Служебные письма и их виды. "П о ч м е й с т е р: Жаль, однако ж, что вы не читаете писем: есть прекрасные места. . . Иное письмо с наслаждением прочитаешь - так описываются разные пассажи. . . а назидательность какая. . . лучше чем в "Московских ведомостях. " Н. В. Гоголь "Ревизор"
o Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
При подготовке письма используются следующие реквизиты: 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04. Код организации; 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07. Код формы документа; 09. Справочные данные об организации; 11. Дата документа; 12. Регистрационный номер документа; 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15. Адресат; 18. Заголовок к тексту; 19. Отметка о контроле; 20. Текст документа; 22. Подпись; 27. Отметка об исполнителе; 29. Отметка о поступлении документа в организацию.
Виды служебных писем o o Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
o o Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п. ). Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др. ), не имеющих адресной части.
o o Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т. п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.
o Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
o o Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
o o Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения какихлибо официальных сведений или документов.
