Содержательный модуль 2 Тема 5 Внутренняя среда организации

Содержательный модуль 2 Тема 5 Внутренняя среда организации

План 1. Внутренняя среда организации как модель внутренних, социотехнических подсистем. 2. Цели и структура организации. 3. Технология и персонал. Вопрос для самостоятельного изучения: 1. Влияние среды на личность и поведение.

Ключевые термины и понятия - внутренняя среда - внутренние переменные - структура организации - разделение труда - координация - задача - цель - стандартизация - технология - механизация - предрасположенность - одаренность - потребности - ожидание - восприятие - отношение - точка зрения - ценности - лидерство - способности

1. Внутренняя среда организации как модель внутренних социотехнических подсистем Организация - открытая система, целостность, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром.

ВЗАИМОСВЯЗАННОСТЬ ВНУТРЕННИХ ПЕРЕМЕННЫХ Внутренние переменные — это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном, являются результатом управленческих решений. Взаимосвязь содержания работы и технологии: изменения любой переменной будут в определенной степени влиять на все остальные переменные.

Структура организации — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

НЕОБХОДИМОСТЬ В КООРДИНАЦИИ Руководство создает формальные механизмы координации, с помощью которых люди выполняют работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ЗАДАЧ Задачи организации традиционно делятся на три категории работа с людьми работа с предметами информацией (машинами, сырьем, инструментами)

2. Цели и структура организации. Цели организации - конкретные конечные состояния организации или желаемый результат ее деятельности, которого стремится добиться группа людей (администрация и персонал), работая вместе. Цели разрабатываются руководством (высшим звеном управления) в ходе планирования деятельности организации и доводятся ее членам.

ЦЕЛИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ Цели подразделений - составляют конкретный вклад в цели организации как целого, не вступают в противоречие с целями других подразделений. Цели подразделений обладают рядом характеристик: n Конкретность. n Обозримость (краткосрочность, долгосрочность). n Реальность (достижимость). n Взаимосвязанность (одна не противоречит другой). n Эффективность (результативность и прибыльность).

3. Технология и персонал. Технология (Чарльз Перроу) средство преобразования сырья — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. «Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях» . ( Льюис Дейвис )

Стандартизация — это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства. Цели стандартизации: n повышение уровня безопасности жизни и здоровья граждан; n единство измерений, рациональное использование ресурсов; n содействие соблюдения требований технических регламентов; n создание систем классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

КЛАССИФИКАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ ПО ВУДВОРДУ Джоан Вудворд – британская исследовательница управления. Изучая производственные фирмы, она обнаружила, что все технологии производственных фирм можно разделить на три категории: 1. Единичное производство; 2. Массовое производство; 3. Непрерывное производство. Дж. Вудворд

1. Единичное производство - мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий (реактивные самолеты, космические корабли). 2. Массовое производство - применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны другу или очень похожи (производство пачек сока , штанов, шурупов). 3. Непрерывное производство непрерывное изготовление одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (переработка нефти, работа электростанций).

КЛАССИФИКАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ ПО ТОМПСОНУ По мнению Джеймса Томпсона технологии можно разделить на три следующие категории: 1. Технология последовательности. 2. Посреднические технологии. 3. Интенсивная технология.

1. Технология последовательности - характеризуется серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. (Каждая операция по сборке автомобиля должна выполняться в определенной последовательности) 2. Посреднические технологии - характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми. (Телефонные компании выступают посредниками между людьми, которые хотят позвонить сами и которые хотят, чтобы им позвонили) 3. Интенсивная технология - характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство. (Монтаж фильма)

Способности - присущие человеку качества. Предрасположенность — это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой -либо конкретной работы. Ожидания - основываются на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, формируются относительно результатов личного поведения.

Восприятие - интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Ценности — это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни. Лидерство — это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом.

Вопросы для самопроверки 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Какие основные переменные в организации следует учитывать руководству? Кратко опишите основные концепции, имеющие отношение к структуре организации. Опишите общие типы технологий, которые используются в современных организациях. Назовите виды разделения труда. Кратко опишите классификацию технологии по Вудворду и Томпсону. Каковы компоненты социотехнической подсистемы вам известны? Определите такие понятия как ценности, отношения, восприятие.

Задания для практических занятий 1. Проанализируйте взаимосвязь между задачами и технологиями. 2. Обсудите утверждение: «Нет такого типа технологии, который можно считать наилучшим» . 3. Является ли технология наиболее важной внутренней переменной? Обоснуйте. 4. Какова взаимосвязь понятий: цели, задачи и люди? 5. Приведите пример, подтверждающий, что восприятие и ожидание влияют на поведение людей в процессе работы.

Тесты n 1. Внутренняя среда организации – это: а) люди б) информационные связи в) конкуренты г) законы n 2. Основной задачей организации является: а) совершенствование структуры управления б) увеличение прибыли в) внедрение инноваций г) производство продукции и услуг

n 3. Что такое миссия организации? а) предназначение фирмы б) микрокультура фирмы в) структура управления фирмой г) цель фирмы n 4. Цели в системе управления подразделяются на: а) качественные б) количественные в) комплексные г) временные

n 5. Качественные цели определяются с помощью: а) метода моделирования б) метода экспертных оценок в) метода стоимостного анализа г) метода группировок n 6. Главная задача формирования целей организации: а) построение совершенной структуры управления; б) построение функциональных подразделений в) четкое распределение обязанностей исполнителей и руководителей в подразделениях г) получение максимальной прибыли

n 7. Что поступает в организацию из внешней среды? а) директивные указания б) информация в) ресурсы г) все варианты верны n 8. Что поступает во внешнюю среду из организации? а) информация б) ресурсы в) отчетные данные г) готовая продукция

n 9. Происходят ли изменения в элементах внутренней среды организации в процессе ее функционирования? а) происходят б) не происходят в) происходят только в отдельных элементах г) происходят только в конце каждого года n 10. Внешняя среда. Успех деятельности организации зависит от учета влияния сил и факторов, внешних по отношению к организации. Все факторы внешнего воздействия определяются внешней средой, которую можно разделить на 2 группы: среду прямого и среду косвенного воздействия. К среде прямого воздействия относятся: а) Поставщики ресурсов; состояние экономики; нормативная база; природа. б) Поставщики ресурсов; состояние экономики; законы и государственные органы (нормативная база); природа; потребители продукции или услуг. в) Поставщики ресурсов; законы и государственные органы; конкуренты; потребители продукции или услуг. г) Поставщики ресурсов; состояние экономики; конкуренты; природа.

n 11. Реальное влияние при управлении по целям имеют руководители а) среднего уровням б) низшего уровня в) высшего, среднего и низшего уровня г) высшего уровня n 12. Что такое «Социотехническая система» организации с высокой технологией производства? а) всеобщая компьютеризация производства б) развитие социальной сферы в) профессиональный рост работников г) интегрирование персонала и технологии, делегирование ответственности за конечный результат

n 13. Основное отличие открытой системы от закрытой заключается в: а) отсутствии упорядоченного взаимодействия между отдельными подсистемами б) наличии взаимодействия отдельных подсистем с внешним миром в) замкнутости элементов системы самих на себя г) наличии взаимодействия с внешней средой n 14. Что относится к категории «внутреннего вознаграждения» ? а) зарплата б) карьера в) сама работа г) признание окружения

n 15. Что называется «социотехническими системами» ? а) люди, участвующие в процессе производства б) компьютеры в) станки с программным управлением г) компьютерные системы, заменяющие определенное число работников

Ситуации: n Ситуация 1 Изменения скучной по содержанию работы Весной в 2013 г. служащие отдела гарантийных писем Первого Национального Банка в Украине заполнили анкеты, выясняющие степень их удовлетворенности работой. Результаты анкеты показали, что до 80% служащих были неудовлетворенны своей работой. У руководства также вызывала озабоченность низкая производительность их отдела, к тому же часто поступали жалобы от клиентов на опоздания и ошибки в работе. С помощью специалиста по организационному развитию, служащие выяснили, что причиной их неудовлетворенности является однообразная работа с бумагами, напоминающая работу на конвейере. Служащие чувствовали, что они работают на производстве, где гарантийное письмо готовится по крайней мере 10 людьми, и каждый из них вносит в эту подготовку свою долю, зачастую не равную доле других. Так, например, одна из работниц только закладывала ленту в машину телетайпа.

Служащие пожаловались специалисту-консультанту, что задания были настолько раздроблены, что они редко понимали общий смысл своей работы. Но они чувствовали, что этот раздробленный процесс был не только медленным, но и дорогим и вел к большому количеству ошибок, совершаемых в их отделе при подготовке документов. Они были убеждены, что производительность и качество станут лучше, если содержание работы будет пересмотрено. На протяжении нескольких последующих месяцев и при участии всех работников были пересмотрены все задания-операции и многие из тех, которые до того выполнялись раздельно, были объединены, что позволило создать полный цикл с более высоким уровнем ответственности. Служащие прошли переподготовку с целью усовершенствования своих навыков и последовавшее за тем повышение их заработной платы отразило новый уровень ответственности в работе. Год спустя Первый Национальный Банк Чикаго смог отчитаться о значительном повышении прибыльности, производительности, степени удовлетворенности клиентов и высокой трудовой морали служащих.

Вопросы n n n 1. Как можно охарактеризовать задачи в отделе гарантийных писем до и после мероприятий по пересмотру содержания работы каждого работника? 2. Обсудите значение способностей и потребностей служащих, работающих в отделе гарантийных писем. 3. Изменились ли цели или технология отдела?

n Ситуация 2 Недостаток практического опыта руководителя – слабая организация системы управления (на примере деятельности банка «Связист» за период 2011 -2012 гг. ) Межрегиональный коммерческий банк развития связи и информатики «С-Банк» основан в 1992 году. Банк «С-Банк» входит в первую сотню крупнейших банков России, имеет Генеральную лицензию Банка России. Имеет сеть филиалов, расположенных в 28 крупных областных, краевых и республиканских центрах РФ. Клиентам банка предоставлена возможность производить расчеты со своими партнерами, находящимися в Москве и других городах в течение одного дня. Рассматриваемый филиал - банк «Связист» имеет два офиса. Один – работает с юридическими лицами, другой – с физическими лицами. Всего в данном филиале работает около 50 человек.

Для физических лиц оказываются следующие услуги: кредитование физических лиц, валютно-обменные операции, обслуживание пластиковых карт. Банк также предоставляет возможность жителям города размещать денежные средства в следующих вкладах: пенсионные вклады (безналичный, накопительный, срочный), пенсионный депозит, банковский депозит, «Капитал» , детский накопительный, «Стимул» , долгосрочный, «Молодая семья» , «Ветеран» , краткосрочный. Банк предлагает поручить ему оплату коммунальных услуг, телефона, междугородных переговоров, услуг сотовой связи.

В целом деятельность банка в конкурентном смысле довольно успешна. Оставляет желать лучшего психологический климат в коллективе. В частности, отношения между главным руководителем и подчиненными. Руководитель данного банка, по мнению работников - трудоголик. Женщина – удачливый предприниматель, менеджер, серьезно относящийся к своей работе, требует такого же отношения к делу от своих сотрудников. Одно из требований – проявление творческой инициативы. Специфика банковской работы ставит еще одно важное требование: необходимость обработки больших массивов информации и, как правило, в сжатые сроки. Все это определило ненормированный график работы сотрудников, что в результате вызывает их недовольство.

Все это определило ненормированный график работы сотрудников, что в результате вызывает их недовольство. Нормальную деятельность данной банковской системы затрудняет, вероятно, профессионально- техническая и управленческая отсталость организации. Руководитель и владелец – в одном лице, даже имея финансово – экономическое образование, оказался не достаточно опытным для организации слаженно действующей системы. Это мнение подчиненных. При опросе работников, – какие меры помогли бы решить сложившуюся ситуацию, – выяснилось следующее. Они считают необходимым: «омолодить» коллектив, чтобы повысить его творческий потенциал и активность; обеспечить обучение или стажировки за рубежом; ввести в состав коллектива человека, обученного распознавать на ранней стадии кризисные ситуации. Тем самым, работники признают свою неспособность в прежнем составе справляться с такими проблемами.

Задания n n n 1) Проанализируйте представленную ситуацию в организации. Какие действия руководителя оправданы? Справедливы ли требования к подчиненным? Оправданно ли недовольство работников? Как воспринимают миссию организации работники? В чем заключается ее сущность? 2) Уточните перечень возможных причин проблемной ситуации в организации. Сгруппировать причины по их содержанию. Выделить причины, касающиеся профессионально-технической и управленческой направленности. 3) Сформулируйте мероприятия по улучшению ситуации в организации.