Сроки хранения и организация уничтожения документов на бумажных и электронных носителях Храмцовская Наталья Александровна Ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы» , член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения сегодня: «золотая жила» и головная боль для ДОУ n Установление сроков хранения документов – работа для высококвалифицированных специалистов ДОУ – Учет многих факторов – Решения на основе анализа рисков n Чем больше неразберихи в законодательстве, тем эта работа сложнее и дороже n Высока цена ошибок 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Когда устанавливаются сроки хранения документов? Уничтожение документов Обновление номенклатуры дел Временное хранение документов Экспертиза ценности Продление временного срока хранения 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 Передача на постоянное хранение
Какими документами устанавливаются сроки хранения n Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных – федеральными законами, – иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также – перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего ФЗ ФЗ об архивном деле № 125 Статья 17. 1 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации“ от 22 октября 2004 г. N 125 -ФЗ n Ст. 6 п. 3. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. n Ст. 23 п. 1. Федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Федеральный закон «Об акционерных обществах» n Статья 89. Хранение документов общества п. 2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
«Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» Постановление Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03 -33/пс n Перечисляются документы постоянного срока хранения n Сроки хранения прочих документов должны устанавливаться по Перечню типовых управленческих документов 2000 года 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» n Статья 50. Хранение документов общества В отличие от Закона «Об акционерных обществах» , ничего не сказано ни о сроках хранения, ни об органе, ответственном за их установление. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Почему этот вопрос не получил бóльшего внимания? n Контроль за правильностью хранения и уничтожения документов сам по себе не является приоритетным для государственных органов. n Наказания за плохое хранение или неправильное уничтожение документов очень мягкие (по сравнению с другими странами) n Недостатки в делопроизводстве чаще всего дают о себе знать при проверках или при судебных разбирательствах. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения документов устанавливаются на основании: n n n n Законов Российской Федерации, Нормативных документов министерств и ведомств Перечней документов с указанием сроков хранения, разрабатываемых и утверждаемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, другими министерствами и ведомствами, Сроков исковой давности, Международного законодательства, законодательства и нормативов зарубежных стран, - при ведении внешнеэкономической деятельности, Сроков хранения документов, общепринятых в данной отрасли, Собственных интересов организации 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения, установленные законодательством РФ 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Основное внимание – бухгалтерским и налоговым документам n Государства всего мира нуждаются в одной вещи – в налогах n Возможность провести налоговую проверку организации очень важна для государства n Для этого нужно, чтобы налогоплательщик сохранял налоговую и бухгалтерскую документацию 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Законами установлены сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов n n n Налоговый кодекс РФ, 1998 год, Часть первая, ст. 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов) «в течение четырех лет» ФЗ «О бухгалтерском учете» , 1996 год, ст. 17. Хранение документов бухгалтерского учета «не менее пяти лет» ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» , 2003 год, ст. 24. Права и обязанности резидентов и нерезидентов «не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора» 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сколько лет хранить? n Инспекция провела в 2004 году выездную налоговую проверку за период с 01. 01 по 31. 12. 01. За непредставление документов был наложен штраф n … «часть же документов (накладные и счетафактуры от 25. 03. 99 и от 31. 03. 99) не представлены заявителем ввиду истечения срока их хранения, предусмотренного подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. » Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2008 г. по делу № А 42 -6974/2006 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
ФЗ «О кредитных историях» от 30 декабря 2004 года N 218 -ФЗ (в ред. Федерального закона от 21. 07. 2005 N 110 -ФЗ) Статья 7. Хранение и защита информации 1. Бюро кредитных историй обеспечивает хранение кредитной истории в течение 15 лет со дня последнего изменения информации, содержащейся в кредитной истории. По истечении указанного срока кредитная история аннулируется (исключается из числа кредитных историй, хранящихся в соответствующем бюро кредитных историй). 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
ФЗ "О рекламе" от 13 марта 2006 года N 38 -ФЗ n Статья 12. Сроки хранения рекламных материалов Рекламные материалы или их копии, в том числе все вносимые в них изменения, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы должны храниться в течение года со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия таких договоров, кроме документов, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлено иное. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Законы о референдумах Бюллетени, подписные листы с подписями участников референдума, , списки участников референдума n ФКЗ от 28. 06. 2004 № 5 -ФКЗ «О референдуме Российской Федерации» , Закон города Москвы «О референдумах в городе Москве» от 18 апреля 2007 года № 11 - не менее одного года со дня официального опубликования результатов референдума n Закон Ленинградской области «О местном референдуме в Ленинградской области» от 9 июня 2007 года № 93 -оз - в течение двух лет со дня опубликования итогов голосования и результатов местного референдума 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения, установленные Правительством РФ 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Правила ведения единого государственного реестра лотерей n 7. Государственный реестр ведется в электронном виде и хранится на электронных носителях. n 10. . Срок хранения информации в государственном реестре составляет 10 лет. Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июля 2004 г. № 338 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Для информации, размещенной на сайте устанавливаются сроки хранения n В целях защиты информации оператор должен обеспечивать: – е) хранение информации в течение 10 лет. Положение о пользовании сайтами в сети Интернет, на которых осуществляется проведение открытых аукционов в электронной форме, и требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования указанными сайтами, а также к системам, обеспечивающим проведение открытых аукционов в электронной форме (Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 179) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Правила функционирования ЕГАИС учета объема производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции n 15. … Электронные носители должны обеспечивать сохранность информации, содержащейся в единой информационной системе, в течение 5 лет. Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2006 г. № 522 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения, установленные министерствами и ведомствами 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения отчетности в банках n В случае представления кредитными организациями в Банк России отчетности в виде электронного сообщения, снабженного кодом аутентификации, отчетность на бумажных носителях, …, хранится в кредитных организациях не менее 5 лет и должна быть предъявлена по первому требованию Банка России. О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный Банк Российской Федерации Указание ЦБ РФ от 16 января 2004 г. № 1375 -У 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения юридических дел клиентов n 10. 6. Юридические дела хранятся банком в течение всего срока действия договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), а после прекращения отношений с клиентом - в течение срока, установленного законодательством Российской Федерации. n Сроки хранения документов в электронной форме, касающихся отношений банка и клиента по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) должны быть не менее сроков хранения соответствующего юридического дела клиента. Инструкция ЦБР от 14 сентября 2006 г. № 28 -И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)" 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения устанавливаются для себя n 15. Хранение, находящихся в деле документов, связанных с исполнением исполнительных документов, осуществляется в органах Федерального казначейства в соответствии с требованиями государственного архивного дела не менее пяти лет. Порядок ведения учета и осуществления хранения документов органами федерального казначейства по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства федерального бюджета по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений (утв. приказом Федерального казначейства от 22 февраля 2006 г. № 3 н) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
… для себя и для всех участников информационного обмена n 12. Экземпляр квитанции о приеме деклараций по телекоммуникационным каналам связи сохраняется в электронном архиве налогового органа в течение 5 -ти лет. n 13. Экземпляр протокола форматно-логического контроля деклараций сохраняется в электронном архиве налогового органа в течение 5 -ти лет. n 14. Все полученные подтверждения, заверенные ЭЦП, участники информационного обмена хранят в своих электронных архивах в течение 5 -ти лет. Порядок представления деклараций об объемах производства, оборота и использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции в электронном виде (Утв. приказом ФНС России от 15 августа 2006 г. № ММ-3 -07/528@) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами министерств и ведомств, могут меняться 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Центральный Банк РФ n Инструкция ЦБ РФ «О порядке осуществления валютного контроля за поступлением в Российскую Федерацию выручки от экспорта товаров» 5. 11 Досье по ПС подлежит хранению не менее 5 лет после его закрытия. n Инструкция ЦБ РФ «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок» (с 18 июня 2004 года) 7. 3. Документы, помещенные в досье по паспорту сделки, хранятся в банке ПС не менее 3 лет со дня закрытия ПС. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Центральный Банк РФ n 2. 6. 1. 2. оригиналы или копии документов по операциям (сделкам), а также Сообщения - в течение не менее пяти лет после совершения соответствующих операций (сделок); Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем и финансированию терроризма (Приложение к Указанию оперативного характера Банка России от 28. 11. 2001 № 137 -Т) n 2. 6. 1. Кредитная организация хранит не менее пяти лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом … Сообщения, а также иные документы и деловую переписку. Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (Приложение к письму Банка России от 13. 07. 2005 г. № 99 -Т) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Федеральная таможенная служба n Решением Центральной экспертной комиссии ГТК России от 28 июня 2004 года (протокол № 2) срок хранения всех таможенных деклараций (кроме пассажирских) был установлен 3 года. n Распоряжением ФТС от 18 декабря 2006 года № 442 руководитель службы Андрей Бельянинов поручил принять меры по дальнейшему хранению таможенных документов за 2003 год и не уничтожать их до принятия решения о сроках хранения указанных документов. (отменен) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Новые сроки хранения таможенных деклараций n 6. Срок хранения: – УТД (кроме пассажирских) составляет 3 года – УТД, в состав которых входят таможенные декларации на товары, оформленные в соответствии с таможенным режимом экспорта, - 6 лет; Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа (утв. приказом ФТС России от 7 декабря 2007 г. № 1515) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Перечни документов с указанием сроков хранения n Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, 1988 г. n «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» , 2000 г. n «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» , 2007 г. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Недостатки перечня управленческих документов n Данные перечня сильно устарели n Не отражены многие направления деятельности государственных органов n Не отражены изменения в составе документов, введённые Налоговым и Трудовым Кодексами n Ничего не сказано про электронные документы 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Недостатки перечня НТД n Очень оригинальный подход к исчислению сроков хранения НТД - с момента передачи ее на хранение в архив (СТД) организации. n Подавляющему большинству электронных документов, включенным в перечень, установлен постоянный срок хранения. n Некоторые сроки хранения привязаны не к видам документов, а к носителю, на котором данный документ хранится. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Журналы регистрации отнесены к научно-технической документации n Почему журналы регистрации включены в этот перечень, когда это вид документа обеспечивает типовую управленческую функцию регистрации документов? n Почему установлены разные сроки хранения для следующих журналов? 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Технология применения ЭЦП 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Непонимание технологии и правовых основ её применения n Закрытый ключ находится под полным контролем владельца ключа, и никогда и ни при каких обстоятельствах не передается кому бы то ни было n Аннулированные закрытые ключи полагается как можно быстрее уничтожать n Для обеспечения максимальной информационной безопасности, ключевые пары создаются самим владельцем ключа, и закрытый ключ никогда не попадает в удостоверяющий центр 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
В чем опасность хранения закрытого ключа n Постоянное хранение закрытого ключа, особенно если к нему есть возможность доступа посторонних лиц, создает идеальные условия для создания поддельных документов. n В случае исполнения требования перечня, владелец ключа может легко отказываться от своей подписи. n Ни для каких законных целей длительное хранение зарытых ключей не требуется, поскольку они не используются в процессе проверки ЭЦП. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Нормативные документы федеральных органов власти n 4. 2. Управление ключевой информацией n 4. 2. 7. 12. После окончания срока действия Сертификата его владелец теряет право использования закрытого ключа подписи, соответствующего отзываемому Сертификату, и уничтожает указанный закрытый ключ подписи. Правила электронного документооборота в системе электронного документооборота Федерального Казначейства (Письмо Федерального Казначейства от 20 марта 2007 г. № 42 -7. 1 -17/10. 1 -102 «О примерном договоре «Об обмене электронными документами» ) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Нормативные документы региональных органов власти n n VI. Обязанности пользователя Системы 22. Участвует в плановой замене криптографических ключей ЭЦП пользователя Системы … – старые ключи ЭЦП уничтожаются пользователем Системы самостоятельно путем физического уничтожения ключевых носителей с составлением Акта уничтожения криптографических ключей и передачей его Удостоверяющему центру. Положение об организации использования электронной цифровой подписи и шифрования информации в электронном документообороте автоматизированной информационной системы государственного заказа Республики Карелия (утв. Приказом Министерства экономического развития Республики Карелия от 29 мая 2006 года № 137 -А) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Опыт регионов n Методическое пособие "Примерный перечень документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления Чувашской Республики с указанием сроков хранения" Утвержден экспертно-проверочной комиссией Минкультуры Чувашии в 2006 году. Разработчик: РГУ «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» (Н. А. Фадеева, Т. И. Горланова). n Построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности органа местного самоуправления: Собрания депутатов, местной администрации, сельского и городского поселений. http: //www. archives 21. ru/default. aspx? page=. /4220/4225/4282/4517 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Опыт регионов n Примерная номенклатура дел Совета и исполкома сельского (городского) поселения / ГАУ Республики Татарстан. - Казань, 2006. - 15 с. n http: //www. vniidad. ru/ocnti/list 32007. rtf Примерная номенклатура Управления культуры администрации муниципального района Республики Мордовия / РАС РМ // Архивист: информ. бюл. / Респ. арх. служба Республики Мордовия. - 2006. - № 3. - С. 42 -52. http: //www. vniidad. ru/ocnti/list 12008. rtf 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Перечни он-лайн На сайте «Делисархива» можно в онлайн-режиме определять по перечням сроки хранения 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения в различных нормативных документах могут различаться 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения в различных нормативных документах могут различаться n Перечень ПТУД - Переписка 41. …по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании - 5 лет ЭПК 58. … о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера - 5 лет ЭПК 113. … о финансировании всех видов деятельности - 5 лет ЭПК 118. … о соблюдении финансовой дисциплины - 5 лет 121. …о проведении денежно-расчетных операций - 5 лет 124. …по кредитным вопросам - 5 лет ЭПК 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения в различных нормативных документах могут различаться n 2. 6. 1. Кредитная организация хранит не менее пяти лет после прекращения обязательств между кредитной организацией и клиентом … деловую переписку. Рекомендации по разработке кредитными организациями правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма (Приложение к письму Банка России от 13. 07. 2005 г. № 99 -Т) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами министерств и ведомств, могут различаться n 7. Хранение документов, подтверждающих сведения 7. 1. Документы, подтверждающие сведения об операциях с денежными средствами или иным имуществом, подлежащих контролю, направленные организациями в Росфинмониторинг, подлежат хранению в организациях не менее 5 лет. Инструкция о представлении в Федеральную службу по финансовому мониторингу информации, предусмотренной Федеральным законом от 7 августа 2001 года N 115 ФЗ "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" (утв. приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 7 июня 2005 г. № 86) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Определение сроков хранения в сложных случаях n Документ подпадает под действие нескольких норм n Один или несколько сроков хранения являются «условными» , т. е. срок хранения отсчитывается с момента наступления определенного события (погашение кредита, закрытие счета и т. п. ) n Использование анализа рисков 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Различные договоры организации n Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) - 5 лет после истечения срока действия договора n В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до окончательного вынесения решения 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Договор купли-продажи ценных бумаг Перечень типовых управленческих документов n 28. Договоры о продаже-покупке акций акционерами - 5 лет после истечения срока действия договора n n Две функции договора: Начало оформления перехода прав собственности на ценные бумаги Документационное подтверждение расходов для снижения налоговой базы при продаже собственности 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Особое внимание договорам постоянного хранения 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Пример неверного установления сроков хранения n Организация, определяя выручку от реализации продукции по мере оплаты, включала в состав внереализационных расходов списанную в связи с истечением срока давности дебиторскую задолженность. Первичные документы, подтверждающие наличие этой задолженности были уничтожены в связи с истечением срока хранения. n Налоговая инспекция исключила из состава внереализационных расходов суммы, не подтвержденные первичными документами, и привлекла организацию к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Пример неверного установления сроков хранения n При рассмотрении дела в Арбитражном суде, решение ИМНС было признано правомерным. Суд указал, что учитывая специфику дебиторской задолженности, следует сделать вывод, что первичные документы, обосновывающие включение той или иной суммы в состав дебиторской задолженности, являются первичными учетными документами и для операции списания дебиторской задолженности, а, следовательно, срок хранения этих документов следует исчислять с момента списания дебиторской задолженности. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23. 01. 2003 № 5073 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Автомобилисты проиграли суд администрации Екатеринбурга n 1 февраля 2006 года состоялось заседание Свердловского областного арбитражного суда по делу об автостоянке на Новгородцевой, 11. В результате суд признал недействительным регистрацию права на собственность автостоянки, принадлежащей Свердловскому региональному отделению Всероссийского общества автомобилистов. n Автомобилисты не смогли представить суду никаких финансовых документов, подтверждающих выплаты за стоянку со стороны ВДОАМ, так как подобная документация хранится по правилам делопроизводства пять лет. http: //www. regnum. ru/news/583556. html 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки исковой давности n n Сами по себе не регулируют вопросы сохранения документов, но очень важны при определении сроков хранения Определяют, в течении какого времени могут быть поданы судебные иски различного рода. Рискнёт ли организация оказаться без документов в случае судебного разбирательства? – – 29 апреля 2008 г. по контрактам по налогам по качеству продукции по ущербу здоровью мастер-класс Инфодокум 2008
Гражданский Кодекс РФ часть первая, глава 12 «Исковая давность» Статья 196. Общий срок исковой давности устанавливается в три года Статья 181. Сроки исковой давности по недействительным сделкам Срок исковой давности по требованию о применении последствий недействительности ничтожной сделки составляет три года. Статья 208. Требования, на которые исковая давность не распространяется … - на требования вкладчиков к банку о выдаче вкладов; - требования о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью гражданина 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Налоговый кодекс РФ часть первая, глава 15 n Статья 113. Давность привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения 1. Лицо не может быть привлечено к ответственности за совершение налогового правонарушения, если со дня его совершения либо со следующего дня после окончания налогового периода, в течение которого было совершено это правонарушение, истекли три года (срок давности). 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Международное законодательство 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Примеры сроков хранения для бухгалтерских и налоговых документов n Польша – 5 лет n Россия – 5 лет n Малайзия – 7 лет n США – 7 лет n Бельгия – 10 лет n Южная Корея – 10 лет n КНР 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008 – 15 лет
Требования к сохранению деловой переписки n Коста-Рика – 4 года после прекращения деловых отношений Боливия n Германия n Бельгия n Уругвай n 29 апреля 2008 г. – 5 лет – 6 лет – 10 лет – 20 лет мастер-класс Инфодокум 2008
Собственные интересы организации n Сохранение документов, имеющих информационную ценность, n Сохранение документов, имеющих историческую ценность, n Сохранение важнейших документов, обеспечивающих непрерывность бизнеса, n Сохранение документов, относящихся к менеджменту качества, окружающей среды и т. п. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Интересы организации: Сколько хранить документы? n Перечень ПТУД - Переписка 41. …по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании - 5 лет ЭПК n Перечень ПТУД п. 150 Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера…) – 5 лет 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Права собственности правительства Москвы на санаторий «Меласс» август 2005 года n n С 1927 г. санаторий «Меллас» принадлежит городу Москве. За период с 1955 по 1991 гг. Мосгорисполком оплатил строительство новых спальных корпусов, здания столовой с кинозалом. Все инженернотехнические сооружения также построены на деньги Москвы. В письме Фонда госимущества Украины был предложен перечень документов для обоснования права собственности Москвы на санатории Крыма, в том числе финансовые документы на строительство санатория «Меласс» до 1950 года. Срок хранения подобных документов - 5 лет. http: //allmedia. ru/headlineitem. asp? id=208403 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сроки хранения служба ДОУ должна согласовать: n С сотрудниками соответствующих деловых подразделений – обоснованное решение об увеличение сроков хранения n С юридическим отделом и службой внутреннего контроля – отсутствие судебных разбирательств и проверок контролирующими органами 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Условия успеха работы по правильному назначению сроков хранения документов: n n n 29 апреля 2008 г. слаженная работа ряда служб, юридическая грамотность специалистов ДОУ, умение самостоятельно анализировать нормативные документы, постоянное повышение квалификации, доступ к информационно-правовым базам типа «Гарант» и «Консультант Плюс» , отслеживание изменений в законодательстве, доступ в Интернет и возможность общения с коллегами на семинарах и конференциях. мастер-класс Инфодокум 2008
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Почему мы уничтожаем документы? n Этого требует закон n Это законная возможность снять все вопросы к своей деятельности за прежние годы n Это обеспечение информационной безопасности, как собственной организации, так и своих клиентов n Это чистка «авгиевых конюшен» и возможность уменьшить расходы на хранение документов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Основные принципы уничтожения документов n Уничтожение должно быть санкционированным. Самовольное уничтожение документов не допускается n Процесс уничтожения должен быть тщательно документирован 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Кстати, о контролирующих органах … Не беспокойся, я ввёл в действие нашу программу сохранения документов, как только мы получили требование на выемку … 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Уголовное дело в отношении ректора Новосибирского государственного медицинского университета, 2006 n n Бывший ректор А. В. Ефремов 29 апреля 2008 г. По распоряжению ректора, уже поле возбуждения уголовного дела по факту взятки и выявлению во вступительных письменных работах студентов признаков фальсификации, были выделены к уничтожению и сожжены все письменные работы 4, 5 тысяч студентов за 2002 -2006 годы. В действиях ректора «усматриваются признаки вмешательства … в деятельность следователя в целях воспрепятствования всестороннему, полному и объективному расследованию дела, совершенного лицом с использованием своего служебного положения» . мастер-класс Инфодокум 2008
Уничтожение документов – важнейший вид работы службы ДОУ, обеспечивающий безопасность организации и её клиентов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Принципы физического уничтожения документов по ГОСТ Р ИСО 15489 n Уничтожение всегда должно быть санкционированным, n Запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию, n Уничтожение документов должно проводиться с сохранением конфиденциальности содержащейся в них информации, n Должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Нормативная база n Федеральный закон № 125 -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» n Нормативные документы (правила, положения, инструкции, указания и т. д. ) контролирующих органов и организаций – Центрального Банка, ФСФР, налоговых органов и др. n Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 год n Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000 год 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Ответственность n По закону, ответственность за организацию хранения и уничтожения документов несет руководитель организации n Профессиональная обязанность специалистов по управлению документацией – – Не допустить уничтожения документов, имеющих материальную и историческую ценность для организации – Обеспечить конфиденциальность и своевременное уничтожение документов, например, содержащих персональные данные 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Этапы работы по уничтожению документов n Организационный этап n Составление и согласование акта на уничтожение n Экспертиза ценности документов n Вывоз документов на уничтожение n Оформление результатов уничтожения документов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Организационный этап n Принципиальное согласие руководства n Выбор метода уничтожения n Планирование работы по времени n Выбор метода и места складирования отобранных на уничтожение документов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Как убедить руководство n Используйте язык цифр – докажите экономическую выгоду от уничтожения документов. n Используйте метод «мягкого запугивания» : собирайте и передавайте руководству информацию о неприятностях в других организациях, связанных с уничтожением и неуничтожением документов. n Собирайте статистику об объёме документов в организации. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Общая экономическая выгода от уничтожения 3000 дел n Экономия на оборудовании – 2250 долларов в год n Экономия на зарплате – 2200 долларов в год n Экономия на площади – 3200 долларов в год Суммарная экономия: 7650 долларов в год 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Статистика роста объёма документов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Сжигание документов – несовременно! - Не гарантируется конфиденциальность уничтожения, - Экологически-вредный метод 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Уничтожение документов избирательной комиссии Челябинская область, март 2007 г. Документы сожжены в печи литейного цеха АЗ "Урал" 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Выбор метода уничтожения n n 29 апреля 2008 г. Приобрести мощный шредер и уничтожать документы самостоятельно Воспользоваться услугами специализированных фирм мастер-класс Инфодокум 2008
Простейший ручной шредер n 29 апреля 2008 г. Мобильное, надежное, энергосберегающее устройство мастер-класс Инфодокум 2008
Метод 1: Самостоятельное уничтожение документов – Стоимость шредера от 3000 до 30 000 долларов – Проблема уничтожения документов со скобами и скрепками 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Миниатюрные USB-шредеры Для бумаги (формат A 4) Для CD/DVD Для бумаги 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Метод 1: Недостатки – Отдельное помещение – Обслуживающий персонал – Проблема вывоза бумажной массы – Проблема бумажной пыли 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Метод 2: Услуги специализированных фирм n Платные услуги коммерческих фирм – Транспортировка – 0, 6 у. е. за короб (5 папок Корона) – Уничтожение – 0, 3 у. е. за кг, 2 у. е. за короб – Возможность личного присутствия n Бесплатные услуги коммерческих фирм – Предоставление машины – Предоставление грузчиков – Оформление документов об уничтожении (акт, накладная) – Возможность личного присутствия 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Процесс шредирования документов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Восстановление документов американского посольства в Иране n 4 ноября 1979 года в Иране было захвачено здание посольства США. Наиболее секретные документы посольства были шредерованы n Иранские женщины вручную восстановили большинство документов n Американцы оценивают случившееся, как наиболее значительную утечку секретных сведений мировой державы с момента окончания второй мировой войны 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Восстановленные документы посольства n n 29 апреля 2008 г. Часть документов была опубликована иранскими властями; к 1995 году было выпущено 80 томов. мастер-класс Инфодокум 2008
Восстановление шредированных документов Штази (Германия) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Восстановление шредированных документов n 29 апреля 2008 г. Стоимость восстановления 100 долларов лист мастер-класс Инфодокум 2008
Планирование работы n 3. 4. 5. 2 Составление актов на уничтожение 1 акт до 40 позиций – 8 часов. n 3. 1. 5. 5 Проведение экспертизы ценности 1 дело -1 час n 3. 2. 9. 7 Сдача документов на утилизацию 100 дел - 6 часов n 3. 4. 9 и 3. 4. 12 Систематизация и формирование дел 1000 листов - 2 дня 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Полезные советы n Коробки – Оптимальный размер коробок – Хороший картон – Укрепление дна скотчем – Нумерация коробок – Удобное складирование коробок 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Составление и согласование акта на уничтожение n Составление актов по подразделениям и согласование их в подразделениях n Согласование актов – с юридическим отделом – с членами экспертной комиссии n Проведение заседания ЭК и утверждение актов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Проведение экспертизы ценности n Отбор дел с мест хранения по акту n Полистный просмотр n Выделение документов, не подлежащих уничтожению n Складирование и упаковка выделенных на уничтожение документов n Оформление не подлежащих уничтожению документов в новые дела 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Виды дел, требующие особого внимания n Документы и дела, по которым велись судебные разбирательства – какие судебные разбирательства велись или возможны – обсудить с юридическим отделом, какие документы необходимо оставить 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Виды дел, требующие особого внимания n Бухгалтерские документы – по основным средствам – по нематериальным активам – о благотворительной деятельности – об аренде и ремонте здания – о выплате заработной платы – о приобретении акций сторонних организаций 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Вывоз документов на уничтожение n Полезные советы – Сопровождающие (не менее 2 членов ЭК) едут на отдельной машине – Нужна дополнительная рабочая сила при погрузке документов – В холодную погоду одеться потеплее 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
«…рабочие отбирали наиболее интересные документы, чтобы почитать их на досуге» The Sunday Mail, Австралия, октябрь 2004 n n n 29 апреля 2008 г. Документы из специальных коробов для конфиденциального уничтожения не шредировались на месте. Когда короба попадали на перерабатывающий завод, их содержимое просто высыпали на пол Документы полиции, суда, государственных органов, медицинские и деловые документы Водителям приходилось подписывать сертификаты об уничтожении, не убедившись в реальном уничтожении документов мастер-класс Инфодокум 2008
Иск ежегодной ярмарки штата Техас к компании Iron Mountain, 2006 г. n n На следующей ярмарке «всплыли» купоны на сумму 1, 5 млн. долларов n 29 апреля 2008 г. Неиспользованные купоны ярмарки 2004 года были переданы на уничтожение Компания Iron Mountain Information Management и ее служащие обвиняются в краже и распространении купонов. Размер мошенничества говорит об участии руководства. мастер-класс Инфодокум 2008
Порядок уничтожения таможенных деклараций 37. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с УТД передаются на предприятия по переработке макулатуры, которые могут обеспечить измельчение дел в присутствии представителя таможенного органа или в измельченном бумагорезательной машиной виде, а также могут сжигаться в присутствии представителей архива и ОДО или комиссии, состоящей из представителей таможенного органа. Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа (утв. приказом ФТС России от 7 декабря 2007 г. № 1515) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Порядок уничтожения таможенных деклараций n 38. Квитанция о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке прикладывается к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с УТД, не подлежащих хранению. n В случае сожжения дел в акте о выделении к уничтожению дел с УТД делается соответствующая запись, под которой подписываются должностные лица архива и ОДО или председатель и члены комиссии, присутствующие при сожжении дел с УТД. Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа (утв. приказом ФТС России от 7 декабря 2007 г. № 1515) 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Оформление результатов уничтожения документов n Внести изменения в учетные регистры архива n Отметить в актах приема документов (в бумажном и электронном виде) факт уничтожения дела с указанием, когда и по какому акту дела уничтожены 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Работа по уничтожению – возможность поднять статус ДОУ n Работа по уничтожению документов, в силу своeй значимости для организации, позволяет службе ДОУ повысить свой статус в организации, бороться за финансирование и ресурсы n Грамотно организованная работа по уничтожению документов может принести организации существенные выгоды, как финансовые, так и иные. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Уничтожение электронных документов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Жёсткий диск уничтожить не так то легко … (примеры) СГОРЕЛ РАЗДАВЛЕН ПРОМОК Найден в сгоревшем доме – все данные восстановлены Автобус «переехал» ноутбук – все данные восстановлены Ноутбук пробыл два дня под водой – все данные восстановлены 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Жёсткий диск уничтожить не так то легко … (примеры) Состояние компьютеров и жестких дисков после пожара в офисе украинской компании. Все данные восстановлены. 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Катастрофа шаттла «Колумбия» 1 февраля 2003 года n Обломки шаттла в небе над Техасом n Фирма Kroll Ontrack восстановила 99% содержимого двух ноутбуков, бывших на борту шаттла Жесткие диски ноутбуков были найдены в озере http: //www. startribune. com/stories/535/5606109. html http: //www. startribune. com/ stories/535/5606109. html 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Ураган «Катрина» Новый Орлеан, США, 2005 год n n Удалось восстановить информацию с 90% жестких дисков, доставленных с места катастрофы Стоимость: $100 – диагностика, $1000 – восстановление данных http: //www. startribune. com/stories/535/5606109. html 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Стандарт DOD 5220. 22 -M (NISPOM) по «очистке» носителей информации n n 29 апреля 2008 г. Размагничивание (для лент и магнитных дисков), или Уничтожение путём дезинтеграции, сжигания, пульверизации, шредирования или расплавления (для всех видов носителей информации) мастер-класс Инфодокум 2008
Уничтожители данных на жёстких дисках и дискетах Стек-НС 2 900 долларов Стек-НС 1 700 долларов Whitaker Brothers 102 -DG 800 долларов PF 215 Hand-Held Degausser V 91 M HD/DLT Degausser 65 долларов 3000 долларов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Шредеры для CD и DVD Copy. Pro Disc Shredder Kobra 240 Strip Cut (SS 5) - 600 долларов 29 апреля 2008 г. Alera Technologies Box Shot 30 долларов Royal MD-100 Media Destroyer 80 долларов Whitaker 101 -CD Datastroyer 3000 долларов мастер-класс Инфодокум 2008 Fellowes PS 70 -2 CD 75 долларов
Уничтожители для CD и DVD Kensington Media Guardian CD Destroyer – 9 долларов Garner OMD-1 Optical Media Destroyer 175 долларов 29 апреля 2008 г. Proton CD/Optical Media Eraser model 1200 - 4000 долларов мастер-класс Инфодокум 2008
Промышленные дезинтеграторы 29 апреля 2008 г. SEM DS-22 - $ 92000 SEM Model 1012 - $ 20000 мастер-класс Инфодокум 2008
Уничтожение жёстких дисков Уничтожение с помощью дезинтеграторов (desintegrators) Стоимость уничтожения – от 3 до 7 долларов за HDD 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Еще один способ физического уничтожения жёстких дисков Диск вскрывается Вынимаются пластины Пластины размалываются в промышленном дезинтеграторе 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Уничтожение жестких дисков размагничиванием - Диск помещается в уничтожитель. - Процесс занимает 0. 1 сек. Обработанный диск уже не опознается 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Уничтожение жестких дисков: радикальный подход Если расплавить все алюминиевые части, восстановить данные будет довольно трудно … 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Народные способы уничтожения CD и DVD 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Народный способ уничтожения HDD 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Необходимо документировать уничтожение n n Уничтожение информации на электронных носителях должно документироваться так же, как и уничтожение бумажных документов Уже сейчас проверяющие органы начинают требовать акты об уничтожении электронных документов 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Вопросы и ответы 29 апреля 2008 г. мастер-класс Инфодокум 2008
Скачать презентацию Сроки хранения и организация уничтожения документов на бумажных
cb7c2c88d8cce2541ae0f7a1cecd7be6.ppt