STANDARDISASI Meliputi kegiatan perumusan membuat standar menerbitkan standar

STANDARDISASI • Meliputi kegiatan perumusan/membuat standar, menerbitkan standar, penerapan, pengujian, inspeksi, audit dan sertifikasi. • Tingkatan standar : 1. Internasional : ISO 2. Regional : Peraturan di Uni Eropa 3. Nasional : SNI, JIS, BS, DIN 4. Perusahaan : Konsultan PT. Indah Karya

ISO International Organization for Standardization • Technical Committee (TC) 176 bertanggung jawab untuk pembuatan standar sistem manajemen mutu (smm). • 1987 : penerbitan ISO 9000 • 1994 : revisi pertama • 2000 : revisi kedua, berfokus pada kepuasan pelanggan dan pendekatan proses

ISO 9000 versi 2000 Mencakup beberapa seri : • ISO 9000: 2000: Quality Management System (QMS) – Fundamental and Vocabulary • ISO 9001: 2000: QMS-Requirements • ISO 9004: 2000: QMS-Guidance for performance improvement • ISO 19011: Guidance for auditing management system

Sejarah Perkembangan Standar Mutu Mil-Q-9858 MIL-1 -45208 AQAP 1, 4, 9 BS 5750 1979 BS 4891 BS 5179 ISO 9000 1987 ISO 9000 1994 SNI ISO 9000 2000 SNI – 19 – 9001 2001

Perkembangan ISO 9001 • ISO 9001 : 1987 Quality System Quality Assurance • ISO 9001 : 1994 -> Quality System -> Quality Assurance • ISO 9001 : 2000 -> QMS -------> Quality Assurance + Customer Satisfaction

PRINSIP DASAR ISO 9001: 2000 • • PENDEKATAN PROSES PENDEKATAN SISTEM PRINSIP PDCA PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

PENDEKATAN PROSES M PROSES K

ISO 9001: 2000 1. RUANG LINGKUP 2. REFERENSI NORMATIF 3. ISTILAH DAN DEFINISI 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA 7. REALISASI PRODUK 8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN

DEFINISI • IS 0 9001: 2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu (SMM). • SMM adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu. • Suatu sistem manajemen mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu, yang ditentukan oleh pelanggan dan organisasi.

ISO 9001: 2000 telah diadopsi oleh lebih dari 150 negara didunia dan lebih dari 200. 000 organisasi pemerintah dan swasta di dunia telah memperoleh sertifikat ISO 9001: 2000.

MANFAAT PENERAPAN ISO • STANDAR KERJA YANG JELAS • KONSISTENSI TERHADAP PROSES DAN PRODUK PEKERJAAN • JAMINAN KEPASTIAN MUTU • MENGUBAH PARADIGMA DAN BUDAYA KERJA • MENINGKATKAN DAYA SAING

MANFAAT PENERAPAN ISO • Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisir dan sistematik • Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001: 2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa • Meningkatkan mutu dan produktivitas dari manajemen • Meningkatkan kesadaran mutu pada perusahaan

MANFAAT PENERAPAN ISO • Perusahaan terdaftar pada Lembaga Sertifikasi, diaudit secara periodik • Pelanggan akan mudah mencari pemasok yang bersertifikat ISO 9001: 2000 berarti terbuka kesempatan pasar baru • Terjadi perubahan positif dalam hal budaya mutu bagi karyawan organisasi (perusahaan), karena terdorong mempertahankan sertifikat ISO 9001: 2000

SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2000 merupakan PENERAPAN dari : • • Perencanaan mutu Pengendalian mutu Jaminan Mutu Perbaikan Mutu

Prospek Bidang Jasa • International Organization for Standardization (ISO) memperkirakan bahwa standar jasa akan menjadi isu “terhangat”dalam perkembangan standar industri selama dekade mendatang. Hal ini karena industri jasa mencakup 20 persen dari nilai perdagangan dunia dan pertumbuhannya mencapai 8 persen. Nilai transaksi lintas jasa memiliki lebih dari 30 persen nilai perdagangan dunia antar negara.

DIAGRAM ALIR PROSES PENERAPAN SMM ISO 1. PELATIHAN SMM ISO 9001: 2000 2. PEMBUATAN DOKUMENTASI 3. PENERAPAN 4. AUDIT INTERNAL 5. APLIKASI KE LEMBAGA SERTIFIKASI 6. AUDIT EKSTERNAL 7. SERTIFIKASI (Pra-asesmen, asesmen)

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN SMM ISO 9001: 2000 1. Komitmen Manajemen Puncak 2. Menunjuk Wakil Manajemen 3. Membentuk Tim ISO 9001: 2000 4. Melakukan analisa kondisi awal 5. Tentukan ruang lingkup ISO yang akan diterapkan 6. Pelatihan pemahaman ISO bagi manajemen puncak

LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN SMM ISO 9001: 2000 8. pelatihan pembuatan dokumen sistem mutu 9. Membangun dokumen sistem mutu 10. Sosialisasi dan penerapan sistem mutu 11. Melakukan audit mutu internal 12. Melakukan perbaikan temuan hasil audit mutu internal 13. Melakukan rapat tinjauan manajemen 14. Sertifikasi

DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN 1. FOKUS PELANGGAN 2. KEPEMIMPINAN 3. DUKUNGAN (Keterlibatan) KARYAWAN 4. PENDEKATAN PROSES 5. PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN 6. PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN 7. PENDEKATAN FAKTUAL DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN 8. HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING MENGUNTUNGKAN

1. Fokus Pelanggan • Organisasi tergantung pada pelanggan, mereka harus • Memahami harapan dan kebutuhan pelanggan • Merencanakan dan memenuhi kebutuhan dan mencoba untuk melebihi harapan kebutuhan saat sekarang dan yang akan datang

1. Fokus Pelanggan Manfaat menerapkan Fokus Pelanggan : • Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar • Meningkatkan efektivitas • Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengulangan transaksi • Butir 5. 1 Komitmen Manajemen • Butir 5. 2 Fokus Pelanggan • Butir 5. 5. 2 Wakil Manajemen • Butir 5. 6. 2 Tinjauan Masukan

Butir ISO 9001: 2000 5. 6. 3 Tinjauan Keluaran 6. 1 Penyediaan sumber daya 7. 2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan 7. 5. 4 Barang Milik Pelanggan 8. 2. 1 Kepuasan Pelanggan 8. 3. Analisis Data 8. 5. 1 Perbaikan berkesinambungan 8. 5. 2. Tindakan Koreksi

2. Kepemimpinan • Manajemen Puncak harus • Menetapkan suatu kebijakan dan sasaran mutu untuk memberi arah dan maksud organisasi. • Menciptakan suatu lingkungan di mana staf dapat dilibatkan dalam mencapai sasaran yang harus dikemudikan olehnya dan melibatkan setiap orang.

2. Kepemimpinan Manfaat menerapkan Kepemimpinan: • Seluruh anggota akan memahami dan termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi • Aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan diterapkan dalam satu kesatuan cara • Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat-tingkat dalam organisasi • Butir 5 Tanggung jawab manajemen • Butir 6 Pengelolaan Sumber Daya • Butir 8. 4 Perbaikan

3. Dukungan Karyawan • DUKUNGAN KARYAWAN ini dimulai dengan • komunikasi dengan pelanggan dan mengirim informasi ini kepada semua orang yang terkait dengan memenuhi persyaratan pelanggan. • Orang-orang pada semua tingkat perlu untuk dilibatkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dapatnya terlibat penuh mereka mendapatkan kemampuannya untuk digunakan demi kepentingan organisasi, diri mereka, rekan sekerja dan pelanggan. • Komunikasi antar pihak harus dituliskan dan proses produksi atau jasa harus diselenggarakan sesuai dengan instruksi tertulisnya.

3. Dukungan Karyawan Manfaat penerapan Dukungan Karyawan : • Karyawan dalam organisasi menjadi termotivasi, memberikan komitmen dan terlibat • Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi • Karyawan menjadi bertanggung jawab terhadap kinerja mereka • Karyawan menjadi giat berpartisipasi dalam perbaikan berkesinambungan

Butir ISO 9001: 2000 • • • 5. 5. 1 Tanggung jawab dan wewenang 5. 5. 2 Komunikasi internal 6. 4 Lingkungan kerja 8. 5. 1 Perbaikan berkesinambungan 8. 5. 2 Tindakan Koreksi 8. 5. 3 Tindakan Pencegahan

4. Pendekatan Proses • Suatu hasil yang diinginkan dicapai lebih secara efisien ketika aktivitas dan sumber daya yang terkait diatur sebagai sebuah proses. Proses Pendekatan harus dipusatkan pada pengendalian masukan ke dalam proses dan pencegahan ketidaksesuaian.

4. Pendekatan Proses Manfaat penerapan Pendekatan Proses: • Efektivitas penggunaan sumber-sumber daya • Waktu siklus produksi lebih pendek • Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dapat diperkirakan • Kesempatan perbaikan menjadi prioritas dan terfokus

Butir ISO 9001: 2000 • 4. 1 Persyaratan umum • • 5. 5. 1 Tanggung jawab dan wewenang 6. 1 Penyediaan sumber daya 7 Realisasi produk 8. 2. 3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Pendekatan Proses • Pasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001 untuk persyaratan umum yang menuntut identifikasi , urutan dan interaksi memproses untuk diidentifikasi, persyaratan dokumentasi, wakil manajemen, desain, perencanaan untuk perwujudan produk, pengesahan proses dan monitoring dan mengukur proses

5. Sistem pendekatan terhadap manajemen • Pemasok produk atau jasa harus merencanakan bagaimana mereka akan memenuhi persyaratan pelanggan. Rencana harus meliputi semua aktivitas berkenaan dengan mutu dari hubungan awal pelanggan untuk penyerahan dan monitoring kepuasan pelanggan. Mengidentifikasi, pemahaman dan mengelola proses saling berhubungan ini, sebagai sebuah sistem, berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Pengendalian atas mata rantai dan interface proses yang terlibat adalah penting untuk manajemen yang baik. • .

5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen • Manfaat penerapan : • Integrasi dan kesesuaian proses-proses • Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada proses-proses kunci • Memberikan kepercayaan kepada pihak yang berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi • Butir 4. Sistem manajemen mutu • Butir 5. Tanggung jawab manajemen

Butir ISO 9001: 2001 • 6. Pengelolaan sumber daya • 7. Realisasi Produk • 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

Pendekatan Sistem terhadap Manajemen • Pasal-pasal dari ISO 9001 yang menggambarkan sistem pendekatan system untuk manajemen adalah persyaratan umum 4. 1, dalam persyaratan dokumentasi, manual mutu, perencanaan sistem manajemen mutu, pengendalian dokumen dan arsip, komunikasi internal, tinjauan ulang manajemen, perencanaan realisasi produk, identifikasi dan mampu telusur, pemeliharaan produk dan perbaikan berkesinambungan

6. Perbaikan berkesinambungan • Ini harus diarahkan pada semua orang sebagaimana tak seorangpun dan sistem yang sempurna. Kita harus belajar dari kesalahan dan permasalahan dan secara terus meningkatkan sistem kita. Kita harus mengadopsi ukuran pencegahan seperti pelatihan dan audit ke preempt masalah. Peningkatan yang berkesinambungan keseluruhan kinerja perusahaan harus jadi sasaran permanent. • Pasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001: 2000 adalah pasal 4. 1 persyaratan umum, persyaratan dokumentasi, komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran hasil mutu, wakil manajemen, pengawasan intern, analisa data, tindakan pencegahan dan mengoreksi dan improvement.

6. Perbaikan berkesinambungan • Manfaat penerapan : • Meningkatkan keunggulan kinerja melalui perbaikan kemampuan organisasi • Kesesuaian dari aktivitas-aktivitas perbaikan pada semua tingkat terhadap tujuan strategik organisasi • Fleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap kesempatan yang ada • 4. 1; 5. 3; 5. 6; 6. 1; 8. 4

Butir dalam ISO 9001: 2000 • • 4. 1 Persyaratan Umum 5. 1 Komitmen Manajemen 5. 3 Kebijakan mutu 5. 5. 3 Wakil Manajemen 5. 6 Tinjauan manajemen 6. 1 Penyediaan sumber daya 8. 1 Umum 8. 4 Perbaikan

6. Perbaikan berkesinambungan • Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu, system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan berkesinambungan

7. Pendekatan Fakta dalam membuat keputusan • Keputusan efektif didasarkan pada analisa data dan informasi. Informasi dan data bersama-sama sistem dengan komunikasinya harus dibuat. Informasi harus dikumpulkan dalam suatu yang tidak bias dan dimana mungkin bermakna satu. Jalur komunikasi yang jelas adalah penting. • Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu, system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan berkesinambungan.

7. Pendekatan Faktual dalam pengambilan keputusan • Manfaat penerapan : • Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang akurat • Meningkatkan kemampuan untuk menunjukan efektivitas dari keputusan melalui referensi terhadap catatan faktual • Meningkatkan kemampuan untuk meninjau-ulang serta mengubah opini dan keputusan • 5. 7 Tinjuan Manajemen • 8. Pengukuran, analisis dan perbaikan

8. Hubungan Pemasok yang saling menguntungkan • Pelanggan dan Pemasok adalah tergantung pada hubungan satu sama lain yang saling menguntungkan akan menghasilkan keuntungan pada semua pihak, seperti peningkatan mutu. Hubungan ini mulai dengan komunikasi yang jelas dan dibangun pada konsistensi tujuan dan kepercayaan.

8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan • Manfaat penerapan : • Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai bagi kedua pihak • Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan • Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya • Butir 7. 4 Pengadaan

Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses • • • 5 bagian utama : Sistem manajemen mutu Tanggung jawab manajemen Manajemen sumber daya Realisasi produk Analisis, pengukuran dan perbaikan

PT INDAH KARYA (Persero) KONSULTAN ENJINERING & MANAJEMEN Standard ISO 9001: 2000 PENDAHULUAN Gambar 1 - Model Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Proses Perbaikan berkelanjutan dari Sistem Manajemen Mutu Tanggung jawab Manajemen Pelanggan Pengukuran, Analisis dan Perbaikan Manajemen Sumber Daya Persyaratan Masukan Pelanggan Realisasi Produk Kegiatan penambahan nilai Aliran Informasi Kepuasan Keluaran

4. • • • SISTEM MANAJEMEN MUTU 4. 1. Persyaratan Umum 4. 2. Persyaratan Dokumentasi 4. 2. 1. Umum 4. 2. 2. Manual Mutu 4. 2. 3. Pengendalaian Dokumen (6 prosedur terdokumentasi) • 4. 2. 4. Pengendalian Rekaman (minimal 21 rekaman)

Hirarki dokumen • • Manual mutu Prosedure Instruksi Catatan

PROSEDUR YANG DISYARATKAN (TERDOKUMENTASI) • • • Pengendalian dokumen (4. 2. 3) Pengendalian rekaman (4. 2. 4) Audit Internal (8. 2. 2) Pengendalian Produk Tidak Sesuai (8. 3) Tindakan koreksi (8. 5. 2) Tindakan Pencegahan (8. 5. 3)

REKAMAN (ada 21 butir) • Hasil-hasil peninjauan ulang (5. 6. 1) • Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, ketrampilan dan pengalaman, kompetensi personel (6. 2. 2)

REKAMAN (lanjutan) • Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan(7. 1) • Hasil-hasil dari peninjauan-ulang persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut tindakan-tindakan dari hasil peninjauan ulang itu (7. 2. 2)

REKAMAN (lanjutan) • Hasil-hasil dari masukan desain dan pengembangan yang terkait dengan persyaratan produk(7. 3. 2) • Hasil-hasil peninjauan ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7. 3. 4) • Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7. 3. 5)

REKAMAN (lanjutan) • Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7. 3. 6) • Hasil-hasil peninjauan ulang perubahan desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan (7. 3. 7) • Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindaklanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi (7. 4. 1)

REKAMAN (lanjutan) • Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan keluaran tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan (7. 5. 2) • Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur produk itu diperlukan (7. 5. 3)

REKAMAN (lanjutan) • Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai untuk penggunaan (7. 5. 4) • Kriteria-kriteria dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi peralatan pengukuran apabila tidak ada standar pengukuran nasional atau internasional (7. 6)

REKAMAN (lanjutan) • Validasi dari hasil-hasil pengukuran terdahulu apabila peralatan pengukuran yang ditemukan tidak sesuai dengan persyaratan (7. 6) • Hasil-hasil dari kalibrasi dan verifikasi peralatan pengukuran (7. 6) • Hasil-hasil audit internal beserta tindak-lanjut yang dilakukan berdasarkan hasil audit internal itu (8. 2. 2) • Pernyataan dari orang yang berwenang mengeluarkan atau meluluskan produk (8. 2. 4)

REKAMAN (lanjutan) • Keadaan dari ketidaksesuaian produk beserta tindakan-tindakan yang diambil, termasuk konsensi atau kelonggaran yang diperoleh (8. 3) • Hasil-hasil dari tindakan koreksi (8. 5. 2) • Hasil-hasil dari tindakan pencegahan (8. 5. 3)

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN • • • 5. 1. KOMITMEN MANAJEMEN 5. 2. FOKUS PADA PELANGGAN 5. 3. KEBIJAKAN MUTU 5. 4. PERENCANAAN MUTU 5. 5. TANGGUNGJAWAB DAN WEWENANG 5. 5. 2. WAKIL MANAJEMEN 5. 6. TINJAUAN MANAJEMEN

6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA • • 6. 1. PENYEDIAAN SUMBER DAYA 6. 2 SUMBER DAYA MANUSIA 6. 3. PRASARANA 6. 4. LINGKUNGAN KERJA

7. REALISASI PRODUK • • • 7. 1. PERENCANAAN REALISASI PRODUK 7. 2. PROSES BERKAITAN PELANGGAN 7. 3. DESAIN DAN PENGEMBANGAN 7. 4. PENGADAAN 7. 5. PRODUKSI DAN PENYEDIAAN JASA 7. 6 PENGENDALIAN SARANA PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN • 8. 1. UMUM • 8. 2. PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN • 8. 3. PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI 8. 4. ANALISIS DATA 8. 5. PERBAIKAN 8. 5. 1. PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN 8. 5. 2. TINDAKAN KOREKTIF 8. 5. 3. TINDAKAN PENCEGAHAN

SEKIAN •