Связующий процесс в современном менеджменте коммуникация Черепанова Н

Связующий процесс в современном менеджменте: коммуникация Черепанова Н. В.

Понятие коммуникации Коммуникация (коммуникативный процесс) – процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми.

Для коммуникации необходимо: § наличие, как минимум, двух участников обмена сведениями и знаниями; § взаимное или одностороннее доминирующее психическое воздействие партнера; § обладание партнерами единой системой кодирования информации.

Элементы коммуникативного процесса в организации Информация Отправитель Сообщение 1 Канал Шум Канал Сообщение 2 Цепь обратной связи Получатель

§ Отправитель (источник информации, адресант) – лицо или группа лиц, которая пытается вступить в коммуникативные процесс и для этого генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. § Сообщение – закодированная тем или иным образом информация, подготовленная для передачи ее по каналу(ам) коммуникации.

§ Получатель (место назначения, адресат) – лицо или группа лиц, которым предназначено сообщение и которые декодируют его. § Обратная связь – процесс обратной коммуникации от получателя к отправителю, показывающий насколько эффективно состоялась коммуникация. § Шум – элемент коммуникативного процесса, вызывающий искажения передаваемого сообщения и препятствующий эффективной коммуникации.

Классификация коммуникации: § § § Субъекты коммуникации. Каналы коммуникации Форма коммуникации. Сфера функционирования. Тип передаваемой информации. Организационные уровни.

Классификация коммуникации § Вертикальные коммуникации - связывают разные уровни управления организации (при этом коммуникации могут быть "сверху вниз", информация передается с высших уровней руководства на более низкие и "снизу вверх", которые представляют собой каналы обратной связи процесса управления). § Многие сообщения сверху - вниз проходят через несколько иерархических слоев. При прохождении через каждый слой происходят две вещи: (1) содержание сообщения становится более специфическим и (2) оно может быть искажено.

Классификация коммуникации § Горизонтальные коммуникации - осуществляются в пределах одного иерархического уровня организации. § Формальные строго регламентируются организационными нормами, правилами, основными ценностями и направлены на достижение организационных целей. § Неформальные возникают для удовлетворения социальных потребностей членов организации.

Барьеры коммуникации § § § Межличностные барьеры. Барьеры, связанные с сообщением. Выбор неадекватного канала. Невербальные Объявление барьеры. Культурные барьеры. Продается собака, ест все. координация Недостаточная. Любит детей коммуникативных потоков организации. § Неразвитость (отсутствие) формальных каналов коммуникации. § Несоответствие коммуникативной сети рабочим задачам. § Различия в статусе и объеме власти.

Преодоление коммуникативных барьеров Барьеры Инструменты преодоления Индивидуальные Межличностные барьеры Активное слушание Барьеры, связанные с сообщением Избыточность сообщения Каналы и средства передачи информации Выбор адекватного канала Невербальные барьеры Культурные барьеры Восприятие и контроль невербальных сообщений Культурная толерантность

Преодоление коммуникативных барьеров Организационные Различия в статусе и Создание атмосферы доверия и объеме власти диалога Неразвитость Стимулирование использования (отсутствие) (создание) формальных каналов коммуникации Несоответствие Изменение структуры коммуникативной сети организации или группы для рабочим задачам соответствия потребностям Недостаточная Обратная связь координация

Барьеры в организационной коммуникации (Россия) § Искажение сообщений - явление, при котором поступает информация, которая не соответствует реальной ситуации. § Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию. Иногда они отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделения.

Барьеры в организационной коммуникации § Недостатки в структуре организации. Самым распространенным из таких недостатков следует признать существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Другим недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между подразделениями. § Высокая степень пространственной дифференциации создает преграды для прохождения информации по определенным коммуникационным каналам в силу удаленности отдельных структурных единиц организации. Действительно, с помощью современных средств можно передать необходимый объем информации, но бывает трудно проследить за выполнением распоряжений;

Решение проблем структурных коммуникаций Ø контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка планаграфика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т. д. ; Ø постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутренней информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживания мест информационных перегрузок;

§ Решение проблем структурных коммуникаций Ø организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Ø создание дополнительных каналов для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т. д.

Ø использование современных информационных технологий. Ø предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации, "снятие функциональных и иерархических перегородок". Действительно, снятие различий между "мы" и "они" и понимание организации как единого организма в значительной степени уменьшают трудности в процессе коммуникации.

Информационные роли менеджера Приемник информации Разыскивает и получает разнообразную информацию (в основном текущую) специализированного характера; выступает как нервный центр внешней и внутренней информации, поступающей в организацию Обработка всей почты, осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации (периодические издания, ознакомительные поездки) Распространитель информации Передает информацию, полученную из внешних источников или от других подчиненных, членам организации Рассылка почты по организациям с целью получения информации, вербальные контакты для передачи информации подчиненным Представитель Передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации Участие в заседаниях, обращение через почту, устные выступления, включая передачу информации во внешние организации и другим лицам