СТО СМК – 4. 2 – 02 – 2012 Выполнили студенты группы 3416: Соколов Алексей Шайхинуров Марат Гатин Рамиль Мухаметшин Руслан
1 Область применения Настоящий стандарт устанавливает требования к порядку планирования, разработки, введения, идентификации, хранения, защиты, восстановления и изъятия документов СМК ООО «Зонт» и его филиалов (далее - Организация), определённых Организацией как необходимые для функционирования СМК. Требования к обеспечению идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения описаны в Инструкции по делопроизводству ООО «Зонт» . Требования стандарта обязательны для исполнения работниками всех отделов (подразделений) Организации. Стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р ИСО 90012008 (ИСО 9001: 2008).
2 Нормативные ссылки № Код документа Наименование документа 2 ГОСТ Р 6. 30 - 2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» № 1 3 Код документа ГОСТ 1. 5 - 2001 ГОСТ Р ИСО 9000 - 2008 (ИСО 9000: 2005) Наименование документа МСС Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и Системы менеджмента качества. обозначению Основные положения и словарь 4 ГОСТ Р ИСО 9001 - 2008 Системы менеджмента качества. 5 (ИСО 9001: 2008) - Требования Инструкция по делопроизводству ООО «Зонт» .
3 Термины определения и сокращения Термин Определение Актуализация документа Приведение документа в соответствие с изменившимися внешними и/или внутренними условиями Анализ документа Изучение содержания документа для оценки его соответствия установленным требованиям и определения необходимости внесения в него изменений Введение в действие документа Осуществление организационных и технических мероприятий, обеспечивающих выполнение требований документа СМК Внутренние документы Документы СМК, разработанные высшим руководством и работниками организации Высшее руководство Лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией на высшем уровне
4 Общие положения 4. 1 Целью управления документацией является поддержание документации СМК в состоянии, обеспечивающем надлежащее функционирование системы менеджмента качества. 4. 2 Достижение поставленной цели обеспечивается путем решения следующих задач: официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска; анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов; обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов; обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми; обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определённых Организацией как необходимые для планирования и функционирования СМК;
5 Управление 5 документацией Процесс управления документацией СМК Организации, включающий в себя определение сроков хранения документов, лиц, ответственных за ведение и контроль ведения документов, представлен в таблице 3.
6 Оценка результативности процесса управления документацией производится ПРК не реже чем один раз в год на основании отчета, предоставляемого внутренними аудиторами по результатам проверки настоящего процесса. Оценка результативности производится по следующим критериям: соблюдение процедуры управления документацией СМК; наличие документов СМК в отделах (подразделениях), согласно имеющемуся перечню; отсутствие на рабочих местах незарегистрированной или устаревшей документации СМК; отсутствие случаев использования отмененных документов СМК.
7 Конфиденциальность Настоящий документ является внутренним документом Организации и не подлежит представлению другим сторонам без разрешения руководителя Организации (за исключением аудиторов органов по сертификации СМК при проведении аудитов)
8 Ответственность 8 Начальники отделов (подразделений) несут ответственность за: организацию порядка работы с документами СМК в отделах (подразделения), хранение документов в отделах (подразделениях), выполнение требований документов СМК. ПРК несет ответственность за контроль всего процесса управления внутренней документацией; ДП несет ответственность за: регистрацию, учет, хранение подлинников документов СМК и изменений к ним, обеспечение документами СМК работников (рассылку документов), своевременное изъятие отмененных документов, учет копий, выданных в отделы (подразделения) Организации.
9 Приложения Приложение А (обязательное)-Форма Листа согласований документа СМК Приложение Б (обязательное)-Форма Инвентарной книги регистрации подлинников Приложение В (обязательное)-Форма Листа рассылки Приложение Г (рекомендуемое)-Форма Перечня документов СМК отдела (подразделения)
Спасибо за внимание ツ