СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО
Служебное письмо Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
Служебное письмо Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. LOL В письмах используют следующие формы изложения текста: − от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); − от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); − от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
Служебное письмо В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т. д. ), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т. д. ), возможно в двух случаях: − письмо оформляется на должностном бланке; − письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.
Служебное письмо Письмо, оформленное на бланке формата А 4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем? ": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".
Служебное письмо Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Служебное письмо Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Служебное письмо Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 15 – адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа.
Разновидности писем по характеру информации Сопроводительное письмо Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает Вам…". Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.
Разновидности писем по характеру информации Сопроводительное письмо
Разновидности писем по характеру информации Письмо-просьба служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писемпросьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести. . . ", "Просим Вас предоставить. . . ", "Просим Вас сообщить. . . " и т. д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса. . . ", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т. п.
Разновидности писем по характеру информации Письмо-просьба
Разновидности писем по характеру информации Письмо-запрос направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Письмо-ответ составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Письмо-сообщение которым автор информирует адресата о каких-либо представляющих взаимный интерес событиях, фактах,
Разновидности писем по характеру информации Письмо-запрос
Разновидности писем по характеру информации Письмо-ответ
Разновидности писем по характеру информации Письмо-сообщение
Разновидности писем по характеру информации Письмо-подтверждение в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т. п. Информационное письмо в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.
Разновидности писем по характеру информации Письмо-подтверждение
Разновидности писем по характеру информации Гарантийное письмо содержащее обязательство или подтверждение. Письмо-извещение информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п. ) Письмо-приглашение Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т. п.
Разновидности писем по характеру информации Гарантийное письмо
Разновидности писем по характеру информации Письмо-извещение
Разновидности писем по характеру информации Письмо-приглашение
Разновидности писем по характеру информации Письмо-предложение направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. Письмо-напоминание используемое в тех случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Письмо-требование цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Разновидности писем по характеру информации Письмо-благодарность направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Письмо-поздравление составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Разновидности писем по характеру информации Письмо-благодарность
Задание Составить шаблон в MS Word служебного письма на бланке организации (разновидность письма необходимо выбрать из рассмотренных выше)
Скачать презентацию СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО Служебное письмо Письмо обобщенное
Письмо.pptx