СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ СЕМЕНОВСКОЙ РАЙОННОЙ ЭКСПЛУАТАЦИОННОЙ ГАЗОВОЙ СЛУЖБЫ ФИЛИАЛА № 4 ООО «НИЖЕГОРОДОБЛГАЗ» Выполнила: Гульнева А. В. Группа: 08 -ДОУу
Цель работы – выявить пути совершенствования организации электронного документооборота на примере Семеновской районной эксплуатационной газовой службы филиала № 4 ООО «Нижегородоблгаз» . Объектом исследования является Семеновская районная эксплуатационная газовая служба филиала № 4 ООО «Нижегородоблгаз» . Предмет исследования – совершенствование организации электронного документооборота в Семеновской районной эксплуатационной газовой службе филиала № 4 ООО «Нижегородболгаз» . Задачи работы: изучить структуру организации и основные направления ее деятельности; проанализировать работу секретаря организации; указать причины внедрения электронного документооборота в организации; изучить правовую и нормативнометодическую базу электронного документооборота; провести анализ существующей организации электронного документооборота; разработать мероприятия по совершенствованию организации электронного документооборота.
СТРУКТУРА ФИЛИАЛА № 4 ООО «НИЖЕГОРОДОБЛГАЗ» Семеновская газовая служба Городецкая газовая служба ДИРЕКТОР ФИЛИАЛА Воскресенская газовая служба Краснобаковская газовая служба Сокольская газовая служба
ПРИЧИНЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА: большое количество документации; долгий поиск документа, а иногда даже его потеря; долгий процесс согласования документа; задержки прохождения и исполнения документа; проблемы контроля исполнения документа; дублирование документов; увеличение расходов на бумагу и копирование; сложности в обеспечении режима конфиденциальности.
НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Гражданский Кодекс РФ; Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149 -ФЗ (от 06. 04. 2011) «Об информации, информационных технологиях и защите информации» ; Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1 - ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ; Федеральный закон Российской Федерации от 08 апреля 2011 года № 63 -ФЗ «Об электронной подписи» ; Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота”
Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 221 от 02. 09. 2011 «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» ; ГОСТ Р ИСО 15489 -1 -2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ; ГОСТ Р 53898 -2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» ; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изм. от 07. 09. 2011).
ХАРАКТЕРИСТИКА СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОБОРОТА Система электронного документооборота (СЭД) – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним» . В данной организации была разработана корпоративная система электронного документооборота на основе программной платформы Lan. Docs. В ее задачи входит: обеспечение территориально-распределенного документооборота; регистрация и рассылка документов; регламентация доступа к электронным документам в системе; навигация и поиск документов в СЭД;
обмен документами и сообщений в СЭД; направление документов на исполнение; контроль исполнения документов и заданий; составление отчетности по документообороту; сканирование бумажных документов; настройка на организационную структуру; архивирование документов; интеграция с внешними Windows-приложениями; интеграция с электронной почтой; электронная подпись и шифрование документов и заданий. На данный момент в организации существует частично безбумажный документооборот. Любой документ (исходящий, внутренний) хранится на бумажном носителе, а его электронная копия в системе электронного документооборота.
ПРОБЛЕМЫ ЭФФЕКТИВНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА «человеческий фактор» ; неудобный пользовательский интерфейс программы; недостаточное обеспечение информационной безопасности; отсутствие механизма использования электронной подписи; устаревшая материально-техническая база; несовершенство локальной нормативнометодической базы; неотработанный процесс согласования договоров.
РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Обучение персонала; организация процесса согласования договоров в системе; совершенствование локальной документации: регламентация процедуры согласования; внесение изменений в инструкцию по делопроизводству. совершенствования материально-технического обеспечения; улучшение пользовательского интерфейса; обеспечение информационной безопасности.
Актуальность темы «Совершенствование организации электронного документооборота на примере Семеновской районной эксплуатационной газовой службы филиала № 4 ООО «Нижегородоблгаз» заключается в том, что развитие современных информационных технологий в управленческой деятельности организации, внедрение и использование систем электронного документооборота неизбежно требует функционирования адекватной системы делопроизводства. Это является залогом успешного развития бизнеса. Практическое значение данной работы состоит в том, что в ней впервые проанализированы пути совершенствования организации электронного документооборота на основе современных требований в Семеновской районной эксплуатационной газовой службе филиала № 4 ООО «Нижегородоблгаз» .
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!
Скачать презентацию СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ СЕМЕНОВСКОЙ РАЙОННОЙ
Гульнева А.В.PowerPoint.pptx