Тайм-менеджмент Эффективное планирование Если ты хочешь перемену в

Тайм-менеджмент Эффективное планирование “Если ты хочешь перемену в будущем – стань этой переменой в настоящем” Ганди Махатма (один из руководителей и идеологов движения за независимость Индии от Великобритании. Его философия ненасилия (сатьяграха) оказала влияние на движения София Мачитадзе, перемен) (с) сторонников мирных 2012

Хочется делать все что угодно, но только не то что нужно (с) София Мачитадзе, 2012

День-X экзамены (с) София Мачитадзе, 2012

Тренинг 3 желания (с) София Мачитадзе, 2012

“Как вы лодку назовите, так она и поплывет …’’, как сформулируете цели, так их и достигните (с) София Мачитадзе, 2012

SMART • Specific-конкретный. Цель должна быть максимально конкретной и ясной. Степень ее прозрачности определяется однозначностью воcприятия всеми • Measurable-измеримый. Цель должна быть измеримой, причем критерии измерения должны быть не только по конечному результату , но и промежуточному • Achievable-достижимый. Необходимо адекватно оценивать ситцацию и понимать, что цель достижима с точки зрения внешних и внутренних ресурсов, которыми вы располагаете • Realistik-реалистичный. Цель должна быть реалистичной и уместной в данной ситуации, должна вписываться в нее и не нарушать баланс с другими целями и приоритетами • Timed-определенный по времени. Срок или точный период выполнения-одна из главных составляющих цели. Она может иметь как фиксированную дату, так и охватывать определенный период (с) София Мачитадзе, 2012

Упражнения: Напишите свои цели, сформулировав их согласно критеряим SMART 1)Примерно проектную рабочую цель: 2)Цель, связанную с Вашими профессиональным развитием: (с) София Мачитадзе, 2012

Система планирования времени Планы бывают: Долгосрочные 3 -5 лет Среднесрочные 1 -3 года Для чего необходимо планирование? -Максимально эффективно использовать имеющееся время для плодотворной и успешной работы -Достичь поставленных целей с наименьшим расходом времени Краткосрочные от 1 недели до 3 месяцев (с) София Мачитадзе, 2012

Что такое планирование? • Распределение времени и подготовка к реализации целей. • На планирование целесообразно выделять не более 1% времени от общего периода. Пример: на составление плана дня надо тратить не болеее 5 -10 мин. (с) София Мачитадзе, 2012

Принципы и правила планирования. • • • • • Составляйте план лишь на определенную часть рабочего времени, как показывает опыт лучше на 60% На первоначальном этапе рекомендуется вести» листок дневных помех» Соблюдать реальстичность планирования. Восполнения потерь времени. Письменная форма. Перенос несделанного. Фиксация результатов вместо действий. Установление временных норм. Срок исполнения. Установление приоритетов ( степень важности) Поглотители времени и резервы времени. Переработка – перепроверка. Свободное время. Закрытые часы. Время для планирования и творчества. Альтернативы Соглосование временных планов. (с) София Мачитадзе, 2012

Напишите 5 важных правил планирования времени, которые наиболее важны для Вас и которые Вы собираетесь придерживаться в ближайшее время. 1) 2) 3) 4) 5) (с) София Мачитадзе, 2012

Шпаргалка для составления плана Вспомогательные вопросы, для планирования работы в течения недели - На чем я должен сконцетрироваться в первую очередь на этой неделе(центральная задача) -Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат по времени ? -Какие другие дела на этой недели необходимо завершить, подготовить к завершению или начать( обязательные задачи)? -Какую рутинную работу (письменные задание, телефонные разговоры и т. д. )я должен выполнить? -К каким нерешенным вопросам следовала бы приступить( возможные задачи )? -Что еще было бы целесообразно? -Какие события могут быть предусмотрены? (с) София Мачитадзе, 2012

Порядок действий при планировании дня. 1)Составление списка дня 2)Оценка длительности заданий 3)Резервирование времени» про запас» в соотношении 60: 40 4)Принятие решений по приоритетам, сокращению и перепоручению 5)Последующий контроль-перенос несделанного (с) София Мачитадзе, 2012

Личный дневной план Начало Окончание Что нужно сделать (с) София Мачитадзе, 2012 Отметка об окончании Комментарии

Характеристики качественного плана. • • • Задана цель Честко выражены этапы работы Определен результат каждого этапа Просчитано время, необходимое для реализации каждого из выделенных этапов Проанализированы параллельные и последовательные рабочие процессы Определены необходимые ресурсы для каждого из этапов. Составлен полный список ресурсов Известно, каких ресурсов не хватает. Создан план обеспечения недостающими ресурсами Указаны все вовлеченные лица, предусмотрено какое время от них потребуется. Проанализированны потенциальные барьеры и намечены способы их преодоления Предусмотрены альтернативные элементы плана в наиболее неясных и проблемных точках (с) София Мачитадзе, 2012

Когда время отпущено скупой мерой и каждое слово на счету, человек не станет ни празднословить, ни отвлекаться от главного Роме н Ролла н— французский писатель, общественный деятель, учёный-музыковед (с) София Мачитадзе, 2012

Приоритетное планирование Установить приоритетность-означает принять решение о том, каким из задач следует первостепенное, второстепенное значения ит. д. Как отсеять неважные дела и сконцентрироваться на важных? Нужно “поставить на место”те дела, которые кажуться важными, но самом деле таковыми не являются. Это легко сделать с помощью “квадрата Стивена Р. Кови”. A. Важные и срочные: Нужно сделать их медленно , если они есть. Хотя именно про них сказанно: ”Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные. Б. Важные и несрочные. Это самые “обженные”, наиболее ущемляемые дела, связанныес собственными развитием, обучением, разработкой новых направлений, проэктов и т. д. B. Неважные и срочные. Именно эти дела”прикидываются”важными, маскируются под дела”А”. Именно дела “В”создают в работе атмосферу непрерывного кризиса-аврала, суматохи. Г. неважные и несрочные. Эти дела можно и невыполнять, а отпрвить в “КОРЗИНУ”. Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие часы работы. (с) София Мачитадзе, 2012

“Квадрата Стивена Р. Кови”. специалист по вопросам руководства, управления жизнью, преподаватель и консультант по организационному управлению Дела Срочные Несрочные Важные Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с горящими сроками Исполнения Планирование Разработка новых возможностей Создание связей А Не важные Отвлечение, некоторые телефонные звонки Какие-то сообщения Незапланированные визиты B Восстановления сил Б Мелочи, отнимающие время Корреспонденция ICQ, Vkontakte, Facebook, Twitter, Итд Пустая потеря времени. (с) София Мачитадзе, 2012 Г

Категории задач: A-важнейшие задачи составляют 15% общего количества дел, их значимость(вклад в достижение цели)составления 65% Б-важные задачи-20% общего числа-20% значимости B-менее важные задачи составляют 65%общего числа, но имею незначительную долю-15%в общем объеме дел Основные правила - Никогда не допускайте, чтобы важные дела становились срочными - Старайтесь срочные, но менее важные дела не выполнять лично, делегоровать - Будьте последованы и задачи “Г”отправлять в корзину (с) София Мачитадзе, 2012

Правило записи ВСЕ, что не записано –НЕ СУЩЕСТВУЕТ Напоминать о работе должна не груда “не разобранных” бумаг, а ваш ‘’тайм-менеджер’’( органайзер, ежедневник, план и т. д. ) (с) София Мачитадзе, 2012

Все, что не записано-не существует. Это правило важно хотя бы лишь потому, что позволяет меньше волноваться и меньше информации держать в голове. Говорят, великий Эйнштейн никогда не знал на память номер своего домашенго телефона, а удивленным собеседникам говорил, что совершенно незачем держать в голове информацию, которую всегда легко можно найти в телефонном справочнике (с) София Мачитадзе, 2012

Итак , почему Ваши планы обязательно должны быть записаны: (с) София Мачитадзе, 2012

Итак , почему Ваши планы обязательно должны быть записаны: • Это делает их наглядними и позволяет оценить масштабность • Это облегчает работу и позволяет уменьшить количество информации одновременно” удерживаймой” в голове • Это может быть отличным средством самомотивации • Это позволяет сконцентрироваться и выделить важное • Это позволяет контролировать, насколько мы успешно продвигаемся к поставленными целям • Это позволит оценить успех и силы, которые понадобились для достижения • И кроме того, это – документация (с) София Мачитадзе, 2012

Как бороться с помехами? Куда уходит наше время? Ваши “внутренние поглотители ”времени • привычка откладывать дела • Нежелание заниматься”нелюбимой” работы • Чрезмерная увлеченность “любимыми ”делами • Неумения сказать”НЕТ”необоснованным просьбам “Внешие поглотител’’и времени • непрошенные “гости”(посетители) • телефонные звонки • Контакт и т д (с) София Мачитадзе, 2012

Что делать со сложными задачами? Объемные и сложные задачи, часто воспринимаются нами как нечто невыполнимое. Частно их называют”слоновыми” -Почему? -А вы можете самостоятельно съесть слона в один присест? -Часто такие объемные задачи не приносят видимых результатов на промежуточных этапов, а поэтому откладываются на потом. И, как правило, не реализуются. И до чего обидно, когда наконец-то представляется шанс( а он, рано или поздно, предоставляется всем), а мы так и несобрались (например): -Выучить иностранный язык; -Поступить престижный институт -Купить машину -Похудеть и приобрести “спортивную форму ” Ну и т. д. Список вы можете легко дополнить сами. . . (с) София Мачитадзе, 2012

Слоновые задачи. Съесть слона в несколько приемов. Для этого необходимо: -Разделите его маленькие порции, которые можно положить в рот; -В качестве задачи дня/недели, включите съедение такой порции в список своих регулярных дел; - Старвйтесь съедать порцию”слонятины” ежедневно; -Ешьте одного и того же слона, пока не съедите его до конца; (с) София Мачитадзе, 2012 -Не беспокойтесь о судьбе всех слонов сразу.

Метод Швейцарского сыра Потратить меньше времени и сил на подготовку (“раскачку”) к работе поможет метод швейцарского сыра. Попробуйте, выполнить задачу не в логическом порядке, а в произвольном, т. е. выделяя из разных мест маленькие кусочки, наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно с начала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых абзацев. Через некоторое время в вашем сыре (с) София будет совсем будет столько дырок, что доестьего. Мачитадзе, 2012 не сложно

Сьедать в день по одной лягушке Бывают дела, которые требуют мало времени, но нам неприятны- “лягушки”Такие дела часто откладываются, и со временем могут перерасти в крупные неприятности. Бывает обидно, что задача, которую можно было решить на 5 минут, переросла в проблему, на решение которой придется потратить много времени. Начинайте свой день с поедание 1 такой лягушки. И ходите потом целый день с ощущением легкости, бодрости и радости, иначе она будет весь день находиться на (с) София Мачитадзе, 2012 горизонте и “отравлять”жизнь

Промежуточная радость Разбейте работу на несколько этапов и за каждый этап назначьте себе небольшую награду (с) София Мачитадзе, 2012

Личные награды и наказания Знаменитый метод “кнута и пряника”. Обещайте себе награды за достигнутые цели и наказания соответственно. Для того, чтобы это работало, очень важно выполнять обещанное. Я сейчас не только о наказаниях. Это просто удивительно, как тяжело иногда бывает людям сделать себе приятное, вознаграждая за хорошо сделанную работу (с) София Мачитадзе, 2012

Задание: В течении недели вести “таблицу потрерь рабочего времени”. Каждый раз, когда вас отвлекают от основной работы, просто записывайте в таблицу, почему это происходит. Через, несколько дней у вас наберется достаточноматериала, чтобы проанализировать и понять, кто или чтобольше всего мешает вашей работе Таблица потерь рабочего времени N Дата Время Чем занимался Что или кто мешал Что сделать, мне работать чтобы это не повторялась в будущем ? (с) София Мачитадзе, 2012

(с) София Мачитадзе, 2012

(с) София Мачитадзе, 2012