Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA – RENDICIÓN DE CUENTAS Bogotá, marzo de 2011

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia OBJETIVO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO La Superintendencia de Notariado y Registro ejercerá la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos, atenderá la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de instrumentos Públicos y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral ( art. 3 Decreto 412 de 2007) DERECHOS CIUDADANOS QUE ATIENDE • • Derecho de petición presentados por particulares en general, así como de empleados públicos de cualquier nivel(nacional, departamental, distrital y municipal) Tutelas que se puedan originar de situaciones precedentes Recepción de solicitudes para la creación, fusión y supresión de círculos notariales y registrales, con sus respectivas notarias y oficinas, consecu 7 entemente realizar estudios técnicos pertinentes Suministrar información acerca de estadísticas, sobre algunos aspectos notariales y registrales

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Metas del Plan Estratégico Institucional y Publicidad Las metas de plan estratégico establecidas para el 2007 -2011, se refleja en el desarrollo de los siguientes focos: • Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional • Cultura del servicio • Proactividad y articulación normativa • Sistema de información integrado para la conectividad y la gestión documental • Venta de nuevos servicios y actualización tarifaria • Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional • Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP 1000: 2009 e ISO 9001 -2008 • Capacitación y profesionalización del servidor público

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Metas Plan de Desarrollo que debe ejecutar la Entidad y Población Beneficiaria La Superintendencia de Notariado y Registro, está enmarcada dentro de las siguientes políticas del Plan de Desarrollo • • • Desplazamiento forzado, derechos humanos y reconciliación Ciudades amables Registro único de predios. Uno de los objetivos que persigue, es garantizar el derecho a la propiedad y a la información inmobiliaria Las estrategias, adelantadas para lograr este objetivo, son: • • Modernizar el servicio público registral Registro inmobiliario para la políticas de tierras

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Avances y Resultados en el Cumplimiento del Plan de Acción Obtenidos a la Fecha

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia INVERSIONES Y PRESUPUESTOS ASOCIADOS A LAS METAS Y RESULTADOS DE LA GESTIÓN 2010. NO. OBJETO DEL GASTO APROPIADO EJECUTADO (RP) % EJECUTADO 1 ASISTENCIA TÉCNICA DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL A LA SISTEMATIZACIÓN DE LAS OFICINAS DE REGISTRO 6. 000 5. 793. 857. 710 97% 2 SISTEMATIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SNR A NIVEL NACIONAL 29. 000 26. 862. 634. 050 93% 3 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO TECNOLÓGICO Y DE GESTIÓN PARA LA VENTANILLA ÚNICA DE REGISTRO 5. 000 4. 779. 829. 140 96% 4 IMPLEMENTACIÓN INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO 1. 623. 000 1. 419. 330. 657 87% 5 SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y JURIDICOS DE LA SNR 9. 000 8. 366. 423. 390 93% 7 REPOSICIÓN Y RECUPERACIÓN DE OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS OBRAS Y MUEBLES 3. 398. 966. 853 3. 269. 545. 228 96% 8 ESTUDIOS DE VULNERABILIDAD Y OBRAS DE REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL EN 140 OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS A NIVEL NACIONAL 5. 000 4. 903. 858. 933 98% 9 CONSTRUCCION DE LA NUEVA SEDE DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO EN BOGOTA D. C. 5. 000 100% SUBTOTAL INVERSIÓN DIRECTA 64. 021. 966. 853 60. 395. 479. 108 94% PROTECCION REGISTRAL A LOS DERECHOS SOBRE LOS BIENES INMUEBLES ABANDONADOS POR LA POBLACION DESPLAZADA CONFORME A LA POLITICA DE TIERRAS EN COLOMBIA (adición recurso 11) 2. 500. 000 2. 148. 547. 181 86% TOTAL INVERSIÓN DIRECTA 66. 521. 966. 853 62. 544. 026. 289 94% IMPLANTACIÓN CONVENIO LEY 55 DEL 85 TOTAL INVERSIÓN SNR 194. 000 260. 521. 966. 853 194. 000 256. 544. 026. 289 100% 98% 10 11

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Estado implementación MECI y Acciones de Mejoramiento LOGROS ICONTEC Certifica que el Sistema de Gestión de la Calidad de la Superintendencia de Notariado y Registro ha sido evaluado y aprobado con respecto a los requisitos especificados en: NTCGP 1000: 2004 ISO 9001: 2008 – NTC – ISO 9001: 2008 aplicable a la “Prestación del servicio registral y la orientación, inspección y vigilancia y control de la gestión notarial. ” Fecha de aprobación: junio 21 de 2010. • Se desarrollaron los tres subsistemas, los nueve componentes y los veintisiete elementos del Modelo Estándar de Control Interno, con sus correspondientes seguimientos por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión, cumpliendo con los requisitos de Ley estipulados para tal efecto.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Situación que se encontró al inicio del periodo 2010 y proyección 2011 2. 1 SISTEMATIZACIÓN OFICINAS DE REGISTRO (ORIP´S) SISTEMATIZACIÓN ORIP´S SISTEMA DE INFORMACIÓN FOLIOS DE MATRICULA % FOLIOS 2008 INGRESO 2009 - 2010 TOTAL FOLIO MAGNETICO 57 1 58 8. 704. 000 59% SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRAL (SIR) 41 50 91 5. 358. 820 36% MANUALES 94 43 646. 406 4% 192 51 192 14. 709. 226 100% TOTAL SERVICIO 2010 SIR (91) BOTON DE PAGO - EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD A TRAVÉS DE INTERNET CON PAGO ELECTRÓNICO FOLIOS MATRICULA %TOTAL FECHA 5. 358. 820 36% 31 -mar 5. 337. 009 36% 30 -jun 10. 695. 829 73% Bogotá Barranquilla Medellin Cali TOTAL

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia SERVICIO EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE TRADICIÓN Y LIBERTAD ENTRE CIRCULOS REGISTRALES SERVICIO CONSULTAS ENTIDADES EXCENTAS - NODO CENTRAL INTERNET, CORREO INSTITUCIONAL 2010 Bogotá SIR (52) Barranquilla Medellín Norte Medellín SUR Cali SIR (39) TOTAL 2008 73 FOLIOS MATRICULA %TOTAL FECHA 2. 678. 577 4. 745. 755 18% 32% 31 -mar 31 abr 2. 658. 432 18% 31 -may 613. 065 10. 695. 829 4% 73% 31 -jul 2010 Bogotá Barranquilla Medellín Cali Palmira SIR (91) TOTAL 189 FOLIOS MATRICULA %TOTAL FECHA 31 abr 10. 847. 220 74% 31 -jul 10. 847. 220 74% 98%

GESTIÓN DOCUMENTAL Sistema de Gestión Documental OBJETIVO “Descentralización del servicio registral”. ØReducción de tiempos de usuarios para el tramite registral. ØRecepción de documentos electrónicos firmados digitalmente desde las notarias. ØMejorar los tiempos de respuesta a los usuarios internos y externos. ØMejorar la calidad de los procesos de gestión. ØMinimizar el uso de documentos físicos en las oficinas. ØAumentar el control sobre la eficiencia administrativa de los funcionarios. ØFacilitar la consulta de los documentos. ØOrganizar los archivos de la entidad.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Sistema de Gestión Documental Implementación SGD en 37 ORIP´s, para un cubrimiento de 6. 398. 481 folios de matricula OFICINA FOLIOS IMAGNES DIGITALIZADAS Bogotá Centro (septiembre) 935. 597 1. 363. 017 BOGOTA SUR (Marzo 2010) 920. 597 FACATATIVA (septiembre) 115. 688 127. 293 FUSAGASUGA (Septiembre) 109. 048 GARZON (Octubre) GIRARDOT (Octubre) OFICINA FOLIOS IMAGNES DIGITALIZADAS BUGA (Diciembre) 102. 548 20. 589 CALI (Enero) 824. 392 510. 589 CARTAGO (Octubre ) 80. 455 51. 287 145. 520 CHIQUINQUIRA (Octubre ) 78. 443 45. 037 60. 040 49. 950 DOSQUEBRADAS ( Noviembre) 63. 466 56. 349 74. 471 70. 661 DUITAMA (Septiembre) 88. 241 78. 273

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Sistema de Gestión Documental - Estadísticas de Folios Digitalizados a Febrero del 2010 OFICINA FOLIOS IMAGNES DIGITALIZADAS GIRARDOTA (Noviembre) 63. 446 58. 753 PALMIRA (Diciembre) 164. 265 93. 200 IPIALES (Noviembre) 88. 138 42. 687 PITALITO (Octubre) 74. 470 53. 215 MARINILLA (Noviembre) 120. 176 53. 679 RIONEGRO (Octubre) 71. 500 61. 295 MEDELLIN NORTE 530. 086 17. 750 ROLDANILLO (Octubre) 49. 982 27. 419 MEDELLIN SUR 873. 866 21. 320 SABANALARGA (Octubre) 57. 405 20. 445 OCAÑA (Octubre) 57. 447 43. 256 SAN MARTIN (Noviembre) 57. 732 22. 354 (ENERO 15 A FEB 15)

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Sistema de Gestión Documental - Estadísticas de Folios Digitalizados a Febrero del 2010 OFICINA FOLIOS IMAGNES DIGITALIZADAS SOGAMOSO (Noviembre) 129. 143 65. 152 ZIPAQUIRA (Diciembre) 113. 735 42. 158 TULUA (Diciembre) 113 24. 154 BARRANCABERMEJA (Noviembre) 75. 682 68. 184 TURBO (Noviembre) 73. 466 38. 125 BUCARAMANGA (Marzo 2010) UBATE (septiembre) 75. 547 57. 581 CUCUTA VELEZ (Diciembre) 66. 316 38. 145 CARTAGENA (Marzo 2010) YOPAL (Noviembre) 89. 980 52. 839 Bogota Zona Norte (Marzo 2010)

ORIP´S 2010 No. ORIP No. Folios 1 LA CRUZ 20. 272 2 LA PALMA 21. 397 3 LIBANO 22. 175 4 EL COCUY 23. 044 5 FREDONIA 16. 100 6 BOLIVAR ANTIOQUIA 18. 341 7 CHARALA 18. 509 8 SAN JUAN DEL CESAR 21. 694 9 MIRAFLORES 22. 744 10 MOMPOS 22. 859 11 SANTA BARBARA 17. 544 12 SALAMINA 18. 065 13 RIO SUCIO 18. 192 14 PENSILVANIA 18. 325 15 SANTAFE DE ANTIOQUIA 19. 590 16 URRAO 22. 244 17 SOATA 22. 734 18 TAMESIS 18. 332 19 SOCHA 19616 total 381. 777

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. 3 IMPLEMENTACIÓN PROYECTO VUR En procura de facilitar, agilizar y reducir los trámites de registro de la propiedad inmueble se montó el programa de la Ventanilla única de registro que tiene dos fases: la básica y la óptima. LOGROS • El 64% de las Notarías de Bogotá a la fecha hacen parte del modelo de servicio VUR. • Se han otorgado 4. 395 escrituras bajo los estándares del modelo VUR y realizado un total de 43. 346 consultas, Todo ello, sin promoción masiva, solo in situ. • Se logró la firma del Convenio para inicio del proceso de réplica en la ciudad de Barranquilla en diciembre de 2009. En el presente año, esta ciudad tendrá el modelo de Fase Básica en operación en el 100% de las Notarías. • Se ha habilitado el portal Nacional del Registro inmueble que permite la interacción on-line gratuita y transparente entre ciudadanos y entidades responsables del registro inmueble. • Puesta en operación del servicio de expedición de certificado de tradición y libertad en el Supercade 20 de Julio. • Adecuación de las tres oficinas de registro de Bogotá a fin de ampliar los salones de usuarios para asegurar la comodidad de los mismos, se instalaron digiturnos y módulos de información.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. 2 IMPLEMENTACIÓN PROYECTO VUR El 64% de las Notarías de Bogotá a la fecha hacen parte del modelo de servicio VUR. 77 NOTARIAS EN BOGOTÁ Fuente: Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 2. 4 INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO El objetivo fundamental del proyecto es regularizar la tenencia de predios en el país y modernizar el sistema de registro-catastro, de manera que permita en ambas bases de datos una descripción clara y coincidente del inmueble y se logre que la transferencia y consulta de información entre la Superintendencia de Notariado y Registro y los catastros del país sea ágil y efectiva en términos de tiempo y calidad. LOGROS • Implementación del modulo ICARE (Interrelación Inicial de las bases de datos del registro y el catastro) en 676 municipios equivalentes a 7. 240. 680 folios de matricula inmobiliaria. • Apoyo al desarrollo del Sistema Único Registral Inmobiliario Colombiano con el objeto de incluir los desarrollos necesarios para cubrir las necesidades de procesamiento de información del proyecto de interrelación Registro - Catastro. Actualmente en ejecución contrato COLVISTA. • Incorporación de los libros del Antiguo Sistema al Folios de Matrícula Inmobiliaria, 7000 Folios Tramitados. • Inclusión del número catastral a 1. 700. 000 Folios de Matricula Inmobiliaria equivalentes a 201 municipios.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 3. 1 INGRESOS 3. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - 2010 INGRESOS A MARZO DE 2010 RUBROS Venta de Bienes y Servicios APROPIADO RECAUDADO DIFERENCIA % 388. 000 88. 446. 300. 001 299. 553. 699. 999 22, 8 Otros Ingresos 7. 128. 000 488. 492. 016 6. 639. 507. 984 6, 853 Aportes otras entidades 1. 500. 000 2. 030. 041. 156 -530. 041. 156 135, 3 Fondos Especiales 48. 271. 819. 000 11. 849. 677. 038 36. 422. 141. 962 24, 55 Rendimientos financieros SNR 15. 000 948. 805 14. 999. 051. 195 0, 006 excedentes financieros 86. 438. 400. 000 0 546. 338. 219. 000 102. 815. 459. 016 otros recursos del Balance SUBTOTAL 443. 522. 759. 984 0, 19

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 3. 2 GASTOS

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 3. 3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - 2010 PRESUPUESTO SUPERINTENDNECIA DE NOTARIADO Y REGISTRO RECAUDO DE INGRESOS A FEBRERO DE 2009 RECAUDADO A RUBROS APROPIADO %REC. DIFERENCIA % FEBRERO VENTA DE BIENES Y SERVICIOS 388, 000, 000 58, 896, 505, 248 15% -329, 103, 494, 752 -85% APORTE DE OTRAS ENTIDADES 1, 500, 000 840, 648, 791 56% -659, 351, 209 -44% OTROS INGRESOS 7, 128, 000 339, 345, 029 5% -6, 788, 654, 971 -95% FONDOS ESPECIALES 48, 271, 819, 000 8, 140, 621, 937 17% -40, 131, 197, 063 -83. 1% RENDIMIENTOS FINANCIEROS 15, 000, 000 948, 805 0. 01% -14, 999, 051, 195 -99. 99% EXCEDENTES FINANCIEROS 86, 438, 400, 000 0 0. 00% -86, 438, 400, 000 -100% OTROS RECURSOS DEL BALANCE TOTAL 546, 338, 219, 000 68, 218, 069, 810 0. 12 -478, 120, 149, 190 -88% PRESUPUESTO SUPERINTENDNECIA DE NOTARIADO Y REGISTRO EJECUCIÓN GASTOS A FEBRERO DE 2010 RUBROS PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO GASTOS DE PERSONAL GASTOS GENERALES TRANSFERENCIAS PRESUPUESTO DE INVERSIÓN DIRECTA LEY 55 DE 1985 TOTAL APROPIADO 275, 218, 271, 838 75, 869, 098, 000 19, 738, 174, 000 179, 610, 999, 838 271, 119, 947, 162 77, 119, 947, 162 194, 000, 000 546, 338, 219, 000 EJECUTADO % EJEC. 50, 703, 042, 271 18% 10, 012, 843, 377 13% 6, 035, 971, 147 31% 34, 654, 227, 747 19% 10, 489, 101, 045 4% 10, 118, 379, 796 13% 370, 721, 249 0. 2% 61, 192, 143, 316 11% DIFERENCIA % 224, 515, 229, 567 82% 65, 856, 254, 623 87% 13, 702, 202, 853 69% 144, 956, 772, 091 81% 260, 630, 846, 117 96% 67, 001, 567, 366 87% 193, 629, 278, 751 99. 8% 485, 146, 075, 684 89%

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia 5. FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS E INFRAESTRUCTURA FÍSICA 1. 2. 3. 4. 5. Se garantizó la adecuación y el mejoramiento de la infraestructura física en 22 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en lo referente a la instalación de rampas de acceso para discapacitados, ampliación de salones de usuarios, adecuación puestos de trabajo para atender ciudadanos en silla de ruedas y personas con baja estatura, a través de los proyectos de inversión de Reposición y Recuperación de la Infraestructura Registral del Orden Nacional y Ventanilla Única de Registro. Construcción de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Zipaquirá. Con el fin de mantener comunicación con los usuarios que requieren información frecuente y especializada del servicio registral y notarial se implementaron canales de comunicación a través de: Chat Institucional, pagina web institucional, el boletín Electrónico de servicio al ciudadano y línea 018000911616. Durante el año 2009 se desarrollaron los lineamientos establecidos en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000: 2004, por lo que a la fecha contamos con la caracterización de los macroprocesos y procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de control, mapas de riesgos e indicadores; se logró certificar a 150 funcionarios como auditores del sistema de gestión de la calidad, fue así que la entidad adelantó una auditoría amiga previa a la preauditoria de calidad programada para el primer trimestre de 2010, la cual fue realizada por la firma ICONTEC a fin de determinar las debilidades y fortalezas del Sistema. Implementación del Sistema de Gestión Documental en 37 oficinas de Registro de Instrumentos públicos en los procesos de Gestión Registral y Correspondencia Administrativa.