Šta je potrebno znati o FP 7 pripremi

Šta je potrebno znati o FP 7 pripremi prijedloga projekata

Šta je potrebno znati o FP 7 pripremi prijedloga projekata SADRŽAJ: 1. Razumijevanje osnovne strukture prijedloga projekta 2. Modaliteti u učešća 3. Pripremne aktivnosti: 3. 1. Registracija 3. 2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme 3. 3. Pronalaženje partnera 3. 4. Sastavljanje konzorcija 4. Pisanje prijedloga projekta 4. 1. Administrativni dio – Part A 4. 2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B 4. 3. EPPS 4. 4. Finansijska pravila/pitanja 2

1. Razumijevanje osnovne strukture prijedloga projekta Opšte pravilo: Ne postoji FP 7 R&D prijedlog projekta bez minimum 3 partnera iz 3 različite zemlje! Izuzetak: Coordination and Support Actions i određene Mobility Measures 3

1. Razumijevanje osnovne strukture prijedloga projekta Poziv za prijavu projekata ideja Vremenska skala projekta: priprema prijedloga krajnji rok evaluacija pregovaranje ugovor impelentacija 4

2. Modaliteti u učešća Koordinator projekta Partner u projektu Ø Sastaviti konzorcij Ø Uključiti i razraditi tehničke prijedloge partnera u okviru projekta Ø Registrovati se za EPSS Ø Dostaviti svakom partneru korisničko ime i šifru (A 2 obrazac) Ø Popuniti A 1 i A 3 obrazac Ø B dio Ø Popuniti A 2 obrazac Ø Dostaviti prosječna mjesečna primanja istraživača uključenih u projekat (man/month) i, ukoliko je moguće, dodatne/indirektne troškove u € Ø Kratak paragraf o instituciji/profil institucije Ø Dva kraća CV-a istraživača sa iskustvom, uključena u projekat Ø Komponente za B dio, ukoliko to koordinator zatraži 5

3. Pripremne aktivnosti: 3. 1. Registracija 3. 2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme 3. 3. Pronalaženje partnera 3. 4. Sastavljanje konzorcija 6

3. Pripremne aktivnosti: 3. 1. Registracija http: //cordis. europa. eu/fp 7/pp_en. html 7

3. Pripremne aktivnosti: 3. 1. Registracija KORAK 1: Pretraživanje – provjera da li je institucija/organizacija već registrovana KORAK 2: Registrovanje inst. /org. korištenjem ECAS (Central Validation Team– CVT) KORAK 3: KORAK 3 a - izmjena podataka KORAK 3 b – ako ste podatke poslali - imenovanja pravne osobe/ predstavnika - Lear-a), ili KORAK 3 c Ako CVT je već započeo proces verifikacije, više ne možete mijenjati podatke za registraciju, ali ste još uvijek u mogućnosti prenijeti dodatne dokumente (do 10 Mb) Kada se podaci ovjere od strane CVT, podatke može mijenjati samo Lear! European Commission Research Executive Agency FP 7 Support (A 1) COVE 13/132 B-1049 Brussels Belgium 8

3. Pripremne aktivnosti: 3. 1. Registracija Za javne institucije: 1. Izvod rezolucije, zakona, odluke ili bilo kojeg drugog službenog dokumenta o uspostavi institucije – na lokalnom i engleskom jeziku, prevedeno od strane ovlaštenog sudskog prevodioca i uredno ovjerene obje verzije 2. JIB 3. Porezni broj 4. “Legal Entity Form” Dokumentacija ne smije biti starija od 6 mjeseci! Svaka institucija/organizacija/preduzeće mora imenovati jednu osobu (tzv. LEAR - pravna osoba/imenovan predstavnik), koja ima obavezu prema EC; koja se odnosi na sva pravna pitanja, vezano za status institucije/organizacije/preduzeća. LEAR daje EC ažurirane pravne i finansijske podatke (uključujući dokumente u prilogu, gdje je potrebno). LEAR dostavlja PIC unutar institucije/organizacije/preduzeća. 9

3. Pripremne aktivnosti: 3. 2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme http: //ec. europa. eu/research/participants/portal/page/fp 7_calls 10

3. Pripremne aktivnosti: 3. 2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme 11

3. Pripremne aktivnosti: 3. 2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme Svaki poziv za prijavu projekta sadrži informativni paket (Information Package), odnosno slijedeću dokumentaciju koju je neophodno detaljno proučiti: • Call Fiche (osnovni podaci o pozivu) • Work Programme (Radni program) • Guide for Applicants (Vodič za apalikante) 12

3. Pripremne aktivnosti: 3. 2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme Tekst poziva/ Call Fiche (osnovni podaci o pozivu): Ø datum objavljivanja i krajnji datum prijave prijedloga projekta Ø okvirni budžet Ø o kom se izazovu/aktivnosti/oblasti radi Ø nazive “tema” Ø finansijeske sheme/tipove projekata Ø uslove prihvatljivosti Ø dodatne uslove 13

3. Pripremne aktivnosti: 3. 2. Poziv za prijavu projekata/Radni program /Work Programme WP sadrži podatke, koji se odnose na: Ø opis tema Ø istraživačke ciljeve projekta Ø okvirni budžet i distribuciju sredstava prema vrsti projekta Ø najmanji broj učesnika u projektu Ø jednostepene ili dvostepene načine podnošenja aplikacija i dva nivoa evaluatorske procedure Ø nestandardne kriterije evaluacije Ø okvirno vrijeme eventualnog kašnjenja evaluacije i selekcije prijedloga projekata 14

3. Pripremne aktivnosti: 3. 3. Pronalaženje partnera Kriteriji za selekciju: Ø zainteresovanost/interes i motivacija Ø svojstvene sposobnosti u istoj oblasti Ø iskustvo u EU RTD projektima Ø pristup lokalnom tržištu, kontakti Ø engleski jezik Ø resursi Ø kritična masa 15

3. Pripremne aktivnosti: 3. 3. Pronalaženje partnera Informacije o partnerima : Ø model troškova i procjena dodatnih troškova Ø mjesečni troškovi osoblja (satnica za angažovane na projektu) Ø profil organizacije Ø kratki biografije/CV-vi Ø A 2 formular Ø pismo pristanka (po potrebi) Ø tehnički doprinos/unos (po potrebi) 16

3. Pripremne aktivnosti: 3. 3. Pronalaženje partnera Gdje tražiti? Ø naučne publikacije Ø baza patenata Ø naučne konferencije i seminari Ø informativni dani i sl. Ø NCP 17

3. Pripremne aktivnosti: 3. 3. Pronalaženje partnera Moguće opcije: Ø pristup već postojećim kontaktima, tzv. metoda “od uha do uha” i ranija saradnja i razmjena PREDNOSTI: brz pristup; provjerenje i zajednički jezik, ostvaren pri ranijoj saradnji NEDOSTACI: možete ostati “zaglavljeni” sa ograničenim brojem kontakata ili neodgovarajućim partnerima I – Aktivno traženje partnera Ukoliko imate jasnu ideju o projektu i želju da ga pokrenete – CORDIS ili drugi websites II – Pasivno traženje partnera Ukoliko nemate ideju za projekat, želite se priključiti kao partner projektu III – Privatno traženje 18

3. Pripremne aktivnosti: 3. 3. Pronalaženje partnera Šta čini dobro partnerstvo? Ø pouzdanost i posvećenost Ø ekspertiza u projektima EU Ø uloga, raspodjela zadataka i budžeta među partnerima Lista provjere potencijalnih partnera (evalucija i selekcija): Ø iskustvo i ekspertiza (projekti iz bliske prošlosti u kojima su učestvovali, uloga koju su imali, publikacije, nagrade i sl. ) Ø vrsta organizacije (SME, velike privatne kompanije, javne organizacije, NGOs, itd. ) Ø ključne aktivnosti i “geografski pokriveno područje” Ø veličina organizacije, dostupni resursi i finansijska održivost Ø reputacija i nivo povezanosti u mreže sa drugim organizacijama i EC 19

3. Pripremne aktivnosti: 3. 4. Sastavljanje konzorcija Prijedlog projekta: Part B (2) Odjeljak 2: Implementacija (Implementation) Ø upravljačka/menadžment struktura i procedure, organizaciona struktura i mehanizmi donošenja odluka! Ø pojedinačni učesnici: profil organizacije i biografije/CVs angažovanog osoblja na projektu Ø konzorcij u cjelini – opravdanost sastava! Ø podugovaranje Ø druge zemlje: ukoliko učesnici nisu MS/AC/ICPC Ø povjerena sredstva: detaljno objašnjene troškova i opravdanost 20

3. Pripremne aktivnosti: 3. 4. Sastavljanje konzorcija Ugovorne funkcije: Ø koordinator Ø partneri Praktične funkcije: Ø upravljačke funkcije (vođe radnih paketa, finansije, administracija i sl. ) Ø istraživanje, tehnološki razvoj, tehnološki snabdjevač, krajni korisnik, stručna obuka, ekspert za eksploataciju i diseminaciju i sl. 21

3. Pripremne aktivnosti: 3. 4. Sastavljanje konzorcija Prednosti uloge koordinatora: Ø potpuna kontrola nad projektom i budžetom Ø imenovanje menadžera projekta Ø direktni kontakt sa EC i njihovim osobljem Ø predsjedavanja komitetom projektnog menadžmenta Ø povlašteni tretman prilikom eksploatacije rezultata projekta i pravima Ø “vidljivost” i publicitet Nedostaci uloge koordinatora: Ø angažovanje osoblja i resursa (menadžment, administracija) Ø nivo odgovornosti koji proizlazi iz potpisanog sporazuma sa EC i konzorcijskog ugovora 22

3. Pripremne aktivnosti: 3. 4. Sastavljanje konzorcija Uspješno partnertsvo: Kreirajte konzorcij u skladu sa ciljevima projekta (naznačenim u pozivu, te naučnim i tehničkim planom – u grubim crtama) Uspostavite potpuno integrisan i balansiran tim: Ø kritična masa Ø komplementarnost, uloge i funkcije Ø bez preklapanja, bez dupliraja Ø ekspertiza u evropskim RTD projektima Ø poznavanje reputacije ključnih partnera Ø uključenje srednjih i malih preduzeća (ako je naznačeno) 23

3. Pripremne aktivnosti: 3. 4. Sastavljanje konzorcija Upravljačka/menadžment uloga - koordinator: Ø tehnička Ø pravna Ø finansijska Ø administrativna – izvještavanje (EC) Ø komunikacija Upravljačka/menadžment uloga – rukovodioci radnih paketa: Ø tehnička Ø finansijska Ø administrativna – izvještavanje (koordinator) Ø komunikacija Ø vođe radnih zadataka 24

3. Pripremne aktivnosti: 3. 4. Sastavljanje konzorcija Faktori uspjeha u prijavi projekata za EU sufinansiranje: Ø jasno definisan rani plan sa jasnim i relevantnim rezultatima Ø jasna definicija uloge i funkcije partnera u projektu: Ko? Šta? Zašto? Kako? Kada? Gdje? Ø svaki projekta mora imati profesionalnu organizaciju - struktura menadžmenta koja je adekvatna projektu - jasno definisane upravljačke uloge - jasno definisana procedura donošenja odluka - efektivna komunikacijska struktura 25

3. Pripremne aktivnosti: 3. 4. Sastavljanje konzorcija FP 7 Grant ugovor (EC Contract) je ključni ugovor između EC i koorinatora/nosioca granta. Definiše ključne detalje projekta: korisnike/partnere, datum početka i datum završetka projekta, trajanje, budžet i izvještajne periode, te dodatne, specijalne klauzule. FP 7 Pregovarački period – Konzorcijski ugovor (Consortium Agreement) Obavezan je između partnera uključenih u kolaborativne projekte, mreže izvrsnosti, aktivnosti koordinacije i podrške. 26

3. Pripremne aktivnosti: 3. 4. Sastavljanje konzorcija Svrha Konzorcijskog ugovora je da pokrije inter alia: Ø unutrašnju organizaciju i menadžment konzorcija Ø raspodjelu sredstava/fonda Ø dodatnu proviziju, reguliše prava intelektualnog vlasništva, diseminaciju rezultata Ø mehanizme rješavanja nesuglasica Ø pozdanost i tajnost podataka 27

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 1. Administrativni dio – Part A SVE INFORMACIJE U “VODIČU ZA APLIKANTE”! A 1 – generalne informacije o prijedlogu projekta (naziv, sažetak, etc. ) A 2 – informacije o koordinatoru i svim učesnicima u projektu A 3 - pregled troškova prema vrsti troškova i partnerima 28

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 1. Administrativni dio – Part A A 1 obrazac Popunjava koordinator! • Akronim projekta • Naziv projekta • Identifikator poziva • Najrelevantnije aktivnosti koje se odnose na odabranu temu • Ključne riječi • Sažetak (2000 karaktera) • A 2 obrazac Informacije o sličnim prijedlozima ili potpisanim ugovorima Popunjavaju svi učesnici u projektu! Koordinator dostavlja korisničko ime i šifru svakom partneru ponaosob! 29

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 1. Administrativni dio – Part A 30

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 1. Administrativni dio – Part A 31

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 1. Administrativni dio – Part A 32

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 1. Administrativni dio – Part A A 3. 2. obrazac/budžet – popunjavaju učesnici u projektu Sistem dozvoljava unos negativnih iznosa – obratiti pažnju! 33

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B 1. dio/odjeljak - naučni i/ili tehnički kvalitet u skladu sa WP, odnosno temom 2. dio/odjeljak - implementacija 3. dio/odjeljak - impakt 4. dio/odjeljak - etička pitanja 5. dio/odjeljak - gender aspekt Na prva tri odjeljka se odnose tri kriterija evaluacije, pod-odjeljci odgovaraju pod-kriterijima Maksimalna “dužina” mora biti poštovana Struktura data u Vodiču za aplikante mora biti korištena 34

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B 1. dio/odjeljak – naučni i/ili tehnički kvalitet u skladu sa WP, odnosno temom B 1. 1 Koncept i ciljevi Ø Koncept projekta Ø Detaljan opis naučnih i tehnoloških ciljeva, koji mogu biti ostvareni u okviru projekta Ø Izraženi u mjerljivoj veličini/formi Metoda: Project Objectives Table 35

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B B 1. 2 Prikazati progres u odnosu na trenutno stanje Ø Opis trenutnog stanja u određenoj oblasti i napredak koji će se ostvariti u okviru projekta Metoda koja može biti korištena: Ø Označavanje dijelova teksta, korištenje dijagrama 36

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B B 1. 3 naučno-tehnološka metodologija i radni plan Ø Opis strategije radnog plana, vremenski raspored radnih paketa – WP i njihovih komponenti -Gantt chart Ø Detaljan opis rada podijeljen na radne pakete WP Ø Grafički prikaz međuzavisnosti komponenti Metode koje treba koristiti Gantt chart, Pert diagram, work package list, list of deliverables, milestones list, summary effort table, detailed WP description 37

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B Metode koje treba koristiti: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Work package list List of deliverables Detailed WP description Summary effort table Milestones list Gantt chart Pert diagram 38

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 2. Sadržaj prijedloga projekta – Part B Elementi potrebni za upravljanje projektom (projektni menadžment) Ø Consortium Agreement (sadrži strukturu, raspored dužnosti i odgovornosti i imena zaduženih osoba) Ø Work Breakdown Strucure – struktura radnog programa Ø Pert Chart (grafički prikaz aktivnosti) i listu radnih paketa Ø Gannt Chart – vremenski prikaz aktivnosti Ø Deliverables Table – lista rezultata projekta Ø Project Effort Form – tabelarni prikaz rada zaposlenih na projektu Ø Project Cost Form (A 3) Ø Table for Budget/Work Ratio – pregled budžeta projekta 39

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 3. EPPS 40

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 3. EPPS 41

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 3. EPPS 42

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja Finansijski doprinos Evropske komisije (EC) definisan je: (iznos pokrića prihvatljivih troškova - reimbursement rate) Ø Finansijskom shemom – vrstom projekta Ø Kategorijom učesnika u projektu Ø Tipom aktivnosti (istraživanje i tehnološki razvoj, trening, menadžment, demonstracijske aktivnosti, diseminiacija, itd. ) 43

Maksimalan iznos nadoknade za prihvatljive troškove Large-scale integration projects - IP I Collaborative Project - CP velika industrijska preduzeća – Demonstra cija 50% Trening 100% Disemina cija Koordina cija Podrška 100% Rukovođ enje konzorcij em 100% Ostale specifične aktivnosti 100% 50% ostali – 75% Small or medium scale focused research actions STREP II Network of Excellence - No. E III Coordination and Support Actions - CSA RTD velika industrijska preduzeća – 50% 100% 50% ostali – 75% kao i kod CP 100% Coordinati ng or Networkin g Actions CA 100% Supporting Actions - SA Specific research project for SMEs 100% velika industrijska preduzeća – 50% ostali – 75% 100% (isključivo za zajedničko istraživanje) 100% (indire ktni troškov i: paušal 7%) (indirektni troškovi: paušal 7%) 100% 44

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja velika industrijska preduzeća Menadžment RTD SMEs akademske institucije ostali 100% 50% 75% Demonstracijske aktivnosti 50% Ostali troškovi (diseminacijske aktivnosti, trening, rukovođenje konzorcijem, itd. ) 100% 45

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja Finansijska shema Tip projekta Trajanje Učesnici (minimum) STREP Small or medium focused research actions 18 -36 3 IP Large-scale integration projects 36 -60 3 48 -60 3 CA Coordinating or networking actions 18 -36 3 SA Support actions 9 -30 1 I - Kolaborativni projekti - CP II – Mreže izvrsnosti - No. E III – Aktivnosti koordinacije i podrške - CSA 46

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja 1. 1. Maksimalno utvrđene stope sufinansiranja: istraživačke i tehnološke aktivnosti – 50% od prihvatljivih troškova, izuzev za: Ø javne institucije – 75% Ø srednjoškolske i visokoškolske ustanove– 75% Ø neprofitne istraživačke organizacije – 75% Ø SMEs – 75% demonstracijske aktivnosti – 50 % od prihvatljivih troškova ostale aktivnosti – 100%od prihvatljivih troškova istraživanje na granicama nauke 100% od prihvatljivih troškova Aktivnosti koordinacije i podrške 100% trening i unaprjeđenje karijere u okviru istraživačkih aktivnosti 100% 47

3. Pripremne aktivnosti: Supporting Actions - SA Svrha: priprema budućih aktivnosti, politička podrška, diseminacija rezultata Ciljne institucije: industrija, SMEs, istraživačke institucije, univerziteti Aktivnosti: Ø monitoring i ostale aktivnosti vezane za procjenu Ø konferencije Ø seminari, sudije Ø ekspertne grupe Ø dodjela visokih naučnih priznanja i kompetitivnost Ø operativna podrška i diseminacija Ø informacijske i komunikacijske aktivnosti Ø podrška pristupu istraživačkoj infrastrukturi ili pripremnom tehnološkom radu na međunarodnom nivou (uključujući studije izvodljivosti za razvoj novih infrastruktura) Ø rukovođenje/menadžment, itd. 48

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja Kategorija troškova I - Direktni prihvatljivi troškovi su oni troškovi koji se odnose na sve aktivnosti koji su neophodne za izvođenje projekta, kao što su: istraživanje, menadžment, trening, diseminacija, te: Ø troškovi osoblja Ø troškovi opreme Ø režijski troškovi Ø troškovi za putovanja i dnevnice Ø troškovi publikacija (cijena po stranici i slični troškovi za objavu rezultata istraživanja) 49

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja II - Dodatni ili indirektni prihvatljivi troškovi Prihvatljivi troškovi koji ne mogu biti definisani od strane učesnika u projektu kao troškovi direktno uključeni u izvođenje projekta, ali mogu biti identifikovani i opravdani putem računovodstvenog sistema obračunavanja troškova tako što će biti dovedeni u direktnu vezu sa prihvatljivim troškovima koji se odnose na projekat Ø Ø Ø troškovi koji se odnose na opštu administraciju i menadžment troškovi koji se odnose na tekuću profesionalnu obuku osoblja troškovi korištenja ureda ili laboratorija, uključujući iznajmljivanje ili amortizaciju zgrade i opreme, te svih relevantnih troškova kao što su komunalije (voda, grijanje, električna energija, održavanje, troškovi osiguranja) troškovi komunikacija: povezivanje na mrežu, poštanski troškovi i uredska oprema amortizacija uredske opreme: računara, prenosivih računara, uredskih softvera različiti dodatni troškovi 50

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja III - Neprihvatljivi troškovi Ø Ø Ø Ø indirektni porezi, uključujući PDV kamate provizije za moguće buduće troškove ili plaćanja; gubici na promjeni valuta troškovi prijavljeni, pretrpljeni ili nadoknađeni na drugom projektu finansiranom od strane EU povrat kapitala dug i naknada za servisiranje duga pretjerani ili neodgovorni troškovi 51

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja CERTIFIKCIJA 1. Certifikat o finansijskoj reviziji projekta – CFS finansijski doprinos EC jednak ili veći od 375, 000 € ili projekat traje duže od 2 GODINE - CFS mora obuhvatiti sve direktne prihvatljive troškove. CFS se ne odnosi na indirektne prihvatljive troškove 2. Certifikat o metodologiji (Certificate of Methodology) u FP 7 dodatna opcija za neke učesnike u projektu/članove konzorcija je da koriste Certifikat o metodologiji, ali samo za obračun troškova osoblja i indirektnih troškova 3. Certifikat za prosječne personalne troškove (Certificate on average perosnnel costs) 52

4. Pisanje prijedloga projekta 4. 4. Finansijska pravila/pitanja Ø Certificate on Finacial Statement –CFS kao i certifikacija “metodologije” se rade od strane nezavisnog revizora Ø Javne institucije, ustanove srednjeg i visokog obrazovanja i istraživačke organizacije imaju mogućnost da izaberu kompetentnog javnog službenika Ø Revizor obezbjeđuje informacije prema formatu specificiranom u To. R-u Ø To. R se nalazi u Aneksu VII MGA (Model Grant Agreement) 53

HVALA NA PAŽNJI ! Katarina Bošnjaković, NCP za Zdravlje, Zaštitu okoliša i Bio-tehnologije mob: +387 61 92 32 11 e-mail: katarina. bosnjakovic@yahoo. com web: http: //www. ncp-fp. ba/ 54