СРАВНИТЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА редакций Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области 2010 и 2015 гг. 1
Редакция Инструкции 2010 года утверждена распоряжением Правительства Кировской области от 23. 12. 2015 № 480 (с изменениями, внесёнными распоряжениями Правительства Кировской области от 15. 12. 2011 № 402, от 10. 04. 2013 № 84 и от 22. 08. 2014 № 240) Новая редакция Инструкции 2015 года утверждена распоряжением Правительства Кировской области от 29. 12. 2015 № 515 (с изменениями, внесенными распоряжением Правительства Кировской области от 16. 02. 2016 № 25) 2
Редакция Инструкции 2010 года Новая редакция Инструкции 2015 года Инструкция разработана на основании: 1. Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 06. 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями от 07. 09. 2011 № 751). 2. Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23. 12. 2009 № 76. 3. Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25. 08. 2010 № 558. 4. Правил оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 04. 2005 № 222. 3
Редакция Инструкции 2010 года Новая редакция Инструкции 2015 года Инструкция разработана на основании: 5. Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15. 04. 2005 № 221. от 31. 07. 2014 № 234. 6. Основных правил работы 6. Правил организации хранения, архивов организаций, одобренных комплектования, учета и использования решением коллегии Росархива документов Архивного фонда 06. 02. 2002. Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31. 03. 2015 № 526. 7. ГОСТ Р 7. 0. 8 -2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . 4
Редакция Инструкции 2010 года Новая редакция Инструкции 2015 года Освещение Инструкции Текст Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области с изменениями размещён: 1. На официальном информационном сайте Правительства Кировской области. 2. В системе электронного документооборота «Дело-АКО» . Текст Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области с изменениями размещен: 1. На официальном информационном сайте Правительства Кировской области. 2. В системе электронного документооборота «Дело-АКО» . 3. В поисковой системе «Консультант+» (текст Инструкции и приложение № 18). 5
Новое в Инструкции 2015 года При написании номеров документов (например: «№ 555 -03 -012» ), географических наименований с сокращением (например: «г. Кирово-Чепецк» ) не допускается переносить на следующую строку части номера или отделять сокращение (г. , пгт, с. ) от наименования. Для правильного оформления документов, созданных с использованием текстового редактора Win. Word, используется специальный символ «неразрывный пробел» , который ставится комбинацией клавиш CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ после знака «№» или буквы с точкой «г. » . 6
Новое в Инструкции 2015 года Состав реквизитов Для представления в иные организации Подпункт 3. 2. 8. 19. Реквизит «Отметка о заверении копии» дополнен абзацами: копии документа прошивают прочной ниткой на 3 или 4 прокола, листы документа нумеруют карандашом в правом верхнем углу (кроме первого). На обороте последней чистой страницы на концы выведенной нитки наклеивают надпись размером не более 6 х6 см. Концы нитей не заклеиваются на 1 – 3 см. Например: Прошито, пронумеровано, скреплено печатью 100 (сто) листов. Должность руководителя Подпись (расшифровка подписи) М. П. Возможно оформление этой надписи рукописным способом. Надпись может размещаться не только на наклейке, но и выходить за её пределы. На данную наклейку ставится печать соответствующего органа, печать должна захватывать часть наклейки с должностью руководителя и свободные концы нитки. 7
Новое в Инструкции 2015 года Приказы. Копия приказа Пункт 3. 3. 3. Приказы дополнен подпунктом 3. 3. 3. 21. Копия приказа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. В копиях приказов наименование должности лица, подписавшего его, печатается от левой границы текстового поля документа (размер самой длинной строки наименования должности не должен превышать 8 см). Инициалы и фамилия лица, подписавшего приказ, располагаются через четыре пробела на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Например: Руководитель администрации Правительства Кировской области И. О. Фамилия или И. о. руководителя администрации Правительства Кировской области И. О. Фамилия Копия приказа заверяется печатью. Копии приказов по основной деятельности заверяются печатью отдела документирования, приказов по личному составу – печатью управления по вопросам государственной гражданской службы и кадров, приказов по хозяйственной деятельности – печатью хозяйственного управления. 8
Новое в Инструкции 2015 года Приказы. Копия приказа. Выписка из приказа 3. 3. 3. 22. Выписка из документа – копия Пункт 3. 3. 3. Приказы дополнен части документа, заверенная в установленном подпунктом 3. 3. 3. 22. Выписка из порядке. Выписка из приказа (как и из любого приказа другого документа) готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает небольшую его часть, либо для соблюдения конфиденциальности. Во всех других случаях делается копия необходимого документа. Выписку из приказа оформляют по следующему образцу: полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» , регистрационный номер и дату приказа оформляют в печатном виде; начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом ПРИКАЗЫВАЮ: ; из распорядительной части переносят только необходимую информацию или пункт(ы) приказа; наименование должности лица, подписавшего приказ, и заверение выписки из приказа оформляется аналогично копии приказа. 9
Новое в Инструкции 2015 года Выписка из протокола Заголовок пункта 3. 3. 5. Протоколы дополнен словами «Выписка из протокола» Подпункт 3. 3. 5. 11 дополнен абзацами: Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящейся к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение, и принятое по нему решение. Выписки из протоколов заседаний Правительства Кировской области оформляются на бланке установленной формы и заверяются оформлением реквизита «Отметка о заверении копии» в соответствии с подпунктом 3. 2. 8. 19 Инструкции. Образец выписки из приведен в приложении № 21. протокола 10
Новое в Инструкции 2015 года Доверенность Пункт 3. 3. 13. Договоры, соглашения, доверенности дополнен информацией о требованиях к подготовке доверенностей 3. 3. 13. 8. Доверенности готовятся органами исполнительной власти, проходят правовую экспертизу, визируются руководителями органов исполнительной власти и курирующими заместителями Председателя Правительства области. 3. 3. 13. 9. Доверенности подписываются Губернатором области (исполняющим обязанности Председателя Правительства области), руководителем администрации Правительства области или органа исполнительной власти области (по вопросам, отнесённым к их компетенции). 3. 3. 10. Доверенности регистрируются в специальном журнале, заверяются печатью, вторые экземпляры их с визами согласований хранятся у начальника управления делопроизводства (или ответственного за ведение делопроизводства) в течение календарного года, а затем сдаются в архив. 11
Новое в Инструкции 2015 года Порядок рассмотрения документов Переработан пункт 3. 4. 5. Порядок рассмотрения документов Губернатором области, руководством органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей Даны разъяснения о значении формулировок поручений в резолюции: Поручение «Для подготовки проекта ответа» : üпредполагает исполнение документа и подготовку проекта ответа, который подлежит обязательному согласованию с Губернатором области. Направление ответа без согласования с Губернатором области фиксируется сотрудником секретариата как нарушение установленного порядка при подготовке ответа. Поручение «Для направления ответа» : üпредполагает направление исполнителем ответа адресату, üпредставление второго экземпляра ответа в секретариат Губернатора области, если документ был поставлен на контроль. Поручение «Для предложений» : üподразумевает проработку вопроса исполнителями, üнаправление предложений Губернатору области. 12
Новое в Инструкции 2015 года Порядок рассмотрения документов Поручение в резолюции «Для работы» : üпредполагает использование документа в работе, üлибо проработку вопросов, указанных в документе, без обязательного представления ответа Губернатору области (если не указано иное), üсамостоятельное направление ответа исполнителем, если документ предполагает ответ заявителю, üпереписка хранится у исполнителя. Формулировка резолюции «Для сведения» : ü предполагает, что документ носит информационный характер и, если не указано иное, не требует направления ответа, ü переписка хранится у исполнителя. Поручения Губернатора области переносятся сотрудником секретариата в РКК, затем документ передаётся исполнителю. 13
Новое в Инструкции 2015 года Порядок рассмотрения документов Если в соответствии с поручением Губернатора области исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация, направление необходимых запросов и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым либо на должностное лицо, которому поручено сделать свод. Для того, чтобы должностное лицо, получившее поручение сделать свод, исполнило поручение в срок, остальные соисполнители обязаны предоставить ему свою информацию за 3 дня до контрольного срока. Если в резолюции даны поручения нескольким заместителям Председателя Правительства области, то документ в процессе исполнения передается в соответствующие аппараты заместителей Председателя Правительства области (далее – аппарат) поочередно (когда размножение документов не разрешено) или в аппараты одновременно направляются копии документа с соответствующей отметкой в РКК. 14
Новое в Инструкции 2015 года Порядок рассмотрения документов Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Поручение v с конкретной датой исполнения подлежит выполнению к указанному сроку, v с пометкой «Срочно» – в 3 -дневный срок, v с пометкой «Оперативно» – в 10 -дневный срок, v ответы на запросы депутатов Законодательного Собрания Кировской области по вопросам, связанным с депутатской деятельностью, – в 10 -дневный срок, v остальные – 30 -дневный срок. Ответ представляется на подпись Губернатору области не позднее чем за 5 календарных дней до истечения срока исполнения документа. Дата представления ответа проставляется в РКК сотрудниками секретариата. В случае нарушения указанного срока документ считается исполненным с нарушением срока. 15
Новое в Инструкции 2015 года Порядок рассмотрения документов О выполнении поручения должностное лицо в установленный срок представляет: ПОРУЧЕНИЕ Докладная записка, визы В случае наличия нарушений ответ возвращается исполнителю на доработку. Если нарушение незначительное и не требует дополнительной проработки, ответ должен быть возвращен в секретариат в тот же день. При необходимости проведения дополнительной проработки вопроса срок представления нового ответа определяется в индивидуальном порядке. Проект ответа Информация об исполнении, визы или Ответы всех соисполнителей 16
Новое в Инструкции 2015 года Порядок рассмотрения документов В случае подписания докладной записки руководителем органа исполнительной власти области она должна быть завизирована курирующим заместителем Председателя Правительства области. Исполнитель несет ответственность за содержание текста докладной записки, а также прилагаемого ответа, его орфографическую и пунктуационную грамотность, правильность оформления документа, наличие необходимых приложений и виз согласования. Докладная записка должна быть зарегистрирована и должна иметь ссылку на входящий документ. Информация о дате поступления ответа в секретариат заносится в РКК сотрудниками секретариата. 17
Новое в Инструкции 2015 года Порядок рассмотрения документов Проекты ответов и информации о выполнении поручений Губернатора области (докладные записки) передаются сотрудником секретариата Губернатору области НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ НА РАБОЧИЙ КОНТРОЛЬ снятые с контроля «в дело» Исполненный документ списывается в дело Губернатором области либо уполномоченными сотрудниками секретариата Губернатора области. 18
Новое в Инструкции 2015 года Направление документов в электронном виде Подпункт 3. 4. 8. 2 дополнен абзацем Направление письма по электронной почте Электронный образ (подписанного, зарегистрированного документа в формате PDF) + Приложения к документу в исходном формате 3. 4. 8. 2. Направление письма по электронной почте допускается в виде электронного образа подписанного и зарегистрированного документа в формате PDF, выполненного на соответствующем бланке. Приложения к документу (формы для представления сведений и отчётов, таблицы и другие материалы, требующие направления ответной информации) следует направлять в исходном формате (Microsoft Word, Microsoft Excel). 19
Новое в Инструкции 2015 года Отправка документов. Регистрация внутренних документов ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ Регистрируются в СЭД с вложением файла с электронным образом документа подписанного зарегистрированного в формате PDF + Реквизит «Отметка + Реквизит «Идентификатор об исполнителе» электронной копии док-та Исключение: Документы «ДСП» и документы с персональными данными. (В строке РКК «Комментарий» : «Без вложения файла» ). Направляемые в электронном виде документы: ü Помечаются в РКК в поле «Только в электронном виде» . ü Сканируются в обязательном порядке. ü Приложения направляются в исходном формате. ü Направление документа на бумажном носителе НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Не подлежат направлению в электронном виде секретные документы, документы с грифом «ДСП» и документы, содержащие персональные данные: домашний адрес, сведения о состоянии здоровья и частной жизни граждан. 20
Новое в Инструкции 2015 года Регистрация внутренних документов. Договоры В представлениях базы «СЭД. Задачи» документы, направленные только в электронном виде, обозначаются пиктограммой: ( ), а в базе «ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ» дополнительно выделяются голубым цветом. В обязанности делопроизводителя вменяется ежедневно, не менее трёх раз в день, просматривать базу «СЭД. Задачи» и распечатывать документы, поступившие только в электронном виде. При направлении документа в электронном виде (если в СЭД сделана отметка о его направлении «только в электронном виде» ) направление документа на бумажном носителе не требуется. При запросе ответа только в электронном виде его направление на бумажном носителе не требуется. 3. 4. 9. 5. Договоры, подписанные руководителем администрации Правительства области и начальником хозяйственного управления, зарегистрированные в отделе документооборота, передаются в управление бухгалтерского учёта администрации Правительства Кировской области. 21
Новое в Инструкции 2015 года Рассмотрение обращений граждан 3. 4. 12. Порядок рассмотрения обращений и организации приёма граждан ОБРАЩЕНИЯ §из Администрации Президента Российской Федерации, §от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации берутся на контроль в отделе по работе с обращениями граждан и организаций. За остальными обращениями осуществляется внутренний контроль в ОИВ. ОБРАЩЕНИЕ, содержащее 2 вопроса и более дано поручение «сделать свод» отсутствует Исполнитель – заместитель Председателя Правительства Исполнители дают Кировской области, которому самостоятельные ответы адресован первый (основной) вопрос или в пределах компетенции ОИВ заместитель Председателя Правительства области – куратор района 22
СРАВНИТЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА редакций приложений к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области 2010 и 2015 гг. 23
Новое в Инструкции 2015 года Оформление текста Последняя буква в рас. Подпункт 4. 5. 14. Гриф шифровке подписи реквизита согласования «Подпись должностного лица» дополнен абзацами всегда ограничивается правой границей текстового поля. Реквизиты «Подпись должностного лица» и «Кем подготовлен документ» отделяются между собой горизонтальной чертой (междустрочный интервал от черты до реквизитов – 18 пт), если они располагаются на одной странице акта. Черта не ставится, если реквизит «Кем подготовлен документ» переносится на следующую страницу акта. 24
Новое в Инструкции 2015 года Лист согласований Подписи в листе согласований ставят только члены Правительства области, или указывается причина отсутствия подписи (отпуск, больничный лист, командировка). После проведения предварительной правовой и лингвистической экспертизы проекта акта (при направлении проекта акта необходимо указывать даты проведения предварительных экспертиз либо вкладывать электронный образ соответствующего листа проекта акта), а также после сбора подписей должностных лиц, указанных в грифе «СОГЛАСОВАНО» , исполнитель направляет файлы проекта акта с приложениями и пояснительной запиской на почтовые адреса системы Lotus Notes членов Правительства Кировской области с обязательным текстом в теме сообщения «Проект постановления (или распоряжения) Правительства Кировской области «Полное наименование» для согласования» . 25
Новое в Инструкции 2015 года Лист согласований Член Правительства Кировской области, ознакомившись с проектом акта, направляет ответ по действию «Ответить с документом» , в котором пишет «Согласовано» либо замечания по существу проекта акта. Исполнитель, получивший ответы, распечатывает и прикрепляет их к соответствующему листу согласований, в котором могут быть собраны подписи членов Правительства Кировской области в обычном порядке, и в листе согласований делает соответствующие записи: указывает дату, когда акт был направлен на согласование, и делает отметку о получении согласования, например: «э/п (электронное письмо) от 21. 10. 2015» . Если вложенный файл проекта акта, направленный на согласование члену Правительства области, не читается (плохо отображается на бумаге), то у исполнителя может быть запрошен проект акта на бумажном носителе. Далее проект НПА направляется на заключительную правовую и лингвистическую экспертизы. 26
Редакция приложения № 15 к Инструкции 2010 года Редакция приложения № 18 к Инструкции 2015 года Раздел 6. Согласование проектов актов 6. 1. Согласование проектов (визы) действительно в течение 3 месяцев с момента получения первой визы до окончания подготовки акта. Если исполнитель в указанный срок не успевает оформить все согласования, акт на заключительную правовую экспертизу не принимается, а подлежит переоформлению и новому согласованию. 6. 2. Срок проведения предварительной правовой экспертизы составляет не более 5 рабочих дней со дня поступления проекта в правовое управление, в случае его противоречия (полностью или частично) действующему законодательству сотрудником правового управления составляется заключение. 6. 1. Согласование проектов (визы) действительно в течение трёх месяцев с момента получения первой визы до окончания подготовки акта. Если исполнитель в указанный срок не успевает оформить все согласования, проект акта на заключительную правовую экспертизу принимается при наличии дополнительной пояснительной записки, содержащей объяснение нарушения срока согласования. 6. 7. Срок проведения предварительной правовой экспертизы составляет не более 7 рабочих дней со дня поступления проекта в государственноправовое управление, в случае его противоречия (полностью или частично) действующему законодательству сотрудником государственно-правового управления составляется заключение. 27
Редакция приложения № 15 к Инструкции 2010 года Редакция приложения № 18 к Инструкции 2015 года Заключительная экспертиза проектов актов 7. 1. После согласования все проекты постановлений и распоряжений и приложения к ним представляются в правовое управление на заключительную правовую экспертизу, которая проводится не более 7 рабочих дней, и после визирования начальником правового управления (или замещающим его лицом) направляются в отдел документирования на заключительную лингвистическую экспертизу, которая проводится, как правило, не более 7 рабочих дней. 7. 1. После согласования все проекты постановлений и распоряжений и приложения к ним представляются в государственноправовое управление на заключительную правовую экспертизу, которая проводится не более 5 рабочих дней, и после визирования заместителем министра, начальником государственно-правового управления министерства юстиции Кировской области (или замещающим его лицом) направляются в отдел документирования на заключительную лингвистическую экспертизу, которая проводится, как правило, не более 7 рабочих дней. 28
Новое в Инструкции 2015 года Регистрация и рассылка НПА 9. 4. Копии постановлений и распо-ряжений Правительства Кировской области на бумажном носителе выдаются и заверяются в уста-новленном порядке отделом документирования по письменным запросам. 29
n. Спасибо nза внимание
Скачать презентацию СРАВНИТЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА редакций Инструкции по делопроизводству в органах
0797e7721fd84ed32143cfef2c5a0d0e.ppt