TAKLIMAT PENEMUAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI OLEH

TAKLIMAT PENEMUAN AUDIT DALAMAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI OLEH KETUA JURUAUDIT Encik Shahriman Hashim (Ketua Juruaudit QMS UPM) 21 APRIL 2015 Dewan Senat

MAKLUMAT AUDIT 2

OBJEKTIF AUDIT Untuk menentukan sama ada UPM: 1 melaksanakan Pengurusan Kualiti berdasarkan keperluan standard MS ISO 9001: 2008 dengan efektif selaras dengan Dasar Kualiti UPM serta objektif dan sasaran Sistem Pengurusan Kualiti UPM; dan 2 bersedia untuk menghadapi Audit Pensijilan Semula, oleh badan pensijilian. 3

SKOP AUDIT Perkhidmatan pengajian pendidikan di peringkat tertiary, pengurusan dan pelaksanaan penyelidikan, perhubungan industri dan masyarakat, pengurusan pembangunan pelajar dan alumni, dan perkhidmatan korporat. 4

PEMBAHAGIAN JURUAUDIT Terbahagi kepada LIMA (5) KUMPULAN yang telah melaksanakan audit antara 23 – 26 MAC 2015 dan 30 MAC – 2 APRIL 2015 85 JURUAUDIT UPM YANG BERTUGAS 5

PEMBAHAGIAN KUMPULAN KETUA JURUAUDIT : ENCIK SHAHRIMAN HASHIM TIMBALAN KETUA JURUAUDIT : ENCIK MAT RAZI ABDULLAH KUMP A B C D E KETUA/TIMBALAN KETUA BIL. SUB KUMP Puan Norlida Zamberi (K) Puan Zufliha Zakaria (TK) Puan Noraihan Noordin (K) Puan Saliza Mustafa (TK) Puan Noremy Busu (K) Puan Liyana Ithnin (TK) Encik Abdul Mohammad Omar (K) * Pindaan 19 Mac Puan Norbayah Ahmad (TK) 19 Encik Nasrudin Yahya (K) Puan Rahiza Abu Hanipah (TK) * Pindaan 19 Mac Jumlah Sub Kumpulan 15 11 12 17 74 6

HASIL PENEMUAN AUDIT 7

KEKUATAN 1. KPI UPM dan Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras berjaya dikenal pasti. 2. Komitmen untuk menambah baik kualiti perkhidmatan - integrasi pensijilan SPK, EMS dan ISMS bermula tahun 2015 untuk fasa pertama. 3. Dokumen SPK boleh dirujuk oleh semua staf menerusi id dan kata laluan putra masing-masing. Capaian laman sesawang sistem e-ISO boleh diakses di luar kampus. 4. Komitmen Pengurusan PTJ yang baik dalam melaksanakan SPK di PTJ masing-masing. 5. Ekosistem kualiti UPM adalah baik dan teratur menerusi pelaksanaan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) UPM, Mesyuarat Jawatankuasa ISO (JKISO) UPM dan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses (MSKP) oleh Peneraju Proses. 8

KEKUATAN 6. Program Pembudayaan Kualiti yang menyokong matlamat ke-lima Pelan Strategik UPM 2014 -2020 iaitu “Mempertingkat Kualiti Tadbir Urus” , merupakan satu komitmen tinggi UPM bagi memantapkan sistem kualiti secara berterusan dan menjadikannya satu budaya yang diguna pakai oleh warga UPM. Pembudayaan kualiti dan inovasi akhirnya dapat diterjemahkan melalui pengiktirafan oleh badan pensijilan serta disokong oleh program dan aktiviti pengukuhan kualiti dan inovasi perkhidmatan yang diperkenalkan universiti. 9

HASIL PENEMUAN & PERBANDINGAN PERKARA JUMLAH NCR (KLAUSA) MENGIKUT TAHUN 2015 2014 2013 2012 JUMLAH BUKTI OBJEKTIF MENGIKUT TAHUN 2015 2014 2013 2012 KETAKAKURAN (NCR) 24 NCR 25 NCR 35 NCR 40 NCR (KLAUSA) 184 222 264 269 PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) 32 OFI 53 OFI 26 OFI 29 OFI (KLAUSA) 217 198 243 171 10

KETAKAKURAN (NCR) 24 KLAUSA dengan 184 BUKTI OBJEKTIF 11

PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR) MENGIKUT KLAUSA 0 52 0 Jumlah OE 0 33 30 0 8 7 7 5 4 4 4 3 3 3 2 2 1 1 0 7. 5. 1 4. 2. 4 8. 2. 3 6. 3 7. 6 7. 5. 5 6. 4 8. 3 5. 5. 1 8. 2. 4 7. 5. 2 4. 2. 3 6. 2. 2 7. 2. 3 7. 5. 4 8. 4 7. 2. 1 8. 5. 2 7. 1 4. 1 7. 4. 3 7. 5. 3 8. 5 Klausa 12

PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR) MENGIKUT PROSES 40 39 35 30 Jumlah OE 26 25 25 20 20 19 15 10 10 7 6 5 3 3 3 3 2 2 2 1 1 1 0 0 0 0 13 UU TN PP PA PP S AA KS S LAT PK C IDE M BU N BE PM PU C PN L PE LEJ KO ICT DE U Proses CA TP PIU ND PE U HV AS PS U PK R PG PA HE S KE W KE G PY L CA H OS PY LAB S PS 0

PROSES YANG TIADA PENEMUAN KETAKAKURAN 1. Pejabat Bendahari (BEN) 2. Pengurusan Sumber Manusia (BUM) 3. Pusat Pembangunan Maklumat Dan Komunikasi (IDEC) 4. Latihan (LAT) 5. Pusat Kebudayaan Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (PKKSSAAS) 6. Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Aset (PPPA) 7. Penasihat Undang-Undang (PPUU) 8. Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri & Masyarakat) (TNCJIM) 14

R Sa Fa n K om ins ku ek l un ab ti Ke ika en ju Ta si ru tu m te k an ra da Fa P an n er ku Se ta lti ni ni S bi an ai na Fa U ns ku ni d ve an lti P rs T i er ek hu ti Fa no Fa ta ku lo ku na gi lt M n E ko i Ek ak ol Fa no an Fa o ku an m ku i d gi M lti P an an S en ai P us ns g en Fa i K gu a ku ajia om n lti ru Al P pu am san e te r d rub S at ek a an ita Ho n T V r ek sp et no ita er lo in l V gi Pu et M ar sa er ak t A in lu ar Fa sa m U si ku at ni Sa lti ve Ba S Bh in rs ha ai s gn iti ns Pe gi K an P rta em er K ni ta es Se as an ni el uk ko an am an la d h Pe at & an P an ja B M ba ah eng ak t T aj ag an ia im ia n an n ba Si Ur sw la us n az T Na ah ib Fa adb C ir ku an Ak lti se P ad lo er em r ( Ha tan ik ia l E n hw In st itu al P el t B Pe aj io rp ar Pe sa us d ja Pu in an ta ba sa Pe A t B s t S kaa ja lu n ba u um m Su t P rsa ni be ) r lta en r d n da Ab an fta P du r en l S di am di ka In ad st n itu Ka Pe t G ns ja er er ba on t N to ai lo b Pu Ca gi sa n t K Fa Pu selo es ku r sa In ih lti t I st at P sla itu an t P eng m U aj ni en ia ve ye n rs lid Pe iti ika nd In n id Pr st ika itu o t T duk n H ek Pu al no Ko sa al lo le t P gi j T Pu M em un aj sa ba D u t P ng r. em Is un m b a lti ku PENEMUAN KETAKAKURAN (NCR) MENGIKUT PTJ 15 13 9 9 Jumlah OE 7 6 6 5 5 5 5 4 4 4 3 3 3 3 2 2 1 PTJ 15 1 1

PTJ YANG TIADA PENEMUAN KETAKAKURAN 1. Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) 2. Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) 3. Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) 4. Institut Gerontologi 5. Institut Penyelidikan Matematik 6. Institut Kajian Dasar Pertanian dan Makanan 7. Institut Perhutanan Tropika dan Produk Hutan 8. Institut Kajian Sains Sosial 9. Institut Pertanian Tropika 10. Akademi Sukan 11. Pusat Pengimejan dan Diagnostik Nuklear 12. Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 13. Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset 14. Pejabat Penasihat Undang-undang 16

PTJ YANG TIADA PENEMUAN KETAKAKURAN 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. Kolej Mohamad Rashid Kolej Kedua Kolej Canselor Kolej Kelima Kolej Keenam Kolej Sultan Alaeddin Suleiman Shah Kolej Tun Perak Kolej Pendeta Zaaba Kolej Sepuluh Kolej Sebelas Kolej Dua Belas Kolej Tiga Belas Kolej Empat Belas Kolej Lima Belas 17

PTJ YANG TIADA PENEMUAN KETAKAKURAN 29. Kolej Enam Belas 30. Kolej Tujuh Belas 31. Kolej Sri Rajang UPMKB 32. Bahagian Hal Ehwal Pelajar UPMKB 33. Cawangan Perpustakaan Sultan Abdul Samad UPMKB 34. Pusat Islam UPMKB 35. Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi UPMKB 36. Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset UPMKB 37. Pejabat Bendahari UPMKB 38. Pejabat Pendaftar UPMKB 18

CADANGAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) 29 KLAUSA dengan 217 CADANGAN 19

Klausa 5 1 1 1 1 8. 3 5. 4. 1 5. 6. 3 7. 3. 2 7. 4. 1 7. 5. 5 2 6. 1 2 8. 2. 4 0 2 7. 5. 2 3 5. 1 4 6. 2. 1 5 7. 5. 3 5. 5. 1 5 8. 2. 1 5 7. 5. 4 5 7. 2. 3 5 5. 5. 3 6 7 8. 5. 1 7 7. 1 0 6. 4 13 6. 2. 2 5 8. 4 6. 3 0 4. 2. 4 5 8. 2. 3 0 7. 5. 1 4. 2. 3 5 PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) MENGIKUT KLAUSA 44 0 5 Jumlah Cadangan 26 22 18 15 12 20

PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) MENGIKUT PROSES 19 Jumlah Cadangan 17 15 11 10 6 6 5 5 5 4 4 4 1 N AS KS BE 1 1 1 0 PK C IDE PE L U TP PM PU LAT S PN C Proses KE PG R U HV PIU W KE ICT L ND PE CA PY G PA HE PK U LEJ S S KO PS A LAB PY 2 21 0 DE 7 CA 7 M 8 BU 11 PP UU TN CJI M 12 SA 13 OS H PS 30

sa t. P l Pu om wa l P um sa i d a el t K an aj t em P es a ba ih eng r d at an ng an uru un A Pe Un san lum an ja iv ba ni M er ) t ak lu Fak Pen siti m Fa ul da Fa at ti ku kul Pe fta da ti r lti rt n Pe Re Ko an r ia ka ub m n at H un os be an ik n pi ha Ve as ta tuk i gi l. V te da an rin et n Ke Se ar Pe eri Se m ni ko jab nar as b la at Un ina uk h N an iv Pe ai er b da ng si C t n aj Ba ia ans i n el ha Si o gi sw r an az Ur ah Fa u ku Fak s T Ko ad lti u le Pe lti K bi j ng ej r A ka ur aj u ia d Fa n P tera em sa en ku an ik t. K di lti di eb P ka ud Ko erh ut n ay le j T an aa n Pe un an da P ja n ba era Ke t. B k se ur ni Fa s an ku Pe ar Su lti ne Pu lta Pe sa rbi ru Ba n t Sa t Is ba ha In gi ta st ja an lah lam n it ba da Ke udd t P ut n in en Per Sa sel am Ab gu hu in ta s ru at dul na Ke s an Az n Pu an iz Fa siha Tr Ke sa Sh ta t. P se op In kul ah n ik ti la st en a m Sa gi da itu at Pu t B in m n an s e sa da Pro iosa t S jan du n in da um K s k be n D es H ut ih Fa r ia da gn ata an Fa kul n os n ku ti B Tam Pe P t lti nd ik N ek ah an er Bi as Pe idik uk ja ot le an rt ek a M ar an an od no Ka en ian lo n gi Un se r da dan i n Ko ver Fa si Fa Sa m ti in ku un In kul s lt ti ik st B itu Pe i Ek iom as i ol t P ng og ole en aji Ko i M ku ye an l lid Al j. S a us ik Pe ja ul an m ia ba Ko ta j Pr Sek n t T aba le Al j 1 od ita im t P ae uk r em ba dd 2 d la an Ha ba in n la ng Ko Su N l ai un l l b Ko eim ej 1 Ca an an 4 da lej ns S n T el Pe uju ha or h n h (J B ar gur in us ela le ga s j. K an n el As In im et du A Ba a/ s ha kad Ko em tri d gi ja le an ba i S an j. K In t. T Au uk M ee st im an as na itu dit ya Pe ba m t G Da ra ja la la ka er ba dan n on m N t) t. P Ko ai Ko to en b Pu le Ca j S lej log as sa ih Ke i t T ns at ulta el lim ra o n U Pu PTJ 22 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 5 Jumlah Cadangan 6 6 6 7 7 10 10 10 11 11 PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI) MENGIKUT PTJ

KELEMAHAN/CADANGAN 1. Pengurangan peruntukan kewangan kepada PTJ memberi kesan kepada hampir keseluruhan program dan aktiviti di PTJ perlu merangka dan merancang program/aktiviti yang boleh memberi penjimatan dan nilai tambah kepada PTJ, dan boleh menjana pendapatan. 2. Kawalan ke atas rekod masih lagi lemah. Banyak penemuan ketakakuran yang dicatatkan dalam setiap program Audit Dalaman. Proses perlu ditambah baik atau diringkaskan proses berkenaan tanpa menjejaskan keperluan standard. 3. Komitmen pensyarah dalam penyediaan keperluan pengajaran dan pembelajaran iaitu berkaitan dengan fail kursus masih kurang. Kewujudan sistem dalam talian diharap akan dapat membantu pensyarah melengkapkan semua keperluan yang telah ditetapkan dengan lebih mudah. 23

KELEMAHAN/CADANGAN 4. Kebanyakan PTJ tidak melaksanakan proses pelupusan rekod bagi rekod yang mencapai tempoh pelupusan sebagaimana yang ditetapkan dalam dokumen SPK UPM. Universiti masih belum mempunyai satu sistem pelupusan rekod yang seragam yang boleh digunapakai di semua PTJ dengan berpandukan kepada Akta Arkib Negara Malaysia 2003. 5. Penemuan berulang tentang penggunaan logo pensijilan SPK (ISO 9001) yang tidak mengikut ketetapan badan pensijilan dan akreditasi, sebagaimana yang ditemui semasa Audit Pemantauan oleh pihak SIRIM tahun 2014. 24

PENUTUPAN KETAKAKURAN PTJ hendaklah mengambil tindakan dalam tempoh 21 hari bekerja atau tarikh yang ditetapkan dipersetujui antara Auditor dan Auditi. Tarikh 21 hari adalah pada 21 Mei 2015 25

SEKIAN TERIMA KASIH 26