СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ. СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА
Общие положения * Участие в торговых ярмарках и выставках сопряжено со значительными расходами, часто непосильными для предприятия малого и среднего бизнеса. *Учитывая это, многие государства мира активно поддерживают выставочную деятельность своих предприятий внутри страны, а тем более – за рубежом.
*Тщательное планирование участия в выставке предполагает своевременное составление бюджета. Необходим подробный анализ расходов по основным статьям с учетом отличий, определяемых особенностями различных выставочных мероприятий. Этот анализ должен стать основой для составления графика работ по подготовке и проведению выставки и контроля за их исполнением. По окончании работы выставки (примерно через 6 месяцев) можно сделать выводы об эффективности участия в ней, сравнив уровень произведенных затрат с результатами реальных коммерческих контрактов.
*Конечную стоимость участия можно вывести, если умножить сумму затрат по аренде площади стандартного стенда на коэффициент 8– 12. Величина этого коэффициента зависит от тематики, задач экспонента и характера экспонатов, а также от участия в сопровождающих выставку мероприятиях. При аренде небольшого стенда, например, в 20 кв. м, конечная стоимость участия составит от 17 до 24 тыс. долл. Хотя этот результат может порою отличаться от реальной суммы затрат, он дает базовый ориентир стоимости участия.
*Последствия роста стоимости участия в выставках. *Предприятия вынуждены увеличивать сумму затрат на свою выставочную деятельность под влиянием таких факторов, как: *- «обязанность» принимать участие во все возрастающем количестве мероприятий; **- необходимость повышения затрат на рекламу; рост затрат на аренду стенда, составивший за последнее десятилетие примерно 50%.
* Протесты экспонентов вызывают организаторы выставочных мероприятий, которые увеличивают цены под влиянием роста стоимости жизни, но ссылаются при этом на улучшающееся качество услуг, предоставляемых участникам и посетителям мероприятий. *Посетители, со своей стороны, реагируя на увеличение количества мероприятий и расходов на поездки и проживание, значительно сокращают время своего пребывания на мероприятиях (для 60% посетителей пребывание ограничивается одним днем). Вследствие этого уменьшается число посещаемых стендов, которые избираются посетителями заранее. Так, на ярмарках промышленной продукции четверть деловых посетителей посещает не более 5 экспонентов. «Внеплановые» посещения занимают в среднем 29% суммарного времени пребывания посетителей на таких мероприятиях. Это уменьшает привлекательность торговых выставок как «мест случайных встреч» .
*Кратковременность пребывания посетителей и минимальное свободное «внеплановое» время вынуждают экспонентов нести дополнительные затраты на рекламу и связи с общественностью, чтобы обеспечить свое включение в число посещаемых стендов. Следствиями роста затрат на участие в крупных выставках стало увеличение количества выставочных мероприятий регионального масштаба в ущерб выставкам национальным, а в некоторых случаях – даже международным. *Можно согласиться с утверждением профессионалов, что в текущем десятилетии фактор стоимости и технический прогресс в области коммуникаций вызовут серьезные изменения как в топологии ярмарок и выставок, так и в методике их организации.
Составление сметы *Смета планируемых затрат составляется после определения целей участия в выставке. Как инструмент экономического планирования смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы, чтобы обеспечить достижение поставленных целей. *Смета должна быть составлена как можно более подробно менеджером, ответственным за организацию участия в мероприятии. Для торговых ярмарок и выставок не существует разделения издержек на эластичные и неэластичные.
*Здесь все взаимосвязано: дешевое оформление стенда сведет на нет удачное место в выставочном зале; практичный стенд может «похоронить» достопримечательные экспонаты; неудачный подбор персонала погубит успех участия в выставке; экономия на рекламе и связях с общественностью не позволит заключить новые контакты; а плохая упаковка и отправка создаст угрозу работе на стенде и т. д.
Стоимостные факторы *Общая стоимость участия в выставке складывается из учета затрат на всех трех этапах: подготовительном, периоде работы выставки, послевыставочном. При этом порою оказывается, что затраты на подготовительном этапе, прежде всего связанные с работой персонала по выработке маркетинговой стратегии, определению целей участия, выбору выставки, осуществлению рекламной кампании и т. д. , сопоставимы с затратами на стадии участия и их недоучет приводит к ошибкам при оценке результативности участия в соответствующем выставочном мероприятии.
*В свою очередь стоимость участия в выставке складывается как минимум из десяти основных статей расходов: аренда, стенд, оборудование стенда, экспозиция, денежные взносы учредителям, транспортировка и страхование, эксплуатационные расходы, персонал, реклама и связи с общественностью, прием посетителей, а также непредвиденные расходы. Статьи затрат и их структура подробно представлены ниже. При этом отнесение многих из затрат к периоду выставки несколько условно, так как они должны быть осуществлены еще до открытия выставки.
Образец сметы расходов по участию в выставочном мероприятии *Анализ расходов (Предполагаемые по смете – вписываем в отдельную графу стоимость) I. Затраты на обеспечение работы персонала в подготовительный период: 1. Затраты, связанные с выбором выставки (доступ в информационные базы данных, Интернет). 2. Затраты на персонал в период подготовки к выставке: – зарплата плюс начисления на зарплату, дифференцированные по размеру вклада каждого специалиста и их категории; – косвенные затраты, включая административные расходы с начислениями.
3. Расходы на обеспечение телекоммуникационной и почтовой связи фирмы с устроителями, старыми и потенциальными клиентами. 4. Подготовка пресс-релизов о фирме и ее участии в выставке. 5. Проведение рекламной кампании. 6. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ПОДГОТОВКЕ
II. Собственный стенд по индивидуальному проекту и размещение экспозиции на открытых площадках: 1. Расходы по аренде необустроенной выставочной площади: – аренда выставочных площадей внутри павильонов; – аренда открытых площадок вне павильонов; Прочие расходы ВСЕГО ПО АРЕНДЕ
2. Расходы по стенду: – проектирование стенда, включая наличие в нем зон переговоров, приема VIP-персон, кухни/склада и т. п. ; – изготовление стенда: – стеновые элементы, – подготовка пола, – материалы для изготовления/покраски, – осветительные устройства. Прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ
Расходы по оборудованию стенда: – обстановка: – покупка мебели/утвари, – аренда мебели/утвари, – оборудование кухни/гардероба; – оборудование склада; – декоративное оформление; – покупка канцтоваров; – аренда компьютерной техники, подключение к Интернет, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т. д. ; – установка стационарных телефонов. Прочие расходы ВСЕГО ПО ОБОРУДОВАНИЮ СТЕНДА 3.
4. Расходы по строительству стенда: – распаковка/монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера; – демонтаж/упаковка; – хранение; – электро- и энергообеспечение; – сантехника; – кондиционеры (спец. ). Прочие расходы ИТОГО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ СТЕНДА
III. Обустроенная выставочная площадь (типовой стенд устроителя): 1. Плата за аренду стенда. 2. Расходы по дополнительному оборудованию арендуемого стенда: – дополнительные элементы стенда, предлагаемые устроителем; – аренда или покупка дополнительной мебели/утвари; – оборудование кухни/гардероба;
– оборудование склада; – декоративное оформление; – покупка канцтоваров; – аренда компьютерной техники, телефакса, аудио-, видеоаппаратуры, диапроектора и т. д. ; – установка стационарных телефонов. Прочие расходы ВСЕГО ПО СТЕНДУ
IV. Денежные взносы устроителям выставки, исходя из условий участия: 1. Плата за участие – аренду площадей (учтена в п. I или II). 2. Внесение дополнительных сведений в каталог. 3. Внесение данных в информационные системы. 4. Регистрационный взнос. 5. Удостоверения участников выставки (дополнительные). 6. Пропуска для парковки (дополнительные). 7. Прочие расходы ВСЕГО
V. Расходы по экспозиции: 1. Расходы на формирование экспозиции, ее элементов –экспонатов и оборудования (устройств) для их демонстрации. 2. Упаковка. 3. Таможенная очистка. 4. Распаковка/запаковка.
5. Улучшение-доводка элементов экспозиции, включая устройства для демонстрации экспонатов в динамике или виртуального показа перед открытием выставки. 6. Хранение упаковочных материалов. 7. Монтаж/оформление экспозиции на стенде. 8. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПОНАТАМ
VI. Транспортировка-страхование: 1. Экспонаты и устройства для их демонстрации. 2. Элементы и материалы стенда и его интерьера в случае изготовления собственного стенда. 3. Рекламные материалы. 4. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕСТРАХОВАНИЮ
VII. Эксплуатационные расходы: 1. Электроэнергия (кроме стандартного освещения на стенде). 2. Телефонная связь. 3. Водоснабжение, если оно не предусмотрено в составе взноса за участие. 4. Расходы по эксплуатации компьютерной сети, включения Интернет, фотокопировального оборудования, телефакса и т. д.
5. Охрана экспозиции на стенде. 6. Уборка внутри стенда. 7. Удаление отходов со стенда. 8. Аренда автомашин. 9. Транспортные расходы, в том числе внутригородские, если они не учтены в разделе V. 10. Оплата услуг – процент за обслуживание (чаевые). 11. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ
VIII. Расходы по содержанию персонала: 1. Основной персонал. – визовое оформление, – стоимость проездных билетов (самолет, поезд и т. д. ), – проживание в гостинице, – суточные (командировочные) и доплаты. 2. Вспомогательный персонал: – переводчики, – обслуживающий персонал, – прочий вспомогательный персонал (водитель и т. д. ).
3. Форменная одежда (покупка, аренда). 4. Обучение: – основного персонала, – обслуживающего персонала. 5. Медицинское страхование. 6. Ненормированное питание, если оно не входит в суточные. 7. Дорожные расходы (в городе проведения выставки). 8. Расходы на обеспечение отдыха. 9. Представительские расходы. 10. Прочие расходы. ВСЕГО ПО СОДЕРЖАНИЮ ПЕРСОНАЛА
IX. Реклама/связи с общественностью: 1. Рекламные расходы 1). рекламные материалы (проспекты и пр. ), 2). почтовые расходы (приглашения посетителей и т. д. ), 3). рекламные сувениры, 4). публикации в прессе, 5). реклама в официальном каталоге с учетом условий участия (или дополнительная реклама)
6). пропуска для посетителей, 7). рекламные внешние щиты, растяжки в городе, 8). плакаты – аренда мест для размещения внутри выставочных помещений, 9). фотографии, аудиовизуальные материалы, видеофильмы и т. д. , подготавливаемые в ходе выставки, 10). оплата прав на трансляцию музыкальных передач, 11). Прочие расходы.
2. Расходы по связям с общественностью: 1). пакеты (комплекты) с рекламными материалами для журналистов, 2). сувениры для прессы, 3). фотоматериалы для распространения, 4). приглашения для журналистов, 5). интервью/приемы, угощения, 6). Прочие расходы. ВСЕГО ПО РЕКЛАМЕ, СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ
X. Расходы по приему посетителей: 1. Угощения, включая алкогольные и освежительные напитки и проч. 2. Обслуживание. 3. Прочие расходы. ВСЕГО ПО ПРИЕМУ ПОСЕТИТЕЛЕЙ XI. Непредвиденные расходы
*Затем оценивается требуемая под стенд площадь. * Далее, исходя из поставленных целей, реальной оценки количества приобретенных в ходе выставки новых клиентов, нетрудно оценить стоимость возможной продукции, которая может быть реализована, а также объемы возможных сделок и соответствующий доход компании.
*Домашнее задание. Составьте примерную смету для участия в выставке вашей компании.
Скачать презентацию СТОИМОСТЬ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ СОСТАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТА Общие
6 лекция Бюджет выставки.pptx