Стиль работы руководителя
вопросы Стиль работы руководителя ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ Характеристика труда руководителя Рабочее время руководителя Умение управлять своим временем Умение отдыхать Качества руководителя Рабочее место руководителя Методы работы с посетителями Выход руководителя на рабочие места подчиненных Стиль работы с подчиненными Коммуникации по телефону
вопросы Деловое совещание ◊ ◊ ◊ ◊ Деловое совещание. Понятие. Сущность. Цель совещания Повестка дня Состав участников Место проведения Роли участников совещания Функции секретаря Роли участников совещания
Цель ◊ изучить стиль руководства для эффективного управления организацией
1. Стиль работы руководителя. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.
1. 1. Характеристика труда руководителя Функции руководителя: планирование организация мотивация контроль
Цель работы руководителя: выработать направление развития и правильно организовать работу
Особенности руководителей: Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;
Особенности руководителей: Работа руководителя в основном умственная;
Особенности руководителей: Повышенные нервно психические усилия руководителя, связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;
Особенности руководителей: Труд руководителей не подается количественному учету;
Особенности руководителей: Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;
Особенности руководителей: Если рабочий в течении своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций
Особенности руководителей: Работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.
Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг с другом.
1. 2. Рабочее время руководителя Рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен.
Виды работ (по данным разных источников): *Запланированные заседания, встречи 60 65% ; *Разговоры по телефону 3 6% ; *Работа с документами 17 22% ; *Поездки, осмотры 3 7% ; *Незапланированные встречи 7% ; *Отдых 2% ; *Потери времени 2%.
1. 3. Умение управлять своим временем. Управление своим рабочим временем состоит в том, чтобы делать в текущий момент именно то, что было запланировано, и в отведенные для этого сроки. Незапланированное действие отнимает время у запланированного, что приводит либо к невыполнению (или плохому выполнению) задуманного, либо к нарушению расписания дня.
К этим элементам относятся: ◊анализ использования рабочего времени; ◊постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм менеджмента; ◊планирование рабочего времени; ◊выработка различных методов борьбы в причинами нерационального использования временного ресурса.
«Тайм менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем»
Тайм менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов.
1. 4. Умение отдыхать Надо уметь отдыхать быстро и плодотворно. На переход от работы к активному отдыху всегда требуется определенное время. На него надо настраиваться, так как получение удовольствия от активного отдыха требует свежести восприятия.
Истощенные работой органы чувств и мозг нуждаются в пассивном отдыхе для восстановления работоспособности, нужной для получения удовольствия от активного отдыха. Для нервной системы активный отдых является такой же нагрузкой, как и профессиональная деятельность! Нельзя не признать правоту изречения “Лучшим отдыхом является смена вида деятельности”. Только не надо смену деятельности понимать только как переключение с одного вида работы на другой. Переключаться все таки лучше с работы на отдых. Но вид отдыха надо выбирать по контрасту с видом работы. Например, если работа носит преимущественно активный характер, то отдыхать придется пассивно, если интеллектуальный — физически, если урбанизированный — На природе и так далее.
1. 5. Качества руководителя Волевые Моральные трудолюбие энергичность Принципиальность, честность работоспособность Обязательность, Верность слову выдержанность Самокритичность Настойчивость в достижении поставленной цели Деловые качества Дисциплини рованность Исполни тельность Умение четко Умение и Способность Творческий Способность определить стремление и стремление Способность подход к объективно цель и Наладить оперативно мобилизовать порученному оценивать поставить контроль принимать коллектив делу результаты задачу подчиненных решения
1. 6. Рабочее место руководителя это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено Рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.
При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты: ◊ Внутренний объем и форма кабинета ◊ Мебель ◊ Оборудование ◊ Цветовое оформление кабинет. ◊ Санитарно-гигиенические условия труда
Внутренний объем и форма кабинета В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3, 5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний;
Мебель Здесь необходимо учитывать следующие моменты: ◊Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др. ◊Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого. ◊ Рациональная планировка и компоновка мебели. Мебель должна выглядеть эстетично.
Оборудование Для нормальной работы руководителя необходимо иметь: ◊Канцелярские ◊Два телефона ◊Компьютер ◊Ежедневник принадлежности
Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т. к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
Санитарно-гигиенические условия труда.
1. 7. Методы работы с посетителями Все приемы посетителей можно разделить на официальные и неофициальные. Официальные приемы можно проводить: *за столом для конференций, совещаний. *за рабочим столом.
1. 7. Методы работы с посетителями Неофициальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха”. Удобно расположившись на диване или в кресле, руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.
1. 8. Выход руководителя на рабочие места подчиненных Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них. Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения. Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда. Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.
1. 9. Стиль работы с подчиненными В современном менеджменте признаны многие теории, определяющие стиль руководства с подчиненными. Наиболее распространена типология лидерства Курта Левина, который считал, что стиль управления может быть: авторитарным, демократическим, либеральным (попустительским). Авторитарный стиль. Природа стиля: Сосредоточение всей власти и ответственности в руках руководителя. Потоки информации преимущественно сверху, обратная связь работает слабо. Сильные стороны: Возможность предсказания результатов. Основное внимание порядку, результату. Слабые стороны: Сдерживание индивидуальных инициатив, большая внешняя загрузка руководителя, частые «авралы» , «задавленная» конфликтность в коллективе, значительная текучесть квалифицированных специалистов. Психологический климат: Заискивание, подхалимаж, лесть вплоть до холуйства по отношению к руководителю. В коллективе отношения типа «дедовщины» , выяснение отношений, творческий застой. Условия применения: Грамотный руководитель, критическая ситуация. Демократический стиль. Природа стиля: Делегирование полномочий с удержанием ключевых позиций у руководителя. Принятие решения раздельно по уровням на основе участия. Потоки информации идут активно в двух направлениях. Сильные стороны: Возможность предсказания результатов. Основное внимание порядку, результату. Слабые стороны: Сдерживание индивидуальных инициатив, большая внешняя загрузка руководителя, частые «авралы» , «задавленная» конфликтность в коллективе, значительная текучесть квалифицированных специалистов. Психологический климат: Творческая атмосфера, увлеченность работой. Конфликты, если возникают, носят, как правило, конструктивный характер. Условия применения: Грамотный руководитель и обученные подчиненные. Либеральный стиль. Природа стиля: Снятие руководителем с себя ответственности в пользу группы (организации). Сильные стороны: Позволяет начать дело так, как это видится и без вмешательства лидера. Подразумевается высокая степень самостоятельности и квалификации подчиненных. Слабые стороны: Группа может потерять контроль и снизить скорость решения проблем без лидерского вмешательства. Психологический климат: Творческая атмосфера, увлеченность работой. Конфликты, если возникают, носят, как правило, конструктивный характер. Условия применения: По отношению к отдельным квалифицированным специалистам.
1. 10. Коммуникации по телефону Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей. Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает руководителю правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого руководителю удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан. Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности. Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необ ходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы. Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять шесть минут. В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки Должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя.
2. Деловое совещание. Понятие. Организация. Ролевое поведение.
2. 1. Деловое совещание. Понятие. Сущность. Деловые совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Совещание процесс сложный и при его проведении следует учитывать множество факторов, в том числе психологических. Обычно на совещании решаются важные служебные вопросы, принимаются ответственные для организации решения, часто требующие материальных и финансовых затрат, а нередко и налаживания правовых отношений вне компании. Как правило, совещания организуются по инициативе руководителей. Однако рабочее совещание может быть проведено менеджером любого уровня, работа которого связана с деятельностью других людей и зависит от обмена информацией. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются друг от друга, все же совещания имеют некоторые сходные черты, существует ряд общих правил проведения любых совещаний, вне Зависимости от целей и причин, по которым они созываются. Совместная работа и деловое общение в организации строятся на основе трудового законодательства, внутрикорпоративных норм и правил, но очень важно придерживаться определенных нравственных принципов. 1. В основе делового контакта должны быть интересы дела, а не личные интересы и амбиции. Несмотря на кажущуюся банальность, именно этот принцип нарушается чаще всего, когда личные интересы входят в противоречие с интересами дела. 2. Порядочность, т. е. органичная неспособность к бесчестному поступку или поведению, а также соблюдение определенной меры в выражениях и поступках. 3. Доброжелательность, т. е. желание делать добро. 4. Уважительность, т. е. уважение достоинства любого человека, реализующееся через такие качества, как вежливость, деликатность, профессиональный такт, сдержанность, предусмотрительность, учтивость, заботливость.
2. 2. Цель совещания n n n Цель совещания - это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть актуальной, конкретно сфор мулированной и представляющей интерес для участников совеща ния. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и тре буется коллективное осмысление.
2. 3. Повестка дня. Повестка совещания — это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую информацию: n тема совещания; n цель совещания; n перечень обсуждаемых вопросов; n время начала и окончания совещания; n место, где оно будет проходить; n фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов; n время, отведенное на каждый вопрос; n место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по ре шению проблем. тех случаях, когда люди В превентивно не информи рованы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что прово цирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.
2. 4. Состав участников. После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников: n которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим); n которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам; n которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании; n которые будут организовывать выполнение решений совещания. Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию. Полезность собрания обратно пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая их них имеет свои преимущества и недостатки.
2. 5. Место проведения Помещение, предназначенное для проведения совещания , должно быть заранее подготовлено. Его нужно проветрить или за несколько часов включить систему кондиционирования. Стулья следует аккуратно расставить, а их количество должно быть на 1 2 больше, чем запланированное число участников и приглашенных. Ведь во время обсуждения может срочно понадобиться пригласить кого либо из сотрудников. Тогда им будет куда сесть. На столах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши и листы Бумаги формата А 4 или удобные блокноты А 5 либо большего формата). Приветствуется использование канцтоваров с фирменной символикой. На столах размещается минеральная вода и стаканы, которые ставятся вверх дном на салфетки, а их количество должно быть на 1– 2 больше, чем присутствующих. В случае использования технических средств их необходимо установить заранее, ознакомиться с правилами эксплуатации и проверить работоспособность, обязательно следует предусмотреть возможность подключения ноутбуков. При использовании слайдов необходимо обеспечить их наличие на совещании, разместить проекционный экран таким образом, чтобы го было видно всем присутствующим. В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя.
2. 6. Роли участников совещания Всем менеджерам приходится посещать совещания и выполнять различные ролевые функции: n председателя, n секретаря, n участника. Ключ к достижению целей совещания находится в действиях "исполнителя главной роли" – руководителя или председателя совещания, причем основная часть успеха совещания закладывается до его начала, на этапе подготовки. Тот, кто управляет, должен ставить четкие цели, а также создавать необходимые условия и побудительные мотивы для творческой и высоко эффективной работы на совещании.
Главная функция председателя – быть лидером и направлять усилия группы на достижение поставленных целей, создание атмосферы активности на совещании. Председатель должен готовиться к каждому совещанию: определить тип совещания, прочесть подготовленные документы и материалы, продумать порядок следования вопросов и разумно их сгруппировать, оценить время на обсуждение каждого вопроса, определить состав участников, по возможности предвидеть области конфликтов или проблем. Хороший управленец должен стремиться распознавать скрытые качества участников совещания и использовать их с максимальной пользой для обеих сторон менеджера и организации.
Систематизировав весь материал, необходимый для совещания, председатель определяет стиль своего поведения на совещании: 1)диктаторский когда руководитель ведет совещание и фактически единственный пользуется правом голоса. Примером такого совещания может быть ознакомление с приказом, новым направлением в работе; 2)автократический когда руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы; 3)псевдодискуссионный сначала руководитель или кто либо по его поручению делает сообщение, потом проводятся прения, в которых участвуют несколько сотрудников по выбору председателя; 4)дискуссионный характеризуется свободным обменом мнениями и выработкой общего решения; 5)свободный когда председатель четко не формулирует повестку дня, решения могут не приниматься.
Председатель должен начать совещание в установленное время, сделать сообщение о выполнении решений предыдущего совещания, зачитать повестку и регламент, сформулировать цели данного совещания. В процессе работы – организовать обсуждение вопросов повестки, следить за регламентом, быть арбитром в спорах, искать область согласия, обеспечить принятие решения и, при необходимости, проводить голосование. В заключение оценить ход совещания, подвести итоги дискуссии. Очень важна роль секретаря, который с председателем выступает в роли хозяев, они вместе встречают и приветствуют участников, представляют новых членов. Председатель ведет совещание, а секретарь записи.
2. 7. Функции секретаря выбор помещения, n подбор и рассылка материалов к совещанию, n контроль подготовки материалов участниками, составление и распространение протокола, n забота об удобствах участников, n обеспечение прохладительными напитками, n контроль исправности демонстрационных средств и оргтехники (микрофон, трибуна, плакаты и графики, проектор для слайдов, компьютер, электронная почта, Интернет, доска, маркеры). n важны навыки быстрого письма, оформления протокола. При записи выступлений участников требуется умение Выделять главную мысль. Важно зафиксировать факты, цифры, предложения, решения. По итогам совещания секретарь оформляет и подписывает у председателя протокол. n
2. 8. Роли участников совещания коммуникативные: инициатор, эксперт, критик, консультант, систематизатор, доводчик, координатор но это отдельная большая тема. Требования к участнику совещания просты: умение слушать, аргументированно выступать, уважать чужие взгляды и интересы. Особенно важно уметь внимательно слушать. Под этой фразой подразумевается умение: n настраивать себя на "волну" внутренней заинтересованности в обсуждаемой теме или проблеме; n выделить главную мысль выступающего и пытаться правильно понять ее; n быстро сопоставить полученную информацию с собственной и немедленно мысленно возвратиться к содержанию сообщения, спора или проблемы. Если организация не обладает культурой проведения совещаний, то они становятся скучными, длительными и утомительными. n
Заключение n n Как видим, совещание процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение.
Контрольные вопросы. n n n n Назовите особенности работы руководителя. Из чего состоит рабочий день руководителя? Что такое «тайм менеджмент» ? Влияние «активного отдыха» на работу руководителя. Назовите «моральные качества» руководителя. Назовите составляющие моменты для организации рабочего места. Как наилучшим образом проводить неофициальные приемы с посетителями? Выделите главные моменты при работе руководителя с подчиненными Этика деловой беседы по телефону. Сущность делового совещания. Какую информацию содержит повестка дня? Ключевые моменты при составлении списка участников совещания? Расскажите о роли председателя на совещании. Требования к участникам совещания.
Список использованных источников n n n n Архангельский Г. “Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы” М. : Аи. СТ М, 2003 Веснин В. Р. Основы менеджмента: Учебник. – М. : «Триада. Лтд» , 1996 Виханский О. С. , Наумов А. И. Менеджмент: Учебник. – М. : Гадарики, 2003 Дараховский И, Прехул Т. “ Бизнес и менеджер”, Москва, 1992 Психология и этика делового общения: Учебник для ВУЗов / Под ред. проф. В. Н. Лавриненко. 3 е. изд. , перераб. и доп. М. : ЮНИТИ ДАНА, 2000 Основы менеджмента: Учебное пособие. М. : ИВЦ «Маркетинг» , 2000 Шипунов В. Г. , Кишкель Е. Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. М. : Высш. шк. , 1996
Скачать презентацию Стиль работы руководителя вопросы Стиль работы руководителя
стиль доп..ppt