Структура делового письма
Область заголовка В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.
Обращение Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый. . . ". Это слово употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.
Уважаемый господин Васильев! Уважаемый г-н Иванов! Уважаемый Алексей Степанович! Дорогая Ирина Петровна! Невозможно обращение "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные"
Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу
текст письма Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.
Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А 4 или А 5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1 -го лица единственного числа: "прошу. . . ", "направляю. . . ". В остальных случаях текст письма излагается от 3 -го лица единственного числа. Например: "Министерство считает. . . ", "Государственный комитет рассмотрел. . . "
приложение указывается ниже основного текста: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов, например: Приложение: 1. Справка на 1 л. в 2 -х экз. 2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.
Область подписи оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ, например: Заместитель руководителя личная подпись В. А. Еремченко Исполнитель документа (фамилия и телефон или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны, например: Иванов 225 -3456
Заключительная часть письма Завершение делового письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр. ). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность
С наилучшими пожеланиями. . . С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество. . . Всегда рады оказать Вам услугу. . . Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п. Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте: Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в. . .
Скачать презентацию Структура делового письма Область заголовка В
деловое письмо.ppt