Состав и правила оформления реквизитов документов Реквизит документа

Состав и правила оформления реквизитов документов Реквизит документа Выполнила: Коростелева Т. С.

Реквизит № 01 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным: • на бланках и печатях • на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти • на бланках иных органов исполнительной власти

Примеры: Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: • • • • федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; решений Конституционного Суда Российской Федерации; решений Верховного Суда Российской Федерации; решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; Президента Российской Федерации; Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; Правительства Российской Федерации; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: • Администрации Президента Российской Федерации; • полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах; • федеральных органов исполнительной власти; • Генеральной прокуратуры Российской Федерации; • Следственного комитета Российской Федерации; • Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации; • Счетной палаты Российской Федерации; • Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; • Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках: • Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; • органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации; • органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации; • федеральных судов; • органов прокуратуры Российской Федерации; • следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации; • дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Реквизит № 02 – герб субъекта Российской Федерации Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. Например: Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

в многоцветном варианте: в одноцветном варианте: • законов города Москвы; • постановлений Московской городской Думы; • указов и распоряжений Мэра Москвы; • постановлений и распоряжений Правительства Москвы; • решений Уставного суда города Москвы; • Мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы. • правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц; • Московской городской избирательной комиссии; • Контрольно-счетной палаты Москвы; • Уполномоченного по правам человека в городе Москве; • мировых судей города Москвы; • иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

▪ Герб Курганской области представляет собой зелёный геральдический щит, в поле которого — два отвлечённых серебряных кургана (холма), из которых левый — меньше и возникает из-за правого; в серебряной стеннозубчатой, с пятью мерлоновыми зубцами и четырьмя проёмами, оконечности — бегущая лазоревая (синяя, голубая) куница с золотыми мордой и грудью. Щит обрамлён золотыми дубовыми ветвями, перевитыми лазоревой андреевской лентой. ▪ Правая геральдическая сторона находится слева от зрителя, левая — справа.

Эмблема организации или товарный знак. (реквизит 03)

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» . Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Реквизит 04 – код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации. Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

Расположение реквизита «Код организации» на формате А 4 углового бланка

Расположение реквизита «код организации» на формате А 4 продольного плана

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ▪ ОГРН юридического лица проставляют выдаваемыми налоговыми органами. в соответствии с документами, ▪ Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. , является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). ▪ ОГРН указывается наименованием. во всех документах юридического лица наряду с его ▪ На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

Примечание: В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В пункте 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4. 7. ГОСТа Р 6. 30 -2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма. ОГРН относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Расположение реквизита «ОГРН юридического лица» на формате А 4 углового бланка

Расположение реквизита «ОГРН юридического лица» на формате А 4 продольного листа

Реквизит 6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 6) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового Кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП).

Реквизит 6 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

РЕКВИЗИТ 07 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков: блока идентификации; блока наименований объекта классификации.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Реквизит 8 Наименование организации На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Реквизит 8 Наименование организации

Реквизит 8 Наименование организации Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит 8 Наименование организации Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации(русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

РЕКВИЗИТ 8 Наименование организации

Реквизит 9 Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. ). В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

РЕКВИЗИТ 9 Справочные данные об организации

Реквизит 9 Справочные данные об организации

РЕКВИЗИТ 10 - НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Пример оформления реквизита "Вид документа" на бланке приказа

РЕКВИЗИТ № 11 ДАТОЙ ДОКУМЕНТА ЯВЛЯЕТСЯ ДАТА ЕГО ПОДПИСАНИЯ ИЛИ УТВЕРЖДЕНИЯ, ДЛЯ ПРОТОКОЛА - ДАТА ЗАСЕДАНИЯ (ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ), ДЛЯ АКТА - ДАТА СОБЫТИЯ. ДОКУМЕНТЫ, ИЗДАННЫЕ ДВУМЯ ИЛИ БОЛЕЕ ОРГАНИЗАЦИЯМИ, ДОЛЖНЫ ИМЕТЬ ОДНУ (ЕДИНУЮ) ДАТУ ДОКУМЕНТА ОФОРМЛЯЮТ АРАБСКИМИ ЦИФРАМИ В ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ: ДЕНЬ МЕСЯЦА, МЕСЯЦ, ГОД. ДЕНЬ МЕСЯЦА И МЕСЯЦ ОФОРМЛЯЮТ ДВУМЯ ПАРАМИ АРАБСКИХ ЦИФР, РАЗДЕЛЕННЫМИ ТОЧКОЙ; ГОД - ЧЕТЫРЬМЯ АРАБСКИМИ ЦИФРАМИ.

НАПРИМЕР, ДАТУ 5 ЯНВАРЯ 2006 Г. СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ 05. 01. 2006. ДОПУСКАЕТСЯ СЛОВЕСНО-ЦИФРОВОЙ СПОСОБ ОФОРМЛЕНИЯ ДАТЫ, НАПРИМЕР 05 ЯНВАРЯ 2006 Г. , А ТАКЖЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДАТЫ В ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ: ГОД, МЕСЯЦ, ДЕНЬ МЕСЯЦА, НАПРИМЕР: 2006. 01. 05.

Реквизит № 12 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: № 06 -11/137, где 06 – индекс структурного подразделения, 11 – номер дела по номенклатуре, 137 – порядковый № документа.

РЕКВИЗИТ 13 - ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ______ от _____.

Пример оформления отметки для реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" на бланке письма

Пример оформления реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Расположение реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" на формате А 4 углового бланка

РЕКВИЗИТ 14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение "г. " (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т. д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т. д.

Реквизит располагается на документах, напечатанных на общем бланке или на бланке конкретного вида документа. Располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» . Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Реквизит № 15 «Адресат» Реквизит "Адресат" оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения. В качестве адресата могут быть - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже. Прим 1: Федеральное архивное агентство Прим 2: ЗАО "Термика" Управление производства и внедрения информационных систем. Администрации районов Прим 3: Московской области Прим 4: Генеральному директору ЗАО "Термика" А. Г. Цицину

Почтовый адрес – местонахождение пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи. 12 Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: 1. название улицы, номер дома, номер квартиры; 2. название населенного пункта (города, поселка и т. п. ); 3. название района; 4. название республики, края, области, автономного округа (области); 5. название страны (для международных почтовых отправлений); 6. почтовый индекс. Например: ул. Орджоникидзе, д. 11, Москва, 115419 Или ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. , 301264

Реквизит 15 «Адресат»

Реквизит № 16 «Гриф утверждения документа» Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Прим 1: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись А. Г. Цицин Прим 2: 15. 04. 2009 УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 10. 05. 2009 № 5 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению: акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др. ); задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научноисследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т. д. ); инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка; номенклатура дел организации; нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др. ); отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др. ); перечни (должностей, предприятий, документов и др. ); планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектноконструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т. д. ); положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др. ); программы (проведения работ, командировок и т. д. ); расценки на производство работ; регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др. ); сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др. ).

Реквизит № 16 «Гриф утверждения документа»

Реквизит 19 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Обозначают буквой «К» , словом или штампом «Контроль» . Сообщает о том, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Реквизит 20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Язык текста Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов РФ с адресатами в РФ ведутся на государственном языке РФ – русском языке.

Оформление текста − − − • • Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. Общепринятые сокращения, профессиональные термины. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т. е. поясняют его.

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей: − в первой части указывают причины, основания, цели составления документа − во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. ● Текст может содержать одну заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, при этом дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д. , то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Способы изложения текста В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа. В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного.

− − − В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от первого лица единственного числа; от третьего лица единственного числа. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Изложение текста письма от первого лица единственного числа возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Шрифт При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6. 0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 -15, Times DL размером 12 -14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

РЕКВИЗИТ 22 – ПОДПИСЬ n n n В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Оттиск - изображение клише печати на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте. Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственновластными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ОРГАНИЗАЦИИ, МОЖЕТ ВЫГЛЯДЕТЬ СЛЕДУЮЩИМ ОБРАЗОМ: 1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др. ). 2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарноматериальных ценностей и др. ). 3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые). 4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т. ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др. ), справка по заработной плате. 5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы. 6. Командировочные удостоверения. 7. Нормы расхода материалов. 8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности. 9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. ГЛАВНАЯ ПЕЧАТЬ 10. Письма гарантийные. 11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д. ). 12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др. 13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т. д. ). 14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др. ). 15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др. ). 16. Спецификации (изделий, продукции и т. д. ). 17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений. 18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды. 19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др. ).

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы: • перечень печатей, используемых в организации; • места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями; • порядок пользования печатями. Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ С ОТТИСКОМ ПЕЧАТИ:

РЕКВИЗИТ 26 – ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ • Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. • При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т. д. ), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т. п. ). Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др. ). Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др. ). Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется от поля без абзацного отступа.

Расположение реквизита "Отметка о заверении копии" Например: Верно Инспектор службы Левченко Т. С. Левченко 06. 04. 2009

Реквизит 30 -идентификатор электронной копии документа n Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации. n Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, т. к. эта информация интересна только для его составителей.

Пример: n В данном примере идентификатором электронной копии документа является: D: ДокументыПисьма2004742. doc

Спасибо за внимание!