SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO Macroprocesos y Gestión

SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO Macroprocesos y Gestión Notarial 2012 - 2013

Agenda 1. Macro proceso de O. I. V. C. de la Gestión Notarial 2. Funciones de Supervisión 3. Vigilancia Notarial art, 212 960 de 1970 4. Mecanismos de supervisión 5. Organización del Notariado Colombiano 6. Planta de personal 7. Acciones de Mejora

Ejercicio de la supervisión Vigilancia Notarial Arts. 210 al 216 Dct. 960/70 Orientación Normatividad Estatuto Notarial: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto reglamentario 2148 de 1983. Decreto ley 1260 de 1970. Estatuto del Estado Civil de las Personas: . Estatuto Tributario: Decreto 624 de 1989. Código Disciplinario Único: Ley 734 de 2002. Estatuto Anticorrupción: Ley 1474 de 2011. Lavado de Activos y Control Funciones Mecanismos Niveles Financiación del Terrorismo: Ley 526 de 1999 y 1121 de 2006, Reparación Integral a las Victimas del Conflicto Armado: Ley 1448 de 2011. Sistema de Gestión de Calidad: Decreto 4110 de 2004 reglamentario de la ley 872 de 2003 NTCGP: 2009. ISO 9001. requisitos SGC. Vigilancia Inspección

SUPERINTENDENTE Superintendente Delegada (o) para el Notariado y Registro Grupo de Actividad Notarial Directora de Gestión Notarial Grupo de Vigilancia y Grupo de Control Notarial Equipo de trabajo: Profesionales especializados: Profesionales universitarios: Técnicos: Nivel asistencial: PROCESO Administración Notarial Emitir concepto previo para designación de notarios, manejo control y conservación de la Hd. V de los notarios, certificar el ejercicio del cargo del notario, registro de trámites sucesorales en notarias, establecer procedimiento para el reparto notarial Equipo de trabajo: Profesionales especializados: Profesionales universitarios: Técnicos: Nivel asistencial: PROCESO Vigilancia de la Gestión Notarial Análisis extra situ. ( análisis de información recibida entidades, Información de organismos de control, información depurada Grupo Financiero, Inducción Notarios y Cónsules) Orientar la prestación del servicio a través de Instrucciones, circulares y Resoluciones Equipo de trabajo: Profesionales especializados: Profesionales universitarios: Técnicos: Nivel asistencial: PROCESO Inspección de la Gestión Notarial Visita general, visita especial (entrega de notaría, seguimiento, cambio de local y práctica de pruebas) Equipo de trabajo: Profesionales especializados: Profesionales universitarios: Técnicos: Nivel asistencial: PROCESO Control de la Gestión Notarial Procedimiento Ordinario y especial verbal. Ley 734 de 2002. CDU. ( informes de entidades, Visitas de oficio)

Funciones de Supervisión (El qué y el cómo) • Presentar políticas, planes y programas para la regulación, inspección y vigilancia del servicio público que prestan los notarios. • Ejercer la vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios. • Conocer y fallar, en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación en los términos de la Ley 734 de 2002. La segunda instancia estará a cargo del Superintendente de Notariado y Registro. • Investigar las quejas y reclamos que sobre los aspectos administrativos, financieros, jurídicos y laborales , formulen los usuarios. • Programar y realizar las visitas generales y especiales a fin de verificar la prestación del servicio notarial y el cumplimiento en la aplicación de las normas legales que rigen la actividad notarial. • Verificar el cumplimiento por parte de los notarios de las distintas disposiciones legales y reglamentarias relativas al debido cumplimiento de las obligaciones que surgen de las relaciones laborales. • Asesorar al Superintendente en la definición de políticas, tendientes a prevenir conductas que puedan llegar a constituir faltas disciplinarias.

Vigilancia Notarial art, 212 960 de 1970 Visitas Generales Verificar la prestación del servicio publico notarial en sus aspectos administrativos, jurídicos, financieros y fiscales Para comprobar las irregularidades de que por cualquier medio se Visitas Especiales tenga noticia, o para verificar hechos o circunstancias que le interesen dentro de sus funciones legales y presenciar la entrega dela archivo notarial a quine debas continuar en el ejerció del cargo o asuma su guarde mediante inventario

Plan de Visitas 2012 Vigilancia Notarial art, 212 960 de 1970 GENERALES ESPECIALES DECISIONES AUTO DE ARCHIVO EN TRÁMITE PLANES DE MEJORAMIENTO INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS EN CURSO EN PROCESO DE VISITAS ESPECIALES POR PARTE DE FUNCIONARIOS DE ESTA DELEGADA CON POSIBLES HALLAZGOS DISCIPLINARIOS 345 341 159 40 49 59

Plan de Visitas 2013 Vigilancia Notarial art, 212 960 de 1970 ESPECIALES GENERALES REGIONALES • 377 GENERALES NOTARIAS BOGOTA • 77 • 250

Mecanismos de supervisión PREVIOS • Análisis de la información extra situ (Entidades de Control) • Atención de las peticiones, tutelas POSTERIORES PERMANENTES • Trabajo in situ Observar el cumplimiento de la actividad notarial – Proceder a la verificación de los hechos objeto de la visita • Orientación a través de los diferentes mecanismos de la SNR tales como, Circulares, Instrucciones, mesas de trabajo interinstitucionales (UIAF, RNEC, UCNC, DAFP, Presidencia, Min. Justicia, Min. Tic) • Entrenamiento a los futuros cónsules

Organización del Notariado Colombiano 3ª. Categoría 366 1ª. Categoría 329 2ª. Categoría 178

Planta de personal 01 Delegada 03 Asesores 02 Coordinadores 18 Profesionales 05 Personal Administrativo 05 Contratistas Grupo de apoyo Regional 20 profesionales ubicados en las principales ciudades del país

7. Acciones de mejora

CONCURSO ACUERDO No. 011 del 02/12/2010 Acciones de mejora

Papel de seguridad En el ejercicio de la regulación de orientación del servicio público notarial, se ha venido reglamentando el uso del papel de seguridad para las actuaciones notariales y el cobro de los derechos notariales.

Nuevo Estatuto Notarial los izar tos de l ona Raci edimien ntrol proc ión y co gest Reunir la normatividad en un solo cuerpo jurídico Modernizar la Función Notarial

Nuevo Estatuto Notarial Presupuestos fundamentales del proyecto: üIntegración en un solo cuerpo normativo de todas las funciones a cargo del notario üInclusión de instrumentos tecnológicos en el desarrollo de la función notarial üSimplificación y mejoramiento de trámites administrativos üActualización de las normas sobre archivo notarial üInclusión de normas relacionadas con la protección y restitución de tierras a la luz de la actividad notarial

Nuevo Estatuto Notarial Reforma al Decreto Ley 960 de 1970 PARTICIPATIVA FASES CONSOLIDACIÓN REVISIÓN 1. Recepción de aportes al correo reforma 960@supernotariado. gov. co 2. Foros Regionales con Notarios 3. Foro Virtual a través de la Web www. supernotariado. gov. co 1. Armonización de las proposiciones provenientes de las 7 Mesas Temáticas - SNR y los aportes y sugerencias recibidos de los notarios. 2. Concertación con la UCNC. Adelantado por las Oficinas Jurídicas y Despachos del Ministerio de Justicia y del Derecho y de la SNR

Nuevo Estatuto Notarial Resultados de la Fase Participativa Recepción de 19 documentos contentivos de varios aportes y propuestas provenientes de notarios y particulares, así:

Nuevo Estatuto Notarial Recepción de 320 propuestas de reforma e introducciones normativas, formuladas directamente por notarios en los Foros Regionales, así:

Nuevo Estatuto Notarial Resultados de la Fase de Consolidación Redacción de documento o versión inicial del proyecto, con avances significativos en los títulos del estatuto relacionados con: ü Generalidades ü Normas Rectoras ü Función Notarial ü Protección, Restitución y Formalización de Tierras ü Fondo Cuenta Especial del Notariado

Talleres Regionales q Medellín q Sincelejo q Manizales q Santa marta

Sistema de Información Notarial en Línea Fase actual y en desarrollo: • • Identificación de Necesidades de la SNR Levantamiento de Requerimientos Siguiente fase: • • Invitación a cotizar (RFI) Elaboración de Pre pliegos

PLATAFORMA RNEC PORTAL NOTARÍAS EN LÍNEA Ciudadanos PORTAL NOTARÍAS EN LÍNEA Registro civil en Línea Ciudadanos

Registro civil en Línea Ciudadanía e interesados www. notariasenlinea. com VUT INFORMACIÓN www. rnec. gov. co VUT TRÁMITE U. C. N. C R. N. E. C.

Registro civil en Línea

Virtualización de Servicios Notariales TALLER NOTARIAL 1 TALLER NOTARIAL 2 TALLER NOTARIAL 3 TALLER NOTARIAL 4 Bogotá abril 09 Cali abril 26 Medellín mayo 03 Notarios de Bogotá Notarios de Cundinamarca Notarios de Cali, Valle, Cauca y Nariño Notarios de Medellín, Antioquia y Chocó Selección y Priorización de servicios notariales susceptibles a virtualizar (resultado de los 4 talleres ) 1. Escrituras de Compra y Venta 1. Autenticaciones 1. Escrituras de Compra y Venta 2. Copia Registro Civil 2. Hipotecas 2. Declaración Extra juicio 2. Copias escrituras 3. Copia de Escrituras 3. Copias de escrituras 3. Escrituras de Compra y Venta 3. Poderes – vigencia 4. Vigencia de Poderes 4. Copia de Registro Civil y correcciones 5. Hipoteca – Cancelación

Sistema de Identificación Biométrica • Jornada Nacional Notarial Medellín – del 28 al 30 abril de 2011 • Jornada Nacional Notarial Cali – del 7 al 9 julio de 2011 • Convenio 00311 de Julio 14 de 2011 • 1 er. Congreso Nacional del Notariado Colombiano – Cartagena Nov. 29 Dic. 03 de 2011 • Decreto 019 de enero 10 de 2012 Tema recurrente de parte del notariado: “Suplantaciones, falsificaciones, robo de identidad, procesos Disciplinarios y Judiciales”

Sistema de Identificación Biométrica Antecedentes – Interesados - Divulgación Firma Convenio Julio 2011 Julio 2012 1. 3 M Cogent: Jueves 09/02/2012 de 09: 00 a 11: 00 2. Ita s. a. : Lunes 13/02/2012 de 09: 00 a 11: 00 (no llego) 3. Intek: Martes 21/02/2012 de 11: 00 a 12: 30 4. Cadena: Martes 21/02/2012 de 14: 30 a 15: 30 5. Corela: Miércoles 22/02/2012 de 09: 00 a 11: 00 6. Biotek: Miércoles 22/02/2012 de 09: 00 a 11: 00 7. IRT Softech: Miércoles 22/02/2012 de 14: 30 a las 16: 00 8. Verytel: Jueves 23/02/2012 de 09: 00 a 10: 30 9. Sisbiocol: Jueves 23/02/2012 desde las 14: 30 a las 16: 00 10. Winhouse: Lunes 27/02/2012 14: 30 a las 16: 00 11. NEC: Lunes 05/03/2012 14: 30 a las 16: 30 Dic. 2012 Estado Dic. 31/12

¿Qué es el proyecto? Desarrollar una solución tecnológica, capaz de interactuar / validar la información de la Base de Datos de Minucias que reposa en la RNEC, garantizando la integridad de la misma , la cual será suministrada a partir de una Base de Datos tipo Réplica, a partir de la cual, la RNEC, le proporcionará el acceso al notariado y la Cancillería Colombiana.

¿Para qué es el proyecto? Para verificar la identificación y autenticidad en tiempo real, de la persona que solicite y/o demande de los servicios notariales y/o consulares

Alcance Técnico - Verificación de identidad

Verificación de identidad – El proceso 2 M 8. 000 solicitudes simultáneas Tiempos de respuesta: 1 -2 seg RNEC 98% 52 M * BD-Minucias ISO 19794 -2 * Hit Actualización * 17. 000/Día ? No Hit Otros R. *Fuente de Información: Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC BD-Minucias ISO 19794 -2 *

No. de municipios por categoría a implementar Biorecik

ACOMPAÑAMIENTO Estado actual proyecto Biorecik

La VUR en la Gestión Notarial

La VUR en la Gestión Notarial

La VUR en la Gestión Notarial *Con corte al 31 de Diciembre de 2012 Fuente: Estadísticas mensuales. Ventanilla Única de Registro VUR

Notarias a crear Regiones en Consolidación Realizar los estudios Socioeconómicos in situ para la creación de veinticuatro (24) círculos notariales correspondiendo veintidós de ellas a municipio que se encuentran en zonas de Consolidación Territorial. Ø NUDO DEL PARAMILLO: ANTIOQUIA: Briceño, Nechi CORDOBA: San Jose de Urè, Valencia. Ø MONTES DE MARIA: BOLIVAR: Santa Rosa sur de Bolívar. Ø CATATUMBO: NORTE DE SANTANDER: El Tarra, Hacari, San Calixto. Ø CORDILLERA CENTRAL: CAUCA: Toribio. Ø MACARENA-RIO CAGUAN: META: La Macarena, Puerto rico; San Juan de Arama, Uribe. CAQUETA: Cartagena del Chaira, Puerto Rico. Ø SUR: PUTUMAYO: San Miguel Ø ORINOQUIA ARAUCA Cravo Norte, Fortul, Puerto Rondon

Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF Apoyar la prevención y detección de lavado de activos: Borrador de cartilla de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en el Sector de Notariado y Actualización de Circular. Se instalaron mesas de trabajo con funcionarios de la UIAF, Delegados de los Notarios y grupo de profesionales de la Superintendencia Delegada para el Notariado. Esta actividad es liderada por este despacho. Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en el sector notariado

Decreto Ley 019 de enero 10 de 2012 Racionalización de trámites ü Se elimina el certificado de supervivencia ü Se elimina la autenticación de copias simples expedidas por los notarios, salvo que el interesado así lo solicite ü Se elimina el requisito de las declaraciones extra juicio para iniciar una actuación administrativa ü Se eliminan las autenticaciones para la realización de trámites o actuaciones administrativas ü Revocatoria de poderes

Informes Delegada para Tierras • Investigación Disciplinaria - 7 • Indagaciones - 2 • Pruebas – 12 • Cargos - 7 Restitución y Protección de Tierras • Cierre - 13 • Archivos - 4 • Archivos por prescripción (art. 30 ley 734/2002 – 5 • Alegatos – 3 • Fallos - 2 Expedientes recibidos Delegada para Formalización

GRACIAS!