Technical Assistance for Further Support to RCP-CID in

Technical Assistance for Further Support to RCP-CID in its Operations Europe. Aid/133549/D/SER/TR Melih Aral

Amaç Kapsam Deneyim Paylaşımı Hizmet İhaleleri - TOR - Bütçe İşgücü Planlama - TS MR “Mutlak Doğru”yu öğretmek yerine Mal Alımı “En Tutarlı Yorum”a birlikte - İhale Dosyası ulaşmak

PRAG’ın Mantığı PRAG Kurallarını ve Prosedürlerini doğru uygulamak için gerekli Mantığını anlayıp kavramadığımız bir yapının içinde • Mutlu olamayız • Daha çok hata yaparız. . .

Temel Varsayımlar • • Kamu’nun parasını kullanıyoruz Rekabet sağlayarak adil, tutarlı ve şeffaf olmalıyız Maliyet etkinlik (cost effectiveness) sağlamalıyız Amacımız: Belirli bir maliyet karşılığında en yüksek değeri elde etme (Best value for money)

EKONOMİ - VERİMLİLİK - ETKİLİLİK • Ekonomi (economy) yerine getirilecek faaliyetler için kurum tarafından kullanılan kaynakların doğru zamanda, yeterli miktar ve nitelikte, en iyi fiyattan erişilebilmesi • Verimlilik (efficiency) kullanılan kaynaklarla ulaşılan sonuçların en uygun biçimde ilişkilendirilmesi • Etkililik (effectiveness) belirlenen özel hedeflere ulaşma ve beklenen sonuçları elde etme

PRAG Prensipleri • Ayrım Gözetmeme • Adil Rekabet • Belirlilik • Etkin duyuru • Yeterli süre • Objektif kriterler • İlgili kayıtların tutulması • Hızlı ve etkin çözümler • Non discrimination • Fair Competition • Specification • Effective publicity • Adequate timescales • Objective criteria • Adequate records • Rapid and effective remedies

Temel Kısıtlar Yeterlilik Tabiyet ve menşe Dışlanma Koşulları Cezalar Görünürlük Çıkar Çatışması İhale verme prensipleri (şeffaflık, oransallık, eşit muamele ve ayrım gözetmeme) Geriye dönük değerlendirme yapmama Standart belgelerin kullanımı Kayıt tutulması Eligibility Nationality and origin Grounds for exclusions Penalties Visibility Conflict of interest Awarding principles (transparency, proportionality, equal treatment and nondiscrimination) No retroactive awards Standard documents Record keeping

İhale Verme Kriteri Şartnameye uygun en düşük fiyat (mal ve inşaat) Bütçeye uygun en iyi teklif (hizmet)

Lot Kavramı Aynı ihalede parça yaptırılacak işler Her lot ayrı bir ihale gibi değerlendirilir. Süreç ortaktır. • Ne zaman kullanılmalı? • Ne zaman kullanılmamalı? • Ne dereceye kadar kullanılmalı (kaç lot? )

Seçim Kriterleri – Selection Criteria Ne tür firmaların ihaleye katılabileceğini belirleyen önemli bir konudur. • Yetersiz olan ve dolayısıyla işi teslim edemeyecek firmaların ihaleye katılmasını engeller. • Çok sıkı kriter konması rekabeti azaltır. • Economic and Financial Capacity (ciro, karlılık durumu vs) • Professional Capacity (çalışan sayısı) • Technical Capacity (İş bitirme)

Hizmet Sözleşmesi Tipleri Global price – Götürü usül Analiz, değerlendirme, mali denetim, konferans vs organizasyonu, eğitim, fizibilite vs. İşin çıktısı tanımlanır ve yüklenici bu çıktıyı teslim etmek zorundadır. Fee based – Günlük ücret temelli (iş yükünün önceden kestirilemediği durumlarda) İnşaat kontrolörlüğü, kapasite geliştirmeye yönelik teknik destek, farklı paydaşları bir araya getiren çalışmalar. Her bir uzman için günlük ücret belirlenir. Çalışılan güne göre ödeme yapılır.

Satınalma Usülleri ≥ € 300, 000 SERVICES < € 300, 000 but > € 20, 000 1. Framework contracts International restricted tender 2. Competitive negotiated procedure ≤ € 20, 000 Single tender

TOR Nedir? Verilecek hizmetin amaç ve kapsamını, Çalışmalar sırasında yürütülecek faaliyetleri, Yüklenicinin performansını ölçerken ya da analizler yapılırken kullanılacak standartları, Kullanılacak kaynak (insangücü) ve uygulanacak zamanı, Üretilecek raporları belirten yazılı bir dokümandır. TOR, sözleşme kapsamında ne yapılacağını tarif eder, işin nasıl yapılacağını teklif sahibi teknik teklifinde (Organisation and Methodology) anlatır.

TOR Hazırlarken Kendimize Sormamız Gereken Sorular • İşin sonunda ne elde etmeyi bekliyoruz? • Yüklenici ne gibi faaliyetler yürütecek? • İşin ara ve nihai çıktıları? • Kaç uzman gerekiyor? Profilleri? • Uzmanların kaçar gün çalışmasını bekliyoruz? • Neler yüklenici tarafından karşılanacak, biz onların işlerini kolaylaştırmak için neler sağlayacağız?

Hizmet İhalesi Bütçesi Fee Based • Fees - Uzman ücretleri • Incidentals – Geri ödenebilir harcamalar • Götürü giderler – lump sum Global Price -

Ücret Neyi Kapsar? • Kilit ve kilit-olmayan uzmanlara ödenen ücret • Uzmanlara yüklenici tarafından sağlanan konaklama, harcırah ve seyahat ile ilgili ödenekler, ücretli izin, sağlık sigortası ve diğer yan ödemeler. • Uzmanlara çalışma ortamının hazırlanması için gerekli altyapı • Önceden belirlenmemiş ancak çalışma sırasında gerçekleşen tüm arızi giderler

Geri Ödenebilir Harcamalar Incidental Budget İnsan Kaynakları Proje ve faaliyetlerinin hedefleri doğrultusunda ve İş Tanımı Belgesi’nde (Şartname) belirtildiği şekilde uzmanların seyahat masrafları ve harcırahları Yurtdışı seyahatlerde: Faydalanıcı’nın talebi ve Sözleşme Makamı’nın ön onayı gereklidir (örn. Çalışma ziyareti); Operasyon uygulama yeri dışında düzenlenen faaliyetlere katılan katılımcılar için (yararlanıcı kurumlardaki çalışanların) seyahat ve konaklama giderleri Çalışma ziyaretlerinde yer alan katılımcıların seyahat, konaklama masraf ve harcırahları

Sabit Bütçe Kalemleri Lump sum ( götürü giderler) - sıkça karşılan örnekler Faaliyetlerle ilgili giderler (toplantı/ eğitim yerinin kiralanması, eğitim ekipmanları, yemek hizmetleri yazılı/sözlü çeviri, eğitim materyallerinin basımı vs. ); Hedef grup için hazırlanan materyallerin basılması ve dağıtılmasına ilişkin giderler; Görünürlük harcamaları - promosyon malzemeleri dahil;

TOR’larda Sıklıkla Karşılan Hatalar TOR’un projeyle ilişkisi iyi kurulmamıştır. Hedefler, sonuçlar ve faaliyetler belirsizdir ya da proje içindeki yeri net değildir. Çok talepkardır: kısa sürede ve az kaynakla çok fazla sonuç elde etmeyi hedeflemektedir. Paydaş görüşleri dikkate alınmamıştır. TOR’da öngörülenler daha önce yürütülmüş olan çalışmalarla ya da belirlenmiş olan hedeflerle ilintisizdir. Projenin sonucu çözüm getirilmesi hedeflenen soruna çözüm getiremez.

Competitive Negotiated Procedure Açık ihale ile aynı süreç izlenir. Duyuru yapmak yerine en az 3 farklı adaydan geçerli teklif alınması gerekir. Teklif istenen firmaların yeterlilik şartlarını sağlamasının sorumluluğu firmaları davet edene aittir.

Framework Contracts • Açık ihale ile temelde aynı süreç izlenir. • Sözleşme süresi 4 yıldan fazla olamaz. • Önceden yapılan bir eleme ile Framework Contractor’lar belirlenir, ihtiyaç oldukça belirlenen bu firmalardan teklif istenir. • Avrupa Komisyonu Framework Contractor’ları 3 er yıllık dönemlerle belirler ve her bir konu için davet istenebilecek firmalar belirlidir. .

Single Tender Procedure Doğrudan temin İletişim yazılı olmak zorundadır ve bir rapor hazırlanmalıdır. Tedarikçinin yeterliliği, ihale dışı bırakılmasını gerektirecek şartlara haiz olup olmadığının kontrolü ihale makamı tarafından yapılmalıdır.

Mal Alımı (Supply)

≥ € 300, 000 SUPPLIES International Open Tender procedure < € 300, 000 but ≥ € 100, 000 Local Open Tender procedure < € 100, 000 but > € 20, 000 Competitive negotiated procedure ≤ € 20, 000 Single tender

Genel İhale Süreci Ön duyuru - İlan – Şartname Teklif – Geçici Teminat (tender guarantee) İhale Açılışı Açılışa katılım Değerlendirme - Sorular Açıklamalar Karar Sözleşme – Kesin Teminat (performance guarantee)

Publicity Prior Information Notice (Şablon) (Örnek) Contract Notice (Şablon) (Örnek) Local Tenders Summary Contract Notice

Tender Dossier Content A. Instruction to Tenderers B. Draft Contract, Special Conditions and Annexes (incl. Technical Specifications) C. Further Information D. Tender Form for a Supply Contract

Dokümanlar Invitation Letter (Şablon) (Örnek) Tender Dossier A. Instruction to Tenderers (Şablon) (Örnek) B. Draft Contract, Special Conditions and Annexes (incl. Technical Specifications) C. Further Information D. Tender Form for a Supply Contract

Part B Draft Contract (Şablon) (Örnek) Special Conditions (Şablon) (Örnek) Annexes: I. General Conditions II + III: Technical Specifications + Technical Offer (Şablon) (Örnek) IV: Financial Offer (Şablon) (Örnek) V: Forms and Documents

Annex V Tender guarantee Performance guarantee Pre-finance guarantee Financial Identification Form Legal Entity Form (Şahıs – Şirket- Kamu) Tax and Customs Agreements (Şablon) (Türkiye) Yüklenicinin tabi olduğu ilgili diğer kanun ve hükümler

Dokümanlar Invitation Letter (Şablon) (Örnek) Tender Dossier A. Instruction to Tenderers (Şablon) (Örnek) B. Draft Contract, Special Conditions and Annexes (incl. Technical Specifications) C. Further Information (Admin Grid) (Evaluation Grid) D. Tender Form for a Supply Contract

Technical Specifications • Teklif verecekler için rehber niteliği taşımalı • Doğru terminoloji kullanılmalı • Reklam niteliğinde tanımlamalar değil teknik özellikler kullanılmalı • Özellikler aşağıdaki konuları içermeli: • Boyutlar • Kalite düzeyi, sertifikasyon • Çevreye etki • Güvenlik standartları • Test yöntemleri • Paketleme/ Etiketleme koşulları

Teknik Şartname ve Pazar Araştırması Hazırlama Süreci İhtiyaç Analizi (Liste) Ürünlerin Gruplandırılması (Lot) Ürünlerin genel özelliklerinin belirlenmesi (satıcılarla irtibat) Teknik özelliklerin maddeler halinde yazılması Teknik özellikleri sağlayan marka ve modellerin tespiti Bu ürünlerin fiyatlarının tespiti (KDV hariç, teslimat kurulum dahil)

Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar Tek bir ürün tanımlanmamalı Herhangi bir marka ve modele atıfta bulunulmamalı Patenti belli bir üreticide olan özellik istenmemeli Menşei geçerli ülkelerden olmalı (AB veya AB ile anlaşması olan) Özel kurulum ve kullanıcı eğitimi gerekiyorsa belirtilmeli Satış sonrası periyodik bakım gerekiyorsa belirtilmeli Kullanıma başlamak için sarf malzemesi gerekiyorsa belirtilmeli Kabul aşamasında test yapılması gerekiyorsa belirtilmeli

Teknik Şartname Hazırlarken Sıkça Yapılan Hatalar • • • Özellikleri ürüne göre yazmak Farklı ürünlerde bulunan özellikleri altalta yazmak Kullanım açısından farketmeyecek özellikler istemek (zaman kaybı) Bir ürünü birden fazla kez tanımlamak ya da birleştirilebilir ürünleri ayrı tanımlamak Dağıtım Matrisi, Teknik Şartname ve Pazar Araştırması belgelerindeki ürünlerin aynı sıralamayı takip etmemesi ve sıra numaralarına sahip olmaması

İfade Farklılıkları Tipik Türkçe Şartname Maddesi • Cihaz pil ile çalışmalıdır. • Cihaz iç sıcaklığı cihaz üzerinde yer alan göstergeden okunabilmelidir Tipik İngilizce Şartname Maddesi • Battery operated • Display indicating internal temperature

Item No Specifications 1 Televizyon 1. 1 En son teknoloji 1. 2 Minimum çözünüm: 1920 x 1080 1. 3 Live. Colour özelliği 1. 4 Boyut: 132 cm 1. 5 Ağırlık: En fazla 18 kg Specifications Offered Notes, remarks, ref to documentation Ölçülemez X Net ve spesifik Markaya özgü X Hangi boyut? En az mı en fazla mı ? Ölçüm toleransı ? İlgisiz ? Evaluation Committer’s notes

Pazar Araştırması Üç geçerli ürün • Marka / Model • Fiyat (KDV hariç) • Menşe

İhale Sürecinde Fiyatı Arttıran Unsurlar • • • Dosya hazırlama bedeli Teminat Mektubu Teslimat – Kurulum Kullanıcı Eğitimi Ödemelerde Gecikme

No Description Qty Brand name / Model Est. Unit Price Est. Cost Country of Origin 1 Masaüstü Bilgisayar 6 Casper NEO NBD E 540 1. 200 7. 200 Turkey Teknik Şarnameye uygun 3 farklı marka ve model BEKO PC 944 2 Fujitsu P 5730 Tahmini Fiyat: Alınan tekliflerin ortalamasının %10 üstü. Teslimat kurulum ve eğitim dahil edilmelidir. PRAG’da tanımlandığı şekliyle menşe Turkey Germany

Menşe Kuralı Rule of Origin • • • Bir ürünün değerinin % 60’dan fazlasının oluşturulduğu ülke Satıcının ülkesi değildir Markanın kayıtlı olduğu ülke değildir İthal edilen ülke değildir Yalnızca Menşe Belgesi (Certificate of Origin) ya da üreticinin bağlı olduğu ticaret / sanayi odası tarafından verilen belge ile kanıtlanır

Menşe Kuralı Rule of Origin Üye Ülkeler Aday Ülkeler Program yararlanıcısı ülkeler Norveç, Liechtenstein Uygun olmayanlar: ABD Çin Japonya Güney Kore İsviçre

• • • Örnek Şartname Örnek Dağıtım Listesi Örnek Pazar Araştırması