Совершенствование методических подходов к выбору бизнеспроцессов, передаваемых на аутсорсинг Мухина И. С. , аспирант ПММ
Понятие «аутсорсинг» (от англ. outsourcing) в переводе означает «привлечение» или «использование чужих ресурсов» . Аутсорсинг - основанная на стратегическом решении передача на длительный срок в целом или частично необходимых организации традиционных и органически присущих управленческих функций или бизнес-процессов вместе с ответственностью за результат выполнения этих процессов и, при необходимости, соответствующих ресурсов внешним специализированным аутсорсинговым компаниям (аутсорсерам) на контрактной основе для повышения эффективности деятельности организации.
Виды и формы аутсорсинга 1. В зависимости от вида деятельности, в котором специализируется аутсорсер выделяют: v v v v Финансовый аудит; Бухгалтерский учет; Управленческий консалтинг; Управление ИТ-инфраструктурой; Управление проектами; Маркетинговый консалтинг; PR и рекламные услуги; Web-проекты
Виды и формы аутсорсинга 2. В зависимости от формы организации совместной деятельности выделяют: внутренний v внешний v
Поиск оптимального решения в рамках аутсорсинг-проекта – внутренний и внешний аутсорсинг Универсальность решений ВНЕШНИЙ АУТСОРСИНГ Универсальное решение Стратегическое решение Индивидуальное решение Комплексность решения Уровень ноу-хау ВНУТРЕННИЙ АУТСОРСИНГ
Виды и формы аутсорсинга 3. С точки зрения эффективного использования ресурсов, разделения ответственности и рисков можно выделить: частичный v полный v
Поиск оптимального решения в рамках аутсорсинг-проекта – частичный и полный аутсорсинг Универсальность решений ПОЛНЫЙ АУТСОРСИНГ Бизнеспроцессы Пакеты услуг Отдельные задачи ЧАСТИЧНЫЙ АУТСОРСИНГ Комплексность решения Уровень ноу-хау
Виды и формы аутсорсинга 4. В зависимости от обеспечивающего элемента деятельности фирмы: v обеспечивающий технологические процессы; v обеспечивающий процессы управления фирмой; v ресурсный
Виды и формы аутсорсинга 5. На сегодняшний день выделяют три основных вида аутсорсинга, которые, по мнению автора, классифицируются по виду подразделений, отдаваемых на аутсорсинг: v аутсорсинг информационных технологий (IT–аутсорсинг) v аутсорсинг бизнес-процессов (ВРО — business process outsoursing) v производственный или промышленный аутсорсинг
Наиболее типичные причины использования аутсорсинга Повышение прибыльности бизнеса Передовые технологии Использование чужого опыта Повышение качества Аутсорсинг Улучшение управляемостью Снижение издержек Рост бизнеса Концентрация на основном бизнесе
Классификация преимуществ аутсорсинга 1. Концентрация на основном виде деятельности: Перенесение основного внимания топ-менеджеров с оперативной деятельности на стратегический анализ, выбор перспективных направлений работы, формирование системы целей и стратегическое планирование Повышение эффективности работы компании в целом за счет освобождения от непрофильных функций и концентрации на основных стратегически важных направлениях Концентрация на основной деятельности, поскольку отпадает необходимость отвлекаться на выполнение и сопровождение бизнеспроцессов Перераспределение ресурсов организации Упрощение и повышение эффективности контроля Экономия времени Повышение производительности труда
Классификация преимуществ аутсорсинга 2. Сокращение расходов: Сокращение операционных расходов за счет исключения прямых затрат на выполнение этой работы собственными силами. Сокращение расходов на непрофильные сферы деятельности предприятия. Снижение издержек обслуживания бизнес-процесса. Масштабируемость аутсорсинговых услуг. Клиент получает услугу в объеме, необходимом ему в настоящее время, и оплачивает только тот объем, который использован. Заключая договор аутсорсинга, заказчик может легко определить свои затраты, так как платит фиксированные суммы. Экономия на ЕСН при аутстаффинге, если организация на УСН. Хотя! Снижение косвенных затрат: аренда помещения для размещения новых сотрудников, стоимость техники и программного обеспечения, расходных материалов. Упрощение структуры управления благодаря исключению промежуточных и дублирующих функций, части функций обеспечения бизнес-процесса, уменьшению документооборота.
Классификация преимуществ аутсорсинга 3. Повышение качества продукции предприятия и доступ к передовым технологиям: Улучшение качества и надежности предоставляемых услуг Строгое следование индустриальным стандартам и сертификации производственных процессов (сертификата ISO 9001) Аутсорсинговые компании инвестируют в совершенствование своих собственных технологий, методологий, а также в свой персонал. В первую очередь они исследуют и внедряют у себя новейшие мировые инновационные методы управления бизнес-процессами Использование ресурсов и доступ к передовым технологиям, доступ к которым в противном случае был бы невозможен Аутсорсинг позволяет компаниям использовать передовой мировой опыт в обеспечении непрофильных процессов
Классификация преимуществ аутсорсинга 4. Снижение рисков: Снижение рисков происходит благодаря тому, что аутсорсеры инвестируют средства одновременно в большое количество компанийклиентов. Компания-заказчик на развитом рынке аутсорсинга имеет возможность выбрать именно тех аутсорсеров, которые обладают наибольшим опытом в данной области. Минимизация финансовых рисков и возможность перераспределить свои ресурсы, направляя их на процессы, которые в первую очередь увеличивают стоимость компании. 5. Повышение инвестиционной привлекательности компании: Внедрение аутсорсинга является значимым фактором в развитии отношений с иностранными инвесторами, поскольку это увеличивает инвестиционную привлекательность компании. За счет частичного сокращения и перевода персонала в штат подрядчика увеличивается инвестиционная привлекательность предприятия: показатель выработки основной продукции на штатную единицу растет, что отражается на стоимости компании в целом.
Достоинства аутсорсинга для оператора связи 1. 2. 3. 4. 5. Снижение расходов за счет экономии на масштабе; Прогнозируемость издержек; Более простой доступ к узкому кругу высококлассных специалистов; Разделение рисков; Упрощение структуры компании.
Недостатки аутсорсинга 1. Увеличение риска: Ø риск утечки информации и появления нового конкурента; риск отказа от услуг аутсорсера и риск потери собственных знаний и навыков в конкретной области. Ø 2. Потеря контроля над собственными ресурсами. 3. Падение производительности труда у собственных сотрудников.
Недостатки аутсорсинга 4. Рост издержек: Ø Как расплата за стремление сосредоточиться на основной деятельности, и снижение качества при недобросовестности аутсорсера возможно увеличение издержек при передаче второстепенных функций; Ø Рост издержек возможен также, если организация передаст в аутсорсинг слишком много функций. 5. По аутсорсингу в России не проработана законодательная база.
Эффективность аутсорсинга Использование общей отраслевой платформы и лучших наработок Достигаются только через аутсорсинг Использование многопрофильных платформ Эффект масштаба Стоимость Централизация финансовых услуг Вы? ERP Улучшение процессов Общие процессы Автоматизация Степень изменений Могут быть достигнуты без аутсорсинга
Методики принятия решения об использовании аутсорсинга Существующие методики принятия решения о применении и эффективности аутсорсинга можно разделить на две группы: 1. Экономические (расчетные) методы; 2. Графические методы.
Экономическое обоснование принятия решения Одна их методик предполагает использование следующей формулы:
Экономическое обоснование принятия решения В расчете затрат по процессам следует учитывать исключительно те составляющие затрат, которые можно снизить в ходе аутсорсинга: • затраты на персонал; • затраты на производственные площади; • затраты на хранение запасов; • затраты на средства производства; • затраты на вспомогательные средства производства; • затраты на управление.
Экономическое обоснование принятия решения 2. Сопоставления собственных издержек и издержек на аутсорсинг Издержки собственные: § Производство и заработная плата; § Сырье и логистика; § Капитал (оборотный); § Упущенные выгоды от заказа использовать аутсорсинг (трансакционные издержки). Аутсорсинговые издержки: § Ожидаемое изменение цены; § Единовременные издержки на аутсорсинг; § Дополнительные текущие издержки на аутсорсинг
Графические методы Данная группа методов может быть представлена в виде: 1. Графиков; 2. Матриц; 3. Алгоритмов.
Графики: Модель Mc. Kinsey & Co
Матрицы: Матрица аутсорсинга для вспомогательных бизнес-функций Качество Выше Равно Ниже Развитие или аутсорсинг Развитие Выделение из бизнес-модели Аутсорсинг Развитие или аутсорсинг Развитие Аутсорсинг Развитие или аутсорсинг Равно Ниже Аутсорсинг Выше Стоимость
Алгоритмы: Алгоритм по схеме Price. Waterhouse. Coopers
Процедура принятия решения об использовании аутсорсинга Определение набора 1. Определение целей предприятия методов, в соответствии 2. Постановка задач: оптимизация производственных процессов, с целями предприятия снижение затрат 3. Определение способов оптимизации и выбор приемлемого в данной ситуации Определение целей аутсорсинга 1. Определение качественных целей применения аутсорсинга 2. Определение количественных целей применения аутсорсинга Определение и анализ 1. Определение ключевых бизнес-процессов, 2. Оценка собственных возможностей и ресурсов выполняемых на 3. Оценка структуры стоимости и качества услуги предприятии Определение бизнес1. Определение бизнес-процессов, которые возможно вынести на процессов, выносимых аутсорсинг на аутсорсинг 2. Анализ рынка аутсорсеров, выполняющих данные бизнеспроцессы 3. Отбор аутсорсеров, способных выполнить данный объем работы 4. Корректировка перечня бизнес-процессов
Процедура принятия решения об использовании аутсорсинга Определение возможных исполнителей бизнеспроцессов 1. Детальный анализ аутсорсеров 2. Анализ цен аутсорсеров 3. Оценка рисков и последствий аутсорсинга Обоснование и 1. Корректировка целей использования аутсорсинга принятие решения о 2. Сопоставление внутренних и внешних возможностей, применении аутсорсинга определение бизнес-процессов для аутсорсинга 3. Выбор аутсорсеров 4. Оценка эффектов и рисков использования аутсорсинга 5. Определение срока использования аутсорсинга 6. Принятие решения Составление плана управления проектом аутсорсинга 1. План выполнения проекта 2. Программа управления проектом 3. Выработка механизма мониторинга и контроля проектом Использование аутсорсинга 1. Заключение контракта 2. Мониторинг и контроль 3. Сравнение фактических и предполагаемых эффектов от использования аутсорсинга 4. Если результат себя не оправдывает – отказ от продления контракта и поиск других способов оптимизации
Ставится ли перед предприятием задача снижение затрат по бизнес-процессам Процесс принятия решения о необходимости использования услуг сторонней организации Да Анализ внешней среды Является ли бизнес-процесс ключевой компетенцией предприятия? Оставляем как есть во внутрифирменной иерархии Да Нет Есть ли на рынке компании, выполняющие данный бизнес-процесс Нет Да Качество самостоятельного выполнения бизнес-процесса лучше, чем у конкурентов? Издержки на выполнение бизнес-процесса ниже, чем у конкурентов? Расширение деятельности, продажа, предоставление услуг на сторону Да Нет Является ли бизнес-процесс стратегически важным для предприятия? В краткосрочной перспективе можно использовать аутсорсинг, а в долгосрочной перспективе самостоятельное выполнение Да Нет Высок ли уровень риска, связанный с делегированием задач, полномочий и ответственности? Да Нет Принятие решения об использовании аутсорсинга Алгоритм определения бизнес-процессов для аутсорсинга и принятия решения Заключение контракта
Матрица аутсорсинга Стратегическая важность Высокая Средняя Низкая Учись (развивай) и используй сотрудничество Развивай активы (инвестируй) Защищай собственность, продавай результаты Избавляйся от активов, покупай результаты на рынке и у надежных партнеров ? Выделяй ДЗО (диверсифицируй), продавай результаты Избавляйся от активов, покупай результаты на рынке Выделяй самостоятельное предприятие (продажа/новый бизнес) Хуже Такое же Высокое Качество выполнения бизнеспроцесса по сравнению с рынком
Сводная таблица экспертных оценок по ССП Проекция 1 Финансы Наименование показателя Снижение эксплуатационных затрат Рост производительности труда 2 Клиенты Количество претензий Индекс удовлетворенности клиентов 3 Бизнеспроцессы Снижение себестоимости Улучшение использования основных фондов 4 Обучение и рост Удовлетворенность сотрудников Затраты на обучение одного сотрудника Квалификация персонала Весомость Оценка
Карта интегральных показателей ССП . Финансы (весомость проекции) . . . Обучение и рост (весомость проекции) . Бизнес-процесс (весомость проекции) . . . 15 10 5 . . Клиенты (весомость проекции)
Критерии выбора аутсорсера Наименование критерия Проводимая оценка 1 Уровень его возможностей Опыт, количество имеющихся клиентов 2 Надежность Удовлетворяет ли поставщик потребности всех имеющихся у него клиентов 3 Гибкость Насколько быстро и безболезненно для клиентов поставщик меняет методы работы в зависимости от изменений нужд и потребностей заказчика 4 Наличие и уровень навыков, не используемых в настоящее время, но, возможно, необходимых в будущем Профессиональ ный потенциал 5 Потенциальная экономия Предлагает ли поставщик лучшие условия по сравнению с другими 6 Качество сервиса Наличие и уровень сервиса по сравнению с другими предложениями и сервисом, имеющимся в настоящее время у самой компании 7 Экспертиза и контроль Готов ли поставщик гарантировать возможность проведения проверок с целью поддержания, защиты и развития деятельности компании 8 Управленческие Готов ли поставщик адекватно реагировать на изменения в
Спасибо за внимание!
Скачать презентацию Совершенствование методических подходов к выбору бизнеспроцессов передаваемых на
82dcfbd297224ccb9f411903ef981c0d.ppt