Стоимость ИС Стоимость создания ИС определяется фактическими затратами

Стоимость ИС Стоимость создания ИС определяется фактическими затратами. Стоимость владения (эксплуатации) ИС посчитать не так просто. Однако менеджерам необходимо анализировать и управлять плановыми и внеплановыми затратами, связанными с владением и использованием каждого компонента ИС на протяжении всего срока ее службы. Одной из наиболее популярных методик является модель ТСО. Совокупная стоимость владения (Total cost of ownership, TCO) — это методика, предназначенная для определения затрат на ИС (и не только), рассчитывающихся на всех этапах жизненного цикла системы. Методика позволяет понять структуру затрат на ИС. Все затраты разделяются на прямые и косвенные. Прямые затраты — составляют затраты, проходящие через бухгалтерию (заработная плата сотрудников, закупки оборудования и программного обеспечения, оплата услуг консалтинга и др. ). Косвенные затраты — выявляются сложнее. В них включаются затраты на устранение сбоев или проблем на компьютерах, простои рабочего времени, командировочные, затраты на предотвращение рисков и затраты на устранение их последствий, затраты на обучение персонала и другие подобные затраты.

Стоимость ИС ТСО включает прямые и косвенные затраты, связанные как с ресурсами ИС, так и с выполняемыми задачами. Любое изделие , в том числе и ИС, постоянно требует разнообразных затрат не только в течение всего времени жизни, но даже при ликвидации. Необходимо адресно учесть все издержки, связанные с ИС на всех этапах ее ЖЦ. Так, на основе модели ТСО может постоянно вычисляться важный экономический критерий — полная цена (стоимость) владения (ТСО); по этой модели для системы в целом или для отдельного ее компонента она определяется суммой по всем статьям издержек. Деление затрат на прямые и косвенные позволяет достаточно оценить расходы как на этапе реализации проекта, так и в процессе функционирования созданной ИС. По данным компании Gartner ТСО в расчете на одного пользователя примерно в 4, 5 раза выше, чем цена приобретения или создания аппаратного и программного обеспечения.

Стоимость ИС Модель ТСО ИС позволяет разобраться в структуре этих расходов. При анализе структуры расходов часто упускают из виду тот факт, что рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости, а чрезмерная экономия (например, на обучении), напротив — к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой. В случае, когда пользователи сами выполняют неформальную эксплуатацию, их издержки составляют почти половину ТСО, хотя они обычно скрыты, в бюджете не предусмотрены и их трудно явно вычислить. Однако эти затраты всегда растут, когда пользователь выполняет операционные задачи, связанные с ИТ: формальное и неформальное обучение, управление локальными данными и файлами и т. д. Для организации не все составляющие издержек могут быть вполне равнозначными. Например, внутренние издержки, т. е. средства, затрачиваемые внутри организации, могут быть предпочтительнее оплаты работ по договорам с внешними партнерами по тем или иным услугам: обслуживанию, сопровождению и т. д. При расчете ТСО необходимо значимость той или иной статьи издержек, т. е, взвешенную сумму издержек.

Стоимость ИС Исходные положения при определении стоимости ИС: • решения об инвестициях в ИС принимаются исходя из экономической целесообразности, определяемой выгодой, риском и расходами; • рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости; • чрезмерная экономия ведет к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой; • обычно оцениваются средние затраты организации для конкретной среды по сравнению со среднеотраслевыми на одного клиента. Совокупная стоимости владения ИС: 1. приобретаемой у сторонней организации. В укрупненную классификацию этапов ЖЦ можно включить издержки из следующих групп: создание (Planning, Analysis, Design), внедрение (Implementation), использование и поддержка (Support). 2. создаваемой в организации своими силами.

ТСО ИС, приобретаемой у сторонней организации 1. Началом процесса формирования ИС является консалтинг, на котором обосновывается вариант системы по ее архитектуре, составу и по основным характеристикам. С этим этапом сопряжено и проектирование системы. 2. Затем следуют издержки в форме капиталовложений — затраты на приобретение у сторонних поставщиков всех компонентов системы в соответствии с принятой ее спецификацией; эти затраты могут делаться единовременно или долями. 3. Этап внедрения — развертывание системы в организации и демонстрация ее характеристик представителями компании-поставщика — продолжается ограниченное время, определяемое договором поставки. Средства информационной поддержки ИС по этапам ЖЦ начинают использоваться на этом этапе. 4. ИС считается готовой полностью, начинается плановое производственное использование. Возникают издержки, связанные с амортизацией ИС (прямо зависит от стоимости ИС). 5. Освоение — процесс выведения ИС с начальной на ее проектную мощность —требует издержек ограниченное время, определяемое договором поставки, поскольку поставщик обычно берет на себя отработку типовых технологических процессов в условиях заказчика, а также обучение и тренировку персонала.

ТСО ИС, приобретаемой у сторонней организации 6. Авторское сопровождение и поддержка – издержки после истечения срока действия гарантийных обязательств поставщика. При поставке сложных систем масштаба предприятия гарантийные обязательства составляют обычно предмет специального соглашения и могут иметь довольно сложный состав. 7. Издержки на обслуживание — текущие затраты на обеспечение постоянной работоспособности ИС как в целом, так и по отдельным компонентам — в данных условиях первое время будут больше на этапе приработки, затем они будут снижаться. В конце ЖЦ эти издержки могут возрастать из-за износа элементов системы. Динамика этих затрат имеет достаточно сложный характер: даже в стационарном режиме работы системы издержки на обслуживание явно не будут постоянными. 8. Испытания как ИС в целом, так и ее отдельных компонентов. Испытания проводятся как независимо, так и в системе мероприятий по обслуживанию, поэтому в начале работы их объем может быть несколько больше. 9. Средства, обеспечивающие ликвидацию, основное время существуют в достаточно пассивном режиме, не требуя затрат, и начинают активно использоваться в конце ЖЦ, когда всерьез ставится вопрос о ликвидации ИС.

ТСО ИС, создаваемой в организации своими силами 1. Консалтинг (принимаются концептуальные решения) – определяются состав ИС, базовые технологии и ее базовое оборудование. Издержки могут быть разными, в том числе и распределенными во времени, они будут присутствовать, как правило, только на ограниченном начальном интервале времени. Консалтинг может проектирования ИС. рассматриваться как одна из составляющих Окончание консалтинга определяет окончательную готовность ИС в целом в ее проектном варианте. Создание ИС в этом варианте осуществляется очередями. Формирование очередей, партий или комплектов поставки, а также формы оплаты партий представляет собой отдельную задачу оптимизации. 2. Изготовление ИС практически сливается с проектированием; однако и в этом процессе могут присутствовать такие работы, которые явно не являются проектными, например создание системы энергоснабжения, прокладка сетей и другие монтажные и строительные работы, т. е. в качестве этой составляющей имеются в виду только издержки за пределами процесса проектирования, если они имеют место.

ТСО ИС, создаваемой в организации своими силами 3. Амортизация основных фондов ИС и затраты на обработку информации формируются от очереди к очереди по мере их создания и ввода в эксплуатацию. Зздержки могут формироваться по-разному в зависимости от стратегии приобретения компонентов ИС. Компоненты ИС по существу становятся нематериальными активами в составе основных фондов компании: это программы для ЭВМ, базы данных и другие компоненты ИС. Они должны быть оценены и поставлены на учет по их балансовой, или первоначальной, стоимости, на них должна начисляться амортизация для осуществления в дальнейшем их восстановления. Очень часто такой учет и оценка далеко не всегда выполняются последовательно, что приводит к недооцененности основных фондов ИС. Прямые затраты на обработку информации, очевидно, должны возрастать по мере ввода очередей и расширения фронта работ. 4. При создании ИС своими силами этапы внедрения и освоения осуществляются поэтапно или циклически по мере ввода в действие очередей ИС; между этапами могут возникать паузы; процесс внедрения/освоения предыдущей очереди может не закончиться к моменту ввода следующей. Конечно, уровень издержек по разным очередям и продолжительность этапов могут при этом быть самыми различными.

ТСО ИС, создаваемой в организации своими силами 5. Сопровождение и поддержка организуются обычно собственными силами, причем по мере формирования состава ИС должны нарастать и издержки по этим составляющим. Если этого не происходит, то снижается качество работы системы. К тому же при этом обычно отсутствуют какиелибо гарантийные обязательства. 7. Обслуживание созданных и введенных в эксплуатацию компонентов ИС происходит аналогично варианту приобретения ИС, но процесс развивается циклически по мере ввода в эксплуатацию одной очереди ИС за другой. Компоненты ИС ставятся на обслуживание один за другим по мере ввода их в действие. 8. В ходе создания ИС необходимые испытания также имеют циклический характер в соответствии с графиком мероприятий по вводу в действие и освоению очередей ИС. На стадии освоения очереди объем испытаний может быть больше, чем в последующей стационарной эксплуатации. 9. Функции информационной поддержки и обеспечения ликвидации начинают существовать, начиная с консалтинга; для этого варианта сложно четко определить их место.

Отличия варианта ТСО ИС, создаваемой в организации своими силами, от ТСО ИС, приобретаемой у сторонней организации • Издержки на амортизацию, обработку информации, сопровождение, поддержку, испытания, обслуживание со временем нарастают, что требует соответствующего увеличения средств на создание и содержание ИС. • Издержки, принятые постоянными, такими могут не оказаться при их детальном изучении и тоже могут возрастать со временем по мере наращивания состава ИС. • Модель ТСО во втором варианте будет сложнее, чем приобретении ИС. Т. к. ИС формируется из нескольких очередей, модель существенно усложнится еще и за счет учета условий стыковки очередей. В связи с этим в данном варианте проекта создания ИС будет сложнее обосновывать бюджет сферы обработки информации и обеспечить планомерное и целенаправленное управление издержками.

Экономическая эффективность автоматизации предприятий Под экономической эффективностью автоматизации будем понимать соизмеримую разность результатов на создание (реорганизацию, адаптацию, развитие и т. д. ) ИС на предприятии и затрат на проведение этого проекта. Учитываемые факторы: 1. время, 2. Неопределенность, 3. Риск. Различают абсолютную и относительную (сравнительную) экономическую эффективность. При расчете абсолютной эффективности проводится анализ уже выбранного (или даже реализованного) варианта автоматизации без учета возможных альтернатив. При расчете относительной эффективности альтернативные стратегии автоматизации сравниваются между собой с позиций экономической эффективности. Можно рассчитывать также удельные показатели эффективности (на рубль вложенных затрат, на одного работника и т. д. ).

Экономическая эффективность автоматизации предприятий ОЧЕНЬ ВАЖНО!!! Правильно определять совокупность затрат на автоматизацию (в частности, затраты на перестройку управления предприятием, обучение персонала и т. д. ) и правильно прогнозировать возможные результаты, включая в них не только локальные, но и синергические (общесистемные) эффекты. Т. о. , на вербальном (словесном) уровне экономическая эффективность есть ни что иное, как количественная (денежная) оценка эффекта от проведения мероприятий по автоматизации. • • Упрощенные методы оценки экономической эффективности: Расчет абсолютной эффективности Учет фактора времени Учет фактора неопределенности Сравнение вариантов автоматизации

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: расчет абсолютной эффективности С позиций пользователя ИС абсолютная эффективность автоматизации определяется как разность между полученными результатами (или оценкой этих результатов в будущем) и затратами на автоматизацию. Если до проведения оцениваемых работ предприятие вообще не было автоматизировано, то сравниваются результаты деятельности без автоматизации P 1 при соответствующих нулевых затратах (З 1 = О) с результатами после автоматизации Р 2 при соответствующих затратах З 2. Э=Р 2 -Р 1 -З 2, Разность Р 2 – Р 1 характеризует полученный эффект от основной деятельности предприятия после проведения автоматизации. Если Э>0, то автоматизация эффективна.

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: расчет абсолютной эффективности НАСКОЛЬКО ЭТО ЭФФЕКТИВНО НА САМОМ ДЕЛЕ ПОКАЗЫВАЕТ относительный показатель эффективности на рубль совокупных затрат, рассчитываемый как частное от деления Э на З 2. Он определяет количество рублей эффекта на рубль вложенных приведенных (с учетом фактора времени) затрат. Успешной автоматизацией можно считать такую, при которой удельный коэффициент эффективности будет не менее 2, 0 -2, 5. Значения удельного коэффициента эффективности в диапазоне от 1, 0 до 2, 0 могут свидетельствовать о неплохой локальной автоматизации и расшивке узких мест, а значения от 0 до 1, 0 должны уже вызывать тревогу. Естественно, что при отрицательном эффекте проект по автоматизации просто нерационален. В случае, если на предприятии уже существует какая-то система автоматизации, необходимо учитывать текущие затраты на ее эксплуатацию З 1 и формула преобразуется к виду: Э = (Р 2 - Рl) - (З 2 - З 1)

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: учет фактора времени РАЗНОВРЕМЕННЫЕ ЗАТРАТЫ И РЕЗУЛЬТАТЫ СЛЕДУЕТ ПРИВОДИТЬ К СОПОСТАВИМОМУ ВИДУ (приведенным оценкам) выбирается какая-то точка отсчета (начало, конец, середина рассматриваемого периода), и пересчитываются все затраты и результаты по проекту автоматизации именно на этот момент времени. Как можно получить сопоставимые показатели на начало периода, т. е. на момент принятия решения о начале автоматизации? Единовременные затраты, которые будут произведены в этот момент времени, корректировать не нужно. Все остальные затраты и результаты корректируются при помощи так называемых дисконтных коэффициентов. Пример. Допустим, что норма дисконтирования постоянна в течение, всего срока действия нашего проекта. Обозначим ежемесячный, коэффициент дисконтирования k. Тогда приведенные затраты и результаты по проекту будут рассчитываться как номинальные затраты и результаты, поделенные на поправочный коэффициент, определяемый как (1+k) в степени t, где t — число полных месяцев, прошедших от начала проекта до проведения рассматриваемых затрат или получения рассматриваемых результатов.

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: учет фактора времени. ПРИМЕР Проект начинается с 1 января и займет по времени один год. Единовременные затраты на автоматизацию – 100000 руб. , далее ежемесячно – 10000 руб. , и еще в июне нужно будет дополнительно затратить 20000 руб. Ожидаемые результаты от автоматизации (Р 2 - P 1) до июля отсутствуют, а с начиная с июля – 50000 руб. /мес. Коэффициент дисконтирования k=0, 05. Если не учитывать фактор времени, то можно просто сложить все результаты и вычесть все затраты. Получим: 50000*6 -100000 -120000 - 20000 = 60000 руб. В случае проведения дисконтирования получится совершенно другой эффект. Результаты после приведения составят: 35714+34013+32467+30864+29411+27932 = 190401 руб. Единовременные затраты останутся без изменений, а ежемесячные также будут скорректированы: 10000+ 9523+ 9090+ 8620+ 8264+ 7874+ 7518+ 7142+ 6802+ 6493 + 6172+ 5882 = 93380 руб. Приведенные дополнительные затраты июня составят 15748 руб. Всего приведенные затраты составят 100000+93380+15748=209128 руб. Таким образом, эффект, определяемый как разность приведенных результатов и затрат окажется уже отрицательным: 190401 -209128 = -18727 руб. (убыток).

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: учет фактора неопределенности При прогнозных оценках затрат и результатов никогда нельзя быть до конца уверенным в их точности. Существует достаточное количество сложных математических методов учета неопределенности. Ограничимся простейшей моделью, которую может на практике применить каждый человек. СУТЬ МЕТОДА СОСТОИТ В ПЕРЕХОДЕ ОТ ТОЧЕЧНЫХ ОЦЕНОК ЗАТРАТ И РЕЗУЛЬТАТОВ К ИНТЕРВАЛЬНЫМ. Вместо точной количественной оценки зададим некий диапазон, в который с большой степенью вероятности должна попасть прогнозируемая величина результатов или затрат. Далее используется принцип минимакса, т. е. определяется экономическая эффективность автоматизации при минимальных результатах и максимальных затратах. Если эффект положительный, то очевидно, что проект рентабельный (если, разумеется, правильно определены диапазоны показателей). Если эффект отрицательный, то возможно два пути: либо считать автоматизацию нерациональной, либо пересмотреть границы диапазонов и попробовать оценить эффективность еще раз.

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: учет фактора неопределенности. ПРИМЕР Были получены следующие прогнозные оценки приведенных результатов и затрат на автоматизацию: • результаты за год составят 2 млн. руб. , • затраты за год составят 1, 5 млн. руб. Пусть из-за неопределенности можно ошибиться в прогнозе на 20% в обе стороны и по затратам, и по результатам. Тогда наихудший (минимальный) результат можно оценить в 1, 6 млн. руб. , а наихудшие (максимальные) затраты в 1, 8 млн. руб. Очевидно, что при большой степени неопределенности проведении автоматизации можно получить убыток до 200 тыс. руб. Если же неопределенность меньше (например, по 10% и по затратам, и по результатам), то даже при наихудшем сценарии развития событий эффективность останется положительной: наименьший результат составит 1, 8 млн. руб. , а наибольшие затраты только 1, 65 млн. руб. В этом случае даже с учетом неопределенности автоматизацию можно считать эффективной (с позиций возможного риска).

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: сравнение вариантов автоматизации Наличие ряда альтернативных стратегий, принципиально различных между собой (разные поставщики компьютеров, оборудования и программ, различное число рабочих мест, разные сроки и этапы автоматизации и т. д. ). Основными параметрами оценки выступают сопоставимые затраты и результаты (или их прогноз). Рассмотрим простейшие подходы к оценке эффективности по вариантам. Допустим сначала, что сумма затрат на автоматизацию фиксирована (ограничена неким бюджетом). Тогда можно считать, что по всем альтернативам затраты просто одинаковы (это не совсем так, но неполное исполнение бюджета на автоматизацию будем условно считать недостатком, а оставшиеся неизрасходованными деньги условно списывать как штраф) и их можно не рассматривать.

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: сравнение вариантов автоматизации Наиболее эффективный вариант автоматизации выбирается из множества альтернатив: • по наилучшему результату из совокупности обоснованных прогнозов результатов с учетом неопределенности и риска – лучший вариант тот, который дает максимальный эффект при самом неблагоприятном прогнозе (используем принцип максимина). • если результаты автоматизации по всем вариантам одинаковы, тогда критерием выбора наиболее эффективного варианта будет минимум затрат при самом наихудшем прогнозе (используем принцип минимакса). • если затраты и результаты по вариантам неодинаковы, то возможно два принципиально разных пути сравнения и выбора варианта автоматизации: 1. либо по лучшей разнице результатов и затрат (каждая альтернатива анализируется сначала отдельно), 2. либо по лучшему отношению результатов к затратам.

Экономическая эффективность автоматизации предприятий: сравнение вариантов автоматизации. ПРИМЕРЫ Пример 1. Имеется три варианта автоматизации. 1. ожидаемый эффект – 3 млн. руб. , неопределенность – 30%, наихудшие прогнозы результатов – 2, 1 млн. руб. 2. ожидаемый эффект – 2, 5 млн. руб. , неопределенность – 10%, наихудшие прогнозы результатов – 2, 25 млн. руб. 3. ожидаемый эффект – 2, 8 млн. руб. , неопределенность – 20%, наихудшие прогнозы результатов – 2, 24 млн. руб. Из исходных данных – второй вариант наилучший. Пример 2. Имеется три варианта автоматизации. 1. ожидаемые затраты – 3 млн. руб. , неопределенность – 10%, наихудшие прогнозы результатов – 3, 3 млн. руб. 2. ожидаемые затраты – 2, 8 млн. руб. , неопределенность – 20%, наихудшие прогнозы результатов – 3, 36 млн. руб. 3. ожидаемые затраты – 2, 7 млн. руб. , неопределенность – 30% , наихудшие прогнозы результатов – 3, 51 млн. руб. Из исходных данных – первый вариант наилучший.