Создание баз данных в среде Access ВОПРОСЫ

Создание баз данных в среде Access

ВОПРОСЫ: 1. Что такое база данных? 2. Способы создания компьютерной БД. 3. СУБД. Виды СУБД. 4. Классификация БД. 5. Типы данных. 6. Этапы разработки БД.

База данных поименованная совокупность структурированных данных. Структурирование данных - это процесс группировки данных по определенным параметрам.

Компьютерную базу данных можно создать несколькими способами: • С помощью алгоритмических языков программирования. • С помощью прикладной среды, например Visual Basic. • С помощью специальных программных сред, которые называются Системами Управления Базами Данных (СУБД).

Классификация БД

Классификация по характеру хранимой информации По характеру хранимой информации БД делятся на фактографические и документальные. Фактографические БД — это картотеки, а документальные — это архивы. В фактографических БД хранится краткая информация в строго определенном формате. В документальных БД — всевозможные документы. Причем это могут быть не только текстовые документы, но и графика, видео и звук (мультимедиа).

Классификация по способу хранения данных БД делятся на централизованные и распределенные. Вся информация в централизованной БД хранится на одном компьютере. Это может быть автономный ПК или сервер сети, к которому имеют доступ пользователи. Распределенные БД используются в локальных и глобальных компьютерных сетях. В таком случае разные части базы хранятся на разных компьютерах.

По структуре организации данных - это • реляционная • иерархическая • сетевая Реляционные базы данных являются наиболее эффективными.

РЕЛЯЦИОННАЯ МОДЕЛЬ n. Реляционные БД — базы данных с табличной формой организации информации. n. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.

Запись — строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД. Поле — столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство (атрибут) объекта. Каждое поле имеет имя. Первичный (главный) ключ БД — это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.

ИЕРАРХИЧЕСКАЯ МОДЕЛЬ Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево (граф). Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи. Принцип работы модели таков, что несколько узлов более низкого уровня соединяется при помощи связи с одним узлом более высокого уровня.

СЕТЕВАЯ МОДЕЛЬ Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.

СЕТЕВАЯ МОДЕЛЬ

ТИПЫ ДАННЫХ ХАРАКТЕРИСТИКИ ТИПОВ ДАННЫХ Текстовый — одна строка текста (до 255 символов). Поле MEMO — текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов). Числовой — число любого типа (целое, вещественное и т. д. ). Дата/время — поле, содержащее дату или время.

ТИПЫ ДАННЫХ ХАРАКТЕРИСТИКИ ТИПОВ ДАННЫХ Денежный — поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т. д. ). Счетчик — поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи. Логический — содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложно) и применяется в логических операциях. Поле объекта OLE — содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т. д.

Этапы создания базы данных 1) Проектирование БД. Это теоретический этап работы (без компьютера). На этом этапе определяется: — какие таблицы будут входить в состав БД, — структура таблиц (из каких полей, какого типа и размера будет состоять каждая таблица), — какие поля будут выбраны в качестве первичных (главных) ключей каждой таблицы и т. д. 2) Создание структуры. На этом этапе с помощью конкретной СУБД описывается структура таблиц, входящих в состав БД. 3) Ввод записей. Заполнение таблиц базы данных конкретной информацией.

Объекты Access Таблицы - основные объекты БД. В них хранятся данные. Запросы - это специальные структуры для обработки БД. С их помощью извлекается информация из БД, отвечающая некоторым условиям, которые задает пользователь. Формы - это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Объекты Access Отчеты - это особая форма представления данных, предназначенных для вывода на печать. Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш. Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.

Работа с готовой базой данных в среде Access

ВОПРОСЫ: 1. Сортировка данных 2. Фильтрация данных (в режиме таблица) 3. Поиск необходимых данных 4. Извлечение информации из БД, делая запросы

ВОПРОС № 1. Сортировка данных

СОРТИРОВКА - процесс упорядочения записей в таблице. Для этого необходимо указать поле, по которому будет проводиться сортировка (например, Фамилия), и вид сортировки (например. По возрастанию). В результате такой операции все сведения будут представлены в алфавитном порядке по фамилиям учащихся. Если тип поля — числовой, то записи рассредоточатся по возрастанию или убыванию значений этого поля.

ВОПРОС № 2. Фильтрация данных (в режиме таблица)

Фильтрация данных (в режиме таблицы) Иногда бывает необходимо увидеть на экране не все записи БД (строки таблицы), а лишь те из них, которые отвечают определенным условиям. Этот процесс называется фильтрацией или выборкой данных.

Чтобы осуществить выборку необходимых данных, следует: 1. Выполнить команду Записи, Фильтр, Изменить фильтр. 2. Щелкнуть на имени требуемого поля в списке и ввести условие (маску) выбора. 3. Выполнить команду фильтр, Применить фильтр. На экране появится таблица, которая будет содержать строки, данные которых отвечают указанному условию. Чтобы вновь увидеть всю таблицу целиком, следует выполнить команду Записи, Удалить фильтр.

ВОПРОС № 3. Поиск необходимых данных

Поиск данных в базе. Нажать кнопку Правка /Найти и перейти к окну Поиск. . В графе Образец указать искомое слово или часть слова. . В графе Просмотр указать Все, Вверх, Вниз. . В графе Совпадение указать Поле целиком или С любой частью поля. . Поставить флажок Только в текущем поле (если во всех полях, то флажок снят). . Если необходимо, указать С учетом регистра. Нажать кнопку Найти. Для нахождения следующей записи, надо нажать кнопку Найти далее

ВОПРОС № 4. Запросы

Запрос - это средство извлечения информации из БД, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем.