СОЗДАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ Автоматизированную

СОЗДАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ Автоматизированную информационную систему(АИС) можно представить в виде упрощенной схемы (рис. 1) : q q q Входная информация. Занесение в память. Обработка данных программами. Выдача информации в требуемых формах. Передача информации пользователю. Рис. 1. Упрощенная схема автоматизированной информационной системы

(продолжение) • Первые попытки создания полных и глобальных ИС в организациях потерпели неудачу. • Потребность в реально функционирующих информационных системах привела к формированию концепции построения системы информационного обеспечения менеджмента организации как совокупности логически взаимосвязанных функциональных информационных подсистем.

(ПРОДОЛЖЕНИЕ) общие принципы разработки ИС для производственной организации : 1. ИС – совокупность: Ø функциональных информационных подсистем, Ø общей целевой функцией, Ø всех направлений хозяйственной деятельности организации.

(продолжение) 2. охватывать: Ø все стороны деятельности Ø направления развития организации, Ø полноту информационного обеспечения. .

(продолжение) Любая ИС- инструмент технологии управленческой деятельности прежде всего менеджеров. В ИС требуется: vопределенная универсальность, v способность адаптироваться к стилю конкретного менеджера без: ü сколько-либо серьезных изменений системы математического обеспечения; üреорганизации банка данных.

(продолжение) В такой системе должны осуществляться: v функции установления целей организации, vпланирование, v контроль за ходом выполнения планов и программ, v анализ достигнутых результатов.

(продолжение) • третий принцип: любая ИС должна обладать: Ø свойством адаптации к стилю и методам, применяемым конкретными руководителями.

(продолжение) • С рассматриваемым принципом тесно связан принцип дифференциации информации: Ø по уровням управления, Ø и возможность ее агрегирования/ дезагрегирования.

(продолжение) • Четвертый принцип построения ИС предполагает : Ø математическое обеспечение ИС должно предусматривать возможность агрегирования информации по уровням управления и позволять руководителям верхних уровней пользоваться информацией нижних уровней.

(ПРОДОЛЖЕНИЕ) • пятый принцип построения ИС: q выбор технических средств, q математическое обеспечение, qпостановка задач в ИС обеспечения, должны предоставить пользователю : üмаксимальные удобства, üвозможности в использовании информации.

Классификация информационных систем по виду используемой информационной технологии. Характеристики ИС СЭОД ИСУ СППР ЭС Основные приложения Растет заработной платы, запасов; хранение записей о производстве и продажах Контроль производства и продаж, прогнозирование, мониторинг Долгосрочное стратегическое планирование, финансовое планирование Диагностика На что делается упор Передача данных Получение информации Принятие решений, гибкость Выработка рекомендаций, основанных на опыте База данных Уникальна для каждого приложения Появление системы управления базами Появление базы моделей и системы данных управления базами моделей Особенности принятия решений Автоматизация решаемых задач. Отсутствие принимаемых решений Использование стандартных алгоритмов для решения структурированных задач Принятие решений на основе Решение неструктурированных задач разработанных альтернатив для плохо на основе эвристических правил структурированных задач Вид поддержки - Информационная Модельная и информационная Экспертная Вид данных Численные Символьные Тип информации Пооперационные данные Детальные, суммированные и чрезвычайные отчеты Информация, поддерживающая конкретные решения Советы и объяснения Обслуживаемый уровень управления Самый низкий уровень управления Средний уровень управления Высокие уровни управления и специалисты Использование знаний, появление системы управления базами знаний

Классификация информационных систем по виду используемой информационной технологии. Системы электронной обработки данных (СЭОД): v для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки, ведущие прямо к вычислению решаемых задач. v Система работает в автоматическом режиме с минимальным участием человека. Используется файловая система хранения данных. v СЭОД применяется на уровне оперативного управления фирмой с целью автоматизации управленческого труда. v В практике СЭОД часто называют "Информационными системами бухгалтерского учета", что объясняется их первым и наиболее популярным направлением использования, связанным с обработкой данных о коммерческих операциях, производимых организацией. v Участие этого вида информационной системы в поддержке принимаемых в организации управленческих решений минимально.

(продолжение) Ø Информационные системы управления (ИСУ) используются для помощи менеджерам при худшей структурированности решаемых задач. Ø В этих ИС появляется возможность манипулирования данными за счет появления в их составе систем управления базами данных (СУБД). Ø ИС может: ü осуществлять поиск ü обработку входной информации. Выходная информация выдается в виде ответов на запросы пользователя, а также в виде специальных управленческих отчетов, осуществляющих сортировку, фильтрацию и агрегирование данных, представляя их в удобном для принятия решения виде.

(продолжение) ИСУ не предназначена для чисто автоматического режима, все решения в ней принимает человек (ЛПР). ИСУ: Ø обеспечивает информационную поддержку принимаемых решений, Ø -вносит наибольший вклад при использовании ее на уровне управленческого контроля, хотя ИС может использоваться на уровне : ü оперативного контроля, ü на уровне стратегического планирования.

(продолжение) • Системы поддержки принятия решений (СППР) используются для: üрешения в режиме диалога плохо структурированных задач c: Ø неполнотой входных данных, Ø недостаточностью имеющихся стандартных процедур, Ø неполной ясностью целей и ограничений.

(продолжение ) • Участие человека (ЛПР)в работе системы велико. ЛПР , в случае необходимости, может: q вмешиваться в ход решения, q модифицировать входные данные, процедуры обработки, q определить цели и ограничения задачи. • Выбор стратегий оценки альтернатив решения - исключительная функция пользователя. • СППР (помимо запросно-ответной системы, созданной на базе СУБД), включает в себя: ü базу моделей и систему управления этой базой (СУБМ), ü систему управления диалогом. Как отдельный подвид систем выделяются групповые СППР.

(продолжение) Особенности СППР: vподдерживают лишь одного менеджера, решающего свою специфическую задачу. vмогут использоваться на любом уровне управления организацией, реализуя информационную и модельную поддержку принимаемых решений.

(продолжение) • Системы автоматизации офиса (САО) используются для: v целей автоматизации офиса, vподдержания связи между менеджерами и работниками организации. САО cодержат: § графический редактор, § издательские системы § коммуникационные средства типа электронной почты, § Средства факсимильной связи и телеконференций. • САО участвуют в информационной поддержке принимаемых в организации решений.

(продолжение) • Экспертные системы (ЭС) основываются на: § моделировании процесса принятия решения человекомэкспертом при помощи компьютера и разработок в области искусственного интеллекта. § использовании не только данных и информации, но и знаний, что дает им возможность самообучения. Обычно ЭС не включают в себя модели, которые улучшают принимаемое человеком решение. Цель - обеспечить экономию за счет замены высокооплачиваемого эксперта сравнительно низкооплачиваемым специалистом. ЭС призваны автоматизировать многие решения пользователя (но не все). Следует отметить попытки объединить возможности ЭС и СППР в рамках так называемых гибридных экспертных систем, получивших распространение за последние годы. В целом ЭС могут использоваться на любом уровне управления.

(продолжение) • Математическое обеспечение системы должно давать возможность не только получения фиксированных форм предоставления данных, но и: v полного или частичного их изменения, v генерации произвольных форм представления информации в пределах возможностей выбранных технических средств. v Необходимо также предусматривать возможность документирования информации, выводимой на индивидуальные видеотерминальные устройства менеджеров. Отметим, что v учесть все сформулированные здесь принципы в полной мере сложно и не всегда возможно. v Необходимо: Ø иметь их в виду с самого начала работ по созданию конкретных информационных систем, Ø и стремиться заложить в разработки по крайней мере возможность для последующей их реализации.

Процесс разработки информационных систем требует соответствующей организации. Поэтому целесообразно учитывать следующие принципы его организации: 1) организационные структуры и технологические системы должны быть согласованы друг с другом, необходимо взаимное согласование друг с другом возможностей, потребностей и способностей работников, особенностей решаемых ими задач, организации работ; 2) внедрение ИС в организации должно обеспечивать положительную мотивацию и удовлетворенность работников от работы с использованием предлагаемых проектом системы средств информатизации; 3) сами пользователи должны активно участвовать в: создании, развитии и совершенствовании ИС; 4) участие производственных подразделений в разработке и развитии ИС предполагает: v соразмерные организацию; vменеджмент проектных работ, vсоответствующие методы структурирования и поддержки коммуникаций между этими подразделениями и специалистами по обработке информации.

В каждой фазе следует решать определенные проблемы, для чего в распоряжении разработчиков должны быть соответствующие методы и средства их поддержки. • Фаза 0: снижение уровня напряжения и взаимного предубеждения между производственными подразделениями и специалистами в области информационных систем. Эта фаза нужна, когда уже сложились на каких-либо основаниях и проявились в типовых ситуациях информатизации такие взаимные предубеждения. Перед началом работ по проектированию ИС: v следует целенаправленно провести мероприятия по: Ø снижению предвзятости; Ø формированию взаимного доверия.

(продолжение) • Фаза 1: знакомство с объектом, изучение и анализ проблем. • В этой фазе разработчики ИС: v получают первое представление об отделе/ подразделении, для которого создается сама ИС, vнужно определить, какие на данном объекте имеются проблемы, решить которые призвана создаваемая ИС, v где будут границы ИС и каков приблизительно объем проекта. v Будущие пользователи должны узнать, какие общие /генеральные цели преследуют разработчики.

(продолжение) • Фаза 2: предварительное планирование целей. • Устанавливаемые на этом этапе цели будут предварительными, эти цели, возможно, будут конкретизироваться, а перечень их будет уточняться. • Именно на этом этапе важно добиться прежде всего понимания всеми работниками подразделения того, что при определении целей речь идет не о целях для технологической части ИС, а о целях для интегрированной организационноинформационной системы в целом. • Фазы 0 -2 все-таки чаще всего приходится проводить при участии подразделения обработки информации, если оно, конечно, в организации уже существует. • особенности организации рабочих мест и планирование технологических процессов в новых условиях. Все это по возможности следует скорректировать под новые условия.

(ПРОДОЛЖЕНИЕ) • Эта фаза наступает после того, как установлены границы создаваемой системы на пространстве деятельности организации, т. е. зафиксировано, какие задачи будут включены в сферу ее действия, и приблизительно известно, какой объем будет иметь проект. Центральными вопросами организации работ и создания соответствующей структуры: выбор или отбор членов проектной группы, в особенности представителей производственных подразделений; определение круга лиц, постоянно информируемых о ходе работ; выбор инструментов, поддерживающих проектный менеджмент.

(продолжение) Фаза 4: анализ настоящего и будущего состояния. На этом этапе проводится анализ существующих информационных процессов и определяется будущее их состояние. Реализуются следующие задачи: в соответствии с поставленными задачами определяется информация, необходимая для их решения; описывается существующая организационная структура и формулируются ее недостатки; то же выполняется по отношению к существующей системе обработки информации; оцениваются состояние работников (удовлетворенность или неудовлетворенность и ее степень) и их мотивация. Фаза 3: организация работы над проектом. В создаваемой ИС все положительное должно быть сохранено, все отрицательное - устранено.

(ПРОДОЛЖЕНИЕ) • Фаза 5: окончательное формулирование целей. Предварительно сформулированные в фазе 2 цели могут быть подвергнуты: v проверке, v оценке и при необходимости ревизии на основе более точной информации, полученной в ходе анализа существующего состояния в организации. Это позволит: Ø построить более совершенную ИС, Ø выявить и устранить грубые ошибки в решениях, принимаемых в начале работ в условиях значительной неопределенности и избежать их в дальнейшем. Такая коррекция целей на основе более точной информации позволяет еще и снизить меру ответственности за принимаемые на начальных этапах проектирования решения и тем самым - степень риска. • Фаза 6: формирование вариантов концепции информационной системы. На этой стадии следует (по возможности) разрабатывать параллельно несколько вариантов концепции информационной системы. Если очень рано сужается пространство допустимых решений в вопросах выбора концепции в пользу одного определенного варианта, то повышается вероятность того, что будет принято не обязательно лучшее решение. Это обусловлено тем, что решение, отобранное на ранней стадии, не сопоставляется далее с другими возможными вариантами, что практически не дает возможности выявлять его недостатки.

(продолжение) • Фаза 7: выбор концепции информационной системы. • При наличии нескольких вариантов концепции создаваемой системы рано или поздно нужно будет выбрать один из них. Для этого необходимо оценить предложенные варианты. • Оценка сложных систем с участием нескольких лиц - специалистов по обработке информации работников подразделения, руководства предприятия - осуществляется всегда трудно. Существенный эффект в сужении круга вариантов может дать их оценка по единому критерию «затраты/производительность» . Это позволяет обеспечить поиск согласия всех экспертов, участвующих в оценке вариантов, относительно выбора одного из них.

(продолжение) • Фаза 8: уточнение концепции информационной системы. • После выбора одного из вариантов концепции создаваемой системы в качестве базового этот вариант уточняется и детализируется всеми участниками проекта по созданию ИС. • Параллельно с концепцией собственно информационной системы, т. е. с ее внутренней организацией, важной при организации эксплуатации, необходимо разрабатывать организационную концепцию системы, ориентированную прежде всего на пользователей. При этом должны быть рассмотрены особенности

(продолжение) • организации рабочих мест и планирование технологических процессов в новых условиях. Все это по возможности следует скорректировать под новые условия. • Из принятой концепции относительно новых рабочих мест можно вывести квалификационные требования, которые должны быть предъявлены к персоналу. Если при анализе имеющегося кадрового потенциала выявится дефицит квалификации, то в составе концепции должны быть предусмотрены соответствующие возможности развития, т. е. повышения квалификации персонала. При этом мероприятия по обучению должны обеспечивать получение прежде всего именно тех конкретных навыков и знаний, которые потребуются в будущем для работы с данной системой. • Представляет интерес систематизированное сопоставление условий создания или развития ИС в разных вариантах ее формирования (создание информационной системы своими собственными силами или с привлечением сторонних специалистов и организаций). Такие варианты представлены в таблице 1.