Современные технологии в организации проектного офиса

Современные технологии в организации проектного офиса Аркадий Марон К. т. н. , доцент кафедры бизнес-аналитики НИУ ВШЭ amaron@hse. ru,

Проект, бизнес – процесс, операция l Проект – уникальный комплекс работ, направленный на достижение цели при условии ограниченности ресурсов l Процесс - совокупность взаимосвязанных работ, преобразующих входы в выходы, представляющие ценность для потребителя (Стандарт ISO 9000: 2000). Бизнес – процесс повторяемый! Операция - комплекс мероприятий, направленных на достижение цели

Проблемы проектных организаций 1. Какие проекты выполнять – как составить портфель проектов? 2. Как управлять выполнением портфеля проектов?

Наши клиенты

Инструменты для решения 1. 1. Удалить невыгодные – Project Expert 1. 2. Выбрать проекты соответствующие стратегическим целям организации - - MS Portfolio Server 2. 1 Управлять выполнением в соответствии с циклом Деминга (P-C-D-A) – MS – EPM, Primavera, Open. Plan, Spider.

Внедрение АСМП (Г. Ципес, А. Товб)

Проблемы управления портфелем проектов l Сотрудники участвуют в нескольких проектах, это необходимо учитывать при формировании команды очередного проекта l Объём оперативных данных таков, что менеджер не успевает их оперативно отслеживать l Руководитель должен знать о критических отклонениях

Требования к АСМП l Соответствие масштабам предприятия l Модульность и гибкость информационного решения l Возможность совместной работы всем сотрудникам компании с разделением прав доступа l Высокая интегрируемость l Популярность компании разработчика, распространенность её решений l Наличие технологии «клиент-сервер»

CASE - средство АСМП Microsoft EPM 2007 l Project Server 2007 l Project Professional 2007 l Project Web Access Обеспечивают автоматизированный менеджмент проектов по PMBo. K

Реализация проекта l Планирование проекта минимизация времени выполнения проекта с учетом ограниченности ресурсов • временные параметры • финансовые параметры Оперативное управление проектом • отслеживание • перепланирование Цикл Деминга P-D-C-A: Планирование – Исполнение - Контроль - Корректировка

Модели и методы l Модель последовательности работ – ориентированный граф l Методы планирования и оптимального управления – сетевые методы : метод критического пути (CPM); метод PERT

Основные роли l Менеджер проекта l Исполнитель l Руководитель организации l Администратор PS l Руководитель ресурсов

Функции менеджера проекта l Формирование рабочей группы проекта из корпоративного пула ресурсов с учётом их занятости l Планирование l Публикация проекта на сервере с автоматическим уведомлением исполнителей l Отслеживание на основании данных, переданных исполнителями через PWA l Перепланирование, публикация с автоматическим уведомлением Исполнителей об изменениях

Функции исполнителя l Исполнители как члены рабочей группы проекта используют Project Web Access для сопровождения подробного списка порученных им задач и взаимодействия с руководителем проекта, включая получение назначений и отправку отчетов о проделанной работе.

Функции руководителя организации l Осуществлять оперативный контроль состояния всех проектов организации, используя доступ к Центру проектов через Project Web Access l Определять критические отклонения, применяя Метод Освоенного Объёма

Схема работы над проектом в АСМП 1. Планирование • Разработка последовательности работ проекта • Назначение исполнителей • Анализ финансовых затрат • Сохранение базового плана проекта • Рассылка заданий исполнителям -

Учет рабочего времени сотрудников Проекты связаны пулом ресурсов Пул ресурсов Проект1 Проект N

Учет рабочего времени сотрудников l Просмотр доступности ресурсов

Формирование рабочей группы проекта

Учет рабочего времени сотрудников l Устранение перегруза ресурсов

Учет финансовых затрат проекта l Расчет затрат на выполнение задачи в соответствии с коэффициентом почасовой ставки сотрудника l Учет разовых фиксированных затрат, связанных с выполнением задачи Сравнение с Расчет освоенного выделенным на объема проект бюджетом

Задачи Исполнителю

Отчёт исполнителя

Сообщение о наличии обновлений в проекте

Схема работы над проектом в АСМП 3. Контроль (проверка) • Отслеживание своевременного выполнения намеченных в проекте работ • Принятие либо отклонение отчетов о выполненных работах

Схема работы над проектом в АСМП 4. Перепланирование (корректировка) • Перепланирование проекта в соответствии с принципом «Реализация проекта с минимальными затратами в намеченные сроки»

Внедрение АСМП это практическая реализация цикла Деминга Планирование Исполнение Контроль

Метод освоенного объема l Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР) суммарная стоимость работ, которые должны были быть выполнены к текущему моменту. l Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) суммарная фактическая стоимость трудозатрат на текущий момент. l Базовая стоимость выполненных работ (БСВР) запланированная по базовому плану суммарная стоимость фактически выполненных работ. ООО «Технология Бизнеса»

Метод освоенного объема l Укладывается ли проект в календарный план? • БСВР < БСЗР – ход работ отстает от расписания • БСВР > БСЗР – ход работ опережает расписание l Укладывается ли проект в бюджет? • ФСВР > БСВР – проект превышает бюджет • ФСВР < БСВР – средства расходуются экономно

Метод освоенного объема l Индикатор отклонения от календарного плана < 1 – отставание от плана ИОКП = БСВР / БСЗР = 1 – выполнение в срок > 1 – опережение плана l Индикатор отклонения стоимости < 1 – превышение затрат ИОС = БСВР / ФСВР = 1 – затраты по плану > 1 – экономия средств

Метод освоенного объема

Преимущества АСМП l Готовый шаблон работ (возможность корректировки) l Автоматический пересчет длительности работ и всего проекта в целом – возможность анализа нескольких сценариев l Наличие базового плана; возможность сравнения текущей деятельности с ним l Фиксация ответственности сотрудников; четкость их взаимодействия l Автоматическое определение сроков работ сотрудников на проекте l Автоматическое определение перегрузки ресурсов l Использование разнообразных отчетов о выполнении проекта Достижение намеченных целей с минимальными трудовыми затратами в установленный срок

Проблемы - решения 1. Архаичность инструментов структурного планированния проектов – - есть предварительное решение 2. Отсутствие возможностей постатейного учёта затрат – связь с ERP 3. Сложности наследования (переноса) проектов 4. Методика учёта рисков – подходы? 5. Контрольные точки в проекте – есть идеи! 6. Как правильно применять Portfolio Server?

Вопросы!