Скачать презентацию Тайм-менеджмент в агентской деятельности Тайм-менеджмент включает в Скачать презентацию Тайм-менеджмент в агентской деятельности Тайм-менеджмент включает в

Тайм-менеджмент в агентской деятельности (2).pptx

  • Количество слайдов: 35

Тайм-менеджмент в агентской деятельности Тайм-менеджмент в агентской деятельности

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем представляет собой сочетание специфических процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в реализации любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб решаемых задач

Управление временем, организация времени (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности Управление временем, организация времени (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

В управлении временем можно выделить следующие процессы: • • • Анализ. Моделирование стратегий с В управлении временем можно выделить следующие процессы: • • • Анализ. Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа. Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей). Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения. Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели. Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Зачем риэлтору тайм-менеджмент? В каких случаях умение планировать время становится принципиальным? Какие профессиональные возможности Зачем риэлтору тайм-менеджмент? В каких случаях умение планировать время становится принципиальным? Какие профессиональные возможности мы получаем, если владеем технологиями тайм-менеджмента?

Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____

Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ 2) Ваши цели записаны где-то (листок, Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ 2) Ваши цели записаны где-то (листок, холодильник, ежедневник)? ____

Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ 2) Ваши цели записаны где-то (листок, Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ 2) Ваши цели записаны где-то (листок, холодильник, ежедневник)? ____ 3) Вы просматриваете свои цели регулярно (делаете план/факт анализ)? __

Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ 2) Ваши цели записаны где-то (листок, Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ 2) Ваши цели записаны где-то (листок, холодильник, ежедневник)? ____ 3) Вы просматриваете свои цели регулярно (делаете план/факт анализ)? __ 4) Выбирая, что делать сегодня, вы анализируете, как это работает на ваши цели? ____

Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ 2) Ваши цели записаны где-то (листок, Мини-опрос 1) У вас есть жизненные цели? ____ 2) Ваши цели записаны где-то (листок, холодильник, ежедневник)? ____ 3) Вы просматриваете свои цели регулярно (делаете план/факт анализ)? __ 4) Выбирая, что делать сегодня, вы анализируете, как это работает на ваши цели? ____

Три шага построения долгосрочной системы организации и планирования Анализ Планирование Действие Три шага построения долгосрочной системы организации и планирования Анализ Планирование Действие

Анализ: трехуровневая процедура диагностики - Технические ошибки - Внешние факторы - Психологические препятствия Анализ: трехуровневая процедура диагностики - Технические ошибки - Внешние факторы - Психологические препятствия

Анализ: трехуровневая процедура диагностики Технические ошибки: 1. Для выполнения дела не отведено конкретного места Анализ: трехуровневая процедура диагностики Технические ошибки: 1. Для выполнения дела не отведено конкретного места в расписании. 2. Для выполнения дела выделено неподходящее время 3. Ошибка в расчете времени, необходимого для дела. 4. Вы – неподходящий человек для этого дела 5. Задача чрезмерно сложна. 6. Задача просто забыта. 7. Рабочее пространство неудобно организовано.

Анализ: трехуровневая процедура диагностики Внешние факторы: 1. 2. 3. 4. 5. Непомерно большой объем Анализ: трехуровневая процедура диагностики Внешние факторы: 1. 2. 3. 4. 5. Непомерно большой объем работы Проблемы со здоровьем Полоса перемен Обстановка с высоким уровнем помех Неорганизованный партнер

Анализ: трехуровневая процедура диагностики Психологические препятствия: 1. Неопределенность жизненных целей и приоритетов 2. Любовь Анализ: трехуровневая процедура диагностики Психологические препятствия: 1. Неопределенность жизненных целей и приоритетов 2. Любовь к антикризисному управлению 3. Страх вынужденного бездействия 4. Неспособность отказать 5. Страх перед неудачей 6. Страх перемен 7. Перфекционизм 8. Страх потери творческих сил

Исследование личного отношения к времени Что работает на вас? 2. Каковы ваши личные предпочтения Исследование личного отношения к времени Что работает на вас? 2. Каковы ваши личные предпочтения в процессе планирования и управления временем? 3. Каковы ваши личные циклы энергии и источники сил? 1.

Что работает в мою пользу? Продолжите предложения: 1. Как бы я ни был занят, Что работает в мою пользу? Продолжите предложения: 1. Как бы я ни был занят, я всегда нахожу время для _______ 2. Мои цели становятся четко определенными, когда дело касается ____ 3. Я легко рассчитываю время для____ 4. Я всегда без промедления приступаю к ____ 5. Я никогда не опаздываю______

Что работает в мою пользу? 6. У меня не возникает проблем с планированием, когда Что работает в мою пользу? 6. У меня не возникает проблем с планированием, когда ____ 7. Я без проблем приступаю к выполнению сложных проектов, если___ 8. Мне легко сказать нет, если_____ 9. Я всегда занят в перерывах между____ 10. Мне легко уложиться в заданные сроки, когда _____ 11. Я больше всего счастлив, когда я ____ 12. Я легко перепоручаю другим _____

Что не работает? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. У меня Что не работает? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. У меня никогда нет времени на _____ Я трачу слишком много времени на __ У меня нет четких целей в отношении __ Я с удовольствием весь день занимаюсь _____ Я всегда недооцениваю время, необходимое для ____ Я всегда откладываю _____ Я часто опаздываю ______ Мне трудно сказать нет ______ Мне трудно завершить _____

Реальная бытовая инструкция: Что делать человеку, которому суждено сегодня вымыть унитаз? Вариант лайт (действует Реальная бытовая инструкция: Что делать человеку, которому суждено сегодня вымыть унитаз? Вариант лайт (действует на 1 вечер) : 1. Вывинтить все лампочки в туалете. 2. Спрятать запасные лампочки. Вариант оптимум: 1. Войти в туалет. 2. Взять в ящике под раковиной голубой тазик, в котором лежат резиновые перчатки, тряпочка-губочка (ТГ), губка, щетка с ручкой, тряпочка, Доместос и Cif. 3. Надеть перчатки. 4. При помощи губки полностью удалить воду из сифона. 5. Полить Доместосом стенки унитаза. Щеткой распределить Доместос равномерно. Оставить на 20 минут. 6. В это время при помощи губки и Cif помыть унитаз снаружи (в том числе сзади). 7. Протереть сливной бачок отжатой губкой. 8. Вымыть сидение унитаза средством Cif и ТГ. Два раза протереть чистой отжатой ТГ. 9. Отчистить унитаз внутри и под ободком щеткой. Убедиться в том, что слив абсолютно белый, нет пятен и следов ржавчины на всей внутренней поверхности. 10. Вымыть пол тряпочкой. 11. Спустить в унитазе воду. 12. Убедиться в том, что он полностью чист. Если нет – повторить необходимые операции. 13. Прополоскать тряпочку, ТГ, губочку, щетку. Помыть раковину средством Cif. 14. Сложить оборудование вместе с моющими средствами в голубой тазик и убрать под раковину. Вариант премиум: 1. Купить чистый унитаз. 2. Выбросить грязный унитаз к черту.

В большинстве случаев я предпочитаю выберите свои предпочтения, ориентируясь на первое побуждение Работать независимо В большинстве случаев я предпочитаю выберите свои предпочтения, ориентируясь на первое побуждение Работать независимо от других Тренироваться в одиночестве Отдыхать в одиночестве Напряженный график Сосредоточиться на чем-то одном Долго размышлять над выполнением задачи Планы и предсказуемость Жестко заданные сроки Работать в коллективе Тренироваться вместе с другими Отдыхать в компании Комфортное расписание Работать в многозадачном режиме Принимать быстрые решения Работать при неярком свете Неожиданность и спонтанность Длительное время реализации задач, взятое с запасом Работать на фоне музыки или шума Работать при ярком свете Работать головой Работать руками Работать в тишине

Определение собственных источников сил и циклов изменения энергии Утро для меня – самое лучшее Определение собственных источников сил и циклов изменения энергии Утро для меня – самое лучшее время для ____ и наихудшее время для _____ 2. День для меня – самое лучшее время для ____ и наихудшее время для _____ 3. Вечер для меня – самое лучшее время для ____ и наихудшее время для _____ 4. Поздний вечер для меня – самое лучшее время для ____ и наихудшее время для _____ 1.

Определение собственных источников сил и циклов изменения энергии Когда я устаю, я обычно восстанавливаю Определение собственных источников сил и циклов изменения энергии Когда я устаю, я обычно восстанавливаю силы следующим образом: (выберите все подходящие варианты и допишите ваши собственные) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Меняю вид деятельности Выполняю физические упражнения Слушаю музыку Пересматриваю свои планы и цели Смотрю на фотографию любимого человека Выпиваю стакан воды Нахожу время, чтобы вздремнуть Ем высококалорийную пищу Делаю короткий перерыв Звоню друзьям Устраиваю что-нибудь веселое (свои варианты)

Наиболее распространенные хронофаги Нечеткая постановка цели. Отсутствие приоритетов в делах. Некачественное программное обеспечение. Попытка Наиболее распространенные хронофаги Нечеткая постановка цели. Отсутствие приоритетов в делах. Некачественное программное обеспечение. Попытка слишком много сделать за один раз. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя). Плохое планирование рабочего дня. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. Неэффективное хранение документов и другой информации.

Наиболее распространенные хронофаги Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет» . Отрывающие Наиболее распространенные хронофаги Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет» . Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры. Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар» . Отсутствие самодисциплины. Неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту. Неэффективные совещания. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки. Синдром «откладывания» . Желание знать все детали, прежде чем действовать. Спешка, нетерпение. Редкое делегирование (или его отсутствие). Недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано. Слишком частые поездки. Перенесение дел, которые можно решить по телефону, на личную встречу

Определение стратегических целей Значимые Цели на год области жизни Образование Дом Работа Семья Здоровье Определение стратегических целей Значимые Цели на год области жизни Образование Дом Работа Семья Здоровье Духовное развитие Финансовое благополучие Отношения с друзьями Цели на 2 года Цели на 5 лет

Успех требует усилий души и сердца. Мы можем вложить свою душу и сердце только Успех требует усилий души и сердца. Мы можем вложить свою душу и сердце только в то, чего искренне желаем. Дэвид Шварц

Упражнения для определения целей « 10 (5) лет спустя» «здесь и сейчас» запись стратегических Упражнения для определения целей « 10 (5) лет спустя» «здесь и сейчас» запись стратегических целей

Первый шаг к реализации Значимые области жизни Стратегические цели Виды деятельности Первый шаг к реализации Значимые области жизни Стратегические цели Виды деятельности

Анализ текущей загрузки 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Мониторинг реальной загрузки 2 Анализ текущей загрузки 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Мониторинг реальной загрузки 2 -3 недели. Распределение видов деятельности по стратегическим целям. Выявление деятельности, не соотносящейся со стратегическими целями. Анализ нарушения равновесия между разными целями. Поиск типичных хронофагов. Определение соответствия характера деятельности личным зонам активности. Выделение дел для последующего делегирования.

Построение идеального плана 1. 2. 3. 4. 5. Соответствует стратегическим целям? Нравится мне? Есть Построение идеального плана 1. 2. 3. 4. 5. Соответствует стратегическим целям? Нравится мне? Есть время для отдыха? Учтено время на вход в задачи завершение задач? Учтены интересы людей, которых затрагивает этот план?

Тестирование и оптимизация плана – 2 -4 недели Мелкие хитрости: 1. Съешь лягушку 2. Тестирование и оптимизация плана – 2 -4 недели Мелкие хитрости: 1. Съешь лягушку 2. Матрица Эйзенхауэра 3. Хронометраж 4. АВС-анализ 5. Зонирование времени 6. Правило двух минут 7. Режь бегемота 8. Многозадачный режим 9. Задачи про запас

Удачный план распределения времени– контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. Мой план отражает Удачный план распределения времени– контрольные вопросы 1. 2. 3. 4. 5. Мой план отражает стратегические цели? Все виды деятельности, важные для меня, включены в план? Я могу сосредоточиться на выбранной задаче в период, на который она запланирована? Я занимаюсь каждым видом деятельности в подходящее для меня время? Следуя своему плану, я чувствую равновесие и гармонию в жизни?

Действие! 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Взять в руки стратегический план Действие! 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Взять в руки стратегический план и список видов деятельности. Составить полный список задач. Выбрать планировщик. Рассортировать задачи по категориям. «Зачистить» список задач. Составить расписание Уплотнить время Гармонизировать расписание

Программа « 9 шагов» 1) Правильно выбрать и поставить цели 2) Наладить личный стратегический Программа « 9 шагов» 1) Правильно выбрать и поставить цели 2) Наладить личный стратегический менеджмент 3) Правильно замотивировать себя 4) Освоить методы эффективного планирования и расстановки приоритетов 5) Навести порядок в отсеке сегодняшнего дня 6) Наладить полноценный и правильный «ТМ-рацион» 7) Выбрать и настроить систему личного планирования 8) Разобраться с поглотителями времени 9) Наладить правильный отдых и встроить в жизнь