая ИС может быть подвергнута анализу, n n построена и управляема на основе общих принципов построения систем; ИС является динамичной и развивающейся; при построении ИС необходимо использовать системный подход; выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения; ИС следует воспринимать как человекокомпьютерную систему обработки информации.

Задачи ИС n ИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта.

Функции ИС n Сбор и регистрация информационных ресурсов n Хранение информационных ресурсов n Актуализация информационных ресурсов n Обработка информационных ресурсов n Предоставление информационных ресурсов пользователям

При определении возможности компьютерной ИС для поддержки принятия решений следует учитывать n структурированность решаемых управленческих задач; n уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято; n принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса; n вид используемой информационной технологии.

Внедрение ИС способствует n получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т. д. ; n освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации; n обеспечению достоверности информации;

Внедрение ИС способствует n замене бумажных носителей данных на магнитные диски или ленты, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге; n совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

Внедрение ИС способствует n уменьшению затрат на производство продуктов и услуг; n предоставлению потребителям уникальных услуг; n отысканию новых рыночных ниш; n привязке к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.

Выводы n Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. n Развитие ИС началось с 50 -х годов ХХ-го века. С изменением среды использования информации изменялась структура ИС и цель ее использования.

Выводы n Любая ИС характеризуется рядом процессов, происходящих в ней и определяется рядом свойств. n Внедрение ИС способствует рационализации обработки и получения информации.

Классификация информационных систем по признаку структурированности задач n При создании информационных систем неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. n От степени формализации во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека принятии решения на основе получаемой информации.

n Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Типы задач, для которых создаются информационные системы n структурированные (формализуемые): n известны все ее элементы и взаимосвязи между ними n неструктурированные (неформализуемые): n в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи n частично структурированные.

В структурированной задаче n удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения n подобные задачи обычно приходится решать многократно, они носят рутинный характер. n Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.

Пример: В ИС необходимо реализовать задачу расчета заработной платы n Это структурированная задача - алгоритм решения полностью известен. n Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.

Неструктурированные задачи n Их решение связано с большими трудностями из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма. n Возможности использования ИС невелики. n Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и косвенной информации из разных источников.

Пример: Формализовать взаимоотношения в вашей студенческой группе n Наверное, вряд ли это возможно. n Это связано с тем, что для данной задачи существенны психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.

Частично структурированными задачи n В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач: о большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. n В этих условиях можно создать информационную систему. n Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. n Такие информационные системы не являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

Пример: Требуется принять решение по устранению ситуации n Ситуация: потребность в трудовых ресурсах для выполнения в срок одной из работ комплекса превышает их наличие. n Пути решения этой задачи могут быть разными, например: n выделение дополнительного финансирования на увеличение численности работающих; n отнесение срока окончания работы на более позднюю дату и т. д. n Как видно, в данной ситуации информационная система может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдит его информацией о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам.

Виды ИС, используемые для решения частично структурированных задач n создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, фильтрацию): n используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение; n разрабатывающие возможные альтернативы решения: n принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач

ИС, создающие управленческие отчеты n обеспечивают информационную поддержку пользователя, т. е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку.

Процедуры манипулирования данными в ИС должны обеспечивать следующие возможности n составление комбинаций данных, получаемых из различных источников; n быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных; n управление данными с использованием возможностей СУБД (подсчет числовых данных, средние значения, нахождение минимумов, максимумов);

Процедуры манипулирования данными в ИС должны обеспечивать следующие возможности n логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения (все логически связанные должны находиться в одной базе данных); n автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

ИС, разрабатывающие альтернативы решений n Модельные n Экспертные

Модельные информационные системы n предоставляют пользователю математические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. n Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

Основные функции модельной информационной системы n возможность работы в среде типовых n n математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа "как сделать, чтобы? ", "что будет, если? ", анализ чувствительности и др. ; достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования; оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели; возможность графического отображения динамики модели; возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные информационные системы n обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. n Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях

Работа первого уровня экспертной поддержки n исходит из концепции "типовых управленческих решений", в соответствии с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т. е. к некоторому типовому набору альтернатив. n Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Работа второго уровня экспертной поддержки n Вступает в работу, если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив. n Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

Выводы: n по степени структурирования выделяется три типа задач, n по признаку структурированности решаемых задач ИС можно классифицировать, n ИС, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида, n информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений делятся на два вида.

Классификация информационных систем по функциональному признаку и уровням управления n Что означает функциональный признак. n Типы информационных систем. n Информационные системы оперативного (операционного) уровня. n Информационные системы специалистов. n Информационные системы для менеджеров среднего звена. n Стратегические информационные системы. n Информационные системы в фирме.

Функциональный признак n определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. n Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.

Типовые виды деятельности n В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, n маркетинговая, n финансовая, n кадровая. n

Производственная деятельность n связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научнотехнических новшеств.

Маркетинговая деятельность n анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж; n организацию рекламной кампании по продвижению продукции; n рациональную организацию материальнотехнического снабжения.

Финансовая деятельность n связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность n направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Типовой набор информационных систем исходя из указанных направлений деятельности: n производственные системы; n системы маркетинга; n финансовые и учетные системы; n системы кадров (человеческих ресурсов); n прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

Функции информационных систем n Типовые задачи, решаемые каждым рассмотренным выше видом информационных систем

Система маркетинга n Исследование рынка и прогнозирование продаж n Управление продажами n Рекомендации по производству новой продукции n Анализ и установление цены n Учет заказов

Производственные системы n Планирование объемов работ и разработка календарных планов n Оперативный контроль и управление производством n Анализ работы оборудования n Участие в формировании заказов поставщикам n Управление запасами

Финансовые и учетные системы n Управление портфелем заказов n Управление кредитной политикой n Разработка финансового плана n Финансовый анализ и прогнозирование n Контроль бюджета n Бухгалтерский учет и расчет зарплаты

Система кадров (человеческих ресурсов) n Анализ и прогнозирование потребности в трудовых ресурсах n Ведение архивов записей о персонале n Анализ и планирование подготовки кадров

Прочие системы, например ИС руководства n Контроль за деятельностью фирмы n Выявление оперативных проблем n Анализ управленческих и стратегических ситуаций n Обеспечение процесса выработки стратегических решений

Типы информационных систем

Тип информационной системы n зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. n На схеме показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала.

Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала

Комментарий к схеме n Чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью ИС. n При этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности ИС и ее роль в принятии менеджером решений. n Любой уровень нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Комментарий к схеме n Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена оперативным управлением.

Комментарий к схеме n Наверху пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.

Информационные системы оперативного уровня

Информационная система оперативного уровня n n n поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, кредиты, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне - отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению. Для этого ИС должна быть легкодоступной, непрерывно действующей и предоставлять точную информацию.

Информационная система оперативного уровня n Задачи, цели и источники информации на операционном уровне заранее определены и в высокой степени структурированы. n Решение запрограммировано в соответствии с заданным алгоритмом.

ИС оперативного уровня является связующим звеном между фирмой и внешней средой n Если система работает плохо: n организация либо не получает информации извне; n либо не выдает информацию. n Система - основной поставщик информации для остальных типов ИС в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию. n Отключение этой ИС привело бы к необратимым негативным последствиям.

Пример n Информационные системы оперативного уровня: бухгалтерская; n банковских депозитов; n обработки заказов; n регистрации авиабилетов; n выплаты зарплаты и т. д. n

ИС функционального (тактического) управления n ИС специалистов: n ИС офисной автоматизации; n ИС обработки знаний n ИС для менеджеров среднего звена: n Управленческие ИС; n Системы поддержки принятия решений

Информационные системы специалистов

Информационные системы специалистов n помогают специалистам, работающим с данными, повышают продуктивность и производительность работы инженеров и проектировщиков. n Задача подобных ИС - интеграция новых сведений в организацию и помощь в обработке бумажных документов.

Информационные системы специалистов n По мере того как индустриальное общество трансформируется в информационное, производительность экономики все больше будет зависеть от уровня развития этих систем. Такие системы, особенно в виде рабочих станций и офисных систем, наиболее быстро развиваются сегодня в бизнесе.

Информационные системы специалистов n В этом классе информационных систем можно выделить две группы: ИС офисной автоматизации; n ИС обработки знаний. n

Информационные системы офисной автоматизации n вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня. n Наиболее часто применяются работниками средней квалификации: бухгалтерами, секретарями. n Основная цель - обработка данных, повышение эффективности их работы и упрощение канцелярского труда.

Функции ИС офисной автоматизации n обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров; n производство высококачественной печатной продукции; n архивация документов; n электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации; n электронная и аудиопочта; n видео- и телеконференции.

Информационные системы обработки знаний n вбирают в себя знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке или создании нового продукта. n Их работа заключается в создании новой информации и нового знания.

Информационные системы для менеджеров среднего звена

Информационные системы для менеджеров среднего звена n используются работниками среднего управленческого звена для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования.

Основные функции ИС для менеджеров среднего звена n сравнение текущих показателей с прошлыми; n составление периодических отчетов за определенное время (а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне); n обеспечение доступа к архивной информации и т. д.

Два типа ИС для менеджеров среднего звена n управленческие (для менеджмента) n системы поддержки принятия решений

Управленческие ИС n Имеют крайне небольшие аналитические возможности. n Обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. n Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. n Информация поступает из информационной системы операционного уровня.

Характеристики управленческих информационных систем n используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями; n ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке; n опираются на существующие данные и их потоки внутри организации; n имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

Системы поддержки принятия решений n обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее n имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями n информацию получают из управленческих и операционных информационных систем n используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.

Характеристики систем поддержки принятия решений n обеспечивают решение проблем, развитие n n которых трудно прогнозировать; оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа; позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные; отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день; имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

Стратегические информационные системы

Стратегические информационные системы n компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений по реализации стратегических перспективных целей развития организации.

Стратегические информационные системы n n n Развитие и успех любой организации во многом определяются принятой в ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач. В связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы: n n они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем стратегический.

Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы

Воздействие на фирму внешних факторов n конкуренты, проводящие на рынке свою политику; n покупатели, обладающие разными возможностями по приобретению товаров и услуг; n поставщики, которые проводят свою ценовую политику. Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать эти факторы и придерживаться следующих стратегий

Стратегии фирмы n создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных; n отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами; n создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой; n снижение стоимости продукции без ущерба качества.

Информационные системы стратегического уровня n помогают высшему звену управленцев решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. n Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. n Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников.

Информационные системы в фирме

Информационные системы в фирме n В любой фирме желательно иметь несколько локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях.

Пример ИС, поддерживающих деятельность фирмы Управленческие решения на разных уровнях ИС учета и хранения сырья и материалов ИС оперативно го контроля за производст вом ИС взаимодейс твия с поставщика ми ИС маркетинга и продаж

Информационные системы в фирме n Между локальными ИС организуются связи различного характера и назначения: n n одни локальные ИС могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными.

Информационные системы в фирме n Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.

Прочие классификации информационных систем n Классификация по степени автоматизации. n Классификация по характеру использования информации. n Классификация по сфере применения.

Классификация по степени автоматизации n Ручные n Автоматические n Автоматизированные

Ручные ИС n характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком. n Например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС.

Автоматические ИС n выполняют все операции по переработке информации без участия человека

Автоматизированные ИС n предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру. n Автоматизированные ИС, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения. n Пример: Роль бухгалтера в ИС по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. ИС обрабатывает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.

Классификация по характеру использования информации n Информационно-поисковые системы n Информационно-решающие системы

Информационно-поисковые системы n производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. n Например, информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных и авиакассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы n осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. n Классифицируются по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений: управляющие n советующие n

Управляющие ИС n вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. n Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. n Пример: система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие ИС n вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. n Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Советующие ИС n Пример: Существуют медицинские информационные системы для постановки диагноза больного и определения предполагаемой процедуры лечения. Врач при работе с подобной системой может принять к сведению полученную информацию, но предложить иное по сравнению с рекомендуемым решение.

Классификация по сфере применения n ИС организационного управления n ИС управления технологическими процессами (ТП) n ИС автоматизированного проектирования (САПР) n Интегрированные (корпоративные) ИС

ИС организационного управления n предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. n Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые ИС понимают именно в данном толковании. n К этому классу относятся ИС управления как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

ИС организационного управления n Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, n оперативный учет и анализ, n перспективное и оперативное планирование, n бухгалтерский учет, n управление сбытом и снабжением, n другие экономические и организационные задачи. n

ИС управления технологическими процессами (ТП) n служат для автоматизации функций производственного персонала. n широко используются при организации для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) n предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. n Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, n создание графической документации (чертежей, схем, планов), n создание проектной документации, n моделирование проектируемых объектов. n

Интегрированные (корпоративные) ИС n используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. n Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д. n Такой подход может привести к существенным изменениям в самой структуре фирмы, на что может решиться не каждый управляющий.

Роль структуры управления в информационной системе n Цель: Ознакомиться с задачами, на решение которых направлено создание и использование ИС. Получить представление об управленческих функциях. Изучить структуру управления организацией. n План занятия: Общие положения. n Структура управления организацией. n

Создание и использование ИС нацелены на решение следующих задач: n Структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией (в коммерческой фирме - эффективный бизнес; в государственном предприятии - решение социальных и экономических задач). n ИС должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами. n Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Для создания и использования ИС n необходимо понять: n структуру, функции и политику организации, n цели управления и принимаемых решений, n возможности компьютерной технологии. n ИС - часть организации, а ключевые элементы организации: n n структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура. n Построение ИС должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Структура управления организацией n Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. n Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих управленческих функций: n n n организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.

Организационная функция n разработка организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т. п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т. п. n Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Плановая функция (планирование) n разработка и реализация планов по выполнению поставленных задач. n Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научноисследовательской работы и т. д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция n разработка или использование уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т. п. n В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Аналитическая функция n изучение итогов выполнения планов и заказов, n определение влияющих факторов, n выявление резервов, n изучение тенденций развития и т. д. n Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела – менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция n Контроль: n за выполнением планов, n расходованием материальных ресурсов, n использованием финансовых средств и т. п. n чаще всего осуществляется менеджером

Стимулирование (мотивационная функция) n разработка и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников: финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т. п. ; n психологические стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т. п. n

Структура управления организации n операционный, функциональный и стратегический. n Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач: n n n чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, уровень управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. n При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений.

Пирамида уровней управления

Пирамида уровней управления n На схеме отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Операционный уровень управления n решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. n достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. n На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Пример учетных задач n учет количества прoданной продукции; n учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций; n учет произведенной продукции; n бухгалтерский учет и т. д.

Функциональный (тактический) уровень управления n решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. n большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. n Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. n Снижается динамика принятия решения: n не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т. п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Пример n На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.

Стратегический уровень n выработка управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. n особое значение имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. n Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. n Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Пример n На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

Персонал организации n сотрудники разной степени квалификации и уровней управления - от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения.

Соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления

Квалификация персонала по уровням управления n верхний, стратегический, уровень управления n менеджеры высшего звена руководства организации (фирмы и его заместители). n Основная их задача - стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления.

Квалификация персонала по уровням управления n средний, функциональный, уровень n менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т. п. ). n Основная задача - тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности.

Квалификация персонала по уровням управления n нижний, операционный, уровень n исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т. п. ). n Основная задача - оперативное реагирование на изменение ситуации.

Пример n Главный инженер организации (менеджер- специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.

Стандартные процедуры в организации n точно определенные правила выполнения заданий в различных ситуациях. n Они охватывают все стороны функционирования организации, начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и заканчивая разбором жалоб потребителей.

Субкультура организации n совокупность представлений, принципов, типов поведения. n Особую роль играет важная ее составляющая - информационная культура специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе.

Структура информационной системы План занятия: n Типы обеспечивающих подсистем. n Информационное обеспечение. n Техническое обеспечение. n Другие типы обеспечения.

Типы обеспечивающих подсистем n Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. n Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. n Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими.

Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем

Информационное обеспечение n Это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации n создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. n Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. n Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: n n к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Типичные недостатки большинства организаций Одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения, является устранение следующих недостатков: n чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки; n одни и те же показатели часто дублируются в разных документах; n работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач; n имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Схемы информационных потоков n отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. n Пример. Схема, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков n обеспечивает: n исключение дублирующей и неиспользуемой информации; n классификацию и рациональное представление информации. n При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления (см. схему уровней управления). n Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных n базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов: 1 -й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы; n 2 -й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1 -м этапе n

Цели обследования всех функциональных подразделений фирмы на 1 -ом этапе n понять специфику и структуру ее деятельности; n построить схему информационных потоков; n проанализировать существующую систему документооборота; n определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2 -й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1 -м этапе сферы деятельности n В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. n Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо: n ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; n выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков, n совершенствование системы документооборота;

Для создания информационного обеспечения необходимо: n наличие и использование системы классификации и кодирования; n владение методологией создания концептуальных информационнологических моделей, отражающих взаимосвязь информации; n создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение n это комплекс технических средств, предназначенных для работы ИС, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют: n компьютеры любых моделей; n устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; n устройства передачи данных и линий связи; n оргтехника и устройства автоматического съема информации; n эксплуатационные материалы и др.

Документация n Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. n Документацию можно условно разделить на три группы: n n n общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению; специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения; нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

Основные формы организации технического обеспечения n К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная; n частично или полностью децентрализованная. n

Основные формы организации технического обеспечения n Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в ИС больших ЭВМ и вычислительных центров. n Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Математическое и программное обеспечение n это совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач ИС, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся: n средства моделирования процессов управления; n типовые задачи управления; n методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др.

Состав программного обеспечения n Общесистемные программные продукты n Специальные программные продукты n Техническая документация на разработку программных средств

Состав программного обеспечения n Общесистемные программные продукты: n комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Состав программного обеспечения n Специальные программные продукты n совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Состав программного обеспечения n Техническая документация на разработку программных средств n должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономикоматематическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение n это совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. n Организационное обеспечение создается по результатам предпроектного обследования на 1 -м этапе построения баз данных.

Функции организационного обеспечения n анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации; n подготовка задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности; n разработка управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Правовое обеспечение n это совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование ИС, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. n Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В состав правового обеспечения входят n законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. n В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, n и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы. n

Правовое обеспечение этапов разработки ИС n включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования ИС включает: n статус ИС; n права, обязанности и ответственность персонала; n правовые положения отдельных видов процесса управления; n порядок создания и использования информации и др.