Специфика электронных переговоров Тютляева Екатерина Шумская София дата

Специфика электронных переговоров Тютляева Екатерина Шумская София дата

Содержание 1. Информационные возможности делового общения 2. Телефонная коммуникация 3. Факсимильная связь 4. Автоответчики 5. Электронная почта 5. 1. Достоинства электронных переговоров 5. 2. Правила эффективного общения через электронные средства 5. 3. Почтовый адрес 5. 4. Символ @ 6. Интернет-пейджер ICQ 7. Видео и телеконференции в Интернет

1. Информационные возможности делового общения Появление новых средств коммуникации умножает наши возможности общения, но не отменяет предыдущих форм коммуникации. Осуществляя какие-либо совместные действия, мы чаще всего переговариваемся или, реже, переписываемся. Однако технический и технологический прогресс привел к внедрению в наш повседневный и профессиональный обиход новых средств коммуникации. Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида — почтовая связь и электронная связь. К средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся: - телефонная коммуникация; - факсимильная связь; - автоответчики; - электронная почта; - Интернет-пейджер ICQ; - видео и телеконференции в Интернете.

2. Телефонная коммуникация Традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом связи для многих деловых людей. Телефонная коммуникация - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. При использовании телефонной коммуникации повышается оперативность решения различных вопросов.

3. Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы. Главное преимущество факсов - скорость и возможность передачи информации, которую нельзя передать словами. Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма. Для того чтобы послать факс, необходимо: 1. Подготовить документы, которые будут отсылаться. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь необходимые реквизиты. 2. Указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться. 3. Проставить номер своего партнера, название города и его код, название учреждения и обязательно фамилию и имя адресата. 4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

4. Автоответчики Проведенные опросы показывают, что 30 процентов звонящих вешают трубку, встречаясь с автоответчиком. Это происходит по разным причинам: люди могут быть не готовы психологически (не привыкли, стесняются) или информационно (не готовы сразу оставить конкретное сообщение), или считают, что автоответчик используется в целях «искусственного отбора» нежелательных звонков, или, наконец, просто не хотят разговаривать с «автосекретарем» , предпочитая живое общение. Однако, каковы бы ни были причины, они не означают, что нужно отказываться от автоответчика. Из двух зол выбираем меньшее: если вы сами не можете ответить на звонок, то пусть лучше это сделает автоответчик, чем телефон будет молчать. Но автоответчик должен ответить на звонок так, чтобы сделать вашу работу более эффективной и свести к минимуму процент людей, которые все-таки повесят трубку.

5. Электронная почта - эффективное средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик.

5. 1. Достоинства электронных переговоров • Письменная речь приучает к последовательности и правильности изложения; • Разговор или отдельные его части легко забыть и трудно вспомнить, а письмо всегда можно открыть и прочитать; • Читая письмо, собеседник не сможет перебить или сбить вас — оно донесет всю информацию без искажений; • В отличие от разговора по телефону, электронное письмо в любой момент можно привести в качестве доказательства; • Нет необходимости отвлекать человека: получать и отсылать почту можно в удобное время; • Можно в электронное письмо вложить файл.

5. 2. Правила эффективного общения через электронные средства • • Необходимо редактировать написанное Включайте в свое письмо те же формулировки, какие вы получили Примите во внимание отсутствие значимых невербальных сигналов Экономно используйте принятые сокращения или вообще их не используйте • Помните, что при использовании электронной почты отсутствует тайна переписки

5. 3. Почтовый адрес • Адрес электронной почты состоит из двух частей, разделенных символом @: • Имя компьютера — доменное имя почтового сервера, на котором пользователь зарегистрировал свой почтовый ящик • имя пользователя @ имя домена • Имя пользователя — Login (логин, имя для входа, название почтового ящика пользователя, учетная запись) задается пользователем в соответствии с правилами сервера; • Имя пользователя начинается с буквы, может содержать цифры, дефис. Другие символы лучше не использовать. Размер имени ограничен.

5. 4. Символ @ в разных странах называется по-разному. Американцы и англичане называют этот знак “at”. У нас это собака. Немцы видят в очертаниях символа @ висящую обезьяну. Для англичан и французов это улитка. Датчане и шведы называют @ — хобот слона, венгры — червяком, норвежцы — свиным хвостом, китайцы — мышонком, греки маленькой уткой, финны — кошкой.

6. Интернет-пейджер ICQ Идентификационные номера ICQ стали одним из стандартов при обмене контактной информацией как между знакомыми, так и между деловыми партнерами.

7. Видео и телеконференции в Интернет Видеоконференция - это компьютерная технология, которая позволяет людям видеть и слышать друга, обмениваться данными и совместно их обрабатывать в интерактивном режиме. Телеконференция - это электронная газета, состоящая целиком из объявлений ее подписчиков (электронная доска объявлений). Аудиоконференция - телеконференция, появившееся благодаря развитию Интернет-телефонии. Перспективны при организации групповой работы, а также для трансляции лекций и семинаров, проводимых экспертами в конкретной предметной области.

Спасибо за внимание!