Старший преподаватель Пунчик Николай Николаевич Кафедра Информационных технологий

Старший преподаватель Пунчик Николай Николаевич Кафедра Информационных технологий и высшей математики (1 -4) Делопроизводство Специальность Маркетинг Лекции – 24 часа и 4 часа УСРС Лабораторные – 20 часов и 6 часов УСРС Зачёт (тесты на компьютере) 1

Старший преподаватель Пунчик Николай Николаевич Кафедра Информационных технологий и высшей математики (1 -4) Делопроизводство Специальность Эи. УП, БУАи. А, Фи. К Лекции – 22 часа и 10 часов УСРС Лабораторные – 20 часов Экзамен (тесты на компьютере) 2

Литература: 1. Давыденко Т. Д. , Молчина Л. И. , Кривошея Т. А. Делопроизводство. Учебно-методический комплекс – Мн. : МИУ, 2011. 2. ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. – Мн. , 2009. 3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора 4

Тема 1 Организация делопроизводства на предприятии. Виды документов на предприятии 1. Структура и функции подразделений делопроизводства 2. Юридические требования к ведению делопроизводства 3. Правила подготовки и оформления документов 4. Виды документов на предприятии 6

1. Структура и функции подразделений делопроизводства Делопроизводство – совокупность работ по документированию деятельности предприятия (организации, учреждения) и организации документооборота. Документирование – процесс подготовки и создания документов. Документооборот – движение документов на предприятии с момента их получения до завершения исполнения или отправки. 7

Документ (от лат. documentum – «образец, свидетельство, доказательство» ) – материальный объект, содержащий информацию для передачи её во времени и пространстве. Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит – информационный элемент документа, характеризующий сам документ. 8

Электронный документ – информация, зафиксированная на машинном носителе, которая обрабатывается (создается, фиксируется, передается, принимается), хранится и воспринимается человеком с помощью программных и технических средств. 9

Организация делопроизводства делится условно на две части: 1. Документирование (подготовка и создание документов) 2. Организация работы с документами: 1. Получение-отправка 2. Обработка 3. Учет 4. Регистрация 5. Контроль 6. Хранение 7. Передача в архив 8. Уничтожение 10

Структурные подразделения, занимающиеся делопроизводством: 1. Управление делами – у Президента, в Парламенте, в организациях государственного управления 2. Общие отделы – в исполнительных комитетах, организациях, судах 3. Секретариат 4. Канцелярии – в Министерствах, учебных заведениях, на небольших предприятиях 11

В канцелярию входят: 1. Секретариат 2. Группа контроля – следит за своевременным исполнением документов 3. Группа регистрации – регистрирует, направляет на исполнение, готовит исполнение документов к отправке 4. Группа приказов – размножает и распространяет приказы 5. Копировально-множительная лаборатория – размножает документы 12

6. Архив – принимает документы на хранение, по истечению сроков хранения дела передаются в госархив 7. Экспедиция – занимается приёмом и отправкой корреспонденции Канцелярию возглавляет заведующий. Ответственность за организацию делопроизводства, в организации возлагается на руководителя организации (или структурного подразделения). 13

2. Юридические требования к ведению делопроизводства Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются: 1. Акты законодательства РБ 2. Решения судов 3. Предписания государственных органов и должностных лиц 14

4. Поручения вышестоящих организаций 5. Осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности организацией в соответствии с ее компетенцией 15

Юридические требования включают: 1. Наличие системы организационных и распорядительных документов, сведённых в единый перечень. 2. Соблюдение порядка подготовки, оформления, подписи, утверждения и выпуска этих документов. Перечень необходимых форм документов определяется нормативными актами и действующими классификаторами. Перечень становится обязательным нормативом после утверждения руководителем соответствующего уровня. 16

3. Правила подготовки и оформления документов Правила оформления документов закрепляются в правовых и нормативных актах, издаваемых органами: • Государственной власти, • Местного самоуправления, • Управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. 17

Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов. 18

Документ имеет юридическую силу при обязательном наличии следующих реквизитов: 1. Наименование организации и (или) структурного подразделения – автора 2. Дата 3. Подпись 4. Регистрационный индекс 19

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются: 5. Гриф утверждения 6. Печать 7. Отметка о заверении копии 20

Автором документа чаще всего выступают: 1. Организации 2. Учреждения 3. Предприятия или структурные подразделения 4. Предприниматели, осуществляющие деятельность без образования юридического лица 5. Частные лица Наименование автора должно хотя бы 21

Государственные органы, осуществляющие свою деятельность в пределах определённой административно-территориальной единицы, должны в наименовании содержать указание этой единицы. Пример: Исполнительный комитет Лидского городского Совета депутатов Гродненской области 22

Наименование организации – автора документа – печатается на бланке документа в именительном падеже в следующей последовательности: Министерство транспорта Республики Беларусь Автомобильный парк № 6 Структурное подразделение указывается, если оно является самостоятельным юридическим лицом. 23

Авторами таких документов, как заявление, отзыв и т. п. могут быть и отдельные должностные лица. В этих документах реквизит «Автор» совпадает с реквизитом «Подпись» , которая удостоверяет происхождение подлинности документа. Название вида документа должно соответствовать действующему классификатору управленческих документов. Печатается ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. 24

Удостоверение подлинности документа является обязательным элементом, придающим документу юридическую силу. Документы удостоверяются подписью, а особо важные утверждаются и заверяются печатью. Документы, составляемые от имени организации, подписываются ее руководителем, а составляемые от имени структурного подразделения – руководителем этого подразделения. Отдельные документы (доклад, рапорт, служебная записка и т. п. ) могут подписываться исполнителем. 25

В состав подписи входит: • Наименование должности лица • Личная подпись • Расшифровка личной подписи Пример: Зам. директора Личная подпись А. И. Иванов 26

Можно указывать персональные звания и ранги, введённые для некоторых категорий служащих. Пример: Президент Национальной академии наук Беларуси, академик Личная подпись И. И. Петров 27

Две подписи проставляются на документах коллегиальных органов (например, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ПРОТОКОЛ). Несколько подписей имеют акты, в составлении которых участвуют несколько лиц. Если подписывается документ с заготовленной подписью от другого лица, следует от руки отразить в реквизите Подпись служебное положение лица, фактически подписывающего документ, например, Зам. или И. о. , и внести соответствующее исправление фамилии и инициалов. 28

Утверждение – особый способ удостоверения подлинности документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Дата документа является обязательным реквизитом в первую очередь как юридическое требование. Дата проставляется лицами, подписывающими или утверждающими документ. Соответственно, датой документа является дата его подписания или утверждения. 29

Регистрация – включение документа в систему действия и исполнения, установление ответственности за него. Регистрация заключается в записи в учётных формах сведений о документе, присвоении ему регистрационного индекса. Организационно-распорядительные документы приобретают юридическую силу только после их регистрации специальными службами. 30

4. Виды документов на предприятии Классификация документов на предприятии По способу фиксации информации: • Письменные • Графические • Фото- и кинодокументы • Акустические По видам документов: • Типовые • Примерные • Индивидуальные • Трафаретные 31

По степени сложности: • Простые (содержащие один вопрос) • Сложные (содержащие несколько вопросов) По месту составления: • Внутренние (создаваемые в учреждении для решения внутренних вопросов) • Внешние (входящая и исходящая корреспонденция учреждения) 32

По срокам исполнения: • Срочные • Несрочные По происхождению: • Служебные • Официально-личные По степени доступности: • Открытые • С ограничительным грифом (секретные, для служебного пользования) 33

По юридической силе: • Подлинные (действительные и недействительные, т. е. утратившие юридическую силу) • Подложные Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. 34

По назначению (стадии создания): • Подлинные • Копии В правом углу верхнего поля копии проставляется слово копия и соответствующим образом заверяется. 35

Разновидности копий: • Отпуск – это копия, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверяется • Выписка – копия части документа • Дубликат – второй экземпляр документа, выданный, вместо подлинника Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу. 36

По функциональным признакам: • Организационные • Распорядительные • Информационно-справочные • Личные 37

Организационные документы: 1. Устав предприятия (учреждения, организации) 2. Учредительный договор 3. Структура и штатная численность аппарата управления 4. Штатное расписание 5. Правила внутреннего трудового распорядка 6. Положение о структурных подразделениях 7. Должностные инструкции сотрудников 38

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию предприятия, его функции, задачи, порядок работы. Устав является обязательным документом. 39

Содержание устава: 1. Указание на собственника предприятия (учреждения, организации) 2. Наименование предприятия, его вид 3. Местонахождение 4. Предмет и цель деятельности 5. Перечень органов управления и их компетенция 6. Размер уставного фонда 40

7. Порядок образования имущества предприятия и распоряжение этим имуществом 8. Порядок распределения прибыли 9. Условия реорганизации и ликвидации предприятия 41

Уставы, общие для какой-либо сферы деятельности, утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Устав юридического лица утверждается его учредителями и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в части 1 Гражданского кодекса РБ. 42

Совет предприятия создаётся в зависимости от вида собственности и организационно-управленческой структуры предприятия и избирается трудовым коллективом. Наличие совета предприятия, численность и срок полномочий определяются уставом. 43

Полномочия совета: 1. Определение общей направленности экономического и социального развития предприятия 2. Определение порядка распределения прибыли 3. Участие в выпуске ценных бумаг и их покупке 4. Решение о создании или ликвидации филиалов и подразделений 5. Принятие решений по внешнеэкономической деятельности 6. Рассмотрение конфликтных ситуаций 44

Учредительный договор регламентирует: 1. Цели, задачи и пути осуществления будущей хозяйственной деятельности 2. Состав участников 3. Долю внесения средств каждым участником 4. Определяются права и обязанности участников 5. Порядок распределения прибыли 6. Избрание или назначения должностных лиц и др. Подписи учредителей юридического лица заверяются нотариально. 45

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Пример 1 Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. 46

Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) – нормативный акт предприятия, регламентирующий: 1. Порядок приема и увольнения работников 2. Основные права 3. Обязанности и ответственность сторон трудового договора 4. Режим работы 5. Время отдыха 6. Применяемые к работникам меры поощрения и взыскания Пример 2 47

Положение о структурных подразделениях – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Должностные инструкции – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные должностные обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Пример 3 48

Распорядительные документы: 1. Приказ 2. Распоряжение 3. Указание 4. Инструкция 5. Поручение 49

Приказ – правовой акт для решения основных задач, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия. Распоряжение – правовой акт, единолично издаваемый руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения вопросов основной деятельности. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, предприятий в пределах прав, 50 предоставленных им законами.

Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Инструкция – правой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности предприятий, структурных подразделений, должностных лиц. Поручение – документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания. 51

Информационно – справочные документы: 1. Акт 2. Протокол 3. Решение 4. Справка 5. Письмо 6. Докладная записка 7. Объяснительная записка 52

8. Телеграмма 9. Телефонограмма 10. Оферта 11. Договор (контракт) 12. Трудовая книжка работника: сведения о работе, о награждении, о повышении квалификации, о пенсии 53

Акт – документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия. 54

Виды актов: • Акт ликвидации (организации, предприятия) • Акт проверки • Акт приема-передачи (материальных ценностей и т. п. ) • Акт инвентаризации • Акт проведения испытаний • Акт приема законченных объектов • Акт уничтожения (например, дел) и другие 55

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, совещаниях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т. д. 56

Справка – официальный документ, содержащий факты деятельности организации или подтверждающий сведения биографического и служебного характера о ком-либо. Справка – документ информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов. 57

Виды справок: • Служебные справки (о штатной численности, о выполнении плана, о задолженности по заработной плате и т. д. ) • Личные справки – справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учёбы и т. п. ). 58

Служебные справки, делятся на: • Внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации • Внутренние (не выходят за пределы организации) Личные справки относятся к внешним. 59

Письмо – (служебное письмо), документ, который служит средством общения с учреждениями, фирмами, физическими лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чём-то и т. п. Виды писем: 1. Гарантийные письма – содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции 2. Коммерческие письма – составляются при заключении и выполнении договоров, контрактов, сделок 60

3. Рекламационные письма – в которых предприятия требуют возмещения убытков, нанесённых из-за невыполнения или нарушения условий договора, контракта другой стороной 4. Кредитные письма – в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя (при заключении контрактов с иностранными партнёрами) 61

5. Рекламные письма – направляемые конкретному адресату и содержащие подробное описание рекламируемых товаров или услуг 6. Инициативные (требующие ответа – просьба, предложение, запрос) 7. Письма-ответы (на инициативные письма) 62

Докладная записка – документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Виды докладных записок: 1. Внутренние – направляемые руководителю структурного подразделения или учреждения 2. Внешние – адресуемые в вышестоящие инстанции 3. Инициативные – написанные по инициативе сотрудника 4. Составленные по указанию руководства 63

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: 1. Записки, являющиеся приложением к основному документу 2. Объяснительные записки, составляемые отдельными работниками по поводу их поведения, работы и т. д. 64

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Телефонограмма – это срочное сообщение, переданное по телефону. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20– 30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т. п. , указания от имени должностного лица. Правильность текста проверяют повторным чтением. 65

Оферта – предложение заключить договор с указанием его основных условий. Оферта адресуется конкретному лицу или группе лиц в устной или письменной форме. 66

Личные документы 1. Заявление 2. Резюме 3. Автобиография 4. Расписка 5. Доверенность 67

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Резюме – документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации (обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры на работу). Автобиография – последовательное описание человеком событий собственной жизни. Автобиография необходима при поступлении в учебное заведение, трудоустройстве и 68 т. д.

Расписка – односторонний документ с подписью, удостоверяющий факт получения чего-либо или подтверждающий какое -то конкретное произведенное действие. Расписка обычно удостоверяет о получении подписавшим его лицом чего-либо: денег, какого-то предмета. Если расписка составлена правильно, ее можно использовать в случае необходимости при судебном разбирательстве. 69

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Видов доверенностей: • Генеральная (полная) • Специальная • Разовая • Официальная • Личная и др. 70

Этапы обработки входящих документов Прием конвертов, проверка правильности адресации Вскрытие конвертов и проверка правильности вложений Передача документов с пометкой «Лично» Предварительное рассмотрение документов 71

Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе Регистрация Передача документов руководителю Рассмотрение документов руководителем (резолюция) 72

Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Исполнение документов Подшивка документов в дела 73