ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ Нельзя вернуться в прошлое и изменить свой

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ Нельзя вернуться в прошлое и изменить свой старт, но зато можно изменить свой финиш, если стартовать прямо сейчас. А. П. Чехов

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Управлению временем можно помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов

Согласно принципу Парето, лишь 20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата.

– техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 -й президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы.

В управлении временем можно выделить следующие процессы: 1. Анализ. 2. Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа. 3. Определение и формулирование цели (целей).

4. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей 5. Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели. 6. Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством,

Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день; Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя; Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма; Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;

Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе; Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше; Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой; Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации; Несоответствие работника и занимаемой им должности; Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;

Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций); Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности, порождающей хронический недостаток времени; Отсутствие личной миссии работника;

При составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, то есть 60 % времени отвести на плановые работы, 20 — на непредвиденные, 20 % — на спонтанно возникающие; Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате имеется представление о затратах времени на будущее.

Для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные; Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

Этот метод охватывает пять стадий: Упорядочение заданий; Оценка продолжительности действий; Резервирование времени (в соотношении 60: 40); Принятие решений по приоритетам и перепоручениям; Контроль учета выполненного.

В этом тесте допускаются 4 варианта ответов: «почти никогда» — 0 баллов, «никогда» — 1 балл, «часто» — 2 балла, «почти всегда» — 3 балла 1. Перед началом работы я оставляю себе резерв времени, который использую для составления плана на день, для подготовки рабочего места и т. п. 2. Все, что можно переложить на других людей, я перекладываю.

3. Я фиксирую каждую задачу и каждую цель с указанием срока их решения. 4. Каждый официальный документ я стараюсь выполнить с первого раза и сразу «набело» . 5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядочивая их по приоритетам.

6. Планируя свой рабочий день, я стараюсь исключить посторонние телефонные разговоры, избегаю незапланированных посетителей, а также пытаюсь уклоняться от внезапных совещаний. 7. Свою дневную нагрузку я планирую с учетом пиков и спадов моей работоспособности.

8. При планировании своего дня, я оставляю резерв времени для решения «вводных» , для непредвиденных ситуаций и для неожиданных встреч. 9. В первую очередь я решаю приоритетные задачи. 10. Если у меня есть неотложные дела, но кто-то пытается меня отвлечь, я умею сказать «Нет!»

Просуммируйте все баллы. 0 -15 баллов. Вы не планируете свое время и плывете по течению. Хотя если вы составляете список приоритетных задач и придерживаетесь его, то некоторые цели вы можете достичь. 16 -20 баллов. Вы пытаетесь овладеть своим временем, но вам очень мешает непоследовательность в ваших намерениях и действиях. 21 -25 баллов. У вас хороший самоменеджмент. 26 -30 баллов. Вы – настоящий хозяин своего времени и можете служить образцом для подражания!

генеральный директор агентства Newsfront PR Agency

Как жить осознанно: три инструмента бизнесмена. Статья из журнала Forbes, 14 cентября 2012 года.

Большинство людей, услышав слово «таймменеджмент» , представляют себе бесконечные списки дел и забитый задачами календарь. В то же время автор любой книги по таймменеджменту начинает с того, что этот термин неверен. Временем нельзя управлять. Но можно управлять своими ресурсами – вниманием и тем, на что оно расходуется. Самым сложным в тайм-менеджменте для меня стало определение приоритетов. Списки дел, хронометраж, десятки вычеркнутых задач и проставленных галочек не приносили удовлетворения. Прошло несколько лет, прежде чем я сформулировал, что на самом деле важно осмысленное проживание жизни.

Книги по тайм-менеджменту описывают десятки инструментов и практик на эту тему. Все они сводятся к фиксации эмоций на протяжении дня и последующей рефлексии о том, какие контексты (то есть ситуации) для вас наиболее и наименее комфортны. Поскольку по природе я визуал, наиболее полезными для меня оказались инструменты, связанные с фотографиями. Один из них – Проект 365. Каждый день фотографируешь себя и загружаешь в отдельный альбом. Желательно фотографировать в новом или важном для тебя контексте. Уже спустя неделю-две я стал замечать, какие фотографии появляются чаще всего. Эксперимент длился четыре месяца. После этого я впервые сформулировал свои «роли» – направления, в которых я хочу и могу развиваться. Ролей набралось шесть – муж, отец, бизнесмен, управленец, учитель, друг и личность. Спустя еще несколько месяцев я стал расписывать план недели именно через призму этих ролей: что и как я делаю, чтобы максимально реализовать каждую из своих функций.

Год спустя я попробовал еще один инструмент для более осознанного проживания жизни – «Четыре картинки дня» . Каждый день я искал хотя бы четыре важные для меня ситуации. В конце дня коллаж дополнялся коротким текстовым резюме случившегося за день. Я делился «картинками дня» в Facebook, но их можно делать и для себя. Как и проект 365, «Четыре картинки» помогали мне понять, насколько мои декларируемые ценности совпадают с реальными действиями, а также подвести итоги дня. Этим проектом я занимался пять месяцев.

Третий интересный инструмент – «Утренние страницы» . Я встретил описание этого процесса в книге «Путь художника» американской писательницы Джулии Кэмерон. Смысл механизма очень прост: утром садишься и пишешь три страницы текста. Все, что приходит в голову. Уже на второй странице мысли «с поверхности» заканчиваются. Тогда приходится копать глубже, вспоминать какие-то сложные задачи. Прописывая их, я поневоле проговариваю разные выходы из ситуаций. Иногда это позволяет мне сформулировать сомнения и страхи. Чаще – найти решения проблем. «Утренние страницы» – это способ поразмыслить над задачами, до которых не всегда доходят руки и мысли в повседневной рутине.

Можно писать страницы от руки, но мне удобнее набирать в текстовом редакторе или на специальном сервисе 750 words. com. Во время этого упражнения на столе у меня лежит рабочая тетрадь. Туда, в список всех своих задач, я записываю все действия, которые пришли в голову во время «утренних страниц» . Конечно, этим инструменты осознанного проживания жизни не заканчиваются. А какие практики самоанализа помогли вам?

1. Составьте табличную форму учета затрат рабочего времени руководителя с указанием: Вида затрат времени Количества затрачиваемого времени Точного времени выполняемых операций 2. Разработайте анкету для анализа эффективности использования рабочего времени руководителя.

1. Что такое тайм-менеджмент? А) инструменты и методы, используемые при выполнении конкретных задач, проектов и целей; Б) определение и формулирование цели; В) технология организации времени и повышения эффективности его использования. 2. В чем суть принципа Парето? а) 20% выполняемых нами дел бесполезны; б) лишь 20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата; в) для 100% результата достаточно сделать 50% процентов всех запланированных дел.

3. Выберите правильный порядок в структуре управления временем: а) анализ, моделирование стратегий, разработка плана достижения, определение цели, реализация; б) моделирование стратегий, расстановка приоритетов, анализ, разработка плана, моделирование стратегий, контроль; в) анализ, моделирование стратегий, определение и формулирование цели, планирование и расстановка приоритетов, разработка плана достижения поставленных целей, реализация, контроль.

4. Сколько стадий содержит метод «Альп» ? а) 4; б) 8; в) 7. 5. Что такое «Метод Эйзенхауэра» ? а) техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела; б) тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту; в) метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Ответы: 1 -в, 2 -б, 3 -в, 4 -в, 5 -а.

Время — это капитал работника умственного труда. О. Бальзак Самое трудное искусство - это искусство управлять. Карл Юлиус Вебер Употреби текущее время так, чтобы в старости не корить себя за молодость, прожитую зря. Д. Боккаччо

Выбрать время — значит сберечь время, а что сделано несвоевременно, сделано понапрасну. Ф. Бэкон Из всех вещей время менее всего принадлежит нам, и более всего нам недостает его. Ж. Бюффон Одна из самых невосполнимых потерь — потеря времени. Ж. Бюффон

Время — драгоценный подарок, данный нам, чтобы в нем стать умнее, лучше, зрелее и совершеннее. Т. Манн Всякая экономия в конечном счете сводится к экономии времени. К. Маркс Во всей человеческой жизни нет ни одной минуты, в которую было бы позволительно относиться к человеку легкомысленно и беспечно. Л. Писарев

Ничто не является более тягостным для мудрого человека и ничто не доставляет ему большего беспокойства, чем необходимость тратить на пустяки и бесполезные вещи больше времени, чем они этого заслуживают. Платон Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным. Ж. Ж. Руссо

Презентацию выполнила: Сулейманова Раушания, гр. 21202.