Структура органов и служб ДОУ Организационные формы

Структура органов и служб ДОУ

Организационные формы работы с документами. n Существует три формы организации работы с документами централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма n предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в введении одного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника. В этом подразделении выполняется полный цикл обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. Полная централизация возможна только в небольших учреждениях.

Децентрализованная форма – n создается в том случае, когда структурное подразделение одной организации создает свою службу для работы с документами. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен и имеет специфические особенности (например , исходя из соображений защиты информации ).

Смешанная форма. n n При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства , а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов (печати), их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы может быть работа , при которой регистрация документов может быть для одних централизованно , а для других децентрализованно ( если документ адресован руководству предприятия, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения – в подразделении).

n Организационные структуры службы делопроизводства.

Служба ДОУ n n В соответствии с требованиями ГСДОУ документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться службой ДОУ. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется: n n n n Положением о службе ДОУ; Положениями о структурных подразделениях; Инструкцией по ДОУ; Инструкциями по отдельным видам деятельности службы; Нормами времени на выполнение работ по ДОУ; Документами планирования и отчетности; Должностными инструкциями персонала службы.

n n Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления. ГСДОУ предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ.

Вариант 1. n Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управление делами.

Управление делами n создается в министерствах и ведомствах как структура , в которой выполняется работа с документами , и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и отрасли. Имеет следующий типовой состав структурных подразделений: секретариат ( в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

n n инспекция при министре , выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов , распорядительных документов органов власти, приказов министра; канцелярия, в состав которой входит экспедиция ( специализированный участок , осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции), бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем, центральный архив.

Примерная организационная структура управления делами. МИНИСТР (руководство ведомства) Архив министерства Инспекция при министре Секретариат министра Отдел писем Управляющий делами Отдел внедрения ТС Приемная Канцелярия Секретариаты замов, коллегии Бюро переписки Протокольное бюро Экспедиция Бюро учета и регистрации Копировальномножительное бюро Машинописное бюро

Вариант 2. n Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научноисследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) ДОУ (канцелярии).

В составе которого находятся: n n n Группа (отдел) учета и регистрации; Группа контроля; Группа совершенствования работы с документами и внедрения технических средств; Группа рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия; Секретариат, экспедиция, машинописное бюро; копировально-множительное бюро, архив.

Примерная организационная структура отдела ( службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия РУКОВОДИТЕЛЬ предприятия (организации) Начальник отдела службы ДОУ Группа учета и регистрации Группа писем Группа внедрения ТС (технических средств) Группа контроля Машинописное бюро Экспедиция Копировальномножительное бюро Архив предприятия (организации) Секретариат

Вариант 3. n Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ, кооперативов и др. , предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой определяется органами руководства предприятия.

Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) РУКОВОДИТЕЛЬ предприятия (организации) Заместитель начальника службы Начальник отдела службы ДОУ Инспектор по контролю Административный отдел Отдел технической подготовки документа Отдел делопроизводства Отдел тиражирования документов Отдел хранения документов Отдел обеспечения

Вариант 4. n Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на общие отделы.

Примерная организационная структура общего отдела РУКОВОДИТЕЛЬ органа местной власти (общественной организации) Секретариат Заведующий отделом Канцелярия ( группа делопроизводства) Группа контроля Протокольная группа Группа внедрения ТС Группа писем Архив Машинописное бюро Копировальномножительное бюро

n Общий отдел – это служба по работе с документами в исполнительных органах власти (мэрии, муниципалитеты) , в органах местного самоуправления.

Канцелярия n n создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских организациях, в высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по созданию документов, копировальномножительное бюро, архив.

n Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях, не имеющих внутренней организационной структуры.

n ГСДОУ регламентирует наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий, в негосударственных организациях решение принимает руководство предприятия.

Секретариат – n n структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства предприятия. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари (вся служба делопроизводства).

Его функции: n n предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными стр. подр. организации организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем; бездокументное обслуживание руководителей, организационнотехническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т. п. ).

Протокольная группа – создается в группах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Функции: n n подготовка проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним; организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности; прием, регистрация, организация хранения и справочноинформационные работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Машинописное бюро выполняет: n n n перепечатку документов; считку и правку текстов документов; учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро выполняет: n n n копирование текстов; тиражирование текстов документов подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т. п.

Архив осуществляет: n n прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи; учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов; контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовку дел к передаче на государственное хранение.

n В настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. Делопроизводственной службе добавляются новые функции:

n n n внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, планирование информационных потребностей , создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов.

n n Основным нормативным документом , регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

n Руководители – заведующий службой делопроизводства, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т. д.

n Специалисты – документовед , помощник руководителя, референт, офис-менеджер, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор.

n n Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности: операции по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Делопроизводитель. Должностные обязанности n n Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

n n n Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

n n n Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации

Секретарь руководителя. n n В практике управления сложились определенные должностные ступени секретаря – это секретарь-референт, руководитель секретариата, офис-менеджер.

Уровень секретаря: n n n печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку; редактирование документов; обслуживание командировок и совещаний; телекоммуникации; самостоятельная работа (т. е. написание черновиков несложных писем, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками); обязан четко разбираться в структуре компании и направлениях ее деятельности.

Секретарь –референт. К уровню секретаря прибавить: n проверка фактов, изложенных в отчетах и других документах; n прием и передача сообщений по каналам связи (факс, Е-mail и т. п. ); n подготовка пленок для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов; n ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений; n осуществление связи между руководителем и остальными сотрудниками; n контроль над исполнением заданий и отчетность; n обязанность четко разбираться в структуре компании и направлениях ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании

Офис-менеджер. Функции. n n Управление кадрами, нормирование труда персонала и расчет оптимальной численности, организация и проведение протокольных мероприятий (совещаний, переговоров, презентаций). В подчинении офис-менеджера могут быть специалисты и технические исполнители (документоведы, специалисты по информационным технологиям, секретари, архивисты и др. )

Уровень: n n n n подготовка и ведение заседаний советов и других совещаний; ведение административной работы; консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации; организация презентаций, представительская деятельность; деятельность по обеспечению информацией; самостоятельная работа (т. е. собственные исследования, перевод бизнеси технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок); прием и передача сообщений по каналам связи; ответственность за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

Контрольные вопросы 1 Чем отличаются функции, уровень, делопроизводителя, секретаря руководителя, секретаря-референта, офис-менеджера? 2 На какие службы (отделы) возлагается обеспечение потребностей в документационной информации -министерств и субъектов федерации, - государственных предприятий, -негосударственных предприятий, - органов местного управления? Назовите примерный типовой состав структурных подразделений этих служб. 3 Назовите формы работы с документами, чем они различаются ? 4 Назовите функции, которые осуществляют канцелярия, архив организации. 5 Какие наименования должностей работников службы ДОУ включены в квалификационный справочник?