Страшный сон организатора или Как сделать крутой ивент

Страшный сон организатора или Как сделать крутой ивент или как делать по-настоящему крутые ивенты

Кто я и что я? 2009 – PR-manager TUT. BY 2009 – Первый «ДИ» 2010 – Окончание БГУ, второй «ДИ» , открытие Галереи TUT. BY 2011 – Третий «ДИ» 2011 – Пресс-секретарь TUT. BY 2012 – Казахстан, первый «Интернет-прорыв» 2013 – KUPI. TUT. BY 2013 – Первый e. Trade 2014 – Второй e. Trade

План встречи Какие бывают мероприятия и для чего они нужны На чем зарабатывают event-makers Кто они - организаторы Виды мероприятий и спикеров Как собрать людей Подготовка докладчиков и тайминг План B 5 чувств человека Как не провалить регистрацию Фишки и entertainment Что стоит сделать после мероприятия Персональный чек-лист

Зачем бывают мероприятия Для корпоративного досуга Для работы / для хобби / для помощи бедным [пёсикам] Для денег / для PR компании Для удовлетворения своих амбиций / потому что поручили / Потому что по-другому не можешь

На сцене или за сценой? Виды мотивации организатора: деньги, амбиции, успех общего дела, хорошие рекомендации, чувство Ж. Задайте себе вопрос «что у меня получается лучше? » Задайте себе вопрос «зачем я это делаю» ? Задайте себе вопрос «зачем он/она это делает? »

Кто вы? Event-агентства / маркетолог и пиарщик в компаниях / человек с Идеей?

На чём заработать? 1. 2. 3. 4. на спонсорах/партнерах на билетах на PR ни на чём

Как собрать людей? 1. Email-рассылки 2. Базы партнеров 3. Базы других конференций 4. Реклама в соцсетях 5. Баннеры и статьи на сайтах-партнерах 6. Сарафанное радио 7. Реклама в бизнес-центрах 8. SMS, звонки, личные продажи 9. Презентация хелдайнеров по ТВ и радио 10. ТВ, радио, телек, реклама в городе

Виды мероприятий и участников Массовые мероприятия: конференции и семинары, круглые столы и дискуссии, мастер-классы, фестивали, open-air, шествия, митинги, концерты и т. д Пресс-мероприятия: брифинги, пресс-конференции, пресс-туры, пресс-ланчи и т. д. Участники: программный комитет, организаторы, хелп-тим, модераторы, ведущие, хедлайнеры, докладчики, специальные гости и т. д.

Мероприятие в мероприятии 1. Позволяет набрать дополнительную аудиторию 2. Не расфокусироваться 3. Сэкономить свои ресурсы Примеры: i. iii. iv. Dev. Capm Mashpit Круглый стол Пресс-конференция

Подготовка докладчиков и тайминг - выслать правила выступления (сделать регламент) - личное письмо со всеми контактами (не только своими) - выслать пригласительный (если вход платный) - сказать, когда будут кормить (или что не будут) - если зарубежный – кто и как встретит (+ выслать карту)

За сколько начинать готовиться? Чем больше вы предусмотрите заранее и накануне, тем меньше риска в Час Х.

Что такое план B?

ЧАСТЬ II

5 главных чувств Обоняние. В залах и коридорах должно хорошо пахнуть: туалеты, близость к кухне Слух. Музыка во время и до начала мероприятия Зрение. Освещение и его интенсивность в зависимости от типа мероприятия, растяжки, баннеры Вкус. Кофе-паузы, обеды, милые угощения Осязание.

Деньги vs бартер 1. Еда всегда ЗА ДЕНЬГИ 2. Ключевые вещи – за деньги 3. Все остальное, что получится – на бартер * если вы заподозрили неладное в самом начале…

Регистрация: как не облажаться 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1 стол - 50 бейджей стол решения проблем отдельный стол для прессы, докладчиков и участников заметные буковки адекватные и расторопные люди разложить за день ДО пустые бейджи + маркер

Вспомнить, нельзя забыть Сделать указатели «на местности» Внятные таблички спикерам Справки у пожарных, исполкомов Разрешения на парковку Подготовить конфеты-цветочки «тётенькам» Взять с собой полезные мелочи Переписать заранее все презентации Наличные деньги. Много.

Фишки и entertainment • • • стенды партнеров с активациями, одежда организаторов (нейл-брендинг), животные в залах, смешные театральные персонажи, 3 D- и видеоролики с приветствиями суши-редбул-спиртное, аэрография, конкурсы, конфеты, многое-много другое

После мероприятия • • • прощальная речь, шампанское «спасибо!» рассылка с материалами фотографии в соцсетях, на сайте видео с итогами опрос: что понравилось? что бы изменили? скидка на следующее мероприятие предложение подписаться …акты-договоры-характеристики

Мой чек-лист: Сайт Программа мероприятия Бейджи Растяжки-роллапы Кофе-паузы и обеды Хелп-тим Мобильное приложение Партнеры Фотограф Wi-fi Виодеотрансляция Видеозапись SMM Журналисты Билеты

«На закуску» : страшная красная папка

Литература 1. Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management – Александр Шумович 2. Смешать, но не взбалтывать: Рецепты организации мероприятий – Александр Шумович, Алексей Берлов 3. Event-менеджмент: профессиональная организация успешных мероприятий – Хальцбаур, Йеттингер, Кнаусе

Евгения Чернявская Руководитель KUPI. TUT. BY E-mail: jenny@tutby. com FB: jenny. cherniavskaya