Справочно- информационные документы

Справочно- информационные документы

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно правовых и распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся: p служебные письма, p справки, p докладные и объяснительные записки, акты, p протоколы, p заявления, p телеграммы, p факсограммы, p телефонограммы, p сводки, p заключение, p перечень.

Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Служебное письмо

Служебное письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).

p Письмо — самый распространенный вид служебных документов. p Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и тому подобное.

Служебное письмо должно отвечать: p своему практическому назначению; p иметь юридическую силу; p отвечать всем требованиям этики деловой переписки.

Для писем установлен специальный бланк — бланк письма. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты: p Государственный герб Российской Федерации; p герб субъекта Российской Федерации; p эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); p код организации;

К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТ Р 6. 30 -2003. p основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; p идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); p код формы документа; p наименование организации; p справочные данные об организации; p дата документа; p регистрационный номер документа;

p ссылка на регистрационный номер и дату документа; p адресат; p резолюция; p заголовок к тексту; p текст; p отметка о наличии приложения; p подпись; p гриф согласования документа;

p визы согласования документа; p оттиск печати; p отметка об исполнителе; p отметка об исполнении документа и направлении его в дело; p отметка о поступлении документа в организацию; p идентификатор электронной копии документа.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: pписьма, требующие письма ответа; pписьма, не требующие письма ответа.

Письма, требующие письма-ответа: p письмо просьба; p письмо обращение; p письмо предложение; p письмо запрос.

Письма, не требующие письма-ответа: p письмо предупреждение; p письмо напоминание; p письмо подтверждение; p письмо приглашение; p письмо отказ; p письмо извещение;

p сопроводительное письмо; p гарантийное письмо; p информационное письмо; p циркулярное (письмо распоряжение), которое направляется целому ряду подчиненных инстанций.

Письма также можно разделить на простые и сложные. Простое служебное письмо — письмо одноаспектное. Это, прежде всего, письмо, не требующее ответа. Под аспектом понимается мысль, выраженная одним или несколькими предложениями.

Многоаспектное письмо содержит несколько аспектов, изложение которых в письме рекомендуется начинать с нового абзаца. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разбивая текст письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, то есть быть многоаспектным (многоцелевым). В сложном письме можно выделить следующие аспекты: p факт напоминания (письмо напоминание); p выражение гарантии (гарантийное письмо); p указание на достигнутую степень согласия; свершившийся факт (письмо подтверждение) ; p информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях (ин формационное письмо); p указание на факт отправки прилагаемых к письму документов (сопроводи тельное письмо); p предупреждение о возможных ответных шагах (письмо предупреждение) и т. д.

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей. В первой части (во вступлении) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (в заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснений, обговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения: p от первого лица множественного числа ( «просим сообщить» ; «направляем на рассмотрение» ); p от третьего лица единственного числа ( «министерство не возражает» ; «ВНИИДАД считает возможным» ); p от первого лица единственного числа ( «считаю необходимым» , «прошу на править» ). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Инструкция по составлению писем p Служебное письмо должно быть кратким. p Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц. p Если текст служебного письма не превышает 5 7 строк, то можно использовать бланк формата А 5 и не составлять заголовок к тексту.

p Письмо должно быть полным, исчерпывающим. p Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

p Служебное письмо должно быть корректным по форме. p Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

p Некоторые разновидности писем имеют свои особенности в оформлении. Например, гарантийное письмо и рекламация имеют две подписи и заверяются печатью. p При составлении служебных писем с однотипной информацией широко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большую экономию времени, упрощает процесс составления и оформления документа.

По характеру информации письма подразделяются на множество разновидностей: p Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого либо действия. Письмо просьба обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «Просим оплатить в течение. . . банковских дней. . . » , «В связи с. . . просим подтвердить. . . » , «Дирекция просит сообщить. . . » , «Мы будем благодарны, если Вы. . . » . p Информационное письмо сообщает адресату о каком либо факте или мероприятии. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность какой либо организации, выпускаемую продукцию.

p Письмо-сообщение. В данном письме сообщают сведения о своей фирме, о про изводимых товарах и услугах, объемах поставок, сроках, ценах и возможных ва риантах оплаты. В таком письме могут быть даны сведения о проведении выставок, совещаний, конференций или о каких либо других событиях, важных для данной фирмы и могущих представлять интерес и для других фирм. p Письмо-напоминание — это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату. В письме напоминании используются следующие ключевые обороты: «Напоминаем Вам, что. . . » , «По истечении. . . срока предложение нашей фирмы теряет силу. . . » , «Вторично сообщаем. . . » .

p Сопроводительное письмо — документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей. Составляется сопроводительное письмо в тех случаях, когда необходимо что либо разъяснить или дополнить к прилагаемым документам. Например, указать срок исполнения, объяснить причину задержки с ответом, разъяснить сложные моменты. Этот вид писем обязательно имеет реквизит 21 «Отметка о наличии приложения» .

p Письмо-подтвержение подтверждает факт получения каких либо материалов или документов, иногда телефонного разговора. Обычно письмо подтверждение начинается так: «Сообщаем Вам, что. . . » , «Ставим Вас в известность, что. . . » , «Из вещаем Вас, что. . . » . p Письмо-ответ содержит ответ на письмо просьбу, письмо запрос. Письма ответы по содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, так как тема их текста уже задана, остается изложить решение на поставленный в иници ативном письме вопрос (принятие или отказ от предложения или выполнения просьбы).

p Оферта (письмо предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В оферте указываются наименование предлагаемого товара или услуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

p Гарантийное письмо — это документ, обеспечивающий исполнение изложен ных в нем обязательств. В гарантийном письме подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т. п. ). В гарантийном письме обязательны подписи руководителя организации, главного бухгалтера, печать.

p Письмо-рекламация — это коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. p Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества или количества товара, сроков поставки, упаковки, платежа и других условий договора.

СПАСИБО ЗА ПАРТНЁРСТВО!