Сучасне дiлове листування Пiдготувала cтудентка 222 2 групи Пономаренко

Сучасне дiлове листування Пiдготувала cтудентка 222(2) групи Пономаренко Вiкторiя

План 1. Стиль дiлових листiв. 2. Етикет листування (загальноприйнятi правила укладання листiв, їх структура, оформлення тощо. 3. Види листiв: - лист-пiдтвердження; - лист-запит i лист-вiдповiдь на запит; - лист-прохання; - лист-повiдомлення; - лист-нагадування; - супровiдний лист; - лист-запрошення; - гарантiйний лист; - лист-пропозицiя; - рекомендацiйний лист; - лист-вiтання;

Види офiцiйної кореспонденцiї: • офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам’ятні записки); цей вид кореспонденції використовується головним чином у дипломатичній практиці; • ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються при організації ділових контактів між фірмами, організаціями тощо.

При написаннi листiв слiд дотримуватись таких порад: 1. Будьте лаконічні. 2. Стежте за логічністю та послідовністю викладу. 3. Намагайтеся уникати багатозначності висловлення та не зловживайте іншомовними словами. 4. Уникайте категоричності. 5. Не забувайте про вступний і завершальний комплімент. 6. Уникайте заперечних форм.

Етикет дiлового листування Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Починати листа необхідно із звертання: Шановний пане/пані. . . (ім 'я, ім'я й прізвище)! Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію! Висловлюємо свою найщирішу вдячність за. . . Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо. . .

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Основні реквізити листа за державним стандартом такі: 1. Державний Герб. 2. Емблема організації, установи чи підприємства. 3. Зображення державних нагород. 4. Код організації установи чи підприємства 5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. 6. Назва структурного підрозділу 7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номери телефону, факсу.

Лист-підтвердження - письмове підтвердження угоди, попередньої домовленості, запрошення, врешті - засіб утвердження репутації досвідченого ділового партнера, що виявляє повагу до свого співробітника; підтвердження зацікавленості у співпраці, повідомлення необхідних, важливих деталей роботи.

Лист-запит - комерційний документ, своєрідне звертання адресанта-"покупця" до адресата"продавця" з проханням отримати повну інформацію про товар або певну послугу чи надіслати пропозицію на постачання товару.

Лист-відповідь - офіційна відповідь про згоду взяти участь у заході, пропонованому в ініціативному листі чи листі-запиті, обіцянка виконати пропозицію щодо постачання або відмова в постачанні товару, згода прийняти запит на розгляд, пропозиція змінити умови запиту.

Лист-прохання - це тактовне звернення адресанта до адресата-партнера, клієнта, спонсора з певним проханням - про участь у заході, про доброчинну пожертву, про можливу фінансову допомогу у проведенні певного заходу.

Лист-повідомлення – лист, у якому повідомляється про певну подію, захід або стверджується важливий факт.

Лист-нагадування – це лист про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу, про необхідність оплати прострочених платежів чи рахунків, вимога вчасно подати до видавництва запланований рукопис книги, підготувати й подати тези доповіді на важливій конференції тощо.

Супровiдний лист - службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його.

Лист-запрошення за змістом подібний до запрошення, але менш стандартизований, глибший у викладі причини запрошення адресата на відповідальний, важливий діловий захід, пишуть, щоб залишити свій відгук про нього або поділитися враженнями, виступити з доповіддю або повідомленням, дати компетентну оцінку побаченому (на вернісажі, конференції, республіканському ярмарку, на відкритті фірми тощо)

Гарантійний лист — це офіційний лист підприємства, установи, організації, що є юридичним гарантом виконання підприємством викладених у ньому зобов’язань.

Лист-пропозиція — службовий лист, що складається з метою пропонування однією стороною іншій вигідних умов співпраці, в результаті чого може бути укладена угода, яка принесе обом компаніям дивіденди

Рекомендацiйний лист - службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Лист-вiтання - це різновид службового листа, в якому поздоровляємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Лист-подяка - це службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

Дякую за увагу!