STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ Grazyna Szydłowska

STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ Grazyna Szydłowska - Bojda

Właściwie prowadzona dokumentacja jest niezbędna do: • sprawnego zarządzania firmą, • uzyskania powtarzalności jakości wyrobów gotowych, • poprawienia skuteczności komunikacji między kadrą kierowniczą i pracownikami • usprawnienia komunikowania się pracowników firmy z klientami, dostawcami oraz stronami trzecimi • wykazania, że wdrożony system zarządzania działa zgodnie z normą

Każda norma ISO określa poprzez swoje wymagania strukturę dokumentacji Każda organizacja wdrażająca system decyduje o ilości dokumentacji Dokumentacja nie musi prowadzić do nadmiernego zbiurokratyzowania – czego wiele organizacji się szczególnie obawia

Cechy biurokratycznego zarządzania wpływające na ilość dokumentacji • • • nadmierna formalizacja wszelkich działań nadmierna formalizacja oceny pracowników nadmierne zaufanie do kontroli skłonność do „rozrastania się” nadmierne zbiurokratyzowanie procesu podejmowania decyzji Biurokratyczne zarządzanie jest • bardzo podatne na skostnienie • kosztowne i wolno działa, ogranicza osiągnięcia pracowników. W rezultacie – System tonie w sprzecznościach

Opracowanie i aktualizacja dokumentacji systemowej stanowi: • dowód opracowania i wdrożenia w organizacji danego systemu, • podstawowe źródło informacji o systemie, • zapis odpowiedzialności i kompetencji, • zapis większości powtarzalnych i rutynowych działań wykonywanych w ramach systemu

ZASADY zarządzania dokumentacją systemową

Struktura dokumentacji powinna uwzględniać istniejące i planowane systemy zarządzania Zasada 1

Co buduje strukturę dokumentacji ? • Normy /międzynarodowe, krajowe, branżowe/ • Wymagania prawne • Dokumenty wewnętrzne organizacji

Hierarchia dokumentacji systemowej dokume nty strategiczne dokumenty operacyjne dokumenty wykonawcze dokumenty potwierdzające działania

Hierarchia dokumentacji systemowej Podejście procesowe SZJ SZŚ ZSZ SZ BHP

Hierarchia dokumentacji systemowej • Dokumentacja firmy • Dokumentacja Klienta • Dokumentacja Dostawcy

Dokumentacja powinna być na tyle rozbudowana, na ile jest to niezbędne do funkcjonowania systemu Zasada 2

Co należy uwzględnić ? • poziom kwalifikacji pracowników • obowiązujące przepisy prawne • istniejąca dokumentację firmy • stopień automatyzacji procesów wytwarzania

Przed opracowaniem dokumentacji należy ustalić zasady jej tworzenia Zasada 3

Rodzaje dokumentacji systemowej Księga procedury instrukcje, wytyczne zapisy

Rodzaje dokumentacji systemowej • Księga – nie wszystkie normy wymagają jej opracowania • Procedury – poszczególne normy stawiają swoje wymagania • Instrukcje, wytyczne – nie bezpośredniego wymogu w normach • Inne dokumenty • Zapisy – tak jak w wypadku procedur

Do opracowania procedur i instrukcji należy włączyć przyszłych jej użytkowników Zasada 4

Schemat opracowania dokumentu • Wskazanie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie tym dokumentem, • Wskazanie użytkownika dokumentu, • Wykonanie szkicu dokumentu przez użytkownika procedury/instrukcji, • Sprawdzenie, uzupełnienie, poprawienie szkicu przez przełożonego lub inną kompetentna osobę, • Sprawdzenie szkicu przez osobę odpowiedzialną za zarządzanie tym dokumentem,

Dokumentacja powinna być przyjazna dla jej użytkownika Zasada 5

Przystępność dokumentacji Ograniczenie liczby dokumentów Zrozumiałe słownictwo Prosta i czytelna forma Zwarte opisy Prosta struktura

Wzajemne relacje pomiędzy dokumentami KSIĘGA Sposób odbioru towaru od dostawców kontrolowany jest przed magazynowaniem zgodnie z procedurą A 1 Inna dokumentacja Procedura A 1 1. Pracownik magazynu, przyjmujący daną dostawę Instrukcja 11 zobowiązany jest odebrać Instrukcja sprawdzania materiału ABC dokumenty przewozowe od pod względem uszkodzeń dostawcy. zewnętrznych 2. Następnie, powinien sprawdzić 1. Sprawdzone opakowanie może mieć śladów uszkodzeń. towar podczas rozładunku pod kątem zgodności, ilości i w razie 2. Pobranie próbki losowej potrzeby pod względem ( instrukcja ST 02) oczywistych uszkodzeń 3. Sprawdzenie wzrokowe: ( instrukcja 11) 3. O jakichkolwiek problemach powinien natychmiast powiadomić kierownika magazynu. Zapisy - uszkodzeń fizycznych (pekniecia, wykruszenia), - zawilgoceń, - plam oleju - zabrudzeń innego rodzaju 4. W wypadku wystąpienia niezgodności natychmiast poinformować o tym kierownika magazynu 5. Wyniki kontroli zapisać w formularzu ZAP/11

Budowa dokumentów KSIĘGA Procedura A 1 Zawartość obligują normy 1. Cel. 2. Sposób realizacji 3. Odpowiedzialność 4. Zapisy 5. Załączniki. Instrukcja Budowa jak najprostsza

Dokumentacja przed jej przekazaniem do użytkowania powinna być sprawdzona i zatwierdzona Zasada 6

Dokumentowanie odpowiedzialności za tworzenie dokumentacji Procedura A 1 Nadzór nad dokumentacją OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ PODPIS

W dokumentacji należy unikać zbędnych powtórzeń Zasada 7

Jeżeli jakieś działanie zostanie opisane w jednym dokumencie, to we wszystkich pozostałych dokumentach należy odwoływać się do tego opisu, przywołując np. numer i tytuł dokumentu

Każdy dokument powinien mieć określony sposób jednoznacznej identyfikacji nazwy i wersji Zasada 8

Dane identyfikujące dokument powinny zawierać: • rodzaj dokumentu, • jednoznaczny kod identyfikujący, • tytuł lub opis, • oznaczenie wersji, • datę wydania.

Przykład hierarchicznego systemu kodowania Procedury P/J/01 Instrukcje I/P/J/01/01 Zapisy Z/P/J/01/01 lub Z/I/P/J/01/01

Przykład hierarchicznego systemu kodowania Numer dokumentu wyższej rangi Numer seryjny maszyny lub stanowiska Identyfikator podstawowych podzespołów lub zadań np. . : 01 Instrukcje obsługi i konserwacji 02 Lista zalecanych części zamiennych 03 Rysunek koncepcyjny 04 Wyposażenie kontrolne 05 Oprogramowanie kontrolne ……. . Numer zapisu P/J/01 - 001 -01 -001

Opis danych identyfikujących procedurę przykład LOGO firmy Numer procedury TYTUŁ Zakres obowiązywania data wydania numer wydania

… Jednak zaleca się, aby organizacja skupiła się przede wszystkim na skutecznym wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego oraz efektach działalności środowiskowej, a nie na złożonym systemie nadzorowania dokumentacji. Cytat z normy ISO 14001

STRUKTURA DOKUMENTACJI SYSTEMOWEJ Grazyna Szydłowska — Bojda