Тайм — менеджмент Или умение планировать время

Тайм - менеджмент Или умение планировать время

Планирование времени – система действий, направленная на выполнение как можно большего количества дел, с максимальной эффективностью, за минимально возможный промежуток времени. Это не одноразовые попытки. Лишь постоянное и длительное планирование и организация времени, вошедшее в систему и ставшее привычкой, приведет к достижению намеченных целей и осуществлению задуманных проектов. Критерий эффективного планирования времени – если вы успеваете гораздо больше, чем раньше, и меньше устаете.

Современных систем управления временем достаточно много. Стивен Кови, международный бизнес-тренер и автор нескольких трудов по лайфменеджменту, разделил все методики таймменеджмента на 4 поколения: Первое сконцентрировано на составлении перечней и памяток; n Второе — на составлении планов и подготовке к их реализации n Третье — на составлении планов, расстановке акцентов и контроле их выполнения. n Четвертое — основано на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом. n

Вам не хватает времени, если:

n n n вы не успеваете выполнить всё намеченное на день, вам кажется, что перечню дел не видно конца и края, у вас много незавершенных проектов, вы не приближаетесь к намеченным целям, у вас нет сил, жизнь кажется пустой и безрадостной, а единственное, что в ней есть – это работа, вам некогда тратить заработанные деньги.

Умение планировать свое время - это одно из самых главных умений. И чем раньше Вы научитесь это делать, тем больше шанс стать успешным человеком. Свои планы лучше разбивать на три типа: долгосрочные, краткосрочные и ближайшие.

В системе организации времени есть несколько основополагающих моментов. n Используйте различные горизонты планирования: стратегическое, тактическое, оперативное. На стратегическом горизонте планирования Вы разрабатываете шаги по достижению Ваших жизненных целей. На тактическом горизонте планирования – реализуете Ваши цели на текущий год/квартал/месяц, на оперативном – на ближайшие дни (до недели). n Учитывайте свои биоритмы. Отследите, когда, в какой отрезок времени, в какое время суток, вам хочется работать и это получается наиболее эффективно. У кого-то это – раннее утро, а кто-то продуктивно работает глубокой ночью. По возможности, старайтесь делать важные, требующие усилий дела именно в это время. Дела, выполняемые нами в состоянии «нестояния» , занимают времени в 2 -3 раза больше. n Не взваливайте на себя всё. Часть дел и обязанностей всегда можно отдать для выполнения другим людям. Пусть они сделают их не так блестяще, как вы, но у вас останутся силы и время на выполнение того, что для вас действительно важно.

Долгосрочные планы n n n Это те планы, которые Вы намечаете на четверть или на полгода вперед. Отметьте в ежедневнике каникулы и праздники, а также рабочие дни. Далее надо зафиксировать даты дел, относящиеся к работе: отчёты, доклады, совещания, экзамены и т. п. Ну, и не забудьте о развлечениях: концерты, театры и пр. Установите сроки выполнения каждого дела: большие дела делите на более мелкие, время выделяйте с запасом. Потом для каждого дела составьте понедельный график его выполнения. В результате получится план действий на весь период. Можно его повесить на заметное место , чтобы как можно чаще он был у Вас перед глазами.

n n n Краткосрочные планы У Вас уже есть еженедельный план. Теперь Вы должны распланировать каждую неделю по дням и часам. Лучше всего это делать в какой-то определенный день на неделю вперед. Как и при планировании долгосрочных дел, Вы должны внести в план строго обязательные дела и установить для всех дел сроки их выполнения. При этом учитывайте время суток, в которое у Вас максимальная работоспособность (для каждого человека оно свое), и выделяйте его для самостоятельных занятий. Ближайшие планы Как и при составлении краткосрочных планов, ближайшие дела надо планировать регулярно, каждый день (либо накануне вечером, либо утром - кому как удобно). Имейте список дел на целый день. Для удобства можно отделять обязательные дела от необязательных (например, выделяя их разными цветами).

Также важно: n n Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.

По возможности выполняйте только действительно важные дела ( Принцип Парето ). Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. n Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями» ). Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их «в долгий ящик» . n Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха). n

Умейте разделять важное и второстепенное, срочное и то, что можно отложить. Именно умение принимать решение о срочности и важности дел и определять приоритет их выполнения, помогает выполнить всё намеченное и не забыть о важном. Скажите «нет» делам-пожирателям времени. Это: n бесплодный трёп по телефону (всё уже было обговорено бессчетное количество раз), n обсуждение проблемы большим количеством людей (при таком разнообразии мнений просто невозможно прийти к единству), n фантазирование на тему «а вот если бы…» (давайте исходить из реальных условий, а фантастику оставим в качестве хобби). n Кроме того, есть еще и люди, отнимающие ваше время рассказами о своих переживаниях, не предлагающие взамен никаких идей, n Общайтесь с теми, кто вас вдохновляет и у кого есть, чему поучиться!

Расставляйте приоритеты и делегируйте дела • А - 15% • Эффект -65% • Б – 20% • Эффект – 20% Важные и срочные Не важные, срочные • В – 65% • Эффект -15% Важные не срочные Не важные и не срочные • С – пожиратели t • Эффект – 0%

1. важнейшие дела (категории А) – составляют около 15% от общего числа дел, а их значимость – около 65%; 2. менее важные дела (категории Б) – около 20% от их общего числа, их значимость – 20% общей значимости дел; 3. несущественные дела (категории В) – 65% от их общего числа, но их значимость – лишь около 15%. Целесообразно дела категории А менеджеру выполнять самому, Б – частично делегировать подчиненным, В – преимущественно делегировать.

Как видно, работоспособность человека меняется в течение рабочего дня и может быть разделена на три фазы. а - фаза «врабатывания» . Длительность фазы определяется в зависимости от вида труда колеблется от нескольких минут до одного часа. При завершении этой фазы организм работника переходит в так называемое «устойчивое состояние» b, которое характеризуется наивысшей для данного индивида эффективностью и устойчивостью. Длительность этой фазы зависит от интенсивности труда, условий внешней среды и субъективного отношения человека к своей работе. Как правило, через три-четыре часа работоспособность начинает снижаться, внимание рассеивается, движения замедляются, возрастает число ошибок с. Обычно к этому периоду приурочивают обеденный перерыв d. После обеденного перерыва организм вновь проходит через фазу «врабатывания» .

Существуют правила планирования личного времени: 1. охватывать планом лишь 60% рабочего дня, оставляя 20% на непредвиденные проблемы и 20% – на творческую деятельность, повышение квалификации 2. всегда доводить до конца начатое дело; 3. планировать только такой объем задач, с которым можно справиться; 4. обеспечивать гибкость планов; 5. фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты; 6. устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел; 7. избегать тирании срочных дел; 8. планировать использование личного времени; 9. стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант; 10. согласовывать свои планы с коллегами.

Но главное, не забывайте отдыхать!

n n n Всё получится, если… пересмотреть свои привычки; возможно, некоторые из них стоит изменить; контролировать свое время и не позволять ему руководить вами; не допускать, чтобы работа взяла над вами верх; включать в свой план время для отдыха и личных дел; отдыхая, не испытывать чувства вины и угрызений совести; стараться делать так, чтобы время для досуга было пусть не на первом месте в вашем списке, но и не на последнем.

Лотар Зайверт (Lothar J. Seiwert), профессор, руководитель Института стратегии использования времени (г. Гейдельберг, Германия) в своих работах писал: «Практически все системы таймменеджмента имеют ряд «подводных камней» , о которых не всегда вспоминают авторы учебников по управлению временем. Вот некоторые из таких «камней» . n О планах и органайзерах n Навыки: полезные и бесполезные n Коррекция планов n Тотальный контроль

Вывод? ?

Идеальных методов тайм-менеджмента, которые подходили бы всем и каждому, не существует. Поэтому залог успешного управления временем — грамотное сочетание различных методов тайм-менеджмента. Применение на практике только одной методики не поможет добиться грандиозных результатов. Различные современные системы тайм -менеджмента – это конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно повысить свою эффективность. Спустя некоторое время процесс необходимо повторять, поскольку ситуация вокруг нас постоянно меняется. Грамотное использование одновременно нескольких методов тайм-менеджмента поможет вам значительно приблизиться к достижению намеченных целей» .

Планировать время – это не значит расписать день поминутно и забить делами до отказа. Это значит определить, какие дела для вас действительно важны, когда и как их нужно сделать, с запасом распределить время и довести намеченное до конца.

Время принадлежит вам, а не вы – времени!